उदाहरणों के साथ प्रभावी परियोजना आवश्यकताओं का दस्तावेजीकरण कैसे करें?

कुछ लोग पूछ सकते हैं कि परियोजना की आवश्यकताएँ क्या हैं या वे परियोजना के उद्देश्यों से किस तरह अलग हैं। अगर आप भी उन्हीं सवालों के जवाब पाना चाहते हैं तो यहाँ बने रहें। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट एक जटिल क्षेत्र है, खासकर उन लोगों के लिए जो नहीं जानते कि अपनी परियोजना आवश्यकताओं को प्रभावी ढंग से कैसे दस्तावेज़ित किया जाए। 

इस ब्लॉग पोस्ट में, हम परियोजना आवश्यकताओं की बुनियादी अवधारणाओं का पता लगाएंगे। हम यह भी सीखेंगे कि आप परिणामों को आगे बढ़ाने के लिए परियोजना आवश्यकताओं को प्रभावी ढंग से कैसे दस्तावेज़ित कर सकते हैं। 

परियोजना आवश्यकताओं का क्या मतलब है?

परियोजना की आवश्यकताएं वे बुनियादी घटक हैं जो किसी परियोजना को बनाते हैं। वे ऐसी स्थितियाँ हैं जो परियोजना के सफल होने के लिए आवश्यक हैं।

सरल शब्दों में कहें तो परियोजना की आवश्यकताएं उन विशेषताओं, बाधाओं और प्रदर्शन के विस्तृत विवरण को संदर्भित करती हैं जो किसी दिए गए प्रोजेक्ट की सफलता को परिभाषित करती हैं। ये आवश्यकताएं ही हैं जो परियोजना के दायरे, नियोजन, निष्पादन और यहां तक कि मूल्यांकन और समीक्षा चरणों के लिए रूपरेखा स्थापित करती हैं।

परियोजना की आवश्यकताएं टीम को सही दिशा में आगे बढ़ाने में सहायता करती हैं तथा सदस्यों को अच्छी तरह से संरेखित करने में सहायता करती हैं। 

परियोजना आवश्यकताओं और परियोजना के उद्देश्यों के बीच अंतर 

प्रोजेक्ट आवश्यकताएँ और प्रोजेक्ट उद्देश्य एक ही चीज़ नहीं हैं। हालाँकि, इन्हें आसानी से गलत समझा जा सकता है। 

• परियोजना लक्ष्य वे इच्छित लक्ष्य हैं, जिन्हें किसी विशेष परियोजना के हिस्से के रूप में प्राप्त किया जाना है। वे अंतिम लक्ष्यों के लिए परियोजना के "क्या" हैं। 
• दूसरी ओर, परियोजना की आवश्यकताएं "कैसे" हैं - उन उद्देश्यों तक पहुंचने के लिए जिन शर्तों को पूरा किया जाना चाहिए। 

जबकि उद्देश्य परिणामों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, आवश्यकताएं उन परिणामों को प्राप्त करने के तरीकों पर ध्यान केंद्रित करती हैं। 

खाते में लेने के लिए परियोजना आवश्यकताओं के प्रकार 

यहां विभिन्न प्रकार की परियोजना आवश्यकताएं दी गई हैं जिन्हें व्यवसाय आमतौर पर ध्यान में रखते हैं:

1. व्यावसायिक आवश्यकताएँ 

व्यावसायिक आवश्यकताएँ व्यावसायिक आवश्यकताओं और उद्देश्यों से उत्पन्न होती हैं जिन्हें पूरा करने का लक्ष्य परियोजनाएँ रखती हैं। यह संगठन के समग्र लक्ष्यों की पहचान करता है और परियोजना की शुरुआत और समापन के लिए जिम्मेदार होता है। इन आवश्यकताओं को अक्सर आम आदमी की भाषा में बताया जाता है। इससे सभी हितधारकों के लिए उन्हें पढ़ना और समझना संभव हो जाता है, जरूरी नहीं कि केवल तकनीकी टीम ही उन्हें समझे।

2. समाधान आवश्यकताएँ 

समाधान आवश्यकताएँ उन विशेषताओं को निर्दिष्ट करती हैं जो अंतिम समाधान में होनी चाहिए जो या तो उत्पाद या सेवा है। वे व्यावसायिक आवश्यकताओं को तकनीकी कार्यान्वयन से जोड़ते हैं। वे वर्णन कर रहे हैं कि इस परियोजना द्वारा पहचानी गई आवश्यकताओं को कैसे पूरा किया जाएगा। परियोजना के डिलिवरेबल्स को डिजाइन करने और विकसित करने की प्रक्रिया के नियंत्रण के लिए ये आवश्यकताएँ महत्वपूर्ण हैं।

