एक परियोजना को पूरा करने के लिए मुझे क्या चाहिए? यह एक बुनियादी सवाल है कि परियोजना प्रबंधकों को रणनीति निष्पादित करने से पहले खुद से पूछने की जरूरत है। आवश्यकताओं का आकलन करके, आप यह पता लगाने में सक्षम होंगे कि आपको कौन से उपकरण उपलब्ध कराने की आवश्यकता होगी, किस प्रकार के कौशल आवश्यक होंगे, और किसी परियोजना की सफलतापूर्वक योजना बनाने और उसे पूरा करने के लिए किस प्रकार के संसाधनों की आवश्यकता होगी।
एक आवश्यकता मूल्यांकन को एक व्यवस्थित प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, परियोजना प्रबंधक उन आवश्यकताओं का मूल्यांकन करने के लिए उपयोग करेंगे जिन्हें किसी परियोजना के लिए गैर-परक्राम्य माना जाता है। ये विशिष्ट आवश्यकताएं हैं जिनमें विशेष कौशल, ज्ञान, सॉफ्टवेयर, उपकरण और बहुत कुछ शामिल हो सकते हैं।
सफल निष्पादन के लिए आवश्यक स्थिति की तुलना में परियोजना की वर्तमान स्थितियों में कितनी दूरी है, यह पता लगाने के लिए आवश्यकताओं का आकलन किया जा सकता है। फिर, यह निर्धारित करने के लिए एक अंतर विश्लेषण किया जाएगा कि कंपनी वर्तमान में कहां है, और जहां इसे बाद की तारीख में होना चाहिए, के बीच अंतर को कैसे बंद किया जाए।
जरूरतों का आकलन करते समय, कवर करने के लिए तीन मुख्य चरण होते हैं:
दीक्षा
डेटा संग्रह और विश्लेषण
अंतिम उत्पादन
आवश्यकता मूल्यांकन क्यों महत्वपूर्ण है?
एक आवश्यकता मूल्यांकन आपको योजना बनाने और यह सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि आपके पास एक परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए आवश्यक सब कुछ है, जो कि अंतिम लक्ष्य है। आपके और आपकी टीम के अपने प्रारंभिक कार्यों से निपटने से पहले आवश्यकताओं का आकलन करके, आप यह सुनिश्चित कर रहे होंगे कि आपके पास उन्हें पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधन होंगे जैसा कि आपने योजना बनाई थी।
आवश्यकताओं के आकलन उन अंतरालों को उजागर करने में भी मदद करते हैं जो संभावित रूप से आपकी परियोजना की सफलता से समझौता कर सकते हैं। अंतराल को उजागर करके, आप उन्हें सक्रिय रूप से संबोधित कर सकते हैं ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि आपके पास वह सब कुछ है जो आपको प्रदर्शन करने की आवश्यकता है। और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि उन अंतरालों की पहचान करके, आपके पास अच्छे निर्णय लेने और किसी समस्या को ठीक करने के लिए सबसे तेज़ दृष्टिकोण के आधार पर समाधानों के साथ आगे बढ़ने से बचने का समय होगा।
लेकिन जरूरतों का आकलन करने का मतलब यह भी है कि आपके पास बहुत अधिक यथार्थवादी कार्यक्रम होगा। क्यों? क्योंकि आप पहले से विश्लेषण की गई जानकारी के आधार पर एक समयरेखा का निर्माण करेंगे, जिसका अर्थ है कि किसी भी अंतिम-मिनट की सोर्सिंग काफी कम हो जाएगी।
आवश्यकता मूल्यांकन के चार चरण क्या हैं?
