गैंट चार्ट का उपयोग करने वाले परियोजना प्रबंधकों के लिए अनिवार्यता

जब व्यस्त रहना और कई काम करना आम बात हो, तो "एसेंशियलिज़्म: द डिसिप्लिंड परस्यूट ऑफ़ लेस" पाठकों को ध्यान केंद्रित करना सीखने में मदद करती है। यह पुस्तक हमें सलाह देती है कि हम केवल उन्हीं चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करें जो हमें योगदान देने में मदद करती हैं और उन चीज़ों से बचें जो हमारे रास्ते में आती हैं। यह दृष्टिकोण लोगों की उत्पादकता और टीमों व कंपनियों में परियोजनाओं के संगठन के लिए महत्वपूर्ण है।

गैंट चार्ट जैसे उपकरणों का उपयोग करने और परियोजना परिवेश में काम करने का अर्थ है कि मुख्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना लाभदायक है, न कि हर छोटी-छोटी बात पर। यहाँ, हम एसेंशियलिज़्म के आवश्यक गुणों की जाँच करते हैं और बताते हैं कि कैसे ये परियोजना प्रबंधन के परिणामों, समय-सारिणी और प्रक्रियाओं को बेहतर बना सकते हैं।

मूल दर्शन: कम करो, लेकिन बेहतर करो

एसेंशियलिज़्म के पीछे मुख्य मान्यता है कि कम काम करो और उसे अच्छी तरह करो। हर काम को पूरा करने की कोशिश करना उतना मददगार नहीं है जितना कि सही प्रोजेक्ट्स को पूरा करने की कोशिश करना। इसके लिए ज़रूरी है कि आप स्पष्ट, केंद्रित और लोगों को ना कहने में सक्षम हों।

परिणामस्वरूप, परियोजना प्रबंधकों को:

• परियोजना के मुख्य उद्देश्यों को सर्वोत्तम तरीके से प्राप्त करने पर पूरा ध्यान देना।
• उन सुविधाओं, चर्चाओं या कर्तव्यों से छुटकारा पाना जो उत्पाद के लिए सहायक नहीं हैं।
• अपने आप को सबसे महत्वपूर्ण मील के पत्थर के लिए गैंट चार्ट का उपयोग करने तक सीमित रखें।

अनिवार्य दृष्टिकोण का उपयोग करते हुए, परियोजना टीमें अनावश्यक कार्यों को पूरा करने से बचती हैं। चार्ट में शुरू किया गया प्रत्येक कार्य व्यर्थ होने के बजाय महत्वपूर्ण हो जाता है।

किन समस्याओं को नज़रअंदाज़ करना है, इसका चयन

मैककाउन बताते हैं कि विकल्पों के बीच चयन करने से कंपनी की रणनीतिक क्षमता कम नहीं, बल्कि ज़्यादा बढ़ती है। एक साथ सब कुछ करने से आपको बेहतरीन नतीजे नहीं मिलेंगे। सच्ची सफलता पाने के लिए ज़रूरी है कि आप छोटे-मोटे कामों को छोड़कर सबसे ज़रूरी काम पर ध्यान दें।

इसलिए, किसी परियोजना की योजना बनाते समय, उन विचारों, कार्यों या अनुरोधों को अस्वीकार करना ज़रूरी है जो वास्तव में कोई बदलाव नहीं लाएँगे।) अगर आप चाहते हैं कि आपका गैंट चार्ट स्पष्टता दिखाए, तो आपको छोटे या दोहराए जाने वाले कार्यों को छोड़ देना चाहिए। अक्सर, एक सामान्य सॉफ़्टवेयर परियोजना में, लोग पहले मुख्य भागों पर ध्यान केंद्रित करते हैं और जोड़े गए एकीकरणों को बाद के लिए बचाकर रखते हैं। ऐसा करने से अतिरिक्त कार्यों के जुड़ने की संभावना कम हो जाती है और गुणवत्ता स्थिर बनी रहती है।

उद्देश्य की स्पष्टता: आवश्यक प्रश्न से शुरुआत करें

शुरुआत करने के लिए, अनिवार्यता आपको खुद से यह पूछने के लिए प्रेरित करती है: मैं जो कुछ भी कर सकता हूँ, उनमें से इस समय सबसे ज़्यादा क्या मायने रखता है? इस मार्गदर्शक सिद्धांत के साथ, टीमों का एक ही उद्देश्य होता है जिससे वे अपनी गतिविधियों को केंद्रित कर सकें। हर गतिविधि और कार्यों और महत्वपूर्ण तिथियों के बीच का संबंध शुरुआत में चुने गए मुख्य लक्ष्य से मेल खाना चाहिए।

एक अभ्यास के रूप में, इसका अर्थ है परियोजना के लिए शुरुआत में ही एक स्पष्ट दृष्टिकोण बनाना और गैंट चार्ट बनाते समय कार्यों का चयन करने के लिए उसका उपयोग करना। टीम में सभी को इस बात पर सहमत होना होगा कि "सफलता" का क्या अर्थ है। इस कारण से, एक मार्केटिंग टीम अनुत्पादक विज्ञापन चैनलों का उपयोग बंद कर सकती है और उन कुछ पर ध्यान केंद्रित कर सकती है जो उनके मुख्य दर्शकों तक सबसे अच्छी तरह पहुँचते हैं, ताकि प्रत्येक गतिविधि उन्हें अपने मुख्य उद्देश्य को पूरा करने में मदद करे।

ना कहने की शक्ति: गैर-जरूरी चीजों को खत्म करना

एसेंशियलिज़्म के मुख्य विचारों में से एक है नियमित रूप से और सावधानीपूर्वक अनुरोधों को अस्वीकार करना। एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपको अनुरोधों या विचारों के अत्यधिक दबाव में आने से बचना होगा। हितधारकों के आपातकालीन अनुरोध, अंतिम समय में अतिरिक्त सुविधाएँ, या अनुत्पादक बैठकें, ये सभी किसी परियोजना के मुख्य उद्देश्यों को बाधित कर सकती हैं। परियोजना प्रबंधकों को गैंट चार्ट बनाने चाहिए जो मुख्य कार्यों की रूपरेखा तैयार करें, स्पष्ट करें कि परियोजना क्या कवर करेगी और क्या नहीं, और ऐसे ढाँचों पर भरोसा करें जो स्पष्ट, मापनीय सकारात्मक परिणाम मिलने तक निर्णयों को "नहीं" कहें। ऐसा करने से समय, ऊर्जा और संसाधनों की बचत होती है जो सफलता की ओर ले जाते हैं।

कम बैठकें निर्धारित करें और अपने काम पर बेहतर ध्यान केंद्रित करें।

बैठकों में बिताया गया समय आमतौर पर उत्पादकता से ज़्यादा होता है। मैककाउन इस बात पर ज़ोर देते हैं कि अनावश्यक संवाद और व्यवधानों को कम करना बहुत ज़रूरी है।

जब बात परियोजना प्रबंधन की आती है:

• एक ही स्थिति बैठक आयोजित करने के बजाय, आपको डैशबोर्ड परिणामों का उपयोग करना चाहिए और गैंट चार्ट पर अपने कार्यों की प्रगति की समीक्षा करनी चाहिए।
• अपने कार्यक्रम में ऐसे कार्यों के लिए विशेष रूप से समय निर्धारित करें जिनके लिए गहन विचार की आवश्यकता होती है, जैसे बजट बनाना, योजना बनाना या जोखिमों का विश्लेषण करना।

जब भी ज़रूरत हो, कर्मचारियों को अलग-अलग शेड्यूल होने पर भी सहयोग करने का मौका दें। अप्रासंगिक मीटिंग्स से छुटकारा पाने से आपकी टीम मुख्य कार्यों पर ज़्यादा ध्यान दे पाएगी।

गैंट चार्ट के साथ आवश्यक योजना

गैंट चार्ट एक समयरेखा से कहीं बढ़कर है; यह दर्शाता है कि कौन से कार्य सबसे महत्वपूर्ण हैं। यदि आप अनिवार्यता का उपयोग करते हैं, तो आपके सिस्टम केवल वही दिखाते हैं जो वास्तव में महत्वपूर्ण है। आपको अनिवार्यतावादी गैंट चार्ट बनाकर शुरुआत करनी चाहिए।

