बिजनेस प्रोसेस मैपिंग, एक अंतिम गाइड जिसे आपको जानना आवश्यक है

एक व्यवसाय को पूर्ण पोषण प्राप्त करने के लिए पूर्ण ध्यान देने की आवश्यकता होती है जो केवल तभी संभव है जब पूरी टीम उसी तरह और भावना से काम करे। जब आप अपनी टीम को किसी परियोजना को शुरू करने और जारी रखने की योजना और प्रक्रिया के बारे में मार्गदर्शन नहीं करते हैं, तो आप वांछित परिणाम प्राप्त नहीं कर पाएंगे। इसलिए, व्यवसाय करने की प्रक्रिया को मैप करने के लिए दस्तावेज़ीकरण आवश्यक है ताकि आप अद्भुत परिणाम उत्पन्न करने के लिए बेहतर और प्रभावी व्यावसायिक रणनीति विकसित कर सकें। 

यह केवल तभी संभव है जब आप समस्याओं का पता लगाते हैं, उन डोरियों का विश्लेषण करते हैं जिन्हें विस्तार और सुधार की आवश्यकता होती है। आप व्यवसाय प्रक्रिया मैपिंग का पालन करके ऐसा कर सकते हैं। 

व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्रण पर एक गाइड:

व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्रण एक व्यवसाय की कार्य योजना का एक दृश्य प्रतिनिधित्व है जो पूरी व्यावसायिक प्रक्रिया के दौरान पालन करने के चरणों को दर्शाता है और इस प्रक्रिया में भाग लेने वाली टीम के सदस्यों को भी। आप कह सकते हैं कि यह वास्तव में एक व्यावसायिक परियोजना का प्रलेखन है जो प्रक्रिया के दौरान होने वाले चरणों के परिणामों को दर्शाता है।

 व्यावसायिक परियोजना मानचित्रण उत्पाद के निर्माण से लेकर उसकी पैकेजिंग तक के चरणों को कवर करता है और फिर अधिकतम ग्राहक संतुष्टि के साथ इसकी डिलीवरी होती है। बिजनेस प्रोसेस मैपिंग एक सरल प्रक्रिया है यदि आप जानते हैं कि इसे कैसे करना है क्योंकि आप इसे कुछ प्रतीकों के माध्यम से प्रस्तुत करके हार्ड फाइल या सॉफ़्टवेयर पर कर सकते हैं। 

व्यापार मानचित्रण के आवश्यक तत्व 

कुछ भी जो मौजूद है, चाहे सामग्री या मान्यताओं में, यह कुछ भागों या तत्वों को व्यवस्थित और अच्छी तरह से वाकिफ रखने के लिए वहन करता है। इसलिए, आपको बेहतर परिणाम प्राप्त करने के लिए व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्रण के आवश्यक घटकों पर ध्यान देने की आवश्यकता है। आपको अपनी व्यावसायिक प्रक्रिया मानचित्रण रणनीति में शामिल करने के लिए निम्नलिखित चार तत्वों की आवश्यकता है ताकि इसे प्रभावी और परिणाम-उन्मुख बनाया जा सके। 

1. प्रतीकों के सेट का उपयोग करना

आप अपनी व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए एक आदर्श मानचित्र बनाने के लिए विभिन्न प्रतीकों का उपयोग कर सकते हैं। मैपिंग प्रक्रिया में आपके द्वारा डाले जा रहे विशिष्ट कुंजी प्रतीकों के बारे में जानना आवश्यक है।  

2. व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्रण का उपयोग करने के लिए तकनीकों को साझा करना 

आप सार्थक व्यवसाय प्रक्रिया मैपिंग बनाने के लिए कुछ तकनीकों को भी शामिल कर सकते हैं, जैसे कुछ सॉफ़्टवेयर और एप्लिकेशन. 

3. डेटा संग्रह और व्यवस्था 

प्रक्रिया मानचित्र बनाने में डेटा संग्रह भी एक महत्वपूर्ण तत्व है। 

4. ड्राइंग टूल्स का उपयोग करना 

आप सर्वोत्तम दस्तावेज़ीकरण के लिए प्रतीकों और मानचित्रण प्रकारों जैसे विभिन्न टूल का उपयोग कर सकते हैं।

बिजनेस मैपिंग करने के अलग-अलग तरीके 

एक प्रभावी व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्रण के लिए, आप विभिन्न प्रकार की प्रक्रिया मानचित्रण ले सकते हैं जो प्रक्रिया को सरल तरीकों से विभाजित और समझा सकते हैं ताकि आप प्रत्येक चरण को बेहतर ढंग से समझ सकें और अपनी टीम के लिए इसे प्राप्त करना भी आसान बना सकें। यहाँ विभिन्न प्रकार की व्यवसाय प्रक्रिया मैपिंग दी गई है. 

फ़्लोचार्ट का उपयोग करना 

व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्रण का सबसे सरल प्रकार फ़्लोचार्ट का उपयोग कर रहा है जो तीरों के माध्यम से प्रतिनिधित्व करके आपके काम को समझना आसान बनाता है। यहां तक कि फ़्लोचार्ट भी विभिन्न प्रकार के हो सकते हैं जैसे मूल फ़्लोचार्ट, विकास फ़्लोचार्ट और विस्तृत फ़्लोचार्ट। ये फ़्लोचार्ट प्रक्रिया की सीधी रेखा की चित्रमय प्रस्तुति हैं। कागज या कंप्यूटर पर बनाना आसान है और प्रक्रