आपके प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ीकरण के बारे में सब कुछ

प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़

चलो ऊपर से शुरू करते हैं। प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ क्या है? खैर, यह एक ऐसा दस्तावेज़ है जो उन सभी सूचनाओं का विवरण देता है जिन्हें किसी को उस परियोजना के बारे में जानने की आवश्यकता हो सकती है जिस पर आप काम कर रहे हैं। जब हम इसके बारे में एक दस्तावेज़ के रूप में बात करते हैं तो हमारा मतलब यह नहीं है कि यह छोटा या एक पृष्ठ है। बल्कि, यह कागजात का काफी लंबा पैकेट हो सकता है क्योंकि इसे बिल्कुल सब कुछ समझाने की जरूरत है। अब, आप इसे जितना हो सके उतना नीचे जोड़ना चाहते हैं ताकि कोई भी 20 पेज पैकेट के साथ घूम न सके (यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप निश्चित रूप से क्या काम कर रहे हैं) लेकिन आप अभी भी इसे विस्तृत करना चाहते हैं।
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किसी को इस दस्तावेज़ को पढ़ने और यह समझने में सक्षम होना चाहिए कि आपका अंतिम लक्ष्य क्या है, आप कैसे हासिल करने की उम्मीद करते हैं, डिलिवरेबल्स क्या हैं, और कोई भी महत्वपूर्ण मील का पत्थर जिस पर आप काम कर रहे हैं। यह एक व्यापक दस्तावेज होने जा रहा है और यह कुछ ऐसा है, जो कम से कम, आपकी टीम के सदस्यों, आपके पर्यवेक्षकों और आपके ग्राहक को यह सुनिश्चित करने के लिए एक नज़र डालने में सक्षम होना चाहिए कि सब कुछ सही तरीके से किया जा रहा है और आपके द्वारा शुरू में निर्धारित योजनाओं के अनुसार। संक्षेप में, आपके प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ में शामिल होना चाहिए:

• परियोजना के लक्ष्य
  
• मान्यताओं
  
• बाधाएं
  
• प्रमुख डिलिवरेबल्स
  
• आवश्यकताओं
  
• प्रमुख मील के पत्थर
  

ये ऐसी चीजें हैं जिन पर आप किसी और चीज के बहिष्कार पर ध्यान केंद्रित करना चाहते हैं। और कुछ भी मायने नहीं रखता है अगर यह आपको इस दस्तावेज़ में उल्लिखित लक्ष्यों के करीब नहीं ले जाता है। तो, आप इस दस्तावेज़ को कैसे तैयार करने जा रहे हैं?

आपको प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ की आवश्यकता क्यों है

हो सकता है कि आप सोच रहे हों कि आपको अपनी परियोजना के लिए इस प्रकार के दस्तावेज़ की आवश्यकता क्यों है। यदि आप उनके बिना काफी अच्छी तरह से मिल रहे हैं, तो आप सोच सकते हैं कि यह समय और ऊर्जा की बर्बादी है। सच्चाई यह है कि, एक परियोजना गुंजाइश दस्तावेज़ या कार्य दस्तावेज़ का दायरा आपकी समग्र सफलता में बड़ा बदलाव ला सकता है। आइए कुछ सबसे महत्वपूर्ण कारकों पर एक नज़र डालें जब इस प्रकार का दस्तावेज़ बनाने की बात आती है और इसके साथ सफल होने के लिए आपको क्या आवश्यकता होगी। इस तरह, आप तुरंत शुरू कर सकते हैं।
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पहली बात यह है कि आप और आपका ग्राहक यह समझने जा रहे हैं कि आप क्या कर रहे हैं और परियोजना को सफल बनाने के लिए क्या पूरा करने की आवश्यकता है। आप इस दस्तावेज़ का उपयोग प्रक्रिया के प्रत्येक चरण को बताने के लिए करेंगे और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप दोनों इस बात पर स्पष्ट हैं कि दूसरा क्या अपेक्षा करता है। इससे आप दोनों के लिए परियोजना को ठीक से पूरा करना और इसके बारे में खुश होना आसान हो जाएगा। किसी को भी अंधा होने की आवश्यकता नहीं है और कोई भी परिणाम में निराश नहीं होगा क्योंकि यह सब शुरू से ही तय और समझाया गया है।
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इसके बाद, आपके पास उन सभी कार्यों और डिलिवरेबल्स का एक मार्ग होगा जिन्हें बनाया जाना है। यह आपके या प्रभारी पर्यवेक्षक के लिए प्रत्येक कार्य को सौंपने के लिए महत्वपूर्ण होने जा रहा है। आप वह सब कुछ देख पाएंगे जिसके लिए आप और ग्राहक सहमत थे, जो आपको यह देखने की अनुमति देगा कि आपकी टीम के कौन से लोग उन कार्यों में से प्रत्येक के लिए सर्वश्रेष्ठ हैं। इससे पहले कि आप इसे जानें, आपके पास सर्वोत्तम संभव क्षमता के लिए किए गए कार्यों को प्राप्त करने का एक बेहतर मौका होगा। साथ ही, आप कार्यों का अधिक सामंजस्यपूर्ण शेड्यूल और पूरा होने के लिए एक समयरेखा बना सकते हैं।
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यह जानकर कि वास्तव में क्या करने की आवश्यकता है, आप उन परियोजनाओं की लागत के लिए एक बजट बना सकते हैं। आप एक बेहतर टाइमलाइन भी बना सकते हैं। अंतिम लक्ष्य तक पहुंचने के लिए आवश्यक प्रत्येक अलग-अलग कार्यों और उप-कार्यों के बारे में विस्तार से बताकर, आप प्रत्येक चरण को देखने और यह देखने में सक्षम होंगे कि क्या इसमें कुछ घंटे, कुछ दिन या कुछ सप्ताह लगेंगे। फिर आप सभी टुकड़ों को एक साथ जोड़ सकते हैं। आप उन सभी सामग्रियों और घंटों को भी जानते हैं जो इसमें लगेंगे, जो आपको आवश्यक कार्यों को पूरा करने के लिए लागत बनाने और ग्राहक बजट को ध्यान में रखने की अनुमति देता है।
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इसके बाद, आप देखेंगे कि परियोजना के साथ जाने वाले वास्तविक उद्देश्यों पर लोगों को कैसे ध्यान केंद्रित किया जाए। आप इस दस्तावेज़ का उपयोग परियोजना के दायरे से संबंधित सभी विवरणों को पूरा करने के लिए करेंगे और फिर आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि हर कोई उन उद्देश्यों को समझता है। इससे सभी को उद्देश्यों पर स्पष्टीकरण प्राप्त करने में भी मदद मिलेगी और जब वे अपने कार्यों पर काम कर रहे हों तो उन्हें क्या करना चाहिए। इस तरह, कोई भी समस्या से मिश्रित नहीं होता है।
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अंत में, आप यह सुनिश्चित करने में सक्षम होंगे कि परियोजना उस मूल अवधि के भीतर रहती है जो उसके पास होनी चाहिए। किसी ऐसे व्यक्ति के बारे में चिंता करने का कोई कारण नहीं है जो परियोजना द्वारा कवर नहीं किया गया है क्योंकि आप इस दस्तावेज़ को जल्दी और आसानी से वापस संदर्भित कर सकते हैं ताकि उन्हें आवश्यक जानकारी मिल सके। परियोजना के लिए जो कुछ भी किया जा रहा है, उसे इस दस्तावेज़ में वापस जोड़ा जा सकता है, बिना किसी को बहुत अधिक प्रश्न पूछने या काम करने के लिए जो आपकी कंपनी को भुगतान नहीं मिल रहा है, जो खोए हुए समय के लिए जिम्मेदार हो सकता है।

