सबक सीखा टेम्पलेट

सबक सीखा: परिभाषित

सीखे गए सबक उत्पादों, परिणामों या सेवाओं के एक निर्दिष्ट सेट को प्राप्त करने के लिए की गई गतिविधियों या कार्यों के एक सेट को संदर्भित करते हैं। परियोजना प्रबंधन में, इस प्रक्रिया को बातचीत या एक बैठक के रूप में किया जाता है जो आमतौर पर एक परियोजना समाप्त होने के बाद आयोजित की जाती है, जिसमें लोग एक परियोजना को पूर्वव्यापी में देखते हैं। यह बैठक आमतौर पर परियोजना प्रबंधक, शामिल टीम के सदस्यों और ग्राहक और ठेकेदार पक्ष के प्रमुख प्रतिनिधियों द्वारा आयोजित की जाती है।

सीखे गए सबक परियोजना प्रबंधकों के लिए बेहद प्रासंगिक हैं क्योंकि वे टीमों को एक परियोजना के संचालन की प्रक्रिया से ज्ञान प्राप्त करने में सक्षम बनाते हैं; अच्छा और बुरा दोनों। इस प्रक्रिया के पीछे का विचार यह सीखना है कि भविष्य की परियोजनाओं में उन्हें दोहराने के लिए सकारात्मक पहलू क्या थे और परियोजना के जीवनचक्र में की गई गलतियों को न दोहराने के लिए समायोजन करना है। ये पहलू कार्यप्रणाली, टीमों, प्रक्रियाओं या प्रणालियों को संदर्भित कर सकते हैं।

अच्छे और बुरे को पहचानना

लंबे समय में, सीखे गए सबक बहुत सुधार सकते हैं कि कंपनियां परियोजनाओं को कैसे निष्पादित करती हैं क्योंकि वे परियोजनाओं को ट्रैक पर रखने के लिए आवश्यक जानकारी को पकड़ने, दस्तावेज करने और अपडेट करने में मदद करते हैं। साथ ही, वे टीमों को सोचने और विचार करने में सक्षम बनाते हैं कि क्या अच्छा काम कर रहा है और इसे कैसे बेहतर बनाया जा सकता है।

सबक सीखा बैठक आयोजित करते समय आपको अच्छे (जीत) और बुरे (मुद्दों या समस्याओं) दोनों पर विचार करना होगा। एक जीत, स्वाभाविक रूप से, एक ऐसी चीज है जिसके कारण सकारात्मक परिणाम सामने आए, जो कुछ ऐसा है जिसे आप अपनी भविष्य की परियोजनाओं में दोहराना चाहेंगे। दूसरी ओर, एक मुद्दा कुछ ऐसा है जो आपके काम के किसी भी पहलू को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है।

चार कदम

सीखे गए पाठों की प्रक्रिया में 4 चरण शामिल हैं जो आपको जानकारी कैप्चर करने में मदद करेंगे और आपको रास्ते में इसका उपयोग करने की अनुमति देंगे। ये चरण हैं:

1. पहचान। इस चरण से आपको उन अनुशंसाओं की पहचान करने में मदद मिलनी चाहिए जिन्हें सीखा जा सकता है। उन्हें अपनी भविष्य की परियोजनाओं के लिए मूल्यवान ज्ञान संपत्ति के रूप में मानें।
   

2. दस्तावेजीकरण। आप विस्तृत जानकारी का दस्तावेजीकरण करना चाहेंगे। ध्यान रखें और बैठकों और चर्चाओं के दौरान सीखे गए पाठों को लिखें और इसे एक रिपोर्ट में बनाएं जिसे प्रतिभागी बाद में पढ़ सकें। यह जानकारी आने वाले प्रोजेक्ट्स में बहुत काम आएगी।
   

3. विश्लेषण। एक बार जानकारी एकत्र और वितरित हो जाने के बाद, आप इसका विश्लेषण और आंतरिक कर सकते हैं ताकि इसे भविष्य के अवसरों में सफलतापूर्वक लागू किया जा सके।
   

