एक परियोजना योजना क्या है?
इससे पहले कि हम बहुत दूर हो जाएं, आइए थोड़ा करीब से देखें कि परियोजना योजना क्या है। आपकी परियोजना योजना चरण-दर-चरण प्रक्रिया है जिसे आप उस स्थान से प्राप्त करने के लिए अनुसरण करने की योजना बनाते हैं जहां आप अभी एक अंतिम लक्ष्य और एक समय सीमा (जो आपका ग्राहक आपको देगा)। आपकी योजना आपको उस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए आवश्यक सब कुछ पता लगाने में मदद करती है और यह आपकी टीम के बाकी लोगों की मदद करती है (क्योंकि आप निश्चित रूप से इसे अकेले नहीं कर सकते हैं) यह पता लगाने में मदद करती है कि उन्हें क्या करने की आवश्यकता है। जितना अधिक आप अपनी योजना बनाने के लिए उनके साथ काम करेंगे, उतना ही बेहतर होगा।
जब आप एक परियोजना योजना शुरू करते हैं, तो आप विभिन्न कार्यों और उप-कार्यों को पूरा करने जा रहे हैं, जिन्हें आपकी टीम के लिए प्राप्त करने की आवश्यकता होती है, जहां उसे जाने की आवश्यकता होती है। योजना एक प्रक्रिया है। यह ऐसा है जब आप किसी यात्रा की तैयारी कर रहे होते हैं और आप निर्देशों का प्रिंट आउट लेते हैं (या आप उन्हें अपने फोन पर डाउनलोड करते हैं)। वे दिशाएं आपको बिंदु ए (जहां आप अभी हैं) से बिंदु बी (जहां आप समाप्त करना चाहते हैं) तक पहुंचने के लिए आपको जो कुछ भी जानने की आवश्यकता है, वह देती हैं। यह वही है जब आप अपने व्यवसाय के भीतर एक कार्य हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं।
आपको एक परियोजना योजना की आवश्यकता क्यों है
लेकिन अगर आप जानते हैं कि परियोजना योजना क्या है, तो यह महत्वपूर्ण क्यों है? आप एक परियोजना योजना होने से क्या प्राप्त करने जा रहे हैं? सच्चाई यह है कि आपको बहुत सी चीजें मिलेंगी। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आपको सफलता का बेहतर मौका मिलेगा। आप जो हासिल करना चाहते हैं उसे लिखकर और वहां पहुंचने के लिए उठाए गए कदमों को पूरा करके, आप पूरी प्रक्रिया को अपने मस्तिष्क में आगे बढ़ा रहे हैं और आप इसे और अधिक संभावना बना रहे हैं कि आप बिंदु ए से बिंदु बी तक पहुंचने के लिए उन चरणों में से प्रत्येक के माध्यम से काम करेंगे। यह सबसे महत्वपूर्ण पहलू है।
आप अपने लिए प्रक्रिया को आसान बनाने जा रहे हैं। जब आप प्रत्येक चरण को लिखते हैं तो आप और बाकी टीम जिम्मेदार होते हैं, सभी के लिए जांच करना और यह देखना आसान होता है कि अभी भी क्या करने की आवश्यकता है, क्या पहले से ही किया जा चुका है, और बहुत कुछ। आप अपनी प्रगति देख सकते हैं या आप कहां पिछड़ रहे हैं। आप यह भी सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप सही समय पर हैं या इसे सुधारने के लिए आपको क्या करने की आवश्यकता है। परियोजना योजना यह सुनिश्चित करती है कि टीम में हर कोई एक ही पृष्ठ पर है, जो प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।
