परियोजना प्रबंधन में परिवर्तन अनुरोध प्रपत्र का ध्यान रखना

यदि आप किसी भी लम्बाई के लिए व्यवसाय में रहे हैं, तो इसमें कोई संदेह नहीं है कि आपके पास ऐसा हुआ है। खासकर यदि आप अपनी कंपनी के बाहर ग्राहकों के साथ काम कर रहे हैं। और अगर आपने इसे काम पर अनुभव नहीं किया है, तो आपने लगभग निश्चित रूप से इसे घर पर, अपने निजी जीवन में अनुभव किया है, है ना? तो, आप इसके बारे में क्या करते हैं? आप इसके बारे में क्या कर सकते हैं? ठीक है, अगर आपके पास कोई रणनीति नहीं है, तो आप शायद अपने आप को कोई एहसान नहीं कर रहे हैं, और इसीलिए हम परिवर्तन प्रबंधन के बारे में बात करने जा रहे हैं और यह सुनिश्चित करने के लिए आप क्या कर सकते हैं कि आप यह सही कर रहे हैं।

परिवर्तन प्रबंधन भी क्या है?

जब हम परिवर्तन प्रबंधन के बारे में बात करना शुरू करते हैं तो आप वास्तव में स्पष्ट नहीं हो सकते हैं कि वह क्या है। तो आइए पीछे हटने के लिए कुछ समय निकालें और देखें कि इसका क्या अर्थ है और आपको क्या जानना चाहिए।

परिवर्तन प्रबंधन एक प्रक्रिया है और यह वह प्रक्रिया है जिसका उपयोग आप अपनी परियोजना को बदलते समय करते हैं, या तो दायरा, बजट, पुनर्वितरण, समयरेखा या आवश्यकताओं, या उपरोक्त के किसी भी संयोजन को बदलकर। यह पूरी प्रक्रिया को भी संदर्भित करता है, जिसका अर्थ है परिवर्तन की आवश्यकता की पहचान, परिवर्तन का दस्तावेज़ीकरण और उस परिवर्तन का वास्तविक निष्पादन।

अब, आप किसी प्रोजेक्ट में एक बड़ा बदलाव कर सकते हैं या आप एक मामूली बदलाव कर सकते हैं। आप बहुत सी अलग-अलग चीजें बदल सकते हैं या केवल एक या दो छोटे लोग बदल सकते हैं। बहुत सारे अलग-अलग तरीके हैं जो आप ऐसा कर सकते हैं और अलग-अलग तरीके हैं जो आपको इसे अपने व्यवसाय के पूरे जीवन में करना होगा। लेकिन आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप इसे सही तरीके से कर रहे हैं।

परिवर्तन अनुरोध आपके व्यवसाय और आपकी परियोजनाओं को हमेशा बदलते बाजार में क्या होने की आवश्यकता है, इसके साथ बने रहने में मदद करने वाले हैं। यदि आप प्रोजेक्ट प्लान बनाते हैं और केवल उसी तरह से योजना से चिपके रहते हैं जिस तरह से इसे शुरू में योजनाबद्ध किया गया था, तो आप क्लाइंट या बाजार की जरूरतों को पूरी तरह से समायोजित करने में सक्षम नहीं होंगे। और यह निश्चित रूप से आपकी मदद करने वाला नहीं है जब यह आपके व्यवसाय को मजबूत रखने की बात आती है।

परिवर्तन अनुरोध का ध्यान कैसे रखें

तो, यदि आपका बॉस या आपका ग्राहक बदलाव का अनुरोध करता है तो आप क्या करते हैं? क्या आपके पास कोई नीति है? क्या आप जानते हैं कि सब कुछ सही तरीके से होता है यह सुनिश्चित करने के लिए क्या करना है? यदि आप नहीं करते हैं तो आप पढ़ना जारी रखना चाहते हैं क्योंकि हम कुछ सबसे महत्वपूर्ण बदलावों पर जाने जा रहे हैं जो आप कर सकते हैं और करना चाहिए और बस आपको उन्हें कैसे करना चाहिए।

यदि किसी परिवर्तन का अनुरोध किया जाता है, तो पहली चीज़ जो आपको करने की ज़रूरत है वह यह सुनिश्चित करना है कि यह वास्तव में आवश्यक है। परियोजना को ही देखें और फिर उस परिवर्तन को देखें जिसका अनुरोध किया गया है। क्या परिवर्तन वास्तव में वांछित परिणाम प्राप्त करेगा? बाकी परियोजना या परियोजना के किसी अन्य पहलू पर इसका किस तरह का प्रभाव पड़ेगा? आप यह सब और अधिक जानना चाहते हैं।

आप हितधारकों और अपनी पूरी टीम से बात करना चाहेंगे कि परिवर्तन क्या है, इसका अनुरोध क्यों किया जा रहा है, यह आपके लक्ष्यों को प्राप्त करने में आपकी सहायता करेगा या नहीं (या यहां तक कि आपको अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने की अनुमति देगा), और इस परिवर्तन को करने के परिणामस्वरूप कौन सी चुनौतियाँ आने वाली हैं। वहां से, आप यह तय कर सकते हैं कि आपके लिए इसका क्या अर्थ होगा, विशेष रूप से लागत और समय के संबंध में, जो परियोजना प्रबंधन के दो मुख्य कारक हैं।

आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आप परिवर्तन को कैसे निष्पादित करने जा रहे हैं और ऐसा करने के लिए आपको क्या बदलने की आवश्यकता होगी (अनुरोधित परिवर्तन के बाहर)। सब कुछ वर्तनी और जितना संभव हो उतना इनपुट प्राप्त करने से आपको इस काम को करने के लिए आपको क्या करने की आवश्यकता होगी, इसका एक सुसंगत विचार प्राप्त करने में मदद मिलेगी। और आप अपने बॉस या क्लाइंट को भी बता सकते हैं।

प्रोजेक्ट परिवर्तन अनुरोध करना

यदि किसी बदलाव की आवश्यकता है या यदि आपको लगता है कि यह आपकी परियोजना के भीतर चीजों में सुधार करेगा, तो आपको जो कुछ भी बदलने की आवश्यकता है उसे बदलने के लिए आधिकारिक अनुरोध करना चाहिए। बस कुछ लोगों से बात न करें और उन्हें बदलाव करने के लिए कहें। वह सब कुछ लिखें जो आपकी टीम को जानने की आवश्यकता होगी ताकि वे (और आप) ऊपर से नीचे तक परिवर्तन का मूल्यांकन कर सकें।

आपके आधिकारिक अनुरोध में शामिल होना चाहिए:

परियोजना का नाम – उस विशिष्ट परियोजना का नाम लिखें जिसका आप उल्लेख कर रहे हैं। इससे सभी मौजूदा दस्तावेज़ों को निकालना और अनुरोध की समीक्षा करने के लिए सही टीम को एक साथ लाना आसान हो जाता है।

द्वारा अनुरोधित - आप कौन हैं? या किसी भी तरह से परियोजना को बदलने का अनुरोध कौन कर रहा है? आप यहां एक नाम रखना चाहते हैं क्योंकि परिवर्तन का अनुरोध करने वाला महत्वपूर्ण हो सकता है (उदाहरण के लिए क्लाइंट अनुरोध लगभग हमेशा एक आवश्यक परिवर्तन होता है)।

अनुरोध नाम - किए गए अनुरोध को नाम दें ताकि परियोजना के दौरान आपके द्वारा किए गए किसी भी अन्य अनुरोध से अंतर करना आसान हो।

अनुरोध संख्या - उसी तर्ज पर आपको परिवर्तन अनुरोध से जुड़े एक नंबर की आवश्यकता होगी क्योंकि संभवतः आपके पास परियोजना को पूरा होने के पूरे पाठ्यक्रम में बदलने के लिए कई अलग-अलग अनुरोध होंगे।

विवरण बदलें - वास्तव में क्या अनुरोध किया जा रहा है? वह क्या बदलाव है जो अनुरोध करने वाली पार्टी वास्तव में चाहती है? यह हिस्सा किसी भी अन्य चीजों से संबंधित नहीं है जिसे अनुरोध को समायोजित करने के लिए बदलने की आवश्यकता होगी, केवल प्रारंभिक अनुरोधित परिवर्तन।

कारण बदलें – अनुरोध करने वाला पक्ष परिवर्तन क्यों करना चाहता है? यह सिर्फ सौंदर्यशास्त्र या व्यक्तिगत पसंद हो सकती है या यह इससे अधिक गंभीर या अधिक महत्वपूर्ण हो सकता है। कारण जानने से यह भी प्रभावित होगा कि परिवर्तन दिया गया है या नहीं।

प्रभाव बदलें - यदि आप यह बदलाव करते हैं तो टीम, बाकी परियोजना या कुछ और के लिए इसका क्या मतलब होगा? इस परिवर्तन को करने के लिए आपको और क्या बदलना होगा? आप जानना चाहते हैं कि और क्या प्रभावित होगा ताकि आप एक सटीक योजना बना सकें।

प्रस्तावित कार्रवाई – अनुरोध किए गए परिवर्तन को लागू करने के लिए या अनुरोध किए गए परिवर्तन के लिए एक समझौते के रूप में आप क्या करने का प्रस्ताव करते हैं? सफल होने के लिए आवश्यक चरणों में से प्रत्येक को वर्तनी करके यहां वास्तव में विस्तृत होने से डरो मत।

संबद्ध लागत - इस परिवर्तन को शुरू करने और निष्पादित करने के लिए कितना खर्च होने वाला है? यह परिवर्तन करने से पहले परियोजना की लागत से अधिक है। यह खंड आपको और परियोजना के लिए जिम्मेदार किसी अन्य व्यक्ति को हितधारकों और ग्राहकों के लिए चीजों को रखने में मदद कर सकता है ताकि वे जान सकें कि जो अनुरोध किया जा रहा है उसे करने के लिए पैसे में क्या खर्च होने वाला है।

समय संबद्ध - एक अन्य महत्वपूर्ण कारक वह समय है जो इस परिवर्तन को निष्पादित करने के लिए आवश्यक होगा। एक नई योजना बनाने और किसी भी नई सामग्री या अतिरिक्त टीम के सदस्यों को शामिल करने के लिए किस समय की आवश्यकता होगी? अतिरिक्त कार्य को वास्तव में करने के लिए कितने समय की आवश्यकता है? यह उन हितधारकों और ग्राहकों को भी दिखाने की आवश्यकता होगी जो इन अनुरोधों को करते हैं।

अनुमोदित - यह सारी जानकारी कौन अनुमोदित कर रहा है? एक बार जब आप इसे हितधारकों और/या क्लाइंट के सामने प्रस्तुत कर देते हैं, तो आपको इस दस्तावेज़ में प्रस्तुत की जा रही हर चीज़ के बावजूद किए जाने वाले परिवर्तन को अधिकृत करने के लिए किसी व्यक्ति की आवश्यकता होती है। उन निर्णयों को लेने के लिए अधिकृत किसी व्यक्ति का कम से कम एक हस्ताक्षर प्राप्त करें और साथ ही वह तिथि भी दर्ज करें जिस दिन उन्होंने इसे अनुमोदित किया था।

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आपको आधिकारिक फॉर्म की आवश्यकता क्यों है

क्या आपको वास्तव में आधिकारिक परिवर्तन प्रबंधन फॉर्म की आवश्यकता है? हम कहेंगे कि आप बिल्कुल करते हैं। आखिरकार, बदलाव करना काफी कठिन होने वाला है, लेकिन आपकी टीम के लिए इसका क्या मतलब है या इसे किसने अधिकृत किया है, इसके बारे में उचित दस्तावेज नहीं हैं? यह केवल अंत में आपको और भी अधिक समस्याएं पैदा करने वाला है। आप अपने आप को सब कुछ करने की कोशिश में संघर्ष करते हुए पाएंगे या यहां तक कि याद रखेंगे कि क्या करने की आवश्यकता है।

एक परिवर्तन अनुरोध फ़ॉर्म सभी को अपने अनुरोधों को उसी तरह प्रस्तुत करने की अनुमति देता है। किसी को भी यह पता लगाने की कोशिश करने की ज़रूरत नहीं है कि क्या लिखना है या किस जानकारी की आवश्यकता है। किसी को यह सोचने की भी जरूरत नहीं है कि फॉर्म कहां रखा गया था या अधिकृत था या नहीं। और आपको निश्चित रूप से चिंता करने की ज़रूरत नहीं है जब कोई बाद में आपसे पूछता है कि क्या यह स्वीकृत था।

