बेंचमार्किंग उदाहरण: प्रदर्शन को बढ़ावा देने के लिए तुलना और रणनीति

उद्योग या प्रतिस्पर्धियों के साथ खुद की तुलना करना बेंचमार्किंग कहलाता है। इसमें गड्ढों की पहचान, नवाचार और उन गड्ढों को हल करने के लिए योजनाओं का समाजीकरण शामिल है। बेंचमार्किंग यह स्थापित करने की एक प्रक्रिया है कि क्या परियोजनाओं के वर्कफ़्लो या समयसीमा स्थापित सर्वोत्तम प्रथाओं को पूरा कर सकते हैं।

यह प्रक्रिया गैंट चार्ट जैसे उपकरणों द्वारा और भी बेहतर हो जाती है जो प्रगति और अक्षमताओं के बारे में थोड़ी अधिक ट्रैकिंग और विवरण जोड़ते हैं। यह जानने के लिए आगे पढ़ें कि बेंचमार्किंग के कौन-कौन से प्रकार हैं, आप उनका अभ्यास और प्रयोग कैसे कर सकते हैं, और आप अपने प्रोजेक्ट में अंततः बेहतर बेंचमार्क कैसे कर सकते हैं।

बेंचमार्किंग क्या है?

बेंचमार्क एक रणनीतिक दृष्टिकोण है जिसके द्वारा आप अपने प्रदर्शन के परिणामों का मूल्यांकन सहकर्मियों या उद्योग के किसी नेता के साथ तुलना के आधार पर करते हैं। सर्वोत्तम प्रथाओं की पहचान करने, संचालन को सुव्यवस्थित करने और सुधार लाने के लिए उपयोग किया जाने वाला यह एक व्यापक रूप से इस्तेमाल किया जाने वाला अभ्यास है।

उदाहरण के लिए, बेंचमार्किंग का उपयोग स्वास्थ्य सेवा, विनिर्माण क्षेत्र और परियोजना प्रबंधन में व्यवसायों द्वारा बार को और भी अधिक ऊंचा उठाने के लिए किया जाता है। जब गैंट चार्ट जैसे उपकरणों के साथ संयुक्त किया जाता है, तो आप मील के पत्थर को ट्रैक कर सकते हैं और सीखी गई अंतर्दृष्टि के आधार पर लक्ष्यों को बदल सकते हैं।

बेंचमार्किंग की समझ के माध्यम से, संगठनों को पता चलता है कि प्रतिस्पर्धी बने रहने और लगातार सुधार करने के लिए क्या करना है।

बेंचमार्किंग के प्रकार

बेंचमार्किंग एक व्यापक अवधारणा है जिसके अनुप्रयोग के आधार पर कई प्रकार हैं। नीचे हमने बेंचमार्किंग के कुछ सबसे महत्वपूर्ण प्रकारों के बारे में बताया है:

आंतरिक बेंचमार्किंग

आंतरिक बेंचमार्किंग एक ही संगठन में टीमों या विभागों में प्रदर्शन का मूल्यांकन करने की प्रक्रिया है। एक खुदरा श्रृंखला विभिन्न क्षेत्रों में स्टोर के बिक्री प्रदर्शन की तुलना कर सकती है।

इस तरह की बेंचमार्किंग आंतरिक ताकत और कमजोरियों को दर्शाती है। विशेष रूप से, यह अविश्वसनीय रूप से मूल्यवान है यदि आपका संगठन बड़ा है, क्योंकि प्रक्रियाएं स्थान से स्थान या टीम से टीम में बहुत भिन्न हो सकती हैं।

प्रतिस्पर्धी बेंचमार्किंग

प्रतिस्पर्धी बेंचमार्किंग आपके संगठन के प्रदर्शन की तुलना प्रतिस्पर्धियों के प्रदर्शन से करती है। व्यवसाय मूल्य निर्धारण, ग्राहक संतुष्टि या डिलीवरी समय जैसे क्षेत्रों को देखते हैं और फिर निर्धारित करते हैं कि अंतर कहाँ हैं।

उदाहरण के लिए, एक फ़ूड डिलीवरी ऐप अपने प्रतिस्पर्धियों के रिस्पॉन्स टाइम का अध्ययन कर सकता है ताकि वे अपने खुद के सुधार कर सकें। इस दृष्टिकोण के साथ, कंपनियाँ अपने प्रतिद्वंद्वियों की सर्वोत्तम प्रथाओं को अपनाकर प्रतिस्पर्धी बनी रह सकती हैं।

