जब कोई आपकी कंपनी छोड़ रहा है, चाहे वह स्वेच्छा से हो या अनैच्छिक रूप से, आप संक्रमण प्रक्रिया को यथासंभव सहज बनाना चाहेंगे। एक कर्मचारी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया बनाने और सावधानीपूर्वक लागू करने से कंपनियों को कठिन परिस्थितियों से आगे रहने, अच्छी प्रतिष्ठा बनाए रखने और अपने कर्मचारियों को यादगार और सकारात्मक विदाई प्रदान करने में मदद मिलती है।
ऑफबोर्डिंग को उस प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जो एक कर्मचारी और एक कंपनी के बीच औपचारिक अलगाव की ओर ले जाती है। यह एक स्वैच्छिक प्रक्रिया (इस्तीफा, सेवानिवृत्ति) या एक अनैच्छिक प्रक्रिया (समाप्ति) हो सकती है। लेकिन क्या यह एक या दूसरे है, कर्मचारियों को एक संगठन से बाहर निकालना एक समन्वित और मानकीकृत प्रक्रिया होनी चाहिए क्योंकि इसमें कई प्रक्रियाएं और कार्य शामिल होते हैं जिन्हें एक विशिष्ट क्रम में पालन करने की आवश्यकता होती है।
कर्मचारी ऑफबोर्डिंग का मतलब है कि आपको कई नौकरी जिम्मेदारियों को किसी और को स्थानांतरित करने की आवश्यकता होगी, यही कारण है कि प्रक्रिया के लिए यथासंभव प्रभावी, संगठित और व्यवस्थित होना बेहद महत्वपूर्ण है। इसके अलावा, जब कोई संगठन छोड़ रहा होता है या एक नौकरी से दूसरी नौकरी में जा रहा होता है, तो आमतौर पर कई विभाग या लोग होते हैं जिन्हें यह सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रिया में शामिल होने की आवश्यकता होगी कि सभी प्रोटोकॉल और व्यवस्थाओं का पालन किया जा रहा है और पूरा किया जा रहा है।
कंपनियों के लिए ऑफबोर्डिंग इतनी महत्वपूर्ण क्यों है?
कर्मचारी ऑफबोर्डिंग एक पेशेवर, संरचित प्रक्रिया होनी चाहिए। आप प्रतिस्पर्धी माहौल में आगे रहना चाहेंगे और आप यह भी सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आपका संक्रमणकालीन कर्मचारी ऐसा महसूस करे कि वह सावधानीपूर्वक नियोजित प्रक्रिया को नेविगेट कर रहा है, जो आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा को बरकरार रखता है। तो ऑफबोर्डिंग इतने प्रासंगिक होने के क्या कारण हैं?
तथ्य यह है कि आपके कर्मचारी सकारात्मक भावना के साथ छोड़ देते हैं , आपकी कंपनी के मूल्यों के बारे में अत्यधिक बात कर सकते हैं। एक सफल ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया भी ब्रांड एंबेसडर को जन्म दे सकती है, और यह केवल आपके और आपकी कंपनी के एक अच्छे स्थायी प्रभाव के माध्यम से पूरा किया जा सकता है, एक जिसे एक संक्रमणकालीन कर्मचारी बाद में अपने व्यक्तिगत और व्यावसायिक नेटवर्क पर साझा कर सकता है।
एक अच्छी तरह से संरचित ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया उस कर्मचारी द्वारा संभाली गई हर जिम्मेदारी का पेशेवर मूल्यांकन प्रदान करके एक कर्मचारी के अनुभव को समृद्ध करने में मदद कर सकती है, जो प्रतिक्रिया प्रदान करने के साथ-साथ अपने समय और करियर के दौरान उपलब्धियों को उजागर करने के अवसर के रूप में काम कर सकती है।
यह आपकी कंपनी के बारे में उपयोगी जानकारी प्राप्त करने का सही समय है, जिसका उपयोग आप अपनी प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने के लिए कर सकते हैं। एग्जिट इंटरव्यू करना आपकी कंपनी और उसमें काम करने वाले लोगों के बारे में जानकारी हासिल करने का एक शानदार तरीका हो सकता है। यह जानकारी का प्रकार है, जो इसका विश्लेषण करके, कर्मचारी टर्नओवर को कम करने में आपकी मदद कर सकता है।
कर्मचारी ऑफबोर्डिंग सर्वोत्तम अभ्यास
आइए कुछ बेहतरीन कर्मचारी ऑफबोर्डिंग प्रथाओं में गोता लगाएँ जिन्हें कंपनियां अपनी प्रबंधन प्रक्रिया में शामिल कर सकती हैं:
एक सूची बनाओ। कर्मचारी ऑफबोर्डिंग एक सुसंगत प्रक्रिया होनी चाहिए, जिसे फिर से देखा जा सकता है। सभी आवश्यक चरणों के साथ एक सूची बनाने से यह प्रक्रिया बहुत आसान हो सकती है।
मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्राप्त करें। कंपनियों को अपने कर्मचारी के बाहर निकलने के पीछे के कारणों का दस्तावेजीकरण करना चाहिए। लोग संगठन के बारे में विवरण पर चर्चा करने के लिए अधिक खुले हैं जब वे जानते हैं कि वे अब इस पर निर्भर नहीं हैं। संस्कृति, प्रक्रियाओं, नैतिकता और समूह मनोबल के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी इकट्ठा करने के लिए ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के दौरान निकास साक्षात्कार हमेशा आयोजित किए जाने चाहिए। एचआर बाद में रुझानों को निर्धारित करने और समय के साथ संगठन को प्रतिक्रिया प्रदान करने के लिए इस मूल्यवान जानकारी का दस्तावेजीकरण और उपयोग कर सकता है।
लाभ, गैर-प्रकटीकरण और विच्छेद पैकेज की समीक्षा करें। आपकी कंपनी से बाहर निकलने वाले कर्मचारी से पहले बौद्धिक संपदा और गैर-प्रकटीकरण समझौतों पर चर्चा की जानी चाहिए। यही बात वित्त, स्वास्थ्य बीमा और विच्छेद पैकेज पर भी लागू होती है। सुनिश्चित करें कि आपके कर्मचारी उन शर्तों को जानते और समझते हैं जिनके तहत वे जा रहे हैं।
इन्वेंट्री आइटम की समीक्षा करें। आमतौर पर कई चीजें और वस्तुएं होती हैं जो कंपनी में अपने समय के दौरान कर्मचारी को जारी की जाएंगी। आईडी बैज, चाबियां, कीकार्ड, मोबाइल डिवाइस, लैपटॉप, सॉफ्टवेयर, पार्किंग पास और सूची जारी रह सकती है। उनके प्रस्थान से पहले इन सभी वस्तुओं का लेखा-जोखा।
अपनी उत्पादकता को गिरने से रोकें। यह महत्वपूर्ण है कि ज्ञान प्रभावी रूप से किसी और को हस्तांतरित हो जाए। जब कोई कर्मचारी निकलता है, तो उनकी गतिविधियां बाधित हो जाएंगी, लेकिन इससे आपकी उत्पादकता में गिरावट नहीं आनी चाहिए। यह सुनिश्चित करके कि आपका कर्मचारी जानकारी को स्थानांतरित करने के महत्व को समझता है कि वे किस सिस्टम का उपयोग करते हैं, संपर्क, दस्तावेज़ीकरण, पासवर्ड, विशिष्ट जिम्मेदारियां और संसाधनों का स्वामित्व, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि अगला व्यक्ति प्रभावी ढंग से अपना काम करने में सक्षम होगा।
Instagantt के साथ अपने कर्मचारी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करें
ऑफबोर्डिंग केवल रिकॉर्डकीपिंग का मामला नहीं है, इससे आपकी कंपनी के लिए भी महत्वपूर्ण परिणाम हो सकते हैं। सुरक्षा अंतराल या देनदारियों को रोकने से लेकर अपने कर्मचारियों को यादगार विदाई प्रदान करने और "पूर्व छात्र प्रभाव" को बढ़ावा देने तक, एक सुनियोजित ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया प्रबंधकों को सभी निकासों के शीर्ष पर बने रहने में मदद कर सकती है।
आपकी कंपनी के आकार के बावजूद, या कर्मचारी ने इसमें कितना समय बिताया, ऑफबोर्डिंग एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया है जिसे पूरा होने में कई दिन लग सकते हैं। और क्योंकि इस प्रक्रिया में कई अलग-अलग चरण शामिल हैं, इसलिए प्रत्येक चरण को याद रखना या प्रत्येक चरण को पूरा करने के लिए एक साधारण चेकलिस्ट पर भरोसा करना मुश्किल हो सकता है। आखिरकार, एक कदम की अनदेखी संभावित रूप से आपकी कंपनी के लिए सुरक्षा और वित्तीय जोखिमों में बदल सकती है। जब गलतियों को रोकने और कालानुक्रमिक कार्यों पर नज़र रखने की बात आती है, तो Instagantt जाने-माने समाधान है।
Instagantt एक गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर है जो आपकी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के लिए कुशल वर्कफ़्लो बनाने में आपकी मदद कर सकता है। आप प्रत्येक प्रकार के परिदृश्य के लिए कई प्रक्रियाएं इस तरह से बना सकते हैं कि यह आपकी कंपनी की आवश्यकता के अनुरूप हो। लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप कभी भी एक कदम नहीं छोड़ेंगे क्योंकि यह उपकरण परियोजनाओं और शेड्यूल के प्रबंधन के लिए बनाया गया था, और आप आसानी से अपने विभिन्न कार्यों को ट्रैक और अपडेट कर सकते हैं।
इसके अतिरिक्त, आप एचआर सदस्यों, प्रबंधकों, टीम के सदस्यों और हितधारकों के साथ अपनी चेकलिस्ट को समान रूप से निर्यात और साझा करने में सक्षम होंगे, जिससे आपको यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि हर कोई लूप में रहे।