अंत में, एक परियोजना योजना यह सुनिश्चित करने जा रही है कि आपके ग्राहक को वह मिले जो वे उम्मीद करते हैं। एक योजना के साथ, आप कार्यों और असाइनमेंट के शीर्ष पर रह रहे हैं। आप मील के पत्थर समय पर पूरे कर रहे हैं और अपने ग्राहक डिलिवरेबल्स प्राप्त कर रहे हैं जो उन्होंने अनुरोध किया है। यह सब आपके लिए अपने ग्राहक को खुश रखना आसान बनाने वाला है और इससे आपके व्यवसाय के लिए व्यवसाय में बने रहना और अपने सभी ग्राहकों को उत्कृष्ट सेवा प्रदान करना आसान हो जाएगा। आप जितनी बेहतर योजना बनाएंगे, आप उतने ही बेहतर होंगे और यही आपके ग्राहक और कोई भी संभावित ग्राहक ढूंढ रहे हैं।
आपकी परियोजना योजना के चरण
कई महत्वपूर्ण चरण हैं जिनका आपको यह सुनिश्चित करने के लिए पालन करने की आवश्यकता है कि आपकी परियोजना योजना सही रास्ते पर है। हम दस सबसे महत्वपूर्ण चरणों पर एक नज़र डालने जा रहे हैं और यह सुनिश्चित करने में क्या जाता है कि आपकी योजना सही रास्ते पर है। इस तरह, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी टीम आपकी सभी परियोजनाओं को ठीक से निष्पादित कर रही है और आपके ग्राहक परिणामों से खुश होने जा रहे हैं। और उस योजना को बनाने के लिए दस कदम ज्यादा नहीं लगते हैं, है ना? आप कुछ ही समय में किया जा सकता है।
आइए एक शानदार प्रोजेक्ट प्लान बनाने के चरणों पर एक नज़र डालें।
1. अपनी योजना का दायरा जानें
आपकी योजना का दायरा वही है जो आप पूरा करने की उम्मीद कर रहे हैं। अंतिम लक्ष्य क्या है जिसे आपको प्राप्त करने की आवश्यकता है? संभावना है कि यह आपके बॉस, टीम लीडर या क्लाइंट द्वारा आपके लिए परिभाषित किया जा रहा है। लेकिन अगर आप नहीं जानते कि आप क्या पाने की कोशिश कर रहे हैं, तो आप वहां नहीं जा रहे हैं। और आपकी योजना को हर किसी को यह समझाने में सक्षम होना चाहिए कि आप क्या हासिल करने की उम्मीद कर रहे हैं और आप वहां कैसे पहुंचने जा रहे हैं। तो, एक लक्ष्य के साथ शुरू करो। वहां से, आप उस लक्ष्य तक पहुंचने के लिए उठाए जाने वाले प्रत्येक चरण को बनाना शुरू कर पाएंगे।
जब योजना के दायरे को निर्धारित करने और सब कुछ करने के लिए तैयार होने की बात आती है, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके प्रोजेक्ट में क्या हो रहा है, इसका एक अच्छा विचार है। आपको कुछ विवरणों को जानना चाहिए कि क्या करने की आवश्यकता है और परियोजना के विभिन्न पहलुओं में से प्रत्येक में क्या होगा। लेकिन आप इसका और भी अधिक पता लगाएंगे क्योंकि आप इस प्रक्रिया के अगले कई चरणों के माध्यम से काम करना जारी रखते हैं। हम उस योजना को सफल बनाने के लिए आवश्यक हर चीज के बारे में बात करने जा रहे हैं।
2. अपना शोध करें
अगला, आपको अपना शोध करने की आवश्यकता है। यह मत समझो कि आपको वह सब कुछ बताया जाएगा जो आपको शुरू से ही जानना आवश्यक है। यह मत समझो कि आपका बॉस, टीम लीडर या क्लाइंट शुरू से ही सब कुछ जानता है। लेकिन आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि नियोजन प्रक्रिया में बहुत दूर जाने से पहले आपके पास सभी तथ्य हैं। यह उस कदम से शुरू होने जा रहा है जिसे हम चरण दो के साथ-साथ चरण तीन भी कह रहे हैं। इसलिए, अभी के लिए, सभी शोध करने और पहले से प्रदान की गई जानकारी से वह सब कुछ पता लगाने पर ध्यान केंद्रित करें जो आप कर सकते हैं।
ध्यान रखें कि आपको आवश्यक बहुत सी जानकारी कागजी कार्रवाई और दस्तावेज़ीकरण में होगी जो आपको इस परियोजना को सौंपने वाले द्वारा दी गई है। इसका मतलब यह नहीं है कि उस व्यक्ति ने सभी दस्तावेज पढ़ लिए हैं, लेकिन कागजी कार्रवाई आपको परियोजना बनाने के लिए थोड़ी मजबूत नींव बनाने में मदद करेगी और आपको चरण तीन में ले जाएगी (जो हम एक पल में प्राप्त करेंगे)। आपके पास मौजूद जानकारी के माध्यम से परिमार्जन करके आप उन लक्ष्यों जैसी चीजों को खोजने जा रहे हैं जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है, उद्देश्य या अपेक्षाएं, और यहां तक कि आपकी टीम का हिस्सा कौन बनने जा रहा है। या कम से कम, आपको इस जानकारी में से कुछ मिलनी चाहिए।
3. कठिन प्रश्न पूछें
सवाल पूछने से डरो मत। और गोता लगाने और वास्तव में कठिन प्रश्न पूछने से डरो मत। परियोजना को पूरा करने के लिए आपको जो भी जानकारी चाहिए, उसे शुरू से ही प्रदान किया जाना चाहिए। यदि ऐसा नहीं है, तो सुनिश्चित करें कि आप किसी से भी और सभी से तब तक पूछें जब तक आपको पता न चले कि उत्तर क्या हैं। आखिरकार, आप परियोजना को पूरा करने में सक्षम नहीं होंगे जब तक कि आप उस परियोजना के बारे में जानने के लिए सब कुछ नहीं जानते।
इस बारे में पूछें कि परियोजना के प्रत्येक पहलू के लिए कौन जिम्मेदार होगा। पता करें कि आपके द्वारा उठाए गए विभिन्न कदमों के बारे में किसे जानने की आवश्यकता है। अपने बॉस से पूछें कि प्रक्रिया के विभिन्न हिस्सों पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है। पता करें कि आप प्रतिक्रिया कैसे प्राप्त करने जा रहे हैं या आप समस्याओं से कैसे निपटेंगे। सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि परियोजना को कब पूरा करने की आवश्यकता है और इसे किसे प्राप्त करने की आवश्यकता है। जानें कि आप कब किसी से संपर्क नहीं कर सकते हैं या पूरी प्रक्रिया में किस तरह की समस्याएं आ सकती हैं। आप इस परियोजना में जितना हो सके उतना जानना चाहते हैं क्योंकि यह आपको समग्र रूप से अधिक सफल बनाने जा रहा है।
4. एक रूपरेखा के साथ शुरू करें
इसके बाद, एक रूपरेखा बनाना शुरू करें। आप इस परियोजना में बहुत जल्दी गोता नहीं लगाना चाहते हैं और इसका मतलब है कि बहुत जल्दी योजना का बहुत विस्तृत निर्माण नहीं करना। इसके बजाय, एक रूपरेखा बनाएं जो अंतिम समय सीमा और रास्ते में मील के पत्थर जैसी चीजों को लेआउट करेगी (यदि वे पहले से ही आपके ग्राहक या बॉस द्वारा निर्धारित किए गए हैं)। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके पास एक ढांचा है जिसे आप टीम के सामने पेश कर सकते हैं और जैसे-जैसे आप आगे बढ़ते हैं, काम करना जारी रख सकते हैं।
आपकी रूपरेखा अनुमोदन प्राप्त करने की प्रक्रिया को पूरा करने जा रही है (किसी से भी जिसे इसे अनुदान देने की आवश्यकता है)। यह भी दिखाना चाहिए कि क्या पूरा करने की आवश्यकता है और कब विभिन्न मील के पत्थर, समय सीमा, और बहुत कुछ प्राप्त करना है। आप संसाधनों और डिलिवरेबल्स के बारे में पहले से ही जानते हुए कुछ भी जानकारी को स्केच करना चाह सकते हैं, साथ ही साथ कुछ भी जो आप अपने निर्णयों और लेआउट को आधार बना रहे हैं। इसे पूरी तरह से बाहर निकालने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको जो भी जानकारी आप पहले से निश्चित हैं, उन्हें शामिल करना चाहिए। आपको कार्यों के क्रम के बारे में बहुत विशिष्ट होने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आप उन कार्यों की एक सूची लेआउट कर सकते हैं जिन्हें आप पहले से जानते हैं कि उन्हें करने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए।
5. टीम को शामिल करें
इसके बाद, उस टीम से बात करना शुरू करें जो इस परियोजना के लिए जिम्मेदार होगी। टीम में कौन है या किसी भी कार्य में आपकी सहायता करने के लिए सौंपा गया है? उनके साथ काम करें और आपके द्वारा पहले से बनाई गई रूपरेखा किसी भी अतिरिक्त कार्य के साथ आने के लिए जिसे पूरा करने की आवश्यकता है या संसाधनों और आपूर्ति का पता लगाने के लिए आपको आवश्यकता होगी या प्रत्येक कार्य में कितना समय लगेगा। यह वह जगह है जहां आप और भी अधिक जानकारी प्राप्त करने और उन कठिन प्रश्नों को और भी अधिक पूछने के लिए पहुंचने जा रहे हैं।
यह वह जगह भी है जहाँ आप उस रूपरेखा को शुरू करने जा रहे हैं जिसे आपने अभी बनाया है। अपने प्रत्येक कार्य के साथ, आप समयरेखा, संसाधनों और कौन जिम्मेदार है, के बारे में कुछ नोट्स लिखना शुरू कर सकते हैं। आप उन बाकी कार्यों को जोड़ सकते हैं जिनके बारे में आपको बताया गया है। आप इस मार्ग पर जाकर अपने विचारों के लिए अधिक समर्थन और प्रतिक्रिया प्राप्त करने जा रहे हैं। जब आप अपनी रूपरेखा बना रहे होंगे और अगले चरण में जब आप सब कुछ एक साथ मसौदा तैयार करना शुरू करेंगे तो आपकी टीम आपकी मदद करने में सक्षम होगी।
6. इसे ड्राफ्ट आउट करें
अगला, अपनी पूरी परियोजना का मसौदा तैयार करें। यह वह जगह है जहाँ आप चरण चार में आपके द्वारा बनाई गई रूपरेखा को चरण पाँच में प्राप्त प्रतिक्रिया और अतिरिक्त जानकारी के साथ लेते हैं और आप इसका उपयोग अधिक विस्तृत ड्राफ़्ट बनाने के लिए करते हैं। यह सब बाहर रखना, क्रम में प्रत्येक कार्य के साथ कोई कागज, और प्रत्येक असाइनमेंट चिह्नित. जितना हो सके उतनी जानकारी डालें और सुनिश्चित करें कि आप पूरी तरह से आश्वस्त हैं कि आपके द्वारा बनाई गई परियोजना सटीक है या कम से कम उतनी ही सटीक है जितनी कि यह आपकी टीम से अंतिम इनपुट और समर्थन के बिना हो सकती है।
प्रक्रिया के इस हिस्से में कुछ समय लग सकता है, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप इसे काम करने के लिए सब कुछ कर रहे हैं। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके पास जो मसौदा है वह इस तरह से रखा गया है जिसे आप समझ सकते हैं और इससे आपको जो पूरा करने की आवश्यकता है उस पर बेहतर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलेगी। यदि आपके पास यह सब निर्धारित है, तो आपके द्वारा चुनी गई परियोजना प्रबंधन प्रणाली में डालना आसान होगा (जिसके बारे में हम चरण सात में बात करेंगे)। आप सब कुछ देख पाएंगे और चूंकि यह पहले से ही व्यवस्थित है, इसलिए इसे स्थापित करने के लिए एक स्नैप है।
7. इसे इंस्टागैंट के साथ सेट करें
यह वह जगह है जहाँ आप अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल का उपयोग करने जा रहे हैं। Instagantt आपको उन सभी विभिन्न कार्यों और उप-कार्यों को करने की अनुमति देता है जो आप चाहते हैं। आप समय सीमा, मील के पत्थर, निर्भरता और बहुत कुछ बना सकते हैं। आप अपने प्रत्येक कार्य को अपनी टीम के अलग-अलग लोगों को भी असाइन कर सकते हैं। यह सब हासिल करना आसान है और फिर आप उस जानकारी को बाकी टीम के साथ साझा कर सकते हैं ताकि वे प्रतिक्रिया प्रदान कर सकें, अपने कार्यों की निगरानी कर सकें, और जो कुछ भी हो रहा है उसका ट्रैक रख सकें, जहां तक समय सीमा तक पहुंच रही है या यहां तक कि बाकी टीम के साथ संवाद भी कर रही है।
आपके पास गैंट चार्ट सेटअप या कानबन चार्ट सेटअप के माध्यम से अपने सभी कार्यों को देखने का विकल्प भी है। किसी भी तरह से, आपके पास सब कुछ ट्रैक करने और अपनी परियोजना के शीर्ष पर रहने का एक सरल तरीका होगा। साथ ही, आप इस प्रणाली को अपने कई अन्य सिस्टम और कार्यक्रमों से लिंक कर सकते हैं, इसलिए आपको इसे अपने प्रत्येक प्लेटफ़ॉर्म पर देखने के लिए केवल एक बार जानकारी डालनी होगी। इससे आपके लिए हर चीज में शीर्ष पर बने रहना और उन सभी को रखना बहुत आसान हो जाएगा, जिन्हें सूचित करने की आवश्यकता है, जो चल रहा है, इसके बारे में सूचित करें।
8. अपने डिजाइन को अंतिम रूप दें
यह वह जगह है जहां आप लेआउट और अपने चार्ट या बोर्ड के डिज़ाइन को अंतिम रूप देने जा रहे हैं। आपने अपनी परियोजना और उससे जुड़े सभी कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए जो भी प्रणाली का उपयोग करने का निर्णय लिया है, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप इसे सावधानीपूर्वक और पूरी तरह से देखें। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपने सिस्टम में डाली गई हर चीज को दोबारा जांचें और किसी के लिए भी उस स्थान पर क्या हो रहा है, इसे पढ़ना और समझना आसान है। इससे आपके लिए मनचाहा परिणाम प्राप्त करना आसान हो जाएगा।
अब, ध्यान दें कि यह आखिरी बार नहीं होगा जब आप अपने चार्ट या अपनी परियोजना योजना को समायोजित करेंगे। आपको अभी भी कुछ और कदम उठाने हैं। इस बिंदु पर, हालांकि, आपको इस बात का बहुत अच्छा अंदाजा होना चाहिए कि योजना क्या लेने जा रही है और आप इसे कैसे पूरा करने जा रहे हैं। जिस योजना को आप अपने इंस्टागैंट प्रोफाइल पर देखते हैं, वह आपकी अपेक्षा के काफी करीब दिखनी चाहिए और यह आपकी योजना के अंतिम संस्करण की तरह दिखनी चाहिए। आपको ऐसा महसूस होना चाहिए कि आप योजना के उस संस्करण के आधार पर अपना लक्ष्य प्राप्त कर सकते हैं।
9. टीम से प्रतिक्रिया प्राप्त करें
