परियोजना प्रबंधकों को इस बात की पूरी जानकारी है कि किसी परियोजना को पूरी तरह से पटरी से उतारने के लिए एक अनियोजित घटना के लिए कितना आसान हो सकता है। आकस्मिक योजनाओं का उपयोग अप्रत्याशित को रेखांकित करने और समय से पहले सबसे खराब स्थिति से निपटने के लिए तैयार करने के लिए किया जाता है, जिसमें टीम के सदस्यों या कंपनी को नकारात्मक घटना के जवाब में कार्रवाई करने की आवश्यकता होगी।
प्लान बी, बैक-अप प्लान, सेफ्टी नेट या डिजास्टर रिकवरी प्लान। ये सभी शर्तें एक ही चीज़ को संदर्भित करती हैं: एक योजना जिसे आपके द्वारा मूल रूप से तैयार की गई योजना विफल होने की स्थिति में निष्पादित करने की आवश्यकता होती है।
आकस्मिक योजना अप्रत्याशित की उम्मीद करने और आपकी परियोजना या आपकी कंपनी को चोट पहुंचाने से पहले समय से पहले सबसे खराब स्थिति से निपटने की तैयारी करने के बारे में है। आकस्मिक योजनाओं का उपयोग किसी भी व्यवसाय पर लागू होता है और वे संगठनों को विभिन्न स्थितियों का जवाब देने में मदद करने के लिए बनाए जाते हैं।
जबकि वे आमतौर पर नकारात्मक परिदृश्यों के लिए तैयार करने के लिए उपयोग किए जाते हैं, परियोजना प्रबंधन में आकस्मिक योजनाएं हमेशा नकारात्मक घटनाओं से जुड़ी नहीं होती हैं। एक शमन योजना या एक संकट प्रबंधन रणनीति के विपरीत, एक आकस्मिक योजना विघटनकारी घटनाओं का जवाब देने के लिए तैयार होने पर केंद्रित है (जैसे कि क्या होगा यदि कोई कंपनी प्रत्याशित से अधिक बिक्री हासिल कर रही थी)। रणनीतिक अवसरों का लाभ उठाने के लिए आकस्मिक योजनाएं बनाई जा सकती हैं, और इस तरह, वे एक शक्तिशाली सक्रिय रणनीति हैं जो आपको किसी भी प्रकार की विघटनकारी घटना, सकारात्मक या नकारात्मक से निपटने में मदद कर सकती हैं।
आकस्मिक योजना के लाभ
परियोजनाओं का प्रबंधन करते समय, आप किसी भी अनावश्यक जोखिम से बचना चाहते हैं क्योंकि एक ही घटना में आपकी योजनाओं को पूरी तरह से पटरी से उतारने की शक्ति होती है। आकस्मिक योजना का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि परिवर्तनों, त्रुटियों और अप्रत्याशित घटनाओं के बावजूद आपका व्यवसाय या आपकी परियोजना अभी भी सुचारू रूप से चल सके।
आकस्मिक योजना आपको नकारात्मक घटनाओं पर जल्दी प्रतिक्रिया करने में मदद कर सकती है। अग्रिम तैयारी करके, आप और आपकी टीम इस बात पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं कि संकट का सामना करते हुए समाधान के साथ आने की कोशिश में समय बर्बाद करने के बजाय आपको क्या करने की आवश्यकता है।
आप एक आकस्मिक योजना बनाकर नकारात्मक परिदृश्य से जोखिम और क्षति को काफी कम कर सकते हैं।
आकस्मिक योजना कैसे बनाएं
यहां मुख्य चरण दिए गए हैं जिनका आपको एक प्रभावी आकस्मिक योजना प्रक्रिया में पालन करने की आवश्यकता है।
चरण 1: जोखिमों और अवसरों का पता लगाएं। इस बिंदु पर, आप उन चीजों की एक सूची बनाना चाहते हैं जो समस्याएं पैदा कर सकती हैं या जो आपकी योजनाओं की दिशा को खतरे में डाल सकती हैं। अपनी टीम (और यहां तक कि टीम के अन्य नेताओं या हितधारकों) की मदद से, सबसे प्रासंगिक घटनाओं की पहचान करें जो आपकी परियोजना या आपकी व्यावसायिक योजना के पाठ्यक्रम को नुकसान पहुंचा सकती हैं। आप अवसरों के साथ भी ऐसा ही कर सकते हैं, एक "सकारात्मक परिदृश्य" आकस्मिक योजना का मसौदा तैयार करने के लिए।
