कैल न्यूपोर्ट द्वारा डीप वर्क: परियोजना की सफलता को अधिकतम करने के लिए फोकस में निपुणता

यह पुस्तक इस बात पर केंद्रित है कि आज की भागदौड़ भरी दुनिया में गहन और निर्बाध कार्य करना कितना महत्वपूर्ण है। न्यूपोर्ट के अनुसार, गहन कार्य का महत्व बढ़ रहा है, लेकिन समय के साथ यह कम होता जा रहा है।

किसी भी प्रोजेक्ट मैनेजर को, जो कई कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए गैंट चार्ट का उपयोग करता है, बारीकी से ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होना चाहिए। डीप वर्क व्यक्तियों की सहायता करता है और टीमों और उनकी परियोजनाओं को अधिक सटीक बनाता है।

गहन कार्य के बारे में सीखना

गहन कार्य वह कार्य है जो किसी कार्य पर पूर्ण ध्यान केंद्रित करके आपकी संपूर्ण मानसिक क्षमताओं का परीक्षण और विकास करने के लिए किया जाता है। कैल न्यूपोर्ट का कहना है कि गहन कार्य लोगों को महत्वपूर्ण कार्यों को शीघ्रता से पूरा करने और वे जो अध्ययन कर रहे हैं उसकी गहरी समझ हासिल करने में मदद करता है।

न्यूपोर्ट अपने मैनुअल को "गहन कार्य" और "उथला कार्य" नामक दो भागों में बाँटते हैं, जिसमें बिना सोचे-समझे समस्याओं का समाधान करना शामिल है, जबकि हम अन्य कामों से विचलित होते हैं। आप ईमेल का जवाब देने, अनौपचारिक बैठकों में जाने या छोटे-मोटे प्रशासनिक काम करने के लिए ज़िम्मेदार हो सकते हैं।

गहन कार्य के प्रमुख लक्षण

गहन कार्य के सबसे महत्वपूर्ण पहलू ही इसे इतना प्रभावी बनाते हैं। मस्तिष्क इसे तभी सर्वोत्तम रूप से कर सकता है जब उसे किसी और चीज़ से बाधा न पहुँचे। गहन कार्य गतिविधियों में संलग्न होने से आपके व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन, दोनों में आपके कौशल में वृद्धि हो सकती है। चूँकि ये कार्य प्रकृति में बहुत कठिन होते हैं, इसलिए इन्हें दोहराना या स्वचालित करना संभव नहीं है।

यह परियोजना प्रबंधन पर कैसे लागू होता है

परियोजना प्रबंधन में नियोजन, जोखिमों की जाँच और रिपोर्ट तैयार करने के लिए गहन कार्य की आवश्यकता होती है। गैंट चार्ट में बदलाव करके उन्हें अद्यतन करने या नए चार्ट बनाने के लिए विस्तृत ध्यान देने की आवश्यकता होती है, जो बिना किसी व्यवधान के सबसे अच्छा होता है। किसी परियोजना के लिए अधिक सटीक पूर्वानुमान और योजना गहन कार्य द्वारा ही संभव हो पाती है।

उथले काम करने के अक्सर दुष्परिणाम होते हैं।

सतही काम करने से ऐसा लग सकता है कि आप उत्पादक हो रहे हैं, लेकिन आमतौर पर इससे प्रोजेक्ट की प्रगति में कोई खास मदद नहीं मिलती। न्यूपोर्ट के अनुसार, संदेशों और सूचनाओं का जवाब देना और लगातार काम बदलते रहना आपकी मानसिक ऊर्जा को नष्ट करता है और आपके द्वारा उत्पादित चीज़ों की प्रभावशीलता को कम करता है। हालाँकि यह हर दिन हमारा बहुत सारा समय लेता है, लेकिन सतही काम ज़्यादा समय तक नहीं चलता और अगर हम इसे अनुमति दें तो यह हमारे शेड्यूल पर बोझ डाल सकता है।

कभी-कभी हम बेतरतीब ढंग से पोस्ट या कमेंट करते हैं और अनचाहे संदेश भेजते हैं, जिससे हमारी बातचीत का प्रवाह रुक सकता है। जब आप एक काम से दूसरे काम पर बेतरतीब ढंग से जाते हैं, तो अक्सर आपका दिमाग बिखर जाता है और आपकी उत्पादकता कम हो जाती है। चूँकि सतही काम सक्रिय होने के बजाय प्रतिक्रियात्मक होता है, इसलिए यह रणनीतिक योजनाओं के लिए समय कम कर देता है।