4. भंडारण। सीखे गए पाठों को संग्रहीत करना महत्वपूर्ण है और उन्हें टीम के सदस्यों के लिए उपलब्ध होना चाहिए। इनका उपयोग प्रशिक्षण सत्रों और योजना बैठकों के लिए किया जा सकता है।
   

सीखे गए पाठों का दस्तावेजीकरण कैसे करें

ध्यान रखने योग्य मुख्य पहलू यह है कि आप अपने द्वारा सीखी गई सबसे मूल्यवान अंतर्दृष्टि का दस्तावेजीकरण करना चाहेंगे ताकि आप पूरी प्रक्रिया के दौरान हुई किसी भी दुर्घटना को न दोहराएं। 

1. जीत और मुद्दे। अपने पाठों को जीत (अच्छे) या मुद्दों (बुरे) में वर्गीकृत करें।
2. विवरण: __________। पाठों का विस्तृत विवरण लिखिए। बहुत विशिष्ट हो; यदि यह एक जीत है, तो समझाएं कि यह सफल क्यों हुआ। यदि यह एक मुद्दा था, तो वर्णन करें कि यह विफल क्यों हुआ और यह कैसे हुआ।
3. प्रभाव। परियोजनाओं का प्रबंधन करते समय, प्रत्येक क्रिया एक संभावित प्रभाव का प्रतिनिधित्व करती है। चाहे वह सकारात्मक या नकारात्मक प्रभाव था, परिणाम का वर्णन करें, और इसके परिणामों की व्याख्या करें। 
4. भविष्य का काम। वर्णन करें कि आपके द्वारा पूरा किया गया कार्य भविष्य की परियोजनाओं को कैसे बदल सकता है या प्रभावित कर सकता है। क्या आपकी कंपनी को इससे फायदा होगा? भविष्य की टीम के सदस्य, या परियोजनाएं होंगी?
5. आने वाले कदम। अपनी जीत और मुद्दों को संबोधित करने के लिए आपके द्वारा की जाने वाली विशिष्ट कार्रवाई वस्तुओं की रूपरेखा तैयार करें। विशेष रूप से आपके मुद्दे। यह आपको किसी भी नकारात्मक परिदृश्य को न दोहराने और अपने काम को बेहतर बनाने के लिए आवश्यक सावधानी बरतने में मदद करेगा।

सबक सीखा टेम्पलेट

यह पहचानने में सक्षम होना कि क्या काम किया और क्या नहीं, एक ऐसी चीज है जो आपको अपने काम में बेहतर बनाएगी। यदि आप बेहतर परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं, तो आपको इस बात पर विचार करना चाहिए कि प्रत्येक परियोजना के अंत में क्या सीखा गया था। लिखने और सीखे गए पाठों का संचालन करने के लिए समय निकालकर, आप एक उत्पादक दृष्टिकोण अपना रहे होंगे, जिसका आपकी भविष्य की परियोजनाओं पर सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा।

सीखे गए पाठों का संचालन करते समय गैंट चार्ट बहुत मददगार हो सकते हैं। Instagantt जैसा एक ऑनलाइन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर आपकी प्रत्येक परियोजना के लिए सीखे गए पाठों को लिखने, संचालित करने और संग्रहीत करने में आपकी सहायता कर सकता है। आप आसानी से अपनी जीत और मुद्दों को वर्गीकृत करने और उनके परिणाम और उनके प्रभाव का वर्णन करने में सक्षम होंगे। सबसे महत्वपूर्ण बात, आप अपनी टीम के साथ सहयोग करने में सक्षम होंगे, जिससे वे सक्रिय तरीके से प्रक्रिया में भाग ले सकेंगे। इस तरह, जानकारी अभी और भविष्य में भी सभी के लिए उपलब्ध हो जाती है।

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