चरण 2: जोखिमों को उनके प्रभाव के आधार पर प्राथमिकता दें। अब जब आपने संभावित जोखिमों और समस्याओं की एक सूची बना ली है, तो आपको उनके द्वारा उत्पन्न खतरे के आधार पर उन्हें प्राथमिकता देने की आवश्यकता है। आपके पास अलग-अलग परिदृश्य हो सकते हैं, लेकिन उनमें से सभी समान स्तर का नुकसान नहीं पहुंचाते हैं। प्रभाव या यहां तक कि उनके होने की संभावना के आधार पर जोखिमों को वर्गीकृत और मूल्यांकन करना सहायक होता है।
चरण 3: आकस्मिक योजना बनाएं। इस बिंदु पर, आपको अलग-अलग चरण बनाने और सेट करने की आवश्यकता है जो उन कार्यों की रूपरेखा तैयार करते हैं जिन्हें आपको और आपकी टीम को पिछले चरण में पहचाने गए जोखिमों के आधार पर पूरा करने की आवश्यकता होगी। विशिष्ट होना और उन चरणों को उजागर करना महत्वपूर्ण है जिन्हें घटना होने के बाद आपकी योजना या आपके व्यवसाय को पुनर्स्थापित करने के लिए उठाए जाने की आवश्यकता होगी।
चरण 4: अपनी योजनाओं को साझा करें। अब जब आप अपनी योजनाओं पर चले गए हैं, तो उन्हें शामिल सभी लोगों के साथ साझा करना महत्वपूर्ण है। इसे टीम के सदस्यों और हितधारकों को संप्रेषित करें, और सुनिश्चित करें कि हर कोई इसे समझता है। इस तरह, यदि आपकी कंपनी को इसे लागू करने की आवश्यकता है, तो हर कोई जल्द से जल्द कार्य कर सकता है।
चरण 5. योजना पर फिर से विचार करें। आकस्मिक योजनाएं बदल सकती हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए समय-समय पर अपनी योजना पर फिर से विचार करना सुनिश्चित करें कि आपने किसी भी खतरे, जोखिम या परिदृश्य को याद नहीं किया है।
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नई परियोजनाएं हमेशा रोमांचक होती हैं, इसलिए यह समझ में आता है कि आपकी टीम सड़क के नीचे कुछ अप्रत्याशित होने पर क्या होगा, इसका विश्लेषण करने के लिए समय निकालने से पहले सही कूदने के लिए उत्सुक होगी। लेकिन संभावित जोखिमों के बारे में सोचने और आकस्मिक योजना बनाने के लिए समय निकालने से यह सुनिश्चित होगा कि आपकी परियोजना बिना किसी समस्या के सुचारू रूप से चलेगी।
आकस्मिक योजनाओं के लिए एक निश्चित स्तर के आदेश की आवश्यकता होती है। आपको जानकारी को मैप और वर्गीकृत करने की आवश्यकता है, लेकिन इस तथ्य को देखते हुए कि उन्हें विश्लेषण और निरंतर समीक्षा की भी आवश्यकता है, यह महत्वपूर्ण है कि उन्हें आसानी से अनुकूलित और साझा किया जा सके। यह वह जगह है जहां परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर, जैसे इंस्टागैंट, बेहद मददगार साबित हो सकता है।
गैंट चार्ट के साथ, आप मिनटों में आकस्मिक योजनाएँ बना और साझा कर सकेंगे। इसके अलावा, आप जोखिमों, परिदृश्यों और अवसरों पर नज़र रखने में सक्षम होंगे, और आप अपनी जानकारी को फिर से देख सकते हैं और संपादित कर सकते हैं जितना आपको इसकी आवश्यकता है।