एक आवश्यकता मूल्यांकन कई लाभ प्रदान करता है लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि यह एक जटिल या डराने वाली प्रक्रिया है। आइए जरूरतों का आकलन करने के लिए बुनियादी कदमों पर एक नज़र डालें।
आवश्यकताओं: आपकी परियोजना से जुड़ी हर चीज को समझना, इसकी समग्र सफलता के लिए आवश्यक है। एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप और आपकी टीम किसी परियोजना के संदर्भ और उद्देश्यों पर स्पष्ट हैं। बारीकियों को समझकर, आप परियोजना से जुड़ी जरूरतों की बेहतर पहचान कर सकते हैं। इसमें शामिल लोगों को व्यक्तिगत मील के पत्थर और डिलिवरेबल्स की व्याख्या करने से व्यापक संदर्भ प्रदान करने में मदद मिल सकती है।
संसाधन: आपके द्वारा यह पहचानने के बाद कि क्या आवश्यक है, आप अपना ध्यान संसाधनों की ओर मोड़ सकते हैं। इसका मतलब है कि यह एक सूची बनाने और परियोजना को करने के लिए आवश्यक चीज़ों के लिए अपने मौजूदा, उपलब्ध संसाधनों से मेल खाने का समय है। अधिकांश समय, आप महसूस करेंगे कि आपके पास पहले से मौजूद संसाधन हैं जो आपकी नई परियोजना की योजना बनाते और निष्पादित करते समय उपयोगी साबित होंगे।
अंतराल: एक बार जब आप उन संसाधनों की पहचान कर लेते हैं जो आपके पास पहले से हैं, तो आप वास्तव में उन लोगों को संबोधित कर सकते हैं जो पूरे नहीं हुए हैं। आप एक सूची बना सकते हैं और जो याद कर रहे हैं उसे इंगित कर सकते हैं। इस तरह, आप किसी भी अंतराल को उजागर करना और संबोधित करना सुनिश्चित करेंगे, जो किसी विशेष कौशल सेट से उस सॉफ़्टवेयर में भिन्न हो सकता है जिसकी आपको किसी कार्य को निष्पादित करने के लिए आवश्यकता होगी।
अंतराल को भरने के लिए एक योजना बनाएं: यदि आप उन्हें ठीक करने के लिए कार्य योजना नहीं बनाते हैं तो समस्याओं की पहचान करने का कोई मतलब नहीं है। एक बार जब आप अंतराल की सफलतापूर्वक पहचान कर लेते हैं, तो आप इस जानकारी का उपयोग कर सकते हैं और अपनी परियोजना को निष्पादित करना शुरू करने से पहले इन समस्याओं का समाधान कर सकते हैं।
मूल्यांकन उदाहरण की आवश्यकता है
नई परियोजनाएं हमेशा रोमांचक होती हैं, इसलिए, आमतौर पर, आपकी टीम अपने कार्यों का विश्लेषण और योजना बनाने के लिए समय निकालने से पहले सही कूदने के लिए उत्सुक होगी। लेकिन वास्तव में, एक कदम पीछे हटने और जरूरतों का आकलन करने से यह सुनिश्चित होगा कि आपकी परियोजना बिना किसी समस्या के सुचारू रूप से चलेगी।
एक सफल आवश्यकताओं का मूल्यांकन करने के लिए, आपको सही उपकरण की आवश्यकता होगी, जो आपको उद्देश्यों, संसाधनों और अंतरालों पर नज़र रखने में सक्षम बनाता है, और परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर, जैसे कि इंस्टागैंट, आपको ऐसा करने में मदद कर सकता है।
Instagantt के साथ, आप अपनी आवश्यकताओं के आकलन बनाने, प्रबंधित करने और ट्रैक करने में सक्षम होंगे। इसके अलावा, आप गैंट चार्ट का उपयोग करके अपने कार्यों को मैप करने और अपने डेटा संग्रह और विश्लेषण चरणों को शुरू करने में सक्षम होंगे। फिर, आप जल्दी से एक समयरेखा बना सकते हैं और अपनी टीम के सदस्यों को कार्य सौंप सकते हैं, ताकि वे उन्हें समय पर पूरा करने पर ध्यान केंद्रित कर सकें, यह सुनिश्चित करते हुए कि आपकी परियोजना योजना के अनुसार निष्पादित हो।
