आवक कार्य अनुरोधों को प्रभावी रूप से प्रबंधित करने के लिए कैसे करें

आवक कार्य अनुरोध

हम सब वहाँ रहे हैं। आपने अपने पूरे दिन की योजना बनाई है और कहीं से भी एक नया अनुरोध आ सकता है। यह हर समय होता है, आपके और आपकी टीम के साथ। और यह आप पर निर्भर है कि आप एक ऐसी प्रक्रिया बनाएं जिससे प्राथमिकताओं का प्रबंधन हो सके, और आने वाले नए कार्य अनुरोधों पर नज़र रखी जा सके। आपसे जो पूछा गया है, उसे दस्तावेज करने में सक्षम होने से वास्तव में इस बात पर फर्क पड़ेगा कि आप पहले से सौंपे गए कार्यों और समय सीमा पर गेंद को गिराए बिना, नए आने वाले अनुरोधों से कैसे निपटते हैं। 

आवक कार्य अनुरोधों के लिए श्रेष्ठ अभ्यास क्या हैं?

1. आने वाले सभी अनुरोधों के लिए औपचारिक सबमिशन की आवश्यकता है

हर कोई व्यस्त है। कुछ भी नहीं किया जाता है जब तक कि इसे आधिकारिक तौर पर प्रस्तुत और असाइन नहीं किया जाता है। एक अच्छी तरह से स्थापित आने वाला कार्य अनुरोध सुसंगत होना चाहिए, और हर एक व्यक्ति या विभाग को इसका उपयोग करना चाहिए। आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपकी टीम जानती है कि लोग केवल औपचारिक रूप से लिखित रूप में अनुरोधित कार्य करेंगे। यह भी उतना ही महत्वपूर्ण है कि आपकी टीम प्रक्रिया को समझती है और जानती है कि जानकारी कहां से प्राप्त करनी है।

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एक फॉर्म भरकर और कार्य से संबंधित जानकारी सूचीबद्ध करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके पास पूरा करने के लिए आवश्यक डेटा होगा: समय सीमा, संपर्क जानकारी, प्राथमिकताएं और विशेष निर्देश। एक बार यह जानकारी एकत्र हो जाने के बाद, आप टीम के किसी सदस्य को कार्य सौंप सकते हैं और इसकी प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं। कोई और अधिक अनुमान नहीं है कि आप बाद में सड़क के नीचे क्या करने वाले थे।

आप अपनी टीम को प्राप्त होने वाले विभिन्न प्रकार के कार्य अनुरोधों को भी मैप कर सकते हैं और उन्हें उन मानदंडों द्वारा व्यवस्थित कर सकते हैं जो आपके लिए प्रासंगिक हैं। 

2. सूचना और आने वाले अनुरोधों को एक ही स्थान पर रखें

आने वाली सभी परियोजनाओं के लिए सच्चाई का एक ही स्रोत होना चाहिए। इसका मतलब है कि किसी भी आने वाले कार्य अनुरोधों को स्वचालित रूप से एक ही स्थान पर रूट किया जाना चाहिए जहां उन्हें व्यवस्थित, मैप, प्राथमिकता, असाइन और ट्रैक किया जा सकता है। परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर इसके लिए एक शानदार समाधान हो सकता है क्योंकि आप जानकारी को एक ही स्थान पर चैनल कर सकते हैं। आपकी टीम जानती है कि उन्हें क्या करना चाहिए और अन्य विभाग भी उनके कार्य अनुरोधों की स्थिति को समझ सकते हैं। 

3. काम को तुरंत प्राथमिकता दें और सौंपें

कुछ अनुरोध दूसरों की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण हैं। अनुक्रमिक क्रम में उनसे निपटने के बजाय अपने आने वाले अनुरोधों को प्राथमिकता देने में सक्षम होना मौलिक है। इसलिए अनुरोधों को प्राथमिकता देने के लिए कुछ समय निकालें क्योंकि वे आते हैं और उन्हें एक जिम्मेदार पार्टी को सौंपते हैं। इस दृष्टिकोण को अपनाकर आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी टीम सही समय पर सही कार्यों पर काम कर रही है। 

यह आपकी कंपनी के रणनीतिक लक्ष्यों के आधार पर आने वाले अनुरोधों को मैप करने का एक उत्कृष्ट अभ्यास भी है। ऐसा करने से, आप भरोसा कर सकते हैं कि आप सही कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं और काम को प्राथमिकता दे रहे हैं जो टीम स्तर, विभाग स्तर और कंपनी स्तर पर भी काम करता है।

आने वाली कार्य अनुरोध प्रक्रिया स्थापित करने के लाभ

आने वाले कार्य अनुरोधों को प्रबंधित करने से आप महत्वपूर्ण विवरण अग्रिम रूप से प्राप्त कर सकेंगे। आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि जानकारी प्रवाहित हो रही है, चीजों को व्यवस्थित रखें और स्थिति और प्रगति को प्रभावी ढंग से ट्रैक करें। 

एक प्रक्रिया को मानकीकृत करके आप अनुरोधों को एक ही स्थान पर ट्रैक कर सकते हैं और इसे बाकी सभी के लिए भी स्पष्ट कर सकते हैं। लोगों को पता चल जाएगा कि प्रत्येक कार्य पर कौन काम कर रहा है और कब होने वाला है। साथ ही, अनुरोधों को प्राथमिकता देकर, आप अपनी टीम को तत्काल कार्यों पर केंद्रित रहने की अनुमति देकर लाभान्वित कर रहे हैं।

Instagantt के साथ अपनी आने वाली कार्य अनुरोध प्रक्रिया में सुधार करें

जब आने वाले कार्य अनुरोधों को प्रबंधित करने की बात आती है, तो प्राथमिकता महत्वपूर्ण होती है। Instagantt आपको मैप करने, व्यवस्थित करने और यह निर्धारित करने में मदद कर सकता है कि कौन से कार्य महत्वपूर्ण हैं ताकि आप काम सौंपने और उस पर अनुवर्ती कार्रवाई करने पर ध्यान केंद्रित कर सकें। और आपकी आने वाली कार्य अनुरोध प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करके, आपकी टीम को पता चल जाएगा कि किस पर ध्यान केंद्रित करना है ताकि वे अपना सर्वश्रेष्ठ काम कर सकें।

गैंट चार्ट आपको अपने सभी आने वाले कार्य अनुरोधों को व्यवस्थित रखने और आपकी टीम को सुचारू रूप से चलाने की अनुमति देता है। अन्य विभागों को भी कार्य स्थिति साझा करके लूप में रखा जा सकता है। कार्य प्रबंधन ड्रैग-एंड-ड्रॉप जितना सरल हो सकता है, और टीम के सदस्यों को एक नया कार्य असाइनमेंट प्राप्त होते ही सूचित किया जा सकता है। इस तरह, आप आसानी से ट्रैक कर सकते हैं कि कौन किस पर काम कर रहा है, और आपकी टीम को इस बात की स्पष्ट समझ होगी कि काम कब होने वाला है। 

अपनी खुद की प्रभावी औपचारिक कार्य अनुरोध प्रक्रिया बनाएं और काम पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करें।

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आवक कार्य अनुरोध उदाहरण

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