• अपनी परियोजना के लिए महत्वपूर्ण पथ का चयन शुरू में ही सुनिश्चित कर लें।
• अपने कर्तव्यों को इस प्रकार व्यवस्थित करें कि आप उन चीजों पर काम करें जो सबसे महत्वपूर्ण हैं।
• सभी निर्भरताएं परियोजना के प्रमुख लक्ष्यों के अनुरूप होनी चाहिए।

बड़ी परियोजनाओं में, कई परियोजना प्रबंधक हर संभावित समस्या को कवर करने की बहुत कोशिश करते हैं। इसके बजाय, अपनी रणनीति को बड़े परिणामों पर केंद्रित रखें और छोटी-छोटी बातों पर कुछ समायोजन की गुंजाइश रखें। इस प्रकार की योजना विकल्पों को कम करती है और काम को तेज़ी से पूरा करने में मदद करती है।

टीमवर्क पर लागू अनिवार्यता के सिद्धांत

प्रभावी सहयोग की दिशा में पहला कदम स्पष्टता है। अगर टीम के सभी सदस्यों को पता हो कि वे क्या कर रहे हैं और क्यों, तो प्रक्रिया अधिक सुचारू और सहज रूप से आगे बढ़ती है और तनाव कम होता है। मैककाउन के अनुसार, प्रत्येक व्यक्ति क्या करता है, यह स्पष्ट रूप से बताने से लोग एक ही काम पर बार-बार काम करने से बचते हैं और चीज़ें अधिक सुचारू रूप से चलती हैं।

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इस अभ्यास का एक तरीका यह है कि परियोजना नेता गैंट चार्ट पर दर्शाए गए प्रत्येक मुख्य कार्य या मील के पत्थर के लिए एक मुख्य व्यक्ति को नियुक्त करे ताकि ओवरलैप से बचा जा सके। टीम के सदस्यों को उनके मूल कौशल पर ही ध्यान केंद्रित करने देने से कार्य की गुणवत्ता बढ़ती है और प्रत्येक चरण को दूसरे चरण से आसानी से जोड़ने में मदद मिलती है। जब इस तरह से भूमिकाओं का मिलान किया जाता है, तो परियोजनाएँ अधिक सुचारू रूप से और बेहतर एकाग्रता के साथ चलती हैं।

टीम बर्नआउट को रोकना: संपत्ति की सुरक्षा के लिए कदम

अपनी टीम की ऊर्जा और क्षमता को बनाए रखने का विचार मैककाउन से आया है और इसीलिए उनका संदेश बेहद महत्वपूर्ण है। बर्नआउट का मुख्य कारण बहुत ज़्यादा व्यस्तता, बेवजह का तनाव और ऐसी नौकरियाँ हैं जिनसे ज़रूरी नहीं कि नतीजे मिलें।

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एक समाधान के रूप में, परियोजना प्रबंधक अपनी टीम के बीच कार्यों के बंटवारे की योजना को देखने और प्रबंधित करने के लिए गैंट चार्ट का उपयोग कर सकते हैं। आराम के लिए छोटे-छोटे ब्रेक लेने, प्रतिक्रिया प्राप्त करने और नए विचारों पर विचार करने से सभी को अच्छा प्रदर्शन करने और कम चिंतित महसूस करने में मदद मिलती है। इसके अलावा, गंभीर कार्यों के लिए निर्बाध सत्र निर्धारित करने से मन जागृत और सचेत रहता है।  

मूल बातों पर ध्यान केंद्रित करें और उन्हें सही तरीके से करें

एक अनिवार्यतावादी होने का अर्थ है, जब तक आपको वह करना है, तब तक वही करते रहना जो आपको करना चाहिए। प्रतिबद्ध रहने का अर्थ है कि नियमित रूप से जाँच करना और उन सभी चीज़ों को हटाना ज़रूरी है जो परियोजना के उद्देश्यों के अनुरूप नहीं हैं। परियोजना के दौरान, इस योजना पर बने रहने के लिए हर हफ़्ते गैंट चार्ट देखना, अनावश्यक गतिविधियों को हटाना और ध्यान भटकाने वाली चीज़ों का पता लगाकर उन्हें दूर करने के लिए निरंतर फ़ीडबैक का उपयोग करना ज़रूरी है।

