प्रोजेक्ट ब्रीफ कैसे लिखें

परियोजना प्रबंधन संक्षिप्त क्या है?

आइए मूल बातें शुरू करें और देखें कि वास्तव में एक परियोजना संक्षिप्त क्या है। एक प्रोजेक्ट ब्रीफ आपके क्लाइंट को यह बताने का एक तरीका है कि आप क्या पेशकश कर रहे हैं। इसलिए, यदि आप एक प्रोजेक्ट ब्रीफ बनाते हैं, तो आप उन्हें उस प्रोजेक्ट या योजना के बारे में बताने जा रहे हैं, जिसे आप उन चरणों से निष्पादित करने जा रहे हैं जिन्हें आप अंतिम अंतिम लक्ष्य तक ले जा रहे हैं, जो कि वितरण योग्य है जो वे अनुरोध कर रहे हैं। आपका प्रोजेक्ट संक्षिप्त असाधारण रूप से विस्तृत और कई पृष्ठ लंबा हो सकता है, या यह व्यापक और केवल एक पृष्ठ या दो सारांश हो सकता है।
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आमतौर पर, आप एक संक्षिप्त चाहते हैं जो काफी विस्तृत हो। इसका मतलब है कि यह परियोजना के सभी विभिन्न पहलुओं पर जाने वाला है जो आप उद्देश्यों से लेकर डिलिवरेबल्स, रास्ते में विभिन्न मील के पत्थर, प्रक्रियाओं, संसाधनों, समय, परियोजना के दायरे, और बहुत कुछ बना रहे हैं। सामान्य तौर पर, आपका ग्राहक खुश होने वाला है, आपका संक्षिप्त विवरण जितना अधिक विस्तृत होगा। उल्लेख नहीं है कि यह सुनिश्चित करता है कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है कि वास्तव में क्या किया जा रहा है (और क्या नहीं है) और यह सब कितना समय लेने वाला है।

आपको प्रोजेक्ट ब्रीफ की आवश्यकता क्यों है

अब, एक बार जब आप जानते हैं कि एक परियोजना संक्षिप्त क्या है, तो आपको यह समझने की आवश्यकता होगी कि आप एक क्यों चाहते हैं, है ना? खैर, हमने पहले ही इस पर बात कर ली है। एक प्रोजेक्ट ब्रीफ एक ग्राहक को यह बताता है कि आप क्या करने जा रहे हैं और आप इसे कैसे करने जा रहे हैं। यह उन्हें ठीक-ठीक बताता है कि मील के पत्थर की उम्मीद करने के लिए प्रत्येक चरण में कितना समय लगने वाला है और रास्ते में आप उनसे जिन विभिन्न चीजों की उम्मीद कर रहे हैं। संक्षेप में, यह सुनिश्चित करने जा रहा है कि प्रोजेक्ट टीम में हर कोई समझता है कि क्या हो रहा है।
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आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपका ग्राहक आपसे अधिक की अपेक्षा नहीं कर रहा है जितना आप वितरित करने की योजना बना रहे हैं। वे यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि उन्हें सहमत दर के लिए वह सब कुछ मिल रहा है जिसकी वे अपेक्षा करते हैं। और एक प्रोजेक्ट ब्रीफ बनाकर, आप उन दोनों उद्देश्यों को पूरा करते हैं। आप और ग्राहक दोनों बहुत खुश होने जा रहे हैं क्योंकि आप जो हो रहा है उसके साथ अधिक सहज होने जा रहे हैं, और आपको पूरी तरह से सूचित किया जा रहा है। किसी के दुखी होने के अंत तक पहुंचने का कोई खतरा नहीं है क्योंकि चीजें उस तरह से नहीं की गईं जैसी उन्होंने उम्मीद की थी।

आप प्रोजेक्ट ब्रीफ कब बनाते हैं?

तो, आप परियोजना को संक्षिप्त कब बनाने जा रहे हैं? ठीक है, आप नौकरी पाने से पहले एक सामान्य परियोजना संक्षिप्त (छोटे लोगों में से एक जिसका हमने पहले उल्लेख किया था) बना सकते हैं। यह क्लाइंट के लिए आपकी पिच का एक हिस्सा हो सकता है जब आप शुरू से ही नौकरी जीतने की कोशिश कर रहे हों। लघु परियोजना संक्षिप्त इस बात का व्यापक अवलोकन देगी कि आप जो काम करने जा रहे हैं उससे वे क्या उम्मीद कर सकते हैं। यह चीजों को योग करने का एक शानदार तरीका है, इसलिए उनके पास अपने अन्य प्रस्तावों की तुलना करने के लिए कुछ है।
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एक बार जब आप नौकरी प्राप्त कर लेते हैं, तो आप अधिक विस्तृत परियोजना संक्षिप्त पर काम करना शुरू करना चाहते हैं। आपको ग्राहक को यह बताना चाहिए कि सब कुछ एक साथ रखने में कितना समय लगने वाला है (जो संबंधित नहीं होना चाहिए)। फिर, सुनिश्चित करें कि आप पूरी तरह से वह सब कुछ विस्तार से बता सकते हैं जो आप कर सकते हैं। आपको यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी टीम और अपने ग्राहक के साथ चीजों पर जाने की आवश्यकता हो सकती है कि आपके पास सभी विवरण हैं। क्लाइंट से मिलने के बाद, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए चीजों को संशोधित या बदलने की आवश्यकता हो सकती है कि सब कुछ उनकी अपेक्षा के अनुसार किया जा रहा है (और आप उम्मीद करते हैं)। लेकिन काम शुरू करने से पहले संक्षिप्त करने की आवश्यकता है।

आप एक प्रोजेक्ट ब्रीफ कैसे बनाते हैं?

आपके पास शायद अंतिम प्रश्न यह है कि आप उस परियोजना को संक्षिप्त कैसे बनाने जा रहे हैं। सौभाग्य से, यह उतना जटिल नहीं है जितना आपने सोचा होगा। इसमें कुछ समय लगेगा, लेकिन इसमें शामिल प्रयास बेहतर होने जा रहा है। आपको बस यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि आप उस समय को अलग रखें जो इसे लेने जा रहा है और आप उन सभी लोगों के साथ काम कर रहे हैं जो वास्तव में परियोजना शुरू करते समय टीम में होने जा रहे हैं।

ड्राफ्ट करने की तैयारी

पहली चीज जो आपको अपने प्रोजेक्ट ब्रीफ के लिए चाहिए, वह है प्रोजेक्ट के बारे में जानकारी। आखिरकार, आप एक गुणवत्ता संक्षिप्त कैसे बनाने जा रहे हैं यदि आप यह भी नहीं जानते कि परियोजना के साथ क्या हो रहा है? कौन शामिल है? अंतिम लक्ष्य क्या है? टीम वर्क कैसे करती है? ग्राहक क्या उम्मीद कर रहा है? टीम को क्या उम्मीद है? निर्णय लेने के लिए कौन जिम्मेदार है? ये सभी प्रश्न भारी लग सकते हैं, लेकिन वे केवल उन प्रश्नों का एक हिस्सा हैं जिन्हें आपको अपनी परियोजना संक्षिप्त बनाने के लिए पूछने की आवश्यकता है।

इसका मतलब यह है कि आपको यह जानने की आवश्यकता है:

• अंतिम डिलिवरेबल्स/समग्र लक्ष्य
• टीम प्रक्रिया
• टीम सेटअप
• ग्राहक की अपेक्षाएं
• टीम की उम्मीदें
• ग्राहक के पक्ष में निर्णय लेने का प्रभारी कौन है
• परियोजना पक्ष पर निर्णय लेने का प्रभारी कौन है
• जब माइलस्टोन डिलिवरेबल्स की उम्मीद की जाती है
• निर्भरताएँ
• माइलस्टोन डिलिवरेबल्स की समीक्षा करने के लिए समय क्लाइंट अनुरोध
• समय सीमा

एक बार जब आप इन सभी चीजों को जान लेते हैं, तो आप एक प्रारूप में संक्षिप्त विवरण देने की प्रक्रिया के लिए बेहतर तरीके से तैयार होने जा रहे हैं जो सभी के लिए समझ में आता है। आखिरकार, यदि आप अकेले हैं जो इसे समझ सकते हैं, तो यह बहुत मदद करने वाला नहीं है।