3. हितधारक आवश्यकताएँ

हितधारक की आवश्यकताएं उन सभी लोगों की आवश्यकताएं हैं जिनकी परियोजना में हिस्सेदारी है। यह पता लगाना आवश्यक है कि किन आवश्यकताओं को प्राथमिकता दी जानी चाहिए और कौन सी आवश्यकताएं दिए गए परिदृश्य में महत्वपूर्ण नहीं हैं। इन लोगों को परियोजना में अधिक शामिल महसूस कराने में मदद करने के लिए यह महत्वपूर्ण है।

4. संक्रमण आवश्यकताएँ 

संक्रमण की आवश्यकताएं प्रक्रियाओं, प्रक्रियाओं और शर्तों पर भी केंद्रित होती हैं, जिनका पालन परिवर्तन को सुविधाजनक बनाने के लिए किया जाना चाहिए। ये वर्तमान स्थिति से भविष्य की स्थिति में संक्रमण की गारंटी देते हैं। 

वे इस बात पर ध्यान देते हैं कि प्रशिक्षण, दस्तावेज़ीकरण और अन्य परिवर्तन प्रबंधन मुद्दों के संबंध में परियोजना के परिणामों को कैसे प्राप्त किया जाए। 

5. गुणवत्ता आवश्यकताएँ

गुणवत्ता की आवश्यकताएं परिभाषित करती हैं कि किस गुणवत्ता की अपेक्षा की जाती है। वह गुणवत्ता जो परियोजना के अंतिम उत्पाद द्वारा प्राप्त की जाएगी। वे अंतिम उत्पाद या सेवा से अपेक्षित गुणवत्ता मानक का वर्णन करते हैं, जैसे प्रदर्शन, निर्भरता, सुविधा, आदि। इसमें अन्य गुणवत्ता आवश्यकताएं भी शामिल हैं जो परियोजना के अनुरूप हो सकती हैं। 

6. परियोजना आवश्यकताएँ 

परियोजना की आवश्यकताएं वे शर्तें और बाधाएं हैं जो परियोजना को परिभाषित करती हैं। उदाहरण के लिए, समय, लागत, सामग्री और सुरक्षा। ये आवश्यकताएं परियोजना को नियंत्रित करने और यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण हैं कि यह नियंत्रण की कुछ सीमाओं से बाहर न जाए। 

उदाहरणों के साथ परियोजना आवश्यकताओं को दस्तावेज करने के लिए शामिल कदम 

जब किसी परियोजना के प्रबंधन की बात आती है तो सबसे ज़रूरी प्रक्रियाओं में से एक है परियोजना की आवश्यकताओं का दस्तावेज़ीकरण। इसमें पहचान, दस्तावेज़ीकरण और संचार शामिल है कि परियोजना द्वारा क्या हासिल किया जाना है। इसमें यह भी शामिल होना चाहिए कि इसे क्यों हासिल किया जाना है, इसे कैसे किया जाएगा और इससे किसे फ़ायदा होगा। 

संपूर्ण परियोजना के परिप्रेक्ष्य से एक ठोस निर्णय लेने के लिए ये बातें महत्वपूर्ण हैं।

यहां हम प्रक्रिया को बेहतर ढंग से समझने में आपकी मदद करने के लिए परियोजना आवश्यकताओं के दस्तावेजीकरण में शामिल आवश्यक चरणों का पता लगाएंगे। 

1. परियोजना का दायरा और उद्देश्य परिभाषित करें 

इसके लिए आपको स्पष्ट रूप से यह बताना होगा कि परियोजना का उद्देश्य क्या है। इसमें विशिष्ट डिलीवरेबल्स और समग्र लक्ष्यों के बारे में जानकारी भी शामिल होनी चाहिए। 

उदाहरण के लिए, यदि परियोजना एक नया सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन विकसित करना है, तो दायरे और उद्देश्यों में शामिल होंगे:

• सॉफ्टवेयर की कार्यक्षमता
• लक्षित दर्शक
• अपेक्षित परिणाम। 

2. हितधारक और व्यावसायिक आवश्यकताओं की पहचान करें 

इसके बाद, आपको हितधारक की आवश्यकताओं और व्यावसायिक आवश्यकताओं की पहचान करनी होगी। 

• हितधारक आवश्यकताओं को उन परिणामों या विनिर्देशों के रूप में परिभाषित किया जाता है जो ग्राहक, अंतिम उपयोगकर्ता या प्रायोजक किसी परियोजना से अपेक्षा करते हैं। ये आवश्यकताएं किसी दिए गए प्रोजेक्ट में शामिल समूहों के लिए महत्वपूर्ण हैं। 
• इसके विपरीत, व्यावसायिक आवश्यकताएं अधिक सामान्य व्यावसायिक चिंताओं जैसे कानून, बजट या रणनीतियों के लिए होती हैं।

