नए कर्मचारियों का प्रभावी ढंग से स्वागत करने के लिए सर्वोत्तम ऑनबोर्डिंग युक्तियाँ

उम्मीदवारों को नियुक्त करना आपकी नियुक्ति प्रक्रिया का अंतिम चरण नहीं है जब तक कि आप उनके लिए सही उम्मीदवार न पा लें। ऑनबोर्डिंग एक कर्मचारी के जीवनचक्र का अंतिम लेकिन महत्वपूर्ण चरण है। यह चरण भर्ती और दीर्घकालिक जुड़ाव के बीच एक पुल है। नए कर्मचारियों के लिए किसी भी संगठन के कामकाजी माहौल को समझना महत्वपूर्ण है।

ऑनबोर्डिंग एक महत्वपूर्ण चरण है क्योंकि यह कर्मचारियों के लिए उपयुक्त फिट प्रदान करता है और उन्हें अपने कार्यस्थल को समायोजित करने में मदद करता है। यह नए कर्मचारियों को भी प्रेरित करता है, जिसके परिणामस्वरूप एक संतुष्ट और समर्पित कार्यबल बनता है। आपकी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया का एक दीर्घकालिक प्रभाव होता है जो आपके कर्मचारी की प्रगति को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकता है।

एक सुव्यवस्थित ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम आपके नए कर्मचारियों की संतुष्टि को बढ़ाता है और उत्पादकता को बढ़ाता है। यह इसलिए भी महत्वपूर्ण है क्योंकि यह टर्नओवर दरों को कम करता है और आपकी टीम में नए कर्मचारी का प्रभावी स्वागत सुनिश्चित करता है।

प्रभावी ऑनबोर्डिंग क्यों महत्वपूर्ण है?

प्रभावी ऑनबोर्डिंग मूल्यवान है और आपको यह समझना चाहिए कि इसे एक महत्वपूर्ण चरण क्यों माना जाता है। प्रभावी ऑनबोर्डिंग क्यों महत्वपूर्ण है, यह समझने के लिए यहां कुछ कारण दिए गए हैं।

• जुड़ाव विकसित करता है

एक अच्छा ऑनबोर्डिंग अनुभव आपको एक मजबूत कर्मचारी जुड़ाव बनाने में मदद कर सकता है। यह आपके नए कर्मचारियों को पहले दिन से ही स्वागत और मूल्यवान महसूस कराएगा। हालाँकि, एक बुरा अनुभव उन्हें भ्रमित कर सकता है। यह अंततः उन्हें उनके कार्यस्थल पर असहज बना देगा।

• उत्पादकता बढ़ाता है

जैसे ही आप अपने कर्मचारियों को यह एहसास दिलाते हैं कि वे आपकी टीम के लिए ज़रूरी हैं, तो इससे उन्हें अपने कामों में ज़्यादा सहजता महसूस होती है। आखिरकार कम समय में ही वे ज़्यादा उत्पादक बन जाते हैं।

• रिश्ते बनाता है

ऑनबोर्डिंग नए कर्मचारियों को उनके कार्यस्थल पर रिश्ते बनाने के लिए उपयुक्त माहौल प्रदान करता है। अगर उनके अपने सहकर्मियों के साथ अच्छे संबंध हैं तो वे आराम से और गोपनीयता से काम कर सकते हैं। यह अपनेपन और समुदाय की भावना को पोषित करता है।

• टर्नओवर कम करता है

एक संरचित ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया नए कर्मचारियों को संगठन से जुड़ा हुआ महसूस कराती है। यह शुरुआती टर्नओवर को कम करने का कारण हो सकता है। एक संतुलित और सहयोगी वातावरण हमेशा किसी भी कर्मचारी की प्राथमिकता होती है।

सफल ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के लिए प्रभावी सुझाव

आपको अपने नए कर्मचारियों के लिए एक सहज और सफल ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया बनानी चाहिए। हमने यहाँ कुछ प्रभावी सुझाव सूचीबद्ध किए हैं जो ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को आसान और कुशल बना देंगे।

तो, अब हम शुरू करें:

