लेवल 10 मीटिंग क्या है? आवश्यक गाइड

हर किसी का सबसे कीमती संसाधन समय है। इसके अतिरिक्त, संगठनात्मक दृष्टिकोण से, नेताओं की टीमों के पास अक्सर सीमित समय होता है। उनकी प्रभावशीलता को अधिकतम करने के लिए, कार्यकारी स्तर की बैठकों को निर्धारित किया जाना चाहिए (और उनके व्यस्त कार्यक्रम में फिट होना चाहिए), और यह वह जगह है जहां स्तर 10 बैठकें आती हैं।

"लेवल 10 मीटिंग" का उपयोग अक्सर एंटरप्रेन्योरियल ऑपरेटिंग सिस्टम (ईओएस) के साथ किया जाता है, जो उन व्यवसायों के प्रबंधन के लिए एक ढांचा है जो गीनो विकमैन की पुस्तक "ट्रैक्शन" के परिणामस्वरूप लोकप्रियता हासिल करते हैं। यह एक योजनाबद्ध, अत्यंत प्रभावी सभा है जो संरेखण को बढ़ावा देने, समस्याओं का समाधान करने और एक टीम या संगठन के भीतर जवाबदेही चलाने के लिए बनाई गई है। इसमें आमतौर पर विभाग प्रमुख या महत्वपूर्ण नेता शामिल होते हैं।

लेवल 10 की बैठक एक द्विसाप्ताहिक, सहयोगी कार्यकारी बैठक है जो 90 मिनट तक चलती है और हमेशा एक ही एजेंडा होता है।

स्तर 10 बैठक के बारे में जानने योग्य बातें

संगठन के भीतर संरेखण, खुलापन और जिम्मेदारी स्तर 10 बैठक के सभी लक्ष्य हैं। कंपनियां संचार में सुधार कर सकती हैं, डेटा-संचालित निर्णय ले सकती हैं, और एक नियोजित एजेंडे का पालन करके और महत्वपूर्ण चिंताओं को संबोधित करके अपने उद्देश्यों की ओर आगे बढ़ सकती हैं।

गैंट चार्ट का उपयोग महत्वपूर्ण कार्यों, निर्भरताओं और मील के पत्थर को रेखांकित करके प्रोजेक्ट टाइमलाइन की कल्पना करने के लिए किया जाता है।

महत्वपूर्ण बिंदु जिन्हें आपको स्तर 10 बैठक के बारे में समझने की आवश्यकता है

निम्नलिखित महत्वपूर्ण तत्व हैं जिन्हें आपको स्तर 10 की बैठक के बारे में जानने की आवश्यकता है:

आवृत्ति

स्तर 10 पर बैठकें आम तौर पर प्रत्येक सप्ताह एक बार निर्धारित की जाती हैं। इस पूर्वानुमेय कार्यक्रम के कारण, नेतृत्व टीम अपने संचार और निर्णय लेने की प्रक्रियाओं में एक ताल और लय बनाए रख सकती है। साप्ताहिक बैठकें टीम को घटनाक्रम के बारे में सूचित रहने, समस्याओं या कठिनाइयों पर चर्चा करने और व्यवसाय को पाठ्यक्रम पर रखने के लिए आवश्यक संशोधन करने की अनुमति देती हैं।

आवृत्ति स्तर 10 बैठकों में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है जैसे:

·   टीम के सदस्य अपनी प्रतिबद्धताओं और उन्नति के लिए जिम्मेदार हैं क्योंकि नियमित बैठकें होती हैं। यह तात्कालिकता की भावना को बढ़ावा देकर कार्यों और लक्ष्यों को शीघ्र पूरा करने की सुविधा प्रदान करता है।

·   स्तर 10 की बैठक समस्याओं का पता लगाने और उन्हें ठीक करने के लिए एक विशेष सेटिंग प्रदान करती है। अक्सर मिलने वाली टीमें मुद्दों को संबोधित कर सकती हैं क्योंकि वे उत्पन्न होते हैं, उन्हें खराब होने से रोक सकते हैं, और अपनी प्राथमिकताओं को लाइन में रख सकते हैं।

·   टीम साप्ताहिक बैठकों के माध्यम से कंपनी के लक्ष्यों और उद्देश्यों के साथ संरेखण बनाए रख सकती है।