किसी विशेष परियोजना के संबंध में कार्यक्षेत्र और उद्देश्यों को परिभाषित करने के बाद अगला चरण आवश्यकताओं को एकत्रित करना है। इस महत्वपूर्ण गतिविधि में परियोजना के दायरे के वितरण से जुड़ी आवश्यकताओं, संदर्भ और कौशल की पहचान करने के लिए प्रमुख हितधारकों को शामिल किया जाता है।

इन सत्रों का आयोजन करते समय, प्रासंगिक प्रश्न पूछे जाने चाहिए। ये परियोजना की कार्यात्मक और गैर-कार्यात्मक आवश्यकताओं को परिभाषित करने में मदद करते हैं। आवश्यकताओं के विस्तृत और स्पष्ट सेट के निर्माण को सुनिश्चित करने के लिए निष्कर्षों को स्पष्ट रूप से प्रलेखित किया जाना चाहिए। 

3. आवश्यकताओं को रेखांकित करने के लिए एकल दस्तावेज़ बनाएं 

कार्यक्षेत्र, उद्देश्य, संबंधित हितधारक और व्यावसायिक आवश्यकताओं की पहचान करने के बाद, अगला कदम जो उठाया जा सकता है वह है सभी परियोजना आवश्यकताओं को एक दस्तावेज़ में संकलित करना। परियोजना प्रबंधन योजना किसी परियोजना के संदर्भ में संदर्भ पाठ की भूमिका भी निभाती है। ताकि हितधारकों की आवश्यकताओं और अपेक्षाओं को पूरा करने में निरंतरता बनी रहे। 

एकल दस्तावेज़ में प्रोजेक्ट आवश्यकताएँ लिखने के लिए उदाहरण 

किसी एकल दस्तावेज़ में प्रोजेक्ट आवश्यकताओं को रेखांकित करते समय, एक अच्छी तरह से संरचित प्रारूप स्पष्टता और समझ को महत्वपूर्ण रूप से बढ़ा सकता है। एक प्रभावी संरचना में निम्नलिखित अनुभाग शामिल हो सकते हैं:

• परिचय 

यह खंड परियोजना का अवलोकन प्रदान करता है। इसमें इसका उद्देश्य, अपेक्षित परिणाम और वह समस्या शामिल है जिसका समाधान किया जा रहा है। यह पाठक के लिए मंच तैयार करता है। यह परियोजना के संदर्भ और महत्व को प्रस्तुत करके संभव है। 

• सामान्य विवरण 

सबसे पहले, हम पूरी परियोजना का संक्षिप्त विवरण देते हैं। इसमें परियोजना के लक्ष्यों और उद्देश्यों के साथ-साथ सीमाओं और मान्यताओं की पहचान करना शामिल है। यह खंड इस बात का सामान्य विचार प्रदान करता है कि परियोजना द्वारा क्या हासिल किया जाना अपेक्षित है।

• आवश्यकताएँ विशिष्ट विवरण 

अगला खंड परियोजना की कार्यात्मक आवश्यकताओं के संदर्भ में इसकी विशिष्ट विशेषताओं और उद्देश्य पर चर्चा करता है। यह उन विशेषताओं, उपयोग और प्रदर्शन अपेक्षाओं को परिभाषित करता है जिन्हें परियोजना द्वारा प्रदान किया जाना चाहिए। अस्पष्ट विवरणों के कारण कोई गलतफहमी न हो, यह सुनिश्चित करने के लिए अच्छी तरह से परिभाषित विवरण आवश्यक हैं।

• शब्‍दावली 

इस खंड में, मुख्य शब्दों और अवधारणाओं का वर्णन किया गया है। इनका उपयोग इस आवश्यकता दस्तावेज़ में किया गया है। शब्दों की शब्दावली विकसित करना महत्वपूर्ण है। यह सुनिश्चित करता है कि सभी हितधारक एक ही स्तर पर हैं। यह अभ्यास उन्हें प्रक्रिया में उपयोग किए जाने वाले शब्दों के अर्थ के प्रति सच्चे रहने में मदद करेगा।

• संदर्भ 

आवश्यकताओं को विकसित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले उद्धरण और जानकारी के स्रोत इस खंड में सूचीबद्ध हैं। संदर्भ प्रदान करने से आवश्यकताओं में विश्वसनीयता बढ़ती है और हितधारकों को जरूरत पड़ने पर आगे का पता लगाने की अनुमति मिलती है।