1. उन्हें पहले से ही स्वागत का एहसास कराने पर ज़ोर दें

सकारात्मक ऑनबोर्डिंग के लिए प्री-बोर्डिंग बहुत ज़रूरी है। यह आपके नए कर्मचारियों का उनके पहले दिन से पहले स्वागत करने की प्रक्रिया है। आप उन्हें अपनी कंपनी के बारे में जानकारी भेज सकते हैं। आप उन्हें कंपनी की वेबसाइट पर जानकारीपूर्ण लिंक भी दे सकते हैं।

आप उन्हें कंपनी के किसी महत्वपूर्ण नियम को शामिल करके उनके स्वागत दिवस के एजेंडे के बारे में भी बता सकते हैं। आप उन्हें उनके काम के पहले सप्ताह के बारे में बता सकते हैं ताकि वे अपने कर्तव्यों और काम के घंटों के अनुसार अपना मन बना सकें। यह प्रक्रिया नए कर्मचारियों को अपने पहले दिन के लिए अपने दिमाग को शांत करने में मदद करेगी। जब वे काम पर आएंगे तो वे अपने कर्तव्यों के लिए तैयार और तत्पर महसूस करेंगे। वे कम घबराएंगे और नए प्रशिक्षण और कार्यों के बारे में अधिक आश्वस्त होंगे।

2. नए कर्मचारियों को उनकी भूमिका के लिए तैयार करें

अपने नए कर्मचारी को उनकी भूमिका के लिए तैयार करना महत्वपूर्ण है। आपको उन्हें यह महसूस कराना चाहिए कि वे आपकी टीम और संगठन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं। 

एक प्रबंधक के रूप में, आपको नए कर्मचारी की नौकरी की आवश्यकताओं का विस्तृत ज्ञान होना चाहिए।

सुनिश्चित करें कि आपके नए टीम के सदस्यों को उन टीमों की गतिशीलता के बारे में अच्छी जानकारी हो, जिनमें वे शामिल हो रहे हैं। नए कर्मचारियों को अपने विभागों में सफल होने के लिए आवश्यक जानकारी और उपकरण की आवश्यकता होती है। 

3. अपने नए कर्मचारियों के लिए उपलब्ध रहना सुनिश्चित करें

अपने नए कर्मचारियों के लिए उपलब्ध रहें और उनके किसी भी सवाल का जवाब दें। उन्हें उनकी ड्यूटी सौंपने के बाद भी सुनिश्चित करें कि आप किसी भी भ्रम या चिंता के लिए उपलब्ध हैं। उन्हें सहज महसूस कराएँ और उन्हें ऐसे चैनल उपलब्ध कराएँ जहाँ से वे अपनी समस्याओं के जवाब पा सकें।

आपके नए कर्मचारियों के लिए आपकी उपलब्धता उनके लिए एक बड़ा सहारा है ताकि वे अपनी क्षमताओं का प्रदर्शन कर सकें। उन्हें यह जानने की ज़रूरत है कि उनके पास अपने कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक समर्थन है।

4. ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया में अपनी टीमों को शामिल करें

सकारात्मक ऑनबोर्डिंग के लिए हायरिंग मैनेजर और एचआर विभाग ही पर्याप्त नहीं है। सफल ऑनबोर्डिंग एक सामूहिक प्रयास है जिसका मतलब है कि इसके लिए विभिन्न टीम सदस्यों की आवश्यकता होती है। इस उद्देश्य के लिए, आप विभिन्न टीमों से अपने वरिष्ठ कर्मचारियों को शामिल कर सकते हैं।

 अन्य कर्मचारियों, प्रबंधकों, पर्यवेक्षकों और यहां तक कि वरिष्ठ टीम नेताओं को ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया का उचित ज्ञान होना चाहिए। उन्हें यह भी पता होना चाहिए कि वे इसमें कैसे फिट होंगे। इस प्रक्रिया में अपने अन्य टीम सदस्यों को शामिल करके नए कर्मचारी अपने कार्यस्थल में अधिक जुड़ाव और सहज महसूस करेंगे।