प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ बनाना

ठीक है, तो आपको इस प्रक्रिया में कुछ प्रयास और विचार करना होगा। आपको उस परियोजना में तल्लीन करने की आवश्यकता है जिसे आप पूरा कर रहे हैं और प्रत्येक पहलू के गहन विवरण के साथ आते हैं। ध्यान रखें कि यह पहला चरण है जो उतना सामंजस्यपूर्ण नहीं होगा। प्रक्रिया के पहले चरण में आप बस सब कुछ लिखना चाहते हैं। कुछ नोट्स लिखें जो हमारे नीचे दिए गए प्रत्येक प्रश्न या अनुभाग के साथ चलते हैं और उसी के साथ शुरू करते हैं। आप बाद में चीजों को परिष्कृत कर सकते हैं।
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एक बार जब आप इसे प्राप्त कर लेते हैं, तो दस्तावेज़ को थोड़ा और पेशेवर बनाना शुरू करने का समय आ गया है। ध्यान रखें कि आप इस दस्तावेज़ को अपने पर्यवेक्षक, अपनी टीम और ग्राहक को दिखाने जा रहे हैं। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि हर कोई इसे समझने में सक्षम होने जा रहा है और वे यह देखने में सक्षम होने जा रहे हैं कि चीजों को बदलने, समायोजित, सुधार या स्पष्ट करने की आवश्यकता है। जितना बेहतर आप इस दस्तावेज़ के माध्यम से काम के दायरे को परिभाषित कर सकते हैं, उतना ही बेहतर होगा कि हर कोई वास्तव में अंतिम परियोजना को निष्पादित करने में सक्षम हो।

आप क्या जानना चाहते हैं

सबसे पहले, वे कौन सी चीजें हैं जिन्हें आपको इस दस्तावेज़ में जोड़ना चाहिए? कई अलग-अलग टुकड़े हैं जिन्हें आप एक साथ इकट्ठा करना चाहते हैं और सुनिश्चित करें कि आप ठीक से लिख रहे हैं ताकि आप अपने बयान का अधिकतम लाभ उठा सकें।

समग्र परियोजना लक्ष्य

हर बार जब आप कोई प्रोजेक्ट बनाते हैं तो आपके मन में एक लक्ष्य होता है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप उसी से शुरुआत करें। यह संभवतः एक (या कुछ) चीजें हैं जो आपके ग्राहक ने आपको बताई थीं कि वे चाहते थे कि आप उन्हें तब दें जब पूरी बात समाप्त हो जाए। इसलिए, आपको यह व्यक्त करने की आवश्यकता होगी कि वे लक्ष्य क्या हैं। फिर, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप समझाएं कि धन कहां से आ रहा है और कौन स्वयं लक्ष्य का समर्थन करने जा रहा है। ये सभी चीजें हैं जो किसी (सभी को) को परियोजना पर काम करते समय नजर रखने की आवश्यकता होती है।
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अब, सुनिश्चित करें कि आप निर्धारित मूल लक्ष्यों पर नज़र रखते हैं और सुनिश्चित करें कि आप जो कुछ भी करते हैं वह उन लक्ष्यों में फिट बैठता है। यदि ग्राहक कुछ जोड़ना चाहता है या आपकी टीम का कोई सदस्य कुछ जोड़ना चाहता है, तो आप उन लक्ष्यों पर वापस जाना चाहते हैं और देखें कि क्या यह वहां सूचीबद्ध है या यदि यह उस लक्ष्य को प्राप्त करने में मदद करेगा। यदि ऐसा नहीं होगा तो इसे किसी अन्य समय के लिए अलग रखा जाना चाहिए। आप उन विशिष्ट कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना चाहते हैं जो आपको आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्य तक पहुंचाएंगे।

Project का विवरण

इसके बाद, आप यह समझाना चाहते हैं कि परियोजना पूरी तरह से पूरी होने पर आप क्लाइंट को क्या देने जा रहे हैं। पहेली के अंतिम टुकड़े क्या हैं? आप एक भौतिक प्रारूप में 2000 योजनाकारों को वितरित कर सकते हैं, जिसे बिक्री के लिए डिज़ाइन और पैक किया गया है। हो सकता है कि आप एक छोटे विज्ञापन के लिए 6-पृष्ठ की स्क्रिप्ट वितरित कर रहे हों जिसे कंपनी की वेबसाइट पर प्रसारित किया जाएगा। हो सकता है कि आप क्लाइंट वेबसाइट का C++ कोडित संस्करण बना रहे हों, जिसमें वीडियो और ऑडियो क्लिप पूरे हों।
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सुनिश्चित करें कि आप विशेष रूप से प्रत्येक डिलिवरेबल को बताते हैं जिसकी आपको पूरे प्रोजेक्ट में आवश्यकता होती है (जैसे कि सप्ताह तीन में वेबसाइट का मॉक-अप और सप्ताह छह में अंतिम डिलिवरेबल)। कुल मिलाकर, इस खंड को प्रत्येक अलग-अलग चीजों की व्याख्या करनी चाहिए जो आप ग्राहक को भेजेंगे और यह बिंदुओं को समझने के लिए संक्षिप्त और सरल होना चाहिए। इसलिए, यदि आप डिलिवरेबल को देखते हैं तो आपको जल्दी से यह देखने में सक्षम होना चाहिए कि इसका क्या अर्थ है और आप इसे क्लाइंट को कैसे देने जा रहे हैं। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप प्रारूप, लंबाई, रंग या शैली या कुछ और निर्दिष्ट करते हैं जो आपको क्लाइंट से दिया गया था। इस तरह, वितरण योग्य स्वीकार किया जाएगा।