इसे बाहर रखना

इसके बाद, आप वास्तव में अपनी परियोजना को संक्षिप्त करना शुरू करने जा रहे हैं, और यह वह जगह है जहां एक गैंट चार्ट वास्तव में काम आ सकता है। अब, परियोजना संक्षिप्त आम तौर पर एक रिपोर्ट की तरह लिखित जानकारी के साथ एक दस्तावेज होने जा रहा है। लेकिन रिपोर्ट के सामने जाने के लिए या इसे तैयार करने में आपकी मदद करने के लिए एक समयरेखा होने से यह बहुत आसान होने जा रहा है कि आप हर जगह कोशिश करने और हर किसी और हर चीज पर नज़र रखने के लिए हर जगह एक रिपोर्ट लिखने की कोशिश करने की तुलना में बहुत आसान होने जा रहे हैं।
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गैंट चार्ट मेकर के साथ गैंट चार्ट बनाने से आप उन सभी महत्वपूर्ण सूचनाओं को रख सकते हैं जो आपके संक्षिप्त में जाने वाली हैं। आप प्रत्येक अलग-अलग कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता होगी, जब उन्हें शुरू करने और समाप्त करने की आवश्यकता होगी, जो उनके प्रभारी हैं, किसी भी उप-कार्य से जुड़े, किसी भी निर्भरता, और कुछ और जो आप चाहते हैं। आप उन मील के पत्थर भी निर्धारित कर सकते हैं जिन तक पहुंचने की आवश्यकता है और प्रत्येक मील के पत्थर, वितरण योग्य और परियोजना के अंत के लिए समय सीमा। इस तरह, आप परियोजना में जाने वाली हर चीज को पूरी तरह से जानते हैं, और आपके पास यह सब एक ही स्थान पर है।
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इससे भी बेहतर, आपके गैंट चार्ट को अनुकूलित किया जा सकता है ताकि सब कुछ रंग-कोडित हो, एक क्रम में व्यवस्थित हो जो आपके लिए समझ में आता है, विभिन्न शीर्षकों के साथ व्यवस्थित होता है, और बहुत कुछ। ये सभी चीजें आपके और आपकी टीम के लिए यह समझना आसान बनाती हैं कि चार्ट उन्हें क्या बता रहा है और उन्हें सौंपे गए विभिन्न असाइनमेंट को ढूंढना आसान बनाता है। हर कोई जो परियोजना या इसके कुछ टुकड़े के लिए जिम्मेदार है, वह किसी भी समय चेक-इन कर सकता है और देख सकता है कि वे किस पर काम करने वाले हैं और परियोजना के उस हिस्से के लिए समय सीमा कब है।
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इतना ही नहीं, बल्कि हर कोई चार्ट के माध्यम से ही एक दूसरे के साथ संवाद करने में सक्षम होगा। इस तरह, यदि आपके या किसी और के पास कोई प्रश्न है, तो बाहरी संचार की तलाश करने की कोई आवश्यकता नहीं है। सब कुछ एक ही परियोजना प्रबंधन प्रणाली के माध्यम से सीधे किया जा सकता है। और यह चैट करके, नोट्स छोड़कर और बहुत कुछ करके किया जा सकता है। यदि आपको या उन्हें कुछ ऐसा अपडेट करने की आवश्यकता है जो चार्ट में भी सही तरीके से किया जा सकता है, तो इसे करने के लिए एक जटिल प्रक्रिया से गुजरे बिना। और अपडेट को चार्ट के भीतर नोट किया जा सकता है, इसलिए आप हमेशा जानते हैं कि परियोजना कितनी दूर है।