एक बार जब आपको लगता है कि आप कर चुके हैं और आप योजना को क्रियान्वित करने के लिए आगे बढ़ सकते हैं, तो एक बार और प्रतिक्रिया मांगने का समय आ गया है। अब, इसका मतलब यह नहीं है कि यह आखिरी बार है जब आप अपनी टीम से अपनी योजना को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए कहने जा रहे हैं। लेकिन योजना पर काम शुरू करने से पहले यह आखिरी बार है। इसलिए, टीम तक पहुंचें और सुनिश्चित करें कि उनके पास आपके द्वारा बनाए गए इंस्टैगेंट चार्ट तक पहुंच है। फिर, उन्हें इसकी समीक्षा करने के लिए कहें और देखें कि वे समग्र दायरे, मील के पत्थर और इसमें उनके कार्यों के बारे में क्या सोचते हैं।
आप जानना चाहते हैं कि क्या वे मानते हैं कि यह योजना यथार्थवादी है और यदि यह प्रतिनिधि है कि वे क्या कर सकते हैं। यदि यह बहुत अच्छा है, तो आप अगले चरण पर जा सकते हैं। यदि ऐसा नहीं है, तो आप उन टीम के सदस्यों के साथ काम करना चाहते हैं, और जो भी प्रतिक्रिया वे आपको यह पता लगाने के लिए प्रदान कर सकते हैं कि क्या बदलने की आवश्यकता है। इस तरह, आप अपनी परियोजना को आगे बढ़ा सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि यह सफल होने जा रहा है। अपनी टीम को बोर्ड पर लाने और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने की प्रक्रिया में प्रतिक्रिया मांगना एक महत्वपूर्ण कदम है।
10. योजना बनाना बंद न करें
आपकी परियोजना योजना का अंतिम चरण जारी है। आप कभी नहीं करने जा रहे हैं। आपकी परियोजना योजना बहुत अच्छी लग सकती है और इसमें शामिल सभी लोग सोच सकते हैं कि यह एक भारी सफलता होने जा रही है। हो सकता है कि आपने सभी शोध किए हों, सभी प्रश्न पूछे हों, सभी फीडबैक का उपयोग किया हो, और एक ऐसी योजना बनाई हो जो आपको, आपकी टीम, आपके बॉस, क्लाइंट और बाकी सभी को सही लगे, जिसे आप इसे दिखाते हैं। लेकिन यह वास्तविक जीवन है। और कुछ भी वास्तव में कभी भी सही नहीं है।
इसका मतलब यह है कि आपकी योजना को बदलना होगा। चाहे वह छोटी चीजें हों या बड़ी चीजें, परियोजना योजना में कुछ चीजें होने जा रही हैं जो सही नहीं हैं या जो किसी तरह या किसी अन्य तरीके से पाठ्यक्रम से दूर हो जाती हैं। कोई बीमार होने जा रहा है और अपना कार्य पूरा नहीं कर रहा है या आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली आपूर्ति में से एक को अचानक बाजार से खींच लिया जाता है और आपको एक प्रतिस्थापन ढूंढना होगा। आपके पास एक अप्रत्याशित घटना हो सकती है जो एक समय के लिए उत्पादन बंद कर देती है या एक ग्राहक जो कुछ समय के लिए अनुत्तरदायी है। जो भी हो, योजना में रिंच फेंके जाने वाले हैं। इसलिए हमेशा बदलाव करने के लिए तैयार रहें और रास्ते में सुधार जारी रखें।
जब यह सब नीचे आता है, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपकी परियोजना योजना इस तरह से लिखी गई है कि आपकी टीम के सभी लोग समझ सकें और निष्पादित कर सकें। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि यह प्रक्रिया में सटीकता का त्याग किए बिना जितनी जल्दी हो सके और कुशलता से काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। आप यह कैसे करते हैं? ठीक है, आपको हमारे द्वारा ऊपर बताए गए चरणों का पालन करना होगा और सुनिश्चित करना होगा कि आरंभ करने के लिए आपके पास Instagantt उपलब्ध है। प्रोजेक्ट प्लानिंग एक स्नैप हो सकती है यदि आपके पास आपकी मदद करने के लिए सही सिस्टम है।