स्वीकृति के लिए मानदंड

परियोजना को स्वीकार करने के लिए ग्राहक को क्या प्रदान करने की आवश्यकता है? ऐसा क्या है जो वे प्राप्त करना चाहते हैं? सुनिश्चित करें कि इससे पहले कि आप प्रोजेक्ट शुरू करें, आप एक ऐसा दस्तावेज़ बना रहे हैं जो आपके क्लाइंट की तलाश में है। क्या वे चाहते हैं कि पाठ एक विशिष्ट फ़ॉन्ट हो? क्या वे एक विशिष्ट प्रारूप में कोड की तलाश कर रहे हैं? क्या उन्हें एक विशिष्ट लंबाई वाले दस्तावेज़ की आवश्यकता है? सुनिश्चित करें कि आपको हर विवरण मिलता है जो आप ग्राहक की तलाश में हैं और इसे अपने कार्य दस्तावेज़ के दायरे में शामिल कर सकते हैं।
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इन सभी विवरणों को भरकर आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि प्रक्रिया में हर कदम ठीक से किया गया है। यदि अंतिम डिलिवरेबल (या रास्ते में कोई भी डिलिवरेबल्स) उस विशिष्ट मानदंड में फिट नहीं होता है, तो इसका मतलब है कि इसे स्वीकार नहीं किया जाएगा। शुरू से ही सब कुछ लिखा गया है, आपको पता चल जाएगा कि और अपने उत्पाद को बेहतर बनाने में सक्षम होंगे और यह सुनिश्चित करेंगे कि यह वही है जो ग्राहक ने अनुरोध किया था। यह पहली बार स्वीकार किए जाने की अधिक संभावना बनाने जा रहा है।

सीमाएं लगाई गई हैं

यह वह जगह है जहां आप क्लाइंट को उन चीजों को निर्दिष्ट करने जा रहे हैं जो आप करने में सक्षम नहीं हैं। उस समयरेखा को ध्यान में रखें जिसे क्लाइंट (और आप) ने निर्धारित किया है और साथ ही जो बजट उपलब्ध है और अंतिम वितरण योग्य है जो ग्राहक चाहता है। ऐसी कौन सी चीजें हैं जो आप कर सकते हैं और ऐसी कौन सी चीजें हैं जो आप नहीं कर सकते हैं? क्लाइंट को इन चीजों को बताएं ताकि वे जान सकें कि वे क्या उम्मीद कर सकते हैं और आप उन्हें मूल दायरे में क्या वादा नहीं करने जा रहे हैं।
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यदि क्लाइंट ने कुछ आवश्यकताओं को कार्रवाई में रखा है जो उन चीजों पर सीमाएं डालती हैं जो आप करने में सक्षम हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप इसे निर्दिष्ट करते हैं। यदि वे किसी विशिष्ट भाषा में कुछ कोडित करना चाहते हैं और आप जानते हैं कि कोडिंग में अधिक समय लगने वाला है तो आपको उन्हें यह बताने की आवश्यकता है कि उपलब्ध समयरेखा और बजट के भीतर आप क्या वितरित कर सकते हैं, इसकी सीमाएं क्या हैं। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके ग्राहक को इन सभी चीजों के बारे में जल्द से जल्द सूचित किया जाए ताकि कोई गलतफहमी न हो और इस प्रक्रिया में बाद में कोई परेशान न हो।

धारणाएं और बहिष्करण

सुनिश्चित करें कि आप किसी भी धारणा को लिखित रूप में बताते हैं जो आप परियोजना के परिणाम की ओर कर रहे हैं। यदि आपका क्लाइंट आपको बताता है कि वे एक स्लाइड शो चाहते हैं, लेकिन उपयोग करने के लिए एक प्रोग्राम या गैंट चार्ट सॉफ़्टवेयर प्रकार निर्दिष्ट नहीं करते हैं, तो ऐसा बताएं कि आप मानते हैं कि आप PowerPoint (या जो भी स्लाइड शो प्रारूप आप पसंद करते हैं) का उपयोग करेंगे। यदि क्लाइंट एक पाठ प्रारूप या आकार निर्दिष्ट नहीं करता है, तो स्थिति है कि आप टाइम्स न्यू रोमन और 12 बिंदु फ़ॉन्ट मान रहे हैं। अपनी मान्यताओं को तुरंत बताते हुए यह सुनिश्चित करेगा कि कोई भी बाद में भ्रमित या दुखी न हो (और ग्राहक आपको तुरंत बता सकता है कि क्या वे धारणाएं गलत हैं)।
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इसके बाद, सुनिश्चित करें कि आप कुछ भी बता रहे हैं जो वितरित या प्रदान नहीं किया जा रहा है। यदि क्लाइंट सी ++ में लिखी गई सामग्री के एक टुकड़े के लिए भुगतान कर रहा है, तो सुनिश्चित करें कि आप निर्दिष्ट करते हैं कि यह केवल उस भाषा में लिखा जाएगा। यदि वे एक भौतिक उत्पाद चाहते हैं, तो निर्दिष्ट करें कि आप उनके लिए एक डिजिटल प्रारूप नहीं बनाने जा रहे हैं। जो कुछ भी प्रदान नहीं किया जा रहा है, लेकिन अंतिम सुपुर्दगी से संबंधित माना जा सकता है, उसे यहां निर्दिष्ट किया जाना चाहिए ताकि आवश्यकतानुसार ग्राहक के साथ चर्चा की जा सके।

लागत और बजट

चर्चा करें कि परियोजना के लिए विशिष्ट मील के पत्थर क्या हैं और उनमें से प्रत्येक की लागत कितनी है। इससे यह रेखांकित करने में मदद मिलेगी कि आप क्लाइंट के लिए क्या कर रहे हैं और उनका बजट कहां खर्च किया जा रहा है। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप उन सभी चीजों का विवरण दें जो आप कर सकते हैं, जिसमें लागत कर्मचारी मजदूरी पर जा रही है और जहां उन्हें विशिष्ट कार्य के लिए चार्ज किया जा रहा है। सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक लागत को उस कार्य से जोड़ते हैं जिसे वह पूरा करने के लिए भुगतान कर रहा है ताकि ग्राहक को पता चले कि उन्हें अपने पैसे के लिए क्या मिल रहा है।

अंतिम समझौता

सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ पर सभी आवश्यक हस्ताक्षर करें. इसका मतलब है कि आप, आपके पर्यवेक्षक (आपसे कम से कम एक स्तर ऊपर) और ग्राहक को दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना चाहिए। आप यह सुनिश्चित करना चाह सकते हैं कि ग्राहक के व्यवसाय से कम से कम दो लोग दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करें जब तक कि आप एकल मालिक के साथ काम नहीं कर रहे हैं क्योंकि इससे आपको पुष्टि मिलती है कि अनुबंध कंपनी की पूरी ताकत से समर्थित है। यह आपको आगे लाने के लिए कुछ देता है अगर लाइन के नीचे बाद में कभी कोई समस्या होती है। आप क्लाइंट को दिखा सकते हैं कि उन्होंने प्रोजेक्ट के बारे में सभी जानकारी देते हुए इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए हैं।

इसे अपने दिमाग में रखें

कार्य दस्तावेज़ का दायरा कहीं रख दें कि टीम का कोई भी व्यक्ति इसकी समीक्षा कर सके। इससे उन्हें यह देखने की अनुमति मिलेगी कि आपने क्या वादा किया है और आपने क्या वादा नहीं किया है। इस तरह, यदि वे मानते हैं कि कोई कार्य उनके कार्य के साथ जाता है तो वे देख सकते हैं कि क्या यह डिलिवरेबल्स या मान्यताओं में शामिल है या यदि यह बहिष्करण में है। किसी भी तरह से, किसी को भी ऐसा काम नहीं करना चाहिए जिसके लिए उन्हें भुगतान नहीं किया जा रहा है या ग्राहक ने अनुरोध नहीं किया है।