अपने गैंट चार्ट का उपयोग करना

एक बार जब आप गैंट चार्ट बना लेते हैं, तो आपके पास प्रोजेक्ट संक्षिप्त बनाने में बहुत आसान समय होगा। आखिरकार, आपको जो जानकारी चाहिए वह आपके सामने वहीं होने वाली है। आप टाइमलाइन में सभी सूचनाओं पर करीब से नज़र डालेंगे, और फिर आप क्लाइंट को समझने में आसान बनाने के लिए चीजों को बाहर निकालने पर काम करना शुरू कर सकते हैं। बेशक, आपको वास्तव में यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ अतिरिक्त जानकारी जोड़ने की आवश्यकता है कि डिज़ाइन स्पष्ट है।
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जहां एक गैंट चार्ट ऑनलाइन आपको जानकारी लेआउट करने में मदद करेगा और फिर आपके काम पर नज़र रखेगा, यह उन सभी छोटे टुकड़ों का विवरण नहीं देगा जो आपके ग्राहक जानना चाहते हैं, जैसे कि डिलिवरेबल्स कैसे प्रदान किए जाएंगे, क्लाइंट को क्या करने की आवश्यकता है परियोजना को आगे बढ़ाने में मदद करने के लिए, और इसी तरह। जब आप प्रोजेक्ट ब्रीफ शुरू करते हैं, हालांकि, आप टाइमलाइन तैयार करके शुरू कर सकते हैं और फिर रास्ते में अधिक विवरण भर सकते हैं। एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो आप पाएंगे कि आपके पास संक्षिप्त के लिए एक बहुत अच्छा ढांचा है।

इसे बाहर निकालना

एक बार जब आप चीजों को जितना संभव हो उतना विस्तार से बाहर निकालने के लिए तैयार हो जाते हैं, तो आप कुछ महत्वपूर्ण प्रश्नों को देखना चाहते हैं। आपको जवाब देने की जरूरत है कि यह परियोजना क्यों की जा रही है। आपको यह समझने की आवश्यकता है कि ग्राहक के लिए अंतिम उद्देश्य क्या हैं और आप उन्हें कैसे प्राप्त करने जा रहे हैं। आपको यह जानना होगा कि आप रास्ते में छोटे मील के पत्थर और डिलिवरेबल्स कब हासिल करने जा रहे हैं। आपको यह जानने की जरूरत है कि असाइनमेंट के प्रत्येक भाग पर कौन काम कर रहा है जब छोटे मील के पत्थर शुरू और समाप्त होंगे, जब अंतिम परियोजना शुरू और समाप्त होगी और आप और ग्राहक कैसे न्याय करेंगे कि परियोजना ट्रैक पर है या नहीं।
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आपको क्लाइंट के लिए कई सवालों के जवाब देने की आवश्यकता होगी, जिसमें क्लाइंट को वापस रिपोर्ट करने के लिए कौन जिम्मेदार है, वे कितनी जल्दी प्रतिक्रियाओं की उम्मीद कर सकते हैं, उन्हें प्रश्नों या चिंताओं से किससे संपर्क करना चाहिए और किस तरह की आकस्मिक योजना है रास्ते में आपात स्थिति या समस्याओं के लिए आपके पास जगह है। शुरू करने से पहले आप क्लाइंट के लिए जितने अधिक प्रश्नों का उत्तर दे सकते हैं, उतना ही कम भ्रम और चुनौतियाँ आपके पास होंगी क्योंकि आप परियोजना पर काम कर रहे हैं, जिसका अर्थ है आपके लिए कम सिरदर्द।
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जब तक आप इन सभी विवरणों को बाहर निकालते हैं, तब तक आपके पास अपने ग्राहक को प्रस्तुत करने के लिए एक पर्याप्त परियोजना संक्षिप्त होगी। बस याद रखें, आपको कुछ विवरणों पर उनके साथ काम करने की आवश्यकता हो सकती है। इसका मतलब है कि आपके द्वारा संक्षिप्त बनाने के बाद भी और आप उनके साथ इस पर जाते हैं, आपको कुछ क्षेत्रों में बदलाव करने और दूसरों पर सुधार करने की आवश्यकता हो सकती है। आपके द्वारा बनाया गया पहला संक्षिप्त विवरण उस जानकारी पर आधारित है जिसे आप अब तक जानते हैं, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आप सब कुछ तुरंत जानते हैं। आप और ग्राहक को अभी भी कुछ बातचीत करनी पड़ सकती है।

सही सॉफ्टवेयर ढूँढना

तो, आप अपने प्रोजेक्ट ब्रीफ के साथ कैसे शुरुआत करने जा रहे हैं? और आप उस समयरेखा को एक साथ कैसे प्राप्त करने जा रहे हैं जो आपके संक्षिप्त विवरण में आपकी मदद करने जा रही है? ठीक है, आप अपने विकल्पों और उन विशेषताओं के बारे में अधिक जानने के लिए इंस्टागैंट की जांच करना चाहते हैं जो आपके जीवन को पूरी तरह से आसान बनाने जा रही हैं।