स्पष्ट और प्रभावी मीटिंग नोट्स कैसे लें

मीटिंग नोट्स क्या हैं?

बैठकें एक आवश्यक गतिविधि हैं, चाहे आप किसी भी प्रकार का व्यवसाय चला रहे हों। वे एक ही कमरे में सही लोगों को इकट्ठा करते हैं और वे सवाल पूछने और संदेह को स्पष्ट करने के लिए एकदम सही अवसर हैं। यदि आपने यह सोचकर एक बैठक छोड़ दी है कि कुछ अवधारणाओं का क्या मतलब है, या योजना के संबंध में भ्रमित महसूस कर रहे हैं, तो संभावना है कि आपने शून्य नोट्स के लिए बहुत कम लिया है। 

मीटिंग नोट्स केवल विचारों, लक्ष्यों, निर्णयों, समय सीमा और डेटा के त्वरित संदर्भ हैं। उन्हें किसी मीटिंग के दौरान हुई किसी भी प्रासंगिक चीज़ के लिखित रिकॉर्ड के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, और उनका उपयोग मुख्य बिंदुओं के साथ-साथ मीटिंग के दौरान क्या निर्णय लिया गया था, इस पर नज़र रखने के लिए किया जाता है ताकि आप और आपकी टीम जानकारी को फिर से देख सकें और बाद में सड़क पर इसका उपयोग कर सकें।

क्या मीटिंग नोट्स मीटिंग मिनट्स के समान हैं?

मीटिंग नोट्स मीटिंग मिनट्स के समान नहीं हैं. भले ही उन दोनों का एक ही लक्ष्य है (एक बैठक के दौरान होने वाली जानकारी को लिखना), मिनट, हालांकि, अधिक औपचारिक होते हैं और अक्सर अलग-अलग और अधिक संरचित विवरण शामिल होते हैं जैसे:

• पूरी तारीख 
• बैठक में भाग लेने वाले सभी लोगों की एक सूची, साथ ही एक अनुपस्थित सूची
• बैठक कब शुरू हुई और कब स्थगित हुई
• बैठक में शामिल प्रमुख विषय और वक्ता कौन थे
• बैठक के दौरान की गई कार्रवाई और/या किए गए निर्णय

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, मिनट भी प्रमुख विषयों को कवर करते हैं, लेकिन वे एक अधिक संरचित प्रारूप का पालन करते हैं क्योंकि वे एक बैठक के दौरान कवर किए गए कानूनी दस्तावेज के रूप में कार्य करते हैं, जबकि मीटिंग नोट्स बहुत अधिक अनौपचारिक और कम संरचित होते हैं। 

मीटिंग नोट्स लिखने के लिए युक्तियाँ

भले ही मीटिंग नोट्स अधिक गतिशील होते हैं और रचनात्मक प्रक्रिया को प्राप्त करने में मदद करते हैं, जानकारी को प्रभावी ढंग से रिकॉर्ड करने के लिए उन्हें कुछ संरचना की भी आवश्यकता होती है, अन्यथा, वे अव्यवस्थित, भ्रमित करने वाले और भविष्य के पाठक के लिए बहुत कम या कोई संदर्भ नहीं होने के कारण समाप्त हो जाते हैं, और यही कारण है कि कुछ पूर्वनिर्धारित कदम होने से आपको अपने नोट लेने वाले खेल में मदद मिल सकती है।

मीटिंग में प्रवेश करने से पहले, कुछ चीजें हैं जो जानना हमेशा अच्छा होता है:

• नोट्स कौन पढ़ेगा? इस बारे में सोचें कि नोट्स का अंतिम पाठक कौन होगा। सहकर्मी या हितधारक? ये दो अलग-अलग ऑडियंस हैं और वे मीटिंग के बाद दो अलग-अलग संचार की उम्मीद कर सकते हैं।
• एजेंडे में क्या है? एजेंडा क्या है, यह जानकर आप विकर्षणों से बच सकते हैं (और आप प्रश्न भी तैयार कर सकते हैं)।
• उम्मीदों की भविष्यवाणी करें। उम्मीदों की भविष्यवाणी करने के लिए, आपको एजेंडा जानना होगा। आपकी टीम आपके नोट्स से किन अंतर्दृष्टि का अनुरोध करेगी? बैठक के दौरान कवर की जाने वाली सबसे महत्वपूर्ण जानकारी क्या है?