कार्यात्मक बेंचमार्किंग

कार्यात्मक बेंचमार्किंग असंबंधित उद्योगों में संगठनों के साथ प्रक्रियाओं की तुलना है जो एक ही क्षेत्र में उत्कृष्ट हैं। एयरलाइन रोगी नियुक्तियों के साथ प्रक्रियाओं को बढ़ाने के लिए एक अस्पताल की शेड्यूलिंग प्रणाली का अध्ययन कर सकती है। यह विधि व्यवसायों को अन्य उद्योगों से नई प्रथाओं को अपनाने के लिए चुनौती देकर नवाचार क्षेत्र में रखती है।

रणनीतिक बेंचमार्किंग

रणनीतिक बेंचमार्किंग, उद्योग जगत के नेताओं द्वारा अपनाई गई रणनीतियों के बेंचमार्किंग के माध्यम से दीर्घकालिक उद्देश्यों पर कंपनियों का ध्यान केंद्रित करना है। इनमें से एक अध्ययन में उनके विकास मॉडल, तकनीकी प्रगति और उनके ग्राहक प्रतिधारण दृष्टिकोण का अध्ययन करना शामिल है।

इसका एक उदाहरण एक स्टार्टअप हो सकता है जो एक अग्रणी कंपनी की डिजिटल परिवर्तन रणनीति को अपने व्यवसाय को बढ़ाने में मदद करने के लिए एक मॉडल के रूप में उपयोग करना चाहता है।

इनमें से प्रत्येक प्रकार की बेंचमार्किंग अलग-अलग उद्देश्यों के साथ आती है और कुछ लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अद्वितीय अंतर्दृष्टि प्रदान करती है।

बेंचमार्किंग का महत्व क्या है?

बेंचमार्किंग का मतलब सिर्फ़ इंडस्ट्री लीडर के साथ अपनी तुलना करना नहीं है। इसमें कई कारक महत्वपूर्ण हैं, जिनमें शामिल हैं:

कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि प्रदान करता है

बेंचमार्किंग का उपयोग करने से वास्तविक डेटा मिलता है, जिससे यह पता चलता है कि प्रदर्शन में कितनी कमी है, तथा इन समस्याओं को प्रभावी ढंग से ठीक करने के लिए ऊर्जा को केंद्रित करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है।

यह कार्यकुशलता बढ़ाने और लागत बचाने के लिए एक प्रेरणा के रूप में कार्य करता है।

बेंचमार्किंग किसी संगठन के भीतर की अकुशलताओं को उजागर करने तथा उन्हें दूर करने में मदद करती है, जिससे संसाधनों की बचत होती है तथा कार्यप्रवाह सुव्यवस्थित होता है।

यह नवप्रवर्तन और विकास को प्रेरित करता है।

शीर्ष प्रदर्शनकर्ताओं का अध्ययन करने से सतत विकास के लिए नए विचारों और प्रौद्योगिकियों को अपनाने में मदद मिलती है।

यह परियोजना प्रबंधन प्रभावशीलता में सुधार करता है।

सही उपकरण (गैंट चार्ट उनमें से एक है) के साथ, बेंचमार्किंग आसानी से उनके साथ एकीकृत हो जाती है जिससे टीमों के लिए समयसीमा और प्रगति की निगरानी करना आसान हो जाता है। उदाहरण के लिए, किसी प्रोजेक्ट के शेड्यूल की बेंचमार्क से तुलना करके काम को गति देना।

बेंचमार्किंग संगठन जो लगातार बेंचमार्किंग के लिए समय निकालते हैं, वे बदलती बाजार स्थितियों के अनुकूल ढलने और प्रतिस्पर्धी बने रहने के लिए तैयार रहते हैं।

वास्तविक जीवन बेंचमार्किंग के उदाहरण

हम किसी संगठन में विभिन्न कार्यों के लिए बेंचमार्किंग लागू कर सकते हैं। यहाँ बेंचमार्किंग के अनुप्रयोगों के कुछ वास्तविक जीवन के उद्योग उदाहरण दिए गए हैं:

उदाहरण 1: ग्राहक सेवा का अनुकूलन

एक दूरसंचार कंपनी उद्योग के नेताओं के मुकाबले अपने कॉल समाधान समय का बेंचमार्क बनाती है। वे अपने अभ्यासों को खोजते हैं और कर्मचारियों के प्रशिक्षण और एक एआई-आधारित क्वेरी प्रबंधन प्रणाली को परिष्कृत करते हैं। इससे ग्राहक संतुष्टि होती है क्योंकि समस्याएं अपेक्षाकृत तेज़ी से हल हो जाती हैं और सेवा की गुणवत्ता में सुधार होता है।