5. अपनी कंपनी की संस्कृति के प्रति सच्चे रहें

 सकारात्मक कंपनी संस्कृति आपको अधिक प्रतिभाशाली लोगों को आकर्षित करने में मदद करती है। यह उन्हें उत्पादक, व्यस्त और प्रेरित भी बनाए रखेगी। यही कारण है कि ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के दौरान अपनी कंपनी की संस्कृति के प्रति सच्चे रहना महत्वपूर्ण है। 

अपने संगठन के इतिहास के साथ-साथ अपनी कंपनी के मिशन वक्तव्य और मूल्यों को साझा करें।

इसके अलावा, उन चीज़ों को हाइलाइट करें जो आपकी कंपनी को अद्वितीय बनाती हैं। उन्हें उन कारणों के बारे में बताएं कि आपके कुछ सबसे पुराने कर्मचारी इतने वफ़ादार क्यों हैं और अभी भी आपके साथ काम कर रहे हैं। यह सारी जानकारी नए कर्मचारियों को आपके संगठन की नीतियों और नियमों को समझने में मदद करती है। इस तरह, वे आपकी कंपनी की आवश्यकताओं के अनुसार काम करने का एक स्पष्ट मार्ग बना सकते हैं।

6. जॉब शैडोइंग का लाभ उठाएं

नए कर्मचारियों को आपकी कंपनी की कार्य प्रक्रिया के बारे में जानकारी देना, अलग-अलग वरिष्ठ कर्मचारियों की निगरानी करने से बेहतर तरीका है। नए कर्मचारियों को यह जानकारी मिलने से वे अपने कर्तव्यों का बेहतर तरीके से पालन करने में सक्षम होंगे।

शैडोइंग से उन्हें सभी तरह के टीम सदस्यों से मिलने में भी मदद मिल सकती है। इससे उनकी उत्पादकता में सुधार हो सकता है क्योंकि वे संगठन के कामकाजी माहौल को समझने में सक्षम होंगे। 

7. स्पष्ट अपेक्षाएं निर्धारित करें 

आपको अपने कर्मचारियों को सफल बनाने और लंबे समय तक आपके साथ जुड़े रहने के लिए स्पष्ट लक्ष्य, अपेक्षाएँ और उद्देश्य निर्धारित करने चाहिए। यदि आप अपनी अपेक्षाओं को स्पष्ट रूप से व्यक्त नहीं करते हैं तो कर्मचारियों का कंपनी छोड़ना आम बात है। आपको पहले दो या तीन महीनों के भीतर अपने वर्कफ़्लो और लक्ष्यों को स्पष्ट कर लेना चाहिए। यह आपके नए कर्मचारियों के लिए उनकी नौकरी की आवश्यकताओं को समझने में मददगार होगा।

एक प्रबंधक के रूप में अपने उद्देश्यों को अनिवार्य कार्य सूची के बजाय बातचीत के माध्यम से व्यक्त करना संभव बनाएं। इन उद्देश्यों और लक्ष्यों को बनाते समय आप SMART ढांचे का पालन कर सकते हैं। जैसा कि इसका मतलब है

• विशिष्ट
• मापनीय
• एक प्राप्य
• उपयुक्त
• समयबद्ध

आपको अपने कर्मचारियों की स्थिति पर नजर रखनी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे सही रास्ते पर हैं या उन्हें अधिक प्रशिक्षण और सहायता की आवश्यकता है।

8. कार्य विवरण के अनुरूप प्रदर्शन मीट्रिक रखें

आपको ऐसे प्रदर्शन मीट्रिक्स तैयार करने चाहिए जो जॉब विवरण के साथ संरेखित हों। ये मीट्रिक्स मापने योग्य होने चाहिए क्योंकि ये नए कर्मचारियों को उनकी भूमिका में सफल बनाने के लिए एक स्पष्ट मार्ग प्रदान करते हैं। उन्हें प्राप्त करने योग्य और प्रासंगिक होना चाहिए जैसे कि पूरे किए गए कार्यों की संख्या या कई प्रशिक्षणों का पूरा होना।