अब, इसे ध्यान में रखते हुए, आइए उस मुख्य जानकारी पर एक नज़र डालें जिसे आपको मीटिंग नोट्स लेते समय लिखने की आवश्यकता है:

• एजेंडे में मुख्य बिंदु: महत्वपूर्ण जानकारी पर नज़र रखना महत्वपूर्ण है, इसलिए एजेंडे में शामिल प्रत्येक आइटम और चर्चा किए गए परिणामों का सारांश लिखें। परिवर्तन, योजनाएं और निर्णय महत्वपूर्ण महत्वपूर्ण बिंदु हैं जिन्हें हमेशा नोट्स के रूप में लिखा जाना चाहिए।

• कार्रवाई आइटम: कार्रवाई आइटम उन वस्तुओं की सूची को संदर्भित करते हैं जो बैठक में प्रस्तावित हैं, और इस तरह, उन्हें बहुत विस्तृत होने की आवश्यकता है। इसलिए प्रत्येक असाइनमेंट को लिखना सुनिश्चित करें, जिसे इसे सौंपा गया है, और इसकी नियत तारीख।

• विचार और प्रश्न: बैठक के दौरान शामिल किए गए किसी भी विचार, प्रश्न या अनुवर्ती कार्रवाई को भी शामिल किया जाना चाहिए और समझाया जाना चाहिए। इन पर भी नज़र रखना सुनिश्चित करें।
  
  

साथ ही, एक सुनियोजित बैठक में आमतौर पर कुछ मुख्य आइटम शामिल होंगे जिन्हें आपके मीटिंग नोट्स में शामिल करना महत्वपूर्ण होगा। इन पर नज़र रखें:

1. दृष्टि, लक्ष्य और उद्देश्य।
2. महत्वपूर्ण सफलता कारक।
3. प्रमुख प्रदर्शन संकेतक।
4. प्रमुख मुद्दे। 

इंस्टैगेंट के साथ एक समर्थक की तरह मीटिंग नोट्स लें

नोट्स लेना यह वास्तव में एक कला का रूप है और जब इसकी बात आती है तो कोई नियम नहीं हैं। कुछ लोग अपने लैपटॉप पर मीटिंग नोट्स लेना पसंद करते हैं और अन्य पेन और पेपर पर भरोसा करना पसंद करते हैं। यह महत्वपूर्ण नहीं है कि आप इसे कैसे करते हैं, लेकिन मीटिंग के दौरान नोट्स लेना या किसी को ऐसा करने के लिए कहना, खासकर जब जटिल या बड़ी परियोजनाओं की बात आती है। क्यों? क्योंकि बैठकें आमतौर पर वह स्थान होती हैं जहां चर्चा या महत्वपूर्ण निर्णय होते हैं, और केवल स्मृति पर भरोसा करना निश्चित रूप से पर्याप्त नहीं है। 

लेकिन क्या होता है जब आप असाधारण रूप से अच्छे नोट्स लिखने के लिए समय लेते हैं और वे अभी भी खो जाते हैं या खो जाते हैं? यह एक सामान्य परिदृश्य है, आखिरकार, आप और आपकी टीम एक साथ कई परियोजनाओं का प्रबंधन और काम कर रहे हैं, और यह वह जगह है जहां चीजें मिश्रित हो जाती हैं। सौभाग्य से, Instagantt जैसे परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर वास्तव में आपको एक ही स्थान पर सभी परियोजना-संबंधी जानकारी का ट्रैक रखने में मदद करके एक अंतर बना सकते हैं। 

Instagantt आपको अपना शेड्यूल, कार्य और प्रगति प्रबंधित करने में मदद करता है। लेकिन साथ ही, यह आपको या तो अपने कार्यों में जानकारी जोड़ने और वर्ड डॉक्स या पीडीएफ फाइलों के रूप में जानकारी संलग्न करके कुछ प्रमुख बिंदुओं या विषयों पर अपने नोट्स का रिकॉर्ड रखने की अनुमति देकर या अपनी सबसे महत्वपूर्ण बैठकों से सबसे प्रासंगिक कार्रवाई आइटम और टेकअवे के साथ गैंट चार्ट बनाकर अपने स्वयं के मीटिंग नोट्स का ट्रैक रखने में भी मदद कर सकता है। साथ ही, आप इन क्रिया आइटम्स को जो भी ज़िम्मेदार है उसे असाइन कर सकते हैं ताकि आप इन कार्यों की प्रगति का ट्रैक रख सकें. इस तरह, आपके मीटिंग नोट्स फिर कभी गायब नहीं होंगे, और आप इस जानकारी को टीम के सदस्यों और शेयरधारकों के साथ समान रूप से साझा कर सकते हैं, आगे बढ़ने वाली हर मीटिंग के गतिशील और सफलता कारक को बदल सकते हैं।

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प्रोजेक्ट योजना और मीटिंग नोट्स उदाहरण

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