काम के दायरे को तोड़ना

जब आपकी टीम के लिए चीजों को बिछाने की बात आती है, तो आप कार्य दस्तावेज़ के दायरे को और नीचे तोड़ना चाह सकते हैं। भले ही आप अपने ग्राहक को कार्यों की व्याख्या करने जा रहे हों, आप उन्हें अपनी टीम को और भी अधिक समझाना चाहते हैं ताकि वे जान सकें कि वे क्या कर रहे हैं, प्रत्येक कार्य के लिए कौन जिम्मेदार है और इसे कब पूरा करने की आवश्यकता है। इसलिए, इस दस्तावेज़ को कहीं रखकर शुरू करें कि हर कोई जिसे इसकी आवश्यकता है वह इसे एक्सेस कर सकता है (जैसे कि आपके गैंट चार्ट में) और फिर इसे तोड़ना शुरू करें।
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व्यक्तिगत कार्यों को बनाएं जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है ताकि प्रत्येक व्यक्ति को पता चले कि रास्ते में क्या होना चाहिए। आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि कार्यों में कितना समय लगने वाला है (या लेना चाहिए) और यहां तक कि यदि आवश्यक हो तो उनके लिए बजट भी। ध्यान रखें कि अपेक्षाएं निर्धारित करना महत्वपूर्ण है और इसलिए प्रत्येक कार्य को किसी व्यक्ति या टीम को पूरा करने के लिए असाइन करना है। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि हर कोई जानता है कि वे क्या कर रहे हैं और वे उन कार्यों के बारे में एक दूसरे के साथ संवाद कर सकते हैं जिन पर वे काम कर रहे हैं।
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दस्तावेज़ में टिप्पणियाँ, प्रश्न या चिंताएँ पोस्ट करने के लिए अपनी टीम को आमंत्रित करें ताकि हर कोई उन्हें देख सके. यह सीधे गैंट चार्ट में भी किया जा सकता है जिसे आप प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ के लिए बनाते हैं। इस तरह, हर कोई देख सकता है कि हर कोई क्या कह रहा है। वे यह भी सुनिश्चित करने में सक्षम होंगे कि प्रश्नों और चिंताओं को जल्दी से संबोधित किया जाए और इसमें शामिल सभी लोग जानते हैं कि क्या काम के दायरे में या अंतिम डिलिवरेबल्स में कोई बदलाव किया गया है जो आप अपने ग्राहक को प्रदान करेंगे। टीम के अन्य सदस्यों के साथ निरंतर संचार को प्रोत्साहित करें।

आप क्या वितरित करते हैं

अंत में, आपके स्कोप दस्तावेज़ में बहुत समय और प्रयास लगने वाला है। आपको इसमें कुछ गंभीर काम करना होगा और आपको क्लाइंट और अपने पर्यवेक्षक के साथ भी इस पर जाने में कुछ समय लगाना होगा। दस्तावेज़ को अपने पर्यवेक्षक और क्लाइंट को देने के बाद उस पर जाने के लिए कम से कम एक मीटिंग शेड्यूल करें। इसे डाक मेल या ईमेल के माध्यम से भेजें और उन्हें अपने दम पर दस्तावेज़ पर जाने के लिए एक सप्ताह (या तो) दें। दस्तावेज़ भेजते समय मीटिंग शेड्यूल करें ताकि वे जान सकें कि उन्हें कब इसका मूल्यांकन करने की आवश्यकता है.
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जब बैठक का समय आता है, तो दोनों पक्षों के साथ बैठें (या यदि आप चाहें तो एक बार में उनके साथ) और दस्तावेज़ पर जाएं। इससे आपको यह सुनिश्चित करने का समय मिलता है कि हर कोई समझता है कि क्या वादा किया जा रहा है और क्या नहीं। यह यह भी सुनिश्चित करता है कि योजना को लागू करने से पहले आप आवश्यक कोई भी बदलाव कर सकते हैं। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि हर कोई योजना से सहमत है और काम शुरू होने से पहले हर कोई इस पर हस्ताक्षर करता है। एक बार जब आप यह सब कर लेते हैं, तो आप अंतिम वितरण योग्य के लिए बेहतर तरीके से तैयार होने जा रहे हैं।