ये मेट्रिक्स आपको नए कर्मचारी के प्रदर्शन का आकलन करने और रचनात्मक प्रतिक्रिया प्रदान करने में सक्षम बनाते हैं।

9. प्रगतिशील प्रशिक्षण कार्यक्रम महत्वपूर्ण है

एक प्रगतिशील प्रशिक्षण कार्यक्रम तैयार करें क्योंकि यह नए कर्मचारियों के लिए महत्वपूर्ण है। इससे उन्हें अपनी ज़िम्मेदारियों को समझने में मदद मिलती है और वे अपने लक्ष्य हासिल करने में सक्षम होते हैं। आप इस प्रशिक्षण में ऑन-द-जॉब प्रशिक्षण सत्र, कार्यशालाएँ और मेंटरशिप कार्यक्रम शामिल कर सकते हैं।

 यह प्रशिक्षण कार्यक्रम नए कर्मचारियों के आत्मविश्वास और क्षमता में सुधार के लिए अनिवार्य है। यह उन्हें अपनी ज़िम्मेदारियों को पूरा करने में सक्षम बनाता है और बोझिल होने के जोखिम को कम करता है। हर कर्मचारी को ध्यान में रखते हुए प्रशिक्षण कार्यक्रम को अनुकूलित करें। कुछ कर्मचारी जल्दी सीखते हैं जबकि कुछ धीरे-धीरे सीखते हैं और धीरे-धीरे चीजों को समझते हैं।

10. नियमित रूप से उनका अनुसरण करें

अपने नए कर्मचारियों की प्रगति का आकलन करने, किसी भी चुनौती का समाधान करने और ज़रूरत पड़ने पर उन्हें सहायता प्रदान करने के लिए नियमित रूप से जाँच करते रहें। आप साप्ताहिक जाँच या फीडबैक सत्रों के ज़रिए इसे संभव बना सकते हैं। ये जाँच या फीडबैक आपके प्रशिक्षण की प्रभावशीलता का आकलन करने के लिए अनिवार्य हैं। ज़रूरत पड़ने पर आप अपने प्रशिक्षण दृष्टिकोण को बदल सकते हैं।

ये नियमित फॉलो-अप न केवल आपके लिए मूल्यवान हैं, बल्कि आपके कर्मचारियों के लिए भी मददगार हैं। आप उनके काम के किसी भी चरण में उनका समर्थन कर सकते हैं। इसके अलावा, वे आपके नए कर्मचारियों की शिक्षा को बढ़ा सकते हैं और उन्हें अधिक नौकरी की संतुष्टि प्रदान कर सकते हैं। 

11. लचीला बनें

एक संरचित और अच्छी तरह से नियोजित ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया निस्संदेह एक शानदार रणनीति है। इसमें कुछ लचीलापन भी होना चाहिए। यदि कोई नया कर्मचारी अंतिम समय में अपने कार्यस्थल पर जाने में असमर्थ है, तो आपको उन्हें दूरस्थ विकल्प प्रदान करना चाहिए।

इसके अलावा, अगर आपको लगता है कि नए कर्मचारियों को गहन प्रशिक्षण सत्र के बाद आराम करने के लिए कुछ समय की आवश्यकता है, तो आप अपना अगला सत्र अगले दिन या अगले सप्ताह में स्थानांतरित कर सकते हैं। ये लचीले उपाय नए कर्मचारियों के लिए आरामदायक हो सकते हैं और वे ऐसे आरामदायक माहौल में अपने कार्य कौशल में सुधार कर सकते हैं।

समाप्ति

नए कर्मचारियों के निपटान और दीर्घकालिक जुड़ाव के लिए एक सफल ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया आवश्यक है। ये सुझाव आपकी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को आसान बना सकते हैं। आप इन उपायों को लागू करके एक स्वागत योग्य और संरचित माहौल बना सकते हैं। आपके नए कर्मचारियों के लिए पहले कुछ सप्ताह तनावपूर्ण हो सकते हैं। आप इन सुझावों के माध्यम से नए कर्मचारियों के लिए इसे आरामदायक और समायोज्य समय बना सकते हैं।