गैंट चार्ट की भूमिका

गहन कार्य का अर्थ है समयरेखा में कई छोटे-छोटे कार्यों को जोड़ना जिससे गैंट चार्ट में अनावश्यक जटिलताएँ पैदा होती हैं। महत्वपूर्ण मील के पत्थर और महत्वपूर्ण पथ के कार्य कम महत्वपूर्ण कार्यों में दब जाते हैं। सावधानीपूर्वक सोच-विचार को प्राथमिकता देने से परियोजना प्रबंधकों को महत्वपूर्ण कनेक्शनों को सही ढंग से निर्धारित करने और गैंट चार्ट में प्रगति को स्पष्ट रूप से दर्शाने में मदद मिलती है। परिणामस्वरूप, आप अधिक स्पष्टता से देख सकते हैं और कार्य अधिक सरलता से कर सकते हैं।

गहन कार्य परिकल्पना और यह उत्पादकता को कैसे प्रभावित करेगी

न्यूपोर्ट के अनुसार, कड़ी प्रतिस्पर्धा वाले कार्यस्थल में गहन कार्य को पूरा करने में सक्षम होना एक विशेष रूप से शक्तिशाली गुण बन जाता है। इसलिए, जैसे-जैसे इन सभी विकर्षणों के कारण गहन कार्य पर हमारा समय कम होता जाता है, यह अंततः और भी महत्वपूर्ण हो जाता है। जो लोग इससे परिचित हो जाते हैं, वे अपनी बात मनवाएँगे और अपने करियर में आगे बढ़ेंगे।

परियोजना प्रबंधन पर प्रभाव

परियोजनाओं को प्रबंधन के दृष्टिकोण से देखने पर, यह परिकल्पना महत्वपूर्ण निहितार्थ प्रस्तुत करती है। यदि आप योजना बनाते समय महत्वपूर्ण कार्यों पर पर्याप्त समय लगाते हैं, तो अंत तक बड़ी बाधाओं से बचा जा सकता है। एक प्रभावी कार्यक्रम होने से गलत सूचनाओं को दूर किया जा सकता है और आपको एक ही कार्य को बार-बार करने से बचने में मदद मिल सकती है।

इसी तरह, यह देखने के लिए कि गैंट चार्ट में कार्य किस प्रकार परस्पर क्रिया करते हैं, सावधानीपूर्वक विचार की आवश्यकता होती है, जो सबसे प्रभावी रूप से तब विकसित होता है जब आप गहराई से काम करते हैं।

नियम #1: आप जो कर रहे हैं उसमें डूब जाइए

अपनी किताब के शुरुआती अध्याय में, न्यूपोर्ट बताते हैं कि गहन कार्य करने के लिए, आपको अपनी रणनीतियों पर पूरा ध्यान देना होगा और उनका पालन करना होगा। यह तरीका कोई संयोग नहीं है; लोगों को हर समय ध्यान भटकने से बचने के लिए दिनचर्या और आदतें बनानी होंगी।

गहन कार्य को कैसे बढ़ावा दिया जाए?

न्यूपोर्ट में कई तरीके आपको गहराई से काम करने में मदद कर सकते हैं। लंबे समय तक, मठवासी अनुयायी खुद को दूसरों से अलग-थलग रखेंगे। आमतौर पर टीमों के साथ ऐसा नहीं होता, फिर भी शोध या सिस्टम निर्माण में दूरस्थ भूमिकाओं के लिए यह बहुत मददगार है।

विचारों को कार्यों में परिवर्तित करना।

इस पद्धति में, आप कुछ दिन गहनता से काम करते हैं और कुछ दिन दूसरों से मिलते हैं। रिदमिक पद्धति के साथ, मैं कर्मचारियों को अपने कार्यदिवस में समय का एक अटूट खंड निर्धारित करने के लिए प्रोत्साहित करता हूँ। अंत में, जर्नलिस्टिक पद्धति जहाँ भी संभव हो, गहन कार्य को शामिल करना संभव बनाती है। हालाँकि यह कई लोगों के लिए उपयोगी है, लेकिन यह प्रणाली उन लोगों के लिए बेहतर है जो पहले से ही गहन ध्यान में निपुण हैं।