उदाहरण 2: विनिर्माण उत्पादन बढ़ाने के लिए मॉड्यूलर विनिर्माण का उपयोग करना

कार निर्माता अपनी उत्पादन दर की तुलना दूसरे प्रतिस्पर्धी से करता है। कंपनी अपनी लाइन असेंबली में बाधाओं की पहचान करती है, और लीन मैन्युफैक्चरिंग तकनीक लागू करती है। इससे डाउनटाइम कम होता है, दक्षता बढ़ती है और कुल मिलाकर उत्पादन बढ़ता है।

उदाहरण 3: मार्केटिंग रणनीतियों में सुधार

सॉफ़्टवेयर में, एक फ़र्म प्रतिस्पर्धियों के मुक़ाबले अपनी वेबसाइट रूपांतरण दर का बेंचमार्क करती है। वे अपनी वेबसाइट डिज़ाइन को अनुकूलित करने और लक्षित प्रचार चलाने के लिए प्रतिस्पर्धी अभियानों का विश्लेषण करते हैं। यह लीड जनरेशन और रूपांतरण दरों में भी सुधार करता है।

उदाहरण 4: परियोजना समयसीमा में सुधार

एक निर्माण फर्म अपने निर्माण समय की तुलना उद्योग मानकों से करती है। वे देरी को पकड़ने और खत्म करने तथा संसाधन आवंटन को अनुकूलित करने की उम्मीद में गैंट चार्ट का उपयोग करते हैं। इससे परियोजनाओं का तेजी से पूरा होना और ग्राहकों का खुश रहना संभव होता है।

ये उदाहरण इस बात के लिए मानक के रूप में कार्य करते हैं कि किस प्रकार बेंचमार्किंग से अनेक उद्योगों में मापनीय सुधार होता है।

बेंचमार्किंग चरण

बेंचमार्किंग का मतलब सिर्फ़ डेटा के दो सेट लेना और उनकी तुलना करना नहीं है। इसमें एक गहन प्रक्रिया शामिल है ताकि अंत में हमारे पास कार्रवाई योग्य जानकारी हो। बेंचमार्किंग के विस्तृत चरण नीचे दिए गए हैं:

चरण 1: बेंचमार्क के लिए क्षेत्रों को परिभाषित करें

सबसे पहले यह पहचान कर अपनी समस्या को जमीनी स्तर पर ले जाएँ कि आप क्या सुधारना चाहते हैं, और कौन सी प्रक्रियाएँ या परिणाम आप बेहतर करना चाहते हैं। यह ग्राहक सेवा, परियोजना समयसीमा और परिचालन दक्षता हो सकती है। इसका एक उदाहरण वे टीमें हैं जो उदाहरण के लिए अड़चनों की पहचान करने के लिए कार्य पूरा होने की दरों को बेंचमार्क कर सकती हैं।

चरण 2: बेंचमार्किंग भागीदारों का चयन करें

प्रतिस्पर्धियों और उद्योग के नेताओं का मूल्यांकन करें और प्रासंगिक बेंचमार्क चुनें। सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा चुने गए बेंचमार्क आपके लक्ष्यों के लिए प्रासंगिक हैं, और वे अच्छे डेटा उत्पन्न करते हैं। उदाहरण के लिए, एक मार्केटिंग टीम लीड जनरेशन के दूसरे सफल प्रतिस्पर्धी के तरीकों का बेंचमार्क कर सकती है।

चरण 3: व्यापक डेटा एकत्र करें

विश्वसनीय स्रोतों से गुणात्मक और मात्रात्मक डेटा प्राप्त करें। कई मामलों में, सर्वेक्षण, प्रदर्शन रिपोर्ट या गैंट चार्ट आपके लिए महत्वपूर्ण मीट्रिक कैप्चर कर सकते हैं। डेटा सटीकता यहाँ महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपके विश्लेषण का मूल है।

चरण 4: प्रदर्शन ऊर्जा अध्ययन और तुलना

अपने डेटा की तुलना बेंचमार्क से करें और देखें कि आपका डेटा कहाँ और कैसे बेंचमार्क से नीचे आता है, ताकि बेहतर तरीके से समझा जा सके कि क्या बदलाव की आवश्यकता हो सकती है। प्रतिस्पर्धियों के साथ परियोजना की प्रगति की तुलना करने का एक सरल उदाहरण संसाधन आवंटन में कमियों को दिखा सकता है।

चरण 5: कार्य योजना विकसित करें

प्रदर्शन अंतराल को भरने के लिए एक स्पष्ट पाठ्यक्रम निर्धारित करें। अपने या अपनी टीम के लिए कार्रवाई योग्य कदम निर्धारित करें, और भूमिकाएँ और समय-सीमाएँ निर्धारित करें। मान लें कि आप प्रोजेक्ट प्रबंधन करते हैं, और जब नई समय-सीमा या संसाधन आवंटन की आवश्यकता होती है, तो आप गैंट चार्ट को अपडेट करते हैं।

चरण 6: नियमित रूप से निगरानी और समायोजन करें

हमेशा इस बात पर नज़र रखें कि क्या आप सही रास्ते पर हैं और उन बेंचमार्क के बदलने पर अपनी रणनीति को उसी के अनुसार समायोजित करें। नियमित समीक्षा से यह सुनिश्चित होगा कि योजनाएँ काम कर रही हैं और लक्ष्यों के साथ अद्यतित हैं।

बेंचमार्किंग की चुनौतियाँ

बेंचमार्किंग में कई चुनौतियाँ शामिल हैं जिनमें शामिल हैं:

विश्वसनीय डेटा तक पहुंच पाने में असमर्थता

डेटा प्राप्त करना मुश्किल है क्योंकि प्रतिस्पर्धी डेटा साझा नहीं कर सकते हैं। जब डेटा उपलब्ध न हो, तो उद्योगों से माध्यम और सार्वजनिक रिपोर्टों से जानकारी लें।

परिवर्तन को अपनाने का प्रतिरोध

बेंचमार्किंग के माध्यम से विकसित की गई नई पद्धतियों या प्रथाओं का कर्मचारियों द्वारा विरोध किया जा सकता है। निर्णय लेने की प्रक्रिया में खुले संवादात्मक और सेट रोलिंग की तरह खुले रहें।

बेंचमार्क को लक्ष्यों से जोड़ना

अप्रासंगिक बेंचमार्क आपको आपके काम में गुमराह कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि बेंचमार्किंग गतिविधियाँ उद्देश्य को पूरा करती हैं ताकि परिणाम कार्रवाई योग्य हो।

औज़ारों पर अत्यधिक निर्भरता

कभी-कभी गैंट चार्ट जैसे उपकरण उपयोगी होते हैं, लेकिन अत्यधिक निर्भरता रचनात्मकता और व्यापक रणनीतिक सोच को दबा सकती है। उन्हें महिला को रास्ता दिखाने वाले हाथों के रूप में उपयोग करें, न कि तर्क की जगह बैसाखी के रूप में।

प्रभावी बेंचमार्किंग युक्तियाँ

यदि आप बेंचमार्किंग पर काम कर रहे हैं, तो यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं जो आपको कुशल बनाएंगे।

स्पष्ट उद्देश्य निर्धारित करें 

शुरुआत से अंत तक ध्यान केंद्रित रखने के लिए बेंचमार्किंग से पहले विशिष्ट और मापन योग्य लक्ष्य निर्धारित करें।

मौजूदा क्रॉस-इंडस्ट्री अंतर्दृष्टि का लाभ उठाएं

देखें कि दूसरे लोग किस प्रकार कुछ ऐसा करते हैं जिसे आपने पहले नहीं देखा है, इससे आपको अपनी चुनौतियों का समाधान नवीनतापूर्वक करने में मदद मिलेगी।

मात्रात्मक मीट्रिक्स पर ध्यान केंद्रित करें

ऐसे डेटा को मापें जिन्हें बेहतर प्राथमिकता दी जा सकती है, जैसे ग्राहक प्रतिधारण दर, उत्पादन दक्षता, या परियोजना समापन समय।

औज़ारों का बुद्धिमानी से उपयोग करें

प्रगति पर नज़र रखने, समयसीमा समायोजित करने और जवाबदेही सुनिश्चित करने के लिए गैंट चार्ट जैसे उपकरणों का उपयोग करें।

समाप्ति

बेंचमार्किंग उन संगठनों के लिए एक महत्वपूर्ण उपकरण है जो प्रदर्शन में सुधार करने और प्रतिस्पर्धी बने रहने का प्रयास करते हैं। यह उन्हें कमियों को खोजने, सर्वोत्तम प्रथाओं को अपनाने और अपने उद्देश्यों के लिए रणनीति बनाने में मदद करता है।

जब उपकरणों के साथ जोड़ा जाता है, तो बेंचमार्किंग जोड़े परियोजना प्रबंधन में प्रभावी ढंग से काम करते हैं, जिससे टीमों को अपनी प्रगति की निगरानी करने और अक्षमताओं को दूर करने की अनुमति मिलती है। बेंचमार्किंग का उपयोग ग्राहक सेवा, परियोजना समयसीमा और कई अन्य चीजों को अनुकूलित करने के लिए किया जा सकता है।