चीजें हो रही हैं: डेविड एलन द्वारा तनाव मुक्त उत्पादकता की कला

डेविड एलन की गेटिंग थिंग्स डन: द आर्ट ऑफ स्ट्रेस-फ्री प्रोडक्टिविटी ने उत्पादकता और परियोजना प्रबंधन पर जनसंख्या के दृष्टिकोण को बदल दिया है। पुस्तक लोगों और टीमों को उनके काम के बारे में जागरूकता, उनके प्रति उनके सचेत दृष्टिकोण और कार्यों के साथ उनके जुड़ाव के स्तर को बढ़ाने के उद्देश्य से एक प्रभावी ढांचा प्रस्तुत करती है।

काम पर या अपने दैनिक जीवन में GTD तरीकों का परिचय संगठन में सुधार, तनाव में कटौती, और आराम का एक शानदार तरीका है. चाहे वह गैंट चार्ट से जुड़ा परियोजना प्रबंधन हो या दैनिक कार्यों की जांच कर रहा हो, हम चीजों को पूरा करने के लिए प्रभावी उपकरणों और रणनीतियों पर कब्जा करेंगे।

काम करने की कार्यप्रवाह

वर्कफ़्लो में पाँच मुख्य अवस्थाएँ होती हैं: कैप्चर करें, स्पष्ट करें, व्यवस्थित करें, प्रतिबिंबित करें और संलग्न करें. ऐसी प्रणाली बनाने की प्रक्रियाओं में उनमें से हर एक आवश्यक है जो उत्पादकता को जन्म देगा और तनावपूर्ण स्थितियों से बचने में मदद करेगा।

पकड़ना

GTD वर्कफ़्लो का पहला चरण कैप्चर है। इसमें सभी कार्यों, विचारों और प्रतिबद्धताओं को एक विश्वसनीय प्रणाली में एकत्र करना शामिल है। लक्ष्य सब कुछ अपने सिर से और एक विश्वसनीय बाहरी प्रणाली में प्राप्त करना है, अपने दिमाग को हर विवरण को याद रखने के बोझ से मुक्त करना है।

यह नोटबुक, ऐप्स, गैंट चार्ट या डिजिटल आयोजकों जैसे विभिन्न उपकरणों का उपयोग करके किया जा सकता है। सब कुछ एक ही स्थान पर कैप्चर करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि कोई भी कार्य या विचार दरार से फिसल न जाए, जिससे आप स्पष्ट दिमाग से काम पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

स्पष्ट करना

एक बार जब आप सब कुछ कैप्चर कर लेते हैं, तो अगला कदम स्पष्ट करना होता है। इस चरण में आपके द्वारा एकत्र किए गए प्रत्येक आइटम को संसाधित करना शामिल है ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि इसका क्या अर्थ है और किस कार्रवाई की आवश्यकता है। इस प्रक्रिया के दौरान, आप अपने आप से सवाल पूछते हैं जैसे: "क्या यह कार्रवाई योग्य है?" और "अगला कदम क्या है?"

यदि कोई आइटम कार्रवाई करने योग्य है, तो आप इसे आगे ले जाने के लिए आवश्यक अगली क्रिया निर्धारित करते हैं. यदि ऐसा नहीं है, तो आप तय करते हैं कि इसे ट्रैश करना है, इसे भविष्य में विचार के लिए इनक्यूबेट करना है, या इसे संदर्भ सामग्री के रूप में दर्ज करना है। स्पष्ट करने से आपको अपने कार्यों की स्पष्ट समझ हासिल करने और उन्हें प्रभावी ढंग से निपटने में मदद मिलती है।

संगठित करना

अपने कार्यों को स्पष्ट करने के बाद, अगला कदम व्यवस्थित करना है। इस चरण में आपके कार्यों को उनके संदर्भ, तात्कालिकता और महत्व के आधार पर वर्गीकृत करना और प्राथमिकता देना शामिल है। आप अपने कार्यों को श्रेणियों में व्यवस्थित करने के लिए सूचियों, फ़ोल्डरों या डिजिटल टूल का उपयोग कर सकते हैं जैसे कि अगली क्रियाएं, परियोजनाएं, प्रतीक्षा कर रहे हैं, और किसी दिन /

अपने कार्यों को व्यवस्थित करके, आप एक संरचित सिस्टम बनाते हैं जो आपको वर्तमान संदर्भ और उपलब्ध समय के आधार पर अपने कार्यों को त्वरित रूप से एक्सेस और प्रबंधित करने की अनुमति देता है। यह संगठन आपको केंद्रित रहने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि आप हमेशा सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर काम कर रहे हैं।

विचार करना

भविष्य में और वर्तमान क्षण के लिए भी GTD की प्रभावशीलता को बनाए रखने के लिए प्रतिबिंबित चरण महत्वपूर्ण है। इसमें आपके कार्यों और परियोजनाओं का समय-समय पर संशोधन करना और फीडबैक विश्वसनीयता बढ़ाने के लिए सिस्टम में सही इनपुट शामिल है। साप्ताहिक प्रदर्शन करने का सुझाव दिया जाता है जहां आप अपने प्रदर्शन और अतिरिक्त ज्ञान के आधार पर अपनी सूचियों में संशोधन करते हैं।