प्रोजेक्ट मैनेजरों को अपने गैंट चार्ट पर गहन कार्य कार्यों को स्पष्ट रूप से रेखांकित करना चाहिए। प्रत्येक नियोजन, दस्तावेज़ीकरण या समस्या-समाधान कार्य को उसी तरह से चिह्नित करें जैसे आप किसी मीटिंग या स्टैंड-अप को शेड्यूल करते हैं। इसका मतलब है कि हर कोई आलोचनात्मक सोच को महत्वपूर्ण मानता है।

नियम #2: बोर होकर भी खुश रहें

न्यूपोर्ट का मानना है कि आज की दुनिया में काम करने वाले लोग हमेशा नए इनपुट की तलाश में रहते हैं। आजकल, सोशल मीडिया, ईमेल या इंटरनेट पर व्यस्त रहने से काम पूरा करने में रुकावट आ रही है। जो लोग गहन कार्य में मेहनत करते हैं, उन्हें अपने मन को अनावश्यक विकर्षणों से दूर रखने के लिए प्रशिक्षित करने की आवश्यकता है और अक्सर इसके लिए प्रेरणा की कमी को सहन करना पड़ता है।

हर कोई इसका अभ्यास कैसे कर सकता है?

इसका मतलब है कि आप ध्यान भटकने से बचने की कोशिश करने के बजाय, ध्यान केंद्रित करने के लिए समय की योजना बनाएँ। हर समय अपने फ़ोन से विचलित न हों। तय करें कि आप कब ईमेल पढ़ सकते हैं या चैट कर सकते हैं और उस पर टिके रहें। अन्य आदतों की तरह, ध्यान प्रबंधन का अभ्यास आपको बेहतर बनाने में मदद करता है।

परियोजनाओं में इसे कैसे क्रियान्वित किया जाए?

परियोजनाओं के लिए भी यही बात लागू होती है। आपको हर काम को गैंट चार्ट पर डालने की ज़रूरत नहीं है। नए विचारों पर विचार करने और उन पर विचार करने से आपको अंततः बेहतर परिणाम प्राप्त करने में मदद मिल सकती है। अपनी टीम को सिर्फ़ ज़्यादा काम पूरा करने के बजाय, परिस्थितियों का अच्छी तरह से विश्लेषण करने के लिए प्रेरित करने से परिणाम बेहतर होते हैं और काम दोबारा करने की ज़रूरत कम होती है।

नियम #3: सोशल मीडिया छोड़ दें

न्यूपोर्ट बताते हैं कि उपयोगी होते हुए भी, सोशल मीडिया असल में एक भ्रम है जो हमारा ध्यान ज़रूरी कामों से भटका देता है। वे डिजिटल टूल्स का स्वागत करते हैं, लेकिन आम तौर पर लोगों से उन्हें चुनिंदा तरीके से चुनने का आग्रह करते हैं, जिसे "क्राफ्ट्समैन्स टूल अप्रोच" कहा जाता है। जब आप इस सिद्धांत का पालन करते हैं, तो आप केवल उन्हीं टूल्स का इस्तेमाल करते हैं जो वास्तव में आपके जीवन या काम में आपके लक्ष्य के अनुकूल हों।

शिल्पकार उपकरण दृष्टिकोण को लागू करना

प्रत्येक ऐप या प्रोग्राम की समीक्षा करके, टीमें अनावश्यक चीज़ों को हटा देती हैं और उन चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करती हैं जो उन्हें बेहतर काम करने में मदद करती हैं। उदाहरण के लिए, अगर कोई प्लेटफ़ॉर्म जो प्रदान करता है वह ज़रूरी उद्देश्यों को पूरा नहीं करता है, तो उसे योजना का हिस्सा नहीं होना चाहिए।

परियोजना प्रबंधन के साथ प्रासंगिकता

यह तर्क परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए सीधे तौर पर महत्वपूर्ण है। कई ऑनलाइन परियोजना साइटों पर बेहतरीन संचार उपकरण उपलब्ध हैं, फिर भी उनमें स्पष्ट फोकस का अभाव है। परियोजना प्रबंधन के लिए ऐसे समाधान चुनें जो टीमवर्क को आसान बनाएँ और व्यक्तियों को अपने काम पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करें। एक गैंट चार्ट टूल को टीमों को उनके कार्यों और समय-सीमाओं को अच्छी तरह से देखने में मदद करनी चाहिए और उन्हें बहुत सारे अलर्ट या ऐसे टूल से नहीं भरना चाहिए जिनका वे उपयोग नहीं करेंगे।