4. परियोजना प्रबंधन के लिए एक चुस्त प्रक्रिया का पालन करें 

आजकल लोग प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में एजाइल पद्धतियों का अभ्यास करने के लिए बहुत इच्छुक हैं। एजाइल पद्धतियां मूल रूप से पुनरावृत्त विकास के इर्द-गिर्द घूमती हैं। वे लचीलेपन के साथ टीमों में काम करने के लिए सहायक हैं। वे प्रोजेक्ट टीमों को विकसित आवश्यकता को शामिल करने और हितधारकों को अधिक कुशलता से मूल्य प्रदान करने में भी सक्षम बनाते हैं। 

इसलिए एजाइल सिद्धांत परियोजना प्रबंधकों को परियोजना आवश्यकताओं को प्रभावी ढंग से दस्तावेज करने में मदद कर सकते हैं। यह हितधारकों की बदलती जरूरतों को समय पर पूरा करने और जवाबदेही बढ़ाने को भी बढ़ावा देता है। 

कुशल परियोजना प्रबंधन के लिए गैंट चार्ट से सहायता प्राप्त करें 

वास्तविक परियोजना को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करने के लिए गैंट चार्ट का उपयोग अत्यंत उपयोगी हो सकता है। गैंट चार्ट एक परियोजना के भीतर शामिल की जाने वाली गतिविधियों की योजना और प्रगति को दर्शाने वाले ग्राफिकल प्रतिनिधित्व हैं। यह गतिविधियों के क्रम की स्पष्ट जानकारी देकर परियोजना की समयरेखा को वास्तव में पारदर्शी बनाता है। इसमें गतिविधियों और परियोजना के लिए आवश्यक संसाधनों की परस्पर निर्भरता भी शामिल है। 

इंस्टागैंट एक लोकप्रिय ऑनलाइन टूल है जो उपयोगकर्ताओं को गैंट चार्ट को मूल रूप से बनाने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है। गैंट चार्ट सहायक होने के कुछ कारण यहां दिए गए हैं और आपको उनका उपयोग करने पर विचार क्यों करना चाहिए:

• दृश्य प्रतिनिधित्व: इस प्रकार के चार्ट परियोजना संचालन की समय-सारणी दिखाने के लिए लाभदायक होते हैं। ये आपको परियोजना के पूरा होने के क्रम की गलत व्याख्या से बचने में मदद करते हैं।
• कार्य निर्भरताएँ: गैंट चार्ट कार्यों के बीच संबंध दिखाते हैं जो परियोजना प्रबंधक को महत्वपूर्ण पथ/बाधा का पता लगाने में सक्षम बनाता है।
• संसाधन आवंटन: गैंट चार्ट में, विभिन्न कार्यों के लिए उस विशेष टीम सदस्य की उपलब्धता को देखते हुए परियोजना में संसाधनों की बेहतर योजना बनाई जा सकती है और उन्हें आवंटित किया जा सकता है। 
• प्रगति ट्रैकिंग: गैंट चार्ट परियोजना प्रबंधक को बेहतर निर्णय लेने में मदद करने के उद्देश्य से कार्यों की प्रगति की निगरानी में मदद करते हैं।

5. परियोजना आवश्यकताओं पर नियंत्रण और निगरानी 

परियोजना आवश्यकता दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया में अंतिम चरण में निगरानी और नियंत्रण शामिल है। इसके लिए परियोजना जीवनचक्र के दौरान आवश्यकताओं को ट्रैक करना और नियंत्रित करना आवश्यक था। 

इसमें परिवर्तनों को ट्रैक करने और उनके प्रभाव का आकलन करने के लिए तंत्र स्थापित करना शामिल है। यह यह भी सुनिश्चित करता है कि दस्तावेज़ में दर्ज आवश्यकताएँ सटीक और अद्यतित रहें। हितधारकों के साथ नियमित संचार और सहयोग महत्वपूर्ण है। आवश्यकताओं के दस्तावेज़ की समय-समय पर समीक्षा आपको अपडेट रहने में मदद कर सकती है। 

वे किसी भी परिवर्तन या नई अंतर्दृष्टि की पहचान करने और उसे संबोधित करने में मदद करते हैं। ये परिवर्तन परियोजना के निष्पादन के दौरान उत्पन्न हो सकते हैं। 

अंतिम विचार 

परियोजना आवश्यकताओं का दस्तावेजीकरण परियोजना प्रबंधन जीवनचक्र में एक मूलभूत कदम है। इस पोस्ट में उल्लिखित चरणों का पालन करके और एक चुस्त दृष्टिकोण को अपनाकर, परियोजना प्रबंधक यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि परियोजना आवश्यकताओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित, समझा और सभी हितधारकों को प्रभावी ढंग से संप्रेषित किया गया है।

नतीजतन, यह सफल परियोजना निष्पादन और परियोजना के उद्देश्यों की उपलब्धि के लिए मंच तैयार करता है।