·   नियमित बैठकें नेतृत्व टीम को प्रभावी ढंग से सहयोग करने और संवाद करने के लिए प्रोत्साहित करती हैं। यह सूचना, राय और अंतर्दृष्टि साझा करने, निर्णय लेने और समस्या-समाधान में सुधार करने में सक्षम बनाता है।

अवधि महत्वपूर्ण है

इसकी प्रभावकारिता, ध्यान और दक्षता को बनाए रखने के लिए स्तर 10 की बैठक की अवधि आवश्यक है। यह गारंटी देता है कि टीम प्रासंगिक विषयों को कवर करते हुए, शीघ्र विकल्प बनाते हुए और जवाबदेही बनाए रखते हुए प्रतिभागियों की समय सीमा का पालन करती है। गैंट चार्ट डिजाइन करके इसकी निगरानी की जाती है जो सभी प्रतिभागियों के लिए समय प्रबंधन को आसान बनाता है।

टीम को कम समय सीमा में जल्द से जल्द दबाव वाले मुद्दों को प्राथमिकता देने और उनसे निपटने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है। बाद की बैठकों तक महत्वपूर्ण निर्णयों को टालने के बजाय, यह तात्कालिकता की भावना को बढ़ावा देता है और निर्णय लेने को उत्तेजित करता है।

तंग अवधि टीम को जल्द से जल्द तत्काल मुद्दों को प्राथमिकता देने और देखभाल करने के लिए प्रोत्साहित करती है। यह तात्कालिकता की भावना को बढ़ावा देता है और बाद के सत्रों तक महत्वपूर्ण निर्णयों में देरी करने के बजाय निर्णय लेने को प्रोत्साहित करता है।

यह बैठक को संक्षिप्त रखकर प्रतिभागियों के समय दायित्वों का सम्मान करता है। यह स्वीकार करता है कि हर किसी का समय मूल्यवान है और उनकी नियमित नौकरियों में हस्तक्षेप को कम करते हुए बैठक की प्रभावकारिता को अधिकतम करने के लिए काम करता है।

महत्वपूर्ण नोट:

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उपस्थित लोग और उनकी भूमिकाएँ

प्रतिभागी सफल और फलदायी बैठकों की गारंटी के लिए कुछ जिम्मेदारियां लेते हैं। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि संगठन और इसकी संरचना के आधार पर विशिष्ट कार्य और शीर्षक बदल सकते हैं।

सूत्रधार बैठक की अध्यक्षता करता है, समय के प्रवाह को नियंत्रित करता है, और यह सुनिश्चित करता है कि एजेंडे का पालन किया जाए। वे सुनिश्चित करते हैं कि सभी को बोलने और बैठक को समय पर रखने का अवसर मिले।

·   कंपनी में मालिक या उच्चतम रैंकिंग कार्यकारी आमतौर पर दूरदर्शी या नेता होता है। उनकी जिम्मेदारियों में दिशा देना, दृष्टि और लक्ष्य स्थापित करना और सामरिक विकल्प बनाना शामिल है।

·   इंटीग्रेटर अक्सर दूरदर्शी / नेता द्वारा स्थापित दृष्टि और योजना को पूरा करने का प्रभारी होता है। वे टीम संरेखण का समर्थन करते हैं, जिम्मेदारी की गारंटी देते हैं, और दैनिक व्यवसाय संचालन की देखरेख करते हैं।

टीम के सदस्य अपडेट साझा करके, प्रगति की रूपरेखा तैयार करके, समस्याओं को सामने लाकर और समस्याओं को हल करने के तरीके के बारे में बातचीत में योगदान करके बैठकों में भाग लेते हैं।

टीम के सदस्य अपडेट की पेशकश करके, प्रगति का वर्णन करके, मुद्दों को लाने और उन्हें संबोधित करने पर चर्चा में भाग लेने के द्वारा बैठकों में योगदान करते हैं।

एजेंडा सबसे महत्वपूर्ण बात है

एजेंडा बैठक का मार्गदर्शन करता है, विषयों और चीजों को एक संगठित तरीके से कवर करने के लिए परिभाषित करता है। यह बैठक के संगठन, ध्यान और प्रभावशीलता को बनाए रखने में सहायता करता है।

बैठक के एजेंडे के प्रत्येक आइटम को एजेंडे के अनुसार एक समय स्लॉट दिया जाता है। यह कुशल समय प्रबंधन को बढ़ावा देता है और गारंटी देता है कि चर्चाएं आगे नहीं बढ़ती हैं।