स्नेही रूप से समीक्षा के कार्य के रूप में वर्णित, यह आपको अपने काम का प्रबंधन करने, समस्याओं का आकलन करने और यदि आवश्यक हो तो अपनी योजनाओं को संशोधित करने देता है। इससे आप हमेशा केंद्रित रहते हैं और जानते हैं कि आप प्रगति कर रहे हैं जबकि एक ही समय में, आप हमेशा यह सुनिश्चित करते हैं कि आप उस योजना की समीक्षा कर रहे हैं जिसे आपने निर्धारित किया है।

सगाई करना

GTD चरणों के अंतिम व्यस्त है. यह वह जगह है जहां आप उन कार्यों की सूची के अनुसार काम करते हैं जिन्हें आपने पहले जटिल और विश्लेषण किया है। इस प्रकार, यदि आप सुव्यवस्थित हैं और अपनी गतिविधियों को प्राथमिकता देते हैं, तो आप अपने कार्यों पर काम करना शुरू कर पाएंगे और इसमें कोई संदेह नहीं होगा कि आप उचित समय पर सबसे महत्वपूर्ण चीजों पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं।

यह करने के चरण पर केंद्रित है; यह मंच के लिए एक 'कैसे' है। पिछले चरणों के बाद, कोई भी कुशलतापूर्वक कार्यों को पूरा कर सकता है और इस प्रकार, उन्हें कुशलतापूर्वक पूरा कर सकता है और खुद को प्रसन्न कर सकता है।

कुंजी उपकरण और तकनीक

जीटीडी के कई घटक और सिद्धांत डेविड एलन द्वारा तैयार किए गए हैं, लेकिन मुख्य में निम्नलिखित उपकरण और तकनीक शामिल हैं। इस प्रकार, उनमें से प्रत्येक इस तरह से कार्यों की योजना बनाने में महत्वपूर्ण है कि दरार से कुछ भी फिसलता नहीं है।

इन-ट्रे

इन-ट्रे प्रवेश बिंदु है जहां सभी जानकारी, कार्यों, विचारों और प्रतिबद्धताओं को क्रमबद्ध करने और उचित स्थान पर सेट करने से पहले संसाधित किया जाता है। यह एक ऐसी जगह है जहां आप वह सब जमा करते हैं जिस पर आपको ध्यान देने की आवश्यकता होती है, यह एक भंडार के रूप में कार्य करता है। इन-ट्रे आपके डेस्क पर एक ट्रे, एक कम्प्यूटरीकृत संदेश केंद्र, या अधिक व्यावहारिक रूप से एक नोटबुक हो सकता है।

यहां अवधारणा एक विशेष क्षेत्र है जहां कोई भी प्राप्त किसी भी चीज को ढेर में तुरंत स्थानांतरित कर सकता है। इन-ट्रे के मामले में, इसकी निकासी और प्रसंस्करण नियमित रूप से यह सुनिश्चित करता है कि संबंधित व्यक्ति को भारी किए बिना नए कार्यों या विचारों को अच्छी तरह से प्रबंधित किया जाता है।

अगली कार्रवाइयां

अगली क्रियाएं व्यावहारिक विवरण हैं कि आप अपने कार्यों को कैसे पूरा करने जा रहे हैं। एक बार जब आप जानते हैं कि क्या करने की आवश्यकता है, तो आप प्रत्येक कार्य को उसकी अगली प्रबंधनीय कार्रवाई के लिए विघटित कर देते हैं। यह उस स्थिति से बचने में मदद करता है जहां कार्य बहुत अस्पष्ट होंगे या कार्य की मात्रा प्रदर्शन करने के लिए बहुत बड़ी है।

अगली कार्रवाई निकटतम अगली शारीरिक कार्रवाई पर जोर देकर विलंब को समाप्त करती है और इस प्रकार व्यक्ति को काम शुरू करने और जारी रखने के लिए प्रोत्साहित करती है। अगली क्रियाओं को संदर्भ के आधार पर वर्गीकृत किया जा सकता है, उदाहरण के लिए काम पर, घर पर और कंप्यूटर पर दूसरों के बीच। यह देखना आसान है कि वर्तमान स्थिति और उपलब्ध उपकरणों के आधार पर किसी को क्या करना चाहिए।

परियोजनाओं की सूची

यह केवल आपकी सभी सक्रिय परियोजनाओं से युक्त एक सूची है, इसलिए इसे परियोजना सूची के रूप में जाना जाता है। जीटीडी एक परियोजना को किसी भी डिलिवरेबल के रूप में बताता है जिसे पूरा करने से पहले कई कार्रवाई चरणों की आवश्यकता होती है। परियोजनाओं की सूची आपको ऐसे किसी भी कार्य को भूलने से रोकती है जिसके लिए कई चरणों की आवश्यकता होती है और बड़े-चित्र लक्ष्यों का अवलोकन संरक्षित करती है।