जब आप महत्वपूर्ण सफलताओं का जश्न मनाते हैं जो अतिरिक्त कार्य को उजागर करती हैं, तो इससे लोगों को महत्वपूर्ण बातों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए राजी करने में मदद मिलती है।

एसेन्शियलिज्म और एजाइल दोनों एक सुसंगत दृष्टिकोण साझा करते हैं।

पहली नज़र में, एसेंशियलिज़्म बहुत ही संरचित परिस्थितियों के लिए उपयुक्त लग सकता है। इसके बावजूद, इसकी मुख्य अवधारणाएँ—केंद्रित रहना, स्पष्ट होना और अनावश्यक काम को हटाना—एजाइल और मिश्रित परियोजना प्रबंधन तकनीकों के साथ अच्छी तरह से मेल खाती हैं। दोनों ही मॉडल इस बात पर ज़ोर देते हैं कि हमें मुख्य चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए और जो भी मददगार न हो उसे हटा देना चाहिए।

एजाइल परियोजना कार्य में अनिवार्यता का उपयोग

एसेंशियलिज़्म आपको एजाइल वातावरण में व्यस्त पुनरावृत्तियों के दौरान ध्यान केंद्रित करने में मदद कर सकता है। प्रति स्प्रिंट एक ही लक्ष्य सुनिश्चित करता है कि टीम सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने पर केंद्रित रहे। आप अनावश्यक चरणों को हटा सकते हैं, अपने वर्कफ़्लो को अपडेट कर सकते हैं, और पूर्वव्यापी विश्लेषण के दौरान अपने महत्वपूर्ण लक्ष्यों की पुष्टि कर सकते हैं। एजाइल के साथ गैंट चार्ट को चलते-फिरते बदला जा सकता है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि टीम केवल महत्वपूर्ण कार्यों पर ही ध्यान केंद्रित करे।

हाइब्रिड परियोजना प्रबंधन की कार्यप्रणाली में सुधार

हाइब्रिड मॉडल के साथ, एजाइल टीमों का लचीलापन वाटरफॉल की संगठित प्रकृति के साथ एकीकृत हो रहा है, जिसका एसेंशियलिज़्म समर्थन करता है। परियोजना के प्रत्येक भाग को एक स्पष्ट उद्देश्य से जोड़कर, परियोजना प्रबंधक असंगति पर काबू पा सकते हैं और किसी भी अनियंत्रित परिवर्तन से बच सकते हैं।

इससे कोई फ़र्क़ नहीं पड़ता कि योजना पूरी तरह से बनाई गई है या जल्दी से, एसेंशियलिज़्म हमेशा टीमों को अपने काम को मुख्य कार्यों पर केंद्रित करने और न केवल तेज़ी से, बल्कि अधिक प्रभावी ढंग से काम करने के लिए प्रेरित करता है। इस दर्शन पर सहमत होकर, टीमें बेहतर ध्यान केंद्रित कर सकती हैं, एक साथ बेहतर काम कर सकती हैं और स्थायी परिणाम प्राप्त कर सकती हैं।

समाप्ति

अनिवार्यतावाद का उद्देश्य केवल हमें अधिक कुशल बनाना ही नहीं है; यह इस बारे में भी नए विचार उत्पन्न करता है कि हम काम, उपलब्धियों और सफलता की अपनी परिभाषाओं के प्रति किस प्रकार दृष्टिकोण रखते हैं। चूँकि परियोजना प्रबंधन कभी-कभी जटिलता के कारण अकुशलता को छिपा लेता है, इसलिए अनिवार्यतावादी सोच एक सशक्त समाधान प्रस्तुत करती है।

जब आप अपने गैंट चार्ट को केवल ज़रूरी कार्यों के साथ पूरा करते हैं, बिना कोई और काम जोड़े, तो यह एक प्रभावी रणनीतिक उपकरण बन जाता है। परियोजनाओं में चीज़ें तेज़ी से होती हैं। टीमों में स्पष्ट अंतर दिखाई देते हैं। जब परियोजना प्रबंधक कम प्रयास करते हैं, तो वे अंततः बदलाव लाते हैं।