एक एजेंडा उन विषयों को सूचीबद्ध करके बैठक के लिए एक स्पष्ट रूपरेखा स्थापित करता है जिन्हें किस क्रम में कवर किया जाएगा। प्रतिभागी बैठक के प्रवाह का अनुसरण कर सकते हैं और इस संरचना की स्पष्टता और स्थिरता के लिए बोलने के लिए अपनी बारी का अनुमान लगा सकते हैं।

कार्रवाई आइटम या विकल्प जिन्हें बनाने की आवश्यकता होती है, वे अक्सर एजेंडे में होते हैं। यह इन कर्तव्यों के लिए जिम्मेदारी वाले विशेष लोगों को नामित करता है। यह जवाबदेही को प्रोत्साहित करता है और गारंटी देता है कि बैठक के निष्कर्षों को व्यवहार में लाया जाता है या उनका पालन किया जाता है।

प्रतिभागी बैठक की तैयारी के लिए एक गाइड के रूप में एजेंडा का उपयोग कर सकते हैं। यह उन्हें एजेंडा आइटम के बारे में प्रासंगिक डेटा, रिपोर्ट या जानकारी संकलित करने में सक्षम बनाता है। एजेंडा बैठक के दौरान सक्रिय भागीदारी और सूचित बहस को बढ़ावा देता है और पहले से इस जानकारी की आपूर्ति करता है।

स्कोरकार्ड

प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI) या संगठन के रणनीतिक लक्ष्यों के साथ संरेखित होने वाले उपाय अक्सर स्तर 10 बैठक में स्कोरकार्ड बनाते हैं।

·   स्कोरकार्ड विभिन्न कॉर्पोरेट परिचालनों की प्रभावशीलता का आकलन करने के लिए एक व्यावहारिक दृष्टिकोण प्रदान करते हैं। वे सबसे महत्वपूर्ण उपायों पर ध्यान केंद्रित करते हैं जो रणनीतिक उद्देश्यों और समग्र व्यावसायिक सफलता के प्रति उन्नति दिखाते हैं।

·   एक संगठन के अंदर स्कोरकार्ड का उपयोग जवाबदेही स्थापित करने में सहायता करता है। वे आवश्यक मापदंडों को परिभाषित और निगरानी करके व्यक्तिगत और टीम के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए एक आधार प्रदान करते हैं।

टीम के सदस्यों से अपेक्षा की जाती है कि वे स्तर 10 की बैठक में अपने व्यक्तिगत स्कोरकार्ड पर रिपोर्ट करें, अपडेट प्रदान करें, उनकी प्रगति पर चर्चा करें और किसी भी समस्या या बाधाओं का समाधान करें। यह परिणामों के लिए जवाबदेही की भावना को प्रोत्साहित करता है।

स्कोरकार्ड्स उपयोगी जानकारी प्रदान करते हैं जो संगठन को निर्णय लेने में मदद करती है. वे अधिकारियों को यह पता लगाने की क्षमता देते हैं कि उनकी पसंद महत्वपूर्ण प्रदर्शन संकेतकों को कैसे प्रभावित करेगी और कार्रवाई की विभिन्न योजनाओं की दक्षता को मापेगी।

स्कोरकार्ड विभिन्न संगठनात्मक प्रभागों और कार्यों के बीच समन्वय की गारंटी देते हैं। स्तर 10 की बैठक के दौरान टीमें एक-दूसरे के प्रदर्शन को देख सकती हैं और समझ सकती हैं कि स्कोरकार्ड का आदान-प्रदान और चर्चा करके उनका काम कंपनी के व्यापक उद्देश्यों से कैसे संबंधित है।

समस्याओं की सूची

समस्याओं की सूची उन सभी समस्याओं और समस्याओं को रिकॉर्ड करने और ट्रैक रखने के लिए एक केंद्र बिंदु के रूप में कार्य करती है जिन्हें मीटिंग के दौरान हल किया जाना चाहिए। गैंट चार्ट का उपयोग करके, टीम महत्वपूर्ण नौकरियों की पहचान कर सकती है और उन्हें उनके महत्व और तात्कालिकता के अनुसार रैंक कर सकती है।