प्रत्येक प्रोजेक्ट को अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन लक्ष्य को पूरा करना होगा, और प्रश्न में कार्य से जुड़े अगले कार्यों का एक सेट होना चाहिए। समय-समय पर परियोजनाओं की सूची की समीक्षा करके आप सुनिश्चित हैं कि आप गठबंधन कर रहे हैं, और आप अपनी अधिकांश महत्वपूर्ण परियोजनाओं को लगातार आगे बढ़ा सकते हैं।

संदर्भों

संदर्भ वह कार्य भाग है जो इस बात से संबंधित है कि किसी विशेष कार्य को कहाँ या कैसे किया जा सकता है। आप संदर्भों के आधार पर अपनी वर्तमान स्थिति के लिए किसी भी प्रासंगिक कार्यों को जल्दी और कुशलता से पुनः प्राप्त कर सकते हैं और उसी क्षेत्र में प्रासंगिक कार्यों को पूरा कर सकते हैं।

सामान्य संदर्भ हैं

• फोन जब आपको कॉल करने की आवश्यकता हो
• कंप्यूटर जब आपको कुछ लिखना आवश्यक हो
• उन चीजों के लिए काम जो घर और कार्यालय के बाहर करना चाहिए।

यह दिए गए संदर्भ में फिट होने वाले कार्य पर आपके प्रयासों को निर्देशित करके उपयोग किए जाने वाले समय और प्रयास के अनुकूलन में सहायता करता है।

किसी दिन / शायद सूची

किसी दिन / शायद सूची एक ऐसा स्थान है जिस पर आप उन विचारों, कार्यों या परियोजनाओं को लिख सकते हैं जो वर्तमान समय में वारंट कार्यान्वयन के लिए पर्याप्त चुनौतीपूर्ण या महत्वपूर्ण नहीं हैं, लेकिन किसी दिन करने योग्य हैं। इस सूची का उपयोग करके, कोई भी तत्काल कार्रवाई करने के लिए दबाव डाले बिना व्यावसायिक विकास के लिए लीड कैप्चर कर सकता है।

समय-समय पर किसी दिन/शायद सूची को देखने से आप उन विचारों को याद कर सकते हैं जो होल्ड पर हैं और विचार करें कि आप उन्हें सक्रिय सूची में कब ले जाना चाहते हैं। यह सुरक्षा की भावना भी देता है कि आपके भविष्य के सपने एक सुरक्षित स्थान पर लिखे और सील किए गए हैं।

काम पूरा करने की शिक्षाओं को लागू करने के लाभ

गेटिंग थिंग्स डन से ज्ञान का उपयोग करने से कई फायदे मिलते हैं, जिनमें बेहतर फोकस, कम तनाव और उत्पादकता में वृद्धि शामिल है। सभी कार्यों और प्रतिबद्धताओं को एक ही स्थान पर रिकॉर्ड करना आपके दिमाग को इस भीषण सोच से दूर कर देता है कि क्या करने की आवश्यकता है या आपको कहाँ होना चाहिए।

इससे उत्पादकता में वृद्धि होती है क्योंकि कम विकर्षण होते हैं, जिससे आप जो कर रहे हैं उस पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। गतिविधियों को तोड़ने और परिभाषित करने के लिए व्यवस्थित दृष्टिकोण कार्यों को अधिक समझने योग्य बनाकर तनाव और भ्रम को कम करता है। स्पष्ट रूप से परिभाषित करना कि क्या करने की आवश्यकता है और एक योजना होने से भूले हुए कार्यों और समय सीमा पर तनाव कम हो जाता है।

इसके अतिरिक्त, GTD काम को प्रबंधनीय अगली क्रियाओं में तोड़कर और स्थिरता सुनिश्चित करके उत्पादकता में सुधार करता है। चिंतनशील और नियोजित सिस्टम रखरखाव गारंटी देता है कि आपकी प्राथमिकताएं आपके उद्देश्यों के साथ संरेखित होती हैं, जिससे आप कम समय और परेशानी के साथ अधिक काम कर सकते हैं।

समाप्ति

पुस्तक गेटिंग थिंग डन एक ऐसी तकनीक सिखाती है जो कार्यों और परियोजनाओं को संभालने के तरीके को उल्लेखनीय रूप से बदल सकती है। इसकी CCORE पद्धति सुनिश्चित करती है कि आपके कार्यों को कम प्रयास में प्राप्त किया जाएगा। जीटीडी पद्धति जब संगठन की बात आती है तो एक बहुत ही लचीला है, जिसे जीवन के कई क्षेत्रों में लागू किया जा सकता है, जिसमें गैंट चार्ट जैसे परियोजना प्रबंधन उपकरण के लिए सरल टू-डू सूचियां शामिल हैं।

तनाव मुक्त उत्पादकता के लिए तत्पर हैं, GTD प्रणाली का स्वागत करते हैं, और आप में जो कुछ भी है उससे अधिक प्राप्त करें।