एक आधिकारिक फॉर्म इसमें शामिल सभी लोगों के लिए यह सब बहुत आसान बनाता है। इसमें यह बताया गया है कि अनुरोध कौन कर रहा है, क्या बदलने की आवश्यकता है और क्यों, उस परिवर्तन को कैसे कार्यान्वित किया जा रहा है, इसके परिणामस्वरूप और क्या बदला जा रहा है और संभवत सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि किसने प्राधिकार दिया है। इस तरह, कोई भी उस बदलाव को लागू करने के लिए परेशानी में नहीं पड़ने वाला है जिस तरह से उन्हें बताया गया था।

इसे आसान कैसे बनाएं

यह सब बहुत सारे काम की तरह लगता है और यह जटिल होने जा रहा है, लेकिन यह पूरी तरह से अधिक जटिल हो सकता है यदि आपके पास सब कुछ व्यवस्थित करने में मदद करने के लिए परियोजना प्रबंधन प्रणाली नहीं है। Instagantt के साथ आपको किसी भी चीज़ के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है, क्योंकि आप अपनी परियोजना को अपनी पसंद के अनुसार सेट कर सकते हैं और फिर आप वास्तव में इसे बहुत समय, प्रयास या भ्रम के बिना एक लाख अलग-अलग तरीकों से बदल सकते हैं।

गैंट चार्ट आपको अपने सभी कार्यों को खींचने और छोड़ने की अनुमति देता है, ताकि आप परिवर्तनों को समायोजित करने के लिए चीजों को आसानी से इधर-उधर कर सकें। यदि आपको विशिष्ट कार्यों को समाप्त करने की आवश्यकता है तो आप ऐसा आसानी से कर सकते हैं। यदि नए कार्यों को प्राथमिकता दी जाती है या समय सीमा बदल जाती है तो उन्हें भी स्थानांतरित किया जा सकता है। सामान्य तौर पर, आप अपनी पूरी परियोजना को जितनी बार चाहें उतनी बार अनुकूलित और पुनः अनुकूलित कर पाएंगे।

आप अपनी सभी टाइमलाइन पर भी एक नज़र डाल पाएंगे ताकि आप देख सकें कि आपकी वर्तमान योजना में कितना समय लगने वाला है और यदि आप योजना में कुछ नया लागू करते हैं तो क्या बदलने वाला है। इस तरह आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप वास्तव में एक सटीक योजना बना रहे हैं कि क्या बदलने जा रहा है और जब आप कुछ नया लागू करते हैं तो क्या होने वाला है।

इससे भी बेहतर यह है कि टीम में हर कोई और यहां तक कि आपके हितधारक और ग्राहक भी देख सकते हैं कि आपकी परियोजना के साथ क्या हो रहा है। वे देख सकते हैं कि यह अब कैसा दिखता है और आप उन्हें यह भी दिखा सकते हैं कि यह कैसा दिखने वाला है यदि आप जो भी परिवर्तन का अनुरोध किया गया है उसे लागू करने के लिए चीजों को बदलते हैं। इससे उन्हें अधिक सूचित निर्णय लेने और उन सभी छोटे परिवर्तनों में शामिल होने की सुविधा मिलती है जो होने की आवश्यकता है।

अंत में, आप अपनी पूरी टीम के साथ जांच कर सकते हैं और इन विभिन्न परिवर्तनों को करने के बारे में प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते हैं। हर कोई सहयोग करने और इनपुट देने में सक्षम होगा। हर कोई अपनी समय सीमा और समयसीमा को बेहतर ढंग से प्रतिबिंबित करने में सक्षम होगा कि क्या करने की आवश्यकता है और यह कैसे किया जा रहा है। इतना ही नहीं, बल्कि आप आगे और पीछे संदेश भी भेज सकते हैं और दस्तावेज़ और अधिक सीधे सिस्टम में संलग्न कर सकते हैं।

जब आप अपनी परियोजनाओं में किसी भी प्रकार का बदलाव कर रहे होते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि हर कोई जानता है कि क्या हो रहा है और हर कोई सही निर्णय ले रहा है जो दर्शाता है कि टीम को क्या चाहिए। तो, आप कैसे सुनिश्चित करते हैं कि आप वास्तव में ऐसा कर रहे हैं? आपको एक परिवर्तन अनुरोध फ़ॉर्म की आवश्यकता होगी और आपको निश्चित रूप से एक परियोजना प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता होगी जो आपके लिए काम करे।