नियम #4: उथले पानी को निकाल दें। 

उनका मानना है कि जल्दी-जल्दी कामों को निश्चित समय पर निपटाया जाना चाहिए ताकि वे आपके शेड्यूल पर हावी न हों। हमें उन क्षेत्रों में उत्कृष्टता हासिल करनी चाहिए जो हमारे व्यवसाय के लिए वाकई मायने रखते हैं। ऐसा करने का उनका तरीका यह है कि वे अपने कार्यदिवस के हर मिनट को अपने शेड्यूल का हिस्सा बनाते हैं, ताकि देख सकें कि वे अपना समय कैसे बिताते हैं।

कार्यान्वयन की रणनीतियाँ

वह छोटे-मोटे कागजी काम, मीटिंग सेशन और इंस्टेंट चैट पर सीमाएँ लगाने की सलाह देते हैं। ये सीमाएँ तो होनी ही चाहिए, लेकिन इन्हें साल के बाकी समय पर हावी नहीं होना चाहिए। प्रोजेक्ट मैनेजरों के लिए, इसका मतलब है कि अब समय आ गया है कि वे हर काम के लिए कितना समय दें, इस पर पुनर्विचार करें। रिपोर्ट फ़ॉर्मेटिंग और स्टेटस अपडेट के काम आपके गैंट चार्ट कैलेंडर में निर्धारित विंडो में इवेंट के रूप में सबसे अच्छे से संभाले जाते हैं।

सिस्टम डिज़ाइन, बजटिंग या रणनीति, सभी को गहन कार्य द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए। इस संबंध को बदलकर बेहतर परिणाम और कर्मचारियों के बीच अधिक खुशी प्राप्त की जा सकती है।

डीप वर्क और गैंट चार्ट एक अच्छा संयोजन है।

डीप वर्क की शिक्षाओं को किसी प्रोजेक्ट में शामिल करने का मतलब है इसे अपनी टाइमलाइन के हिस्से के रूप में रेखांकित करना। प्रोजेक्ट मैनेजर महत्वपूर्ण गतिविधियों के लिए विशेष रूप से समय निर्धारित करने के लिए गैंट चार्ट का उपयोग कर सकते हैं। आप उन्हें स्पष्ट रूप से चिह्नित कर सकते हैं, ताकि हितधारकों को उनके उपयोग के बारे में पता हो और वे उस अवधि के दौरान शेड्यूल न करें।

जब आप निर्धारित समय में छोटे-मोटे कामों को शेड्यूल करते हैं, तो वे आपकी उत्पादकता में बाधा नहीं डालते। उदाहरण के लिए, दिन के आखिरी घंटे में ईमेल का जवाब देना या पेपर रिव्यू करना। इस तरह, महत्वपूर्ण काम हमारे सबसे ज़्यादा उत्पादक मानसिक मिनटों का इस्तेमाल कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, हम एक सॉफ्टवेयर लॉन्च प्रोजेक्ट को वास्तविक दुनिया के उदाहरण के रूप में इस्तेमाल कर सकते हैं। हम शुरुआती आर्किटेक्चर प्लानिंग और उपयोगकर्ता अनुभव के डिज़ाइन पर गहन कार्य करेंगे और किसी भी समस्या की सावधानीपूर्वक रिपोर्टिंग और प्रतिक्रिया सुनने के लिए विशेष समय देंगे। एक संरचित योजना का उपयोग करके, प्रत्येक चरण पर उतना ही ध्यान दिया जाता है जितना उसे चाहिए।

समाप्ति

डीप वर्क सिर्फ़ आपको बेहतर काम करने में मदद करने तक ही सीमित नहीं है; यह सोच-समझकर काम करने का भी एक तरीका है। न्यूपोर्ट के विचारों का इस्तेमाल करने वाले प्रोजेक्ट मैनेजर इससे फ़ायदा उठा सकते हैं। सिर्फ़ टाइमलाइन होने के बजाय, आपके गैंट चार्ट आपको स्पष्ट फ़ोकस के साथ कार्यों को प्रबंधित करने में मदद करते हैं।

यदि परियोजनाओं के प्रबंधन में अपने कौशल में सुधार करना, अपने समय की सुरक्षा करना, तथा टीम के परिणामों को बढ़ाना महत्वपूर्ण है, तो डीप वर्क की सलाह का पालन करें।