टीम के सदस्यों से आग्रह किया जाता है कि वे पूरे सप्ताह में आने वाली किसी भी समस्या, चुनौती या चिंताओं को रिकॉर्ड करें। संगठन के उद्देश्य, पहल, कार्य, कर्मी, या कंपनी के संचालन का कोई अन्य घटक इन समस्याओं का विषय हो सकता है।

टीम प्रगति को ट्रैक करने और यह तय करने के लिए कि क्या अतिरिक्त कार्रवाई आवश्यक है, बाद के स्तर 10 बैठकों में पहले संबोधित विषयों की स्थिति का मूल्यांकन करती है। जब कोई समस्या हल हो जाती है, तो यह दिखाने के लिए कि इसे सफलतापूर्वक हल किया गया था और भविष्य के मुद्दों के लिए जगह बनाने के लिए इसे सूची से पार किया जा सकता है।

टीम प्रत्येक मुद्दे को संभालने का तरीका तय करने के बाद एक कार्य योजना विकसित करती है। यह योजना समाधान को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए आवश्यक सटीक कर्तव्यों, नियत तिथियों और अन्य जानकारी की रूपरेखा तैयार करती है। कार्य योजना प्रगति को मापने और जिम्मेदारी सुनिश्चित करने में सहायता करती है।

चर्चा और समस्या-समाधान

संगठन के सामने आने वाली समस्याओं और कठिनाइयों को संबोधित करना स्तर 10 की बैठक में चर्चा और समस्या-समाधान चरण का उद्देश्य है। इस चरण में, टीम के सदस्य समस्याओं पर स्वतंत्र रूप से चर्चा करते हैं और समाधान विकसित करने के लिए सहयोग करते हैं।

·   प्रत्येक नेतृत्व टीम के सदस्य बैठक की शुरुआत में अपनी शीर्ष तीन चिंताओं या प्राथमिकताओं को प्रस्तुत करते हैं। ये समस्याएं कुछ भी हो सकती हैं जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता है, परिचालन कठिनाइयों से लेकर रणनीतिक विकल्पों तक।

·   सभी मुद्दों को सूचीबद्ध करने के बाद, टीम चर्चा के लिए सर्वोच्च प्राथमिकता पर निर्णय लेती है। वे बैठक में चर्चा करने के लिए निर्णय लेने से पहले प्रत्येक मुद्दे के महत्व और तात्कालिकता का मूल्यांकन करते हैं।

·   समूह ने उत्पादक तरीके से चुने गए मुद्दों के बारे में खुली बातचीत की है।

·   एक बार मुद्दों पर पूरी तरह से चर्चा हो जाने के बाद, टीम समस्या-समाधान पर ध्यान केंद्रित करती है।

·   समस्याओं को हल करने के बाद, टीम समाधानों को लागू करने के लिए विशिष्ट कार्यों या कार्यों की पहचान करती है।

जवाबदेही

स्तर 10 बैठक की जवाबदेही जवाबदेही, खुलेपन और कार्रवाई की संस्कृति को प्रोत्साहित करती है। यह सुनिश्चित करता है कि लोग अपने काम के प्रति समर्पित हैं, प्रगति की निगरानी की जाती है, और यह कि समस्याएं तय हो जाती हैं, अंततः टीम और संगठन को उनके उद्देश्यों के करीब ले जाती हैं।

प्रत्येक स्तर 10 की बैठक आने वाले सप्ताह के लिए विशिष्ट उद्देश्यों, अगले चरणों और नियत तिथियों को निर्धारित करने वाले प्रतिभागियों के साथ समाप्त होती है। प्रत्येक टीम का सदस्य एक निश्चित कार्य के लिए प्रतिबद्ध है और इसे पूर्व निर्धारित अवधि के भीतर पूरा करने के लिए जिम्मेदार है।

स्तर 10 की बैठक यह सुनिश्चित करती है कि मुद्दों को खुले तौर पर संबोधित करके, उन्हें हल करने के लिए जिम्मेदारी निर्दिष्ट करके और उनकी प्रगति की निगरानी करके पूरे संगठन में जवाबदेही बरकरार रखी जाए।

अंतिम टिप्पणी:

स्तर 10 बैठक एक विशेष प्रकार की ईओएस बैठक है जो संगठनात्मक जिम्मेदारी, समस्या-समाधान और संचार में सुधार करने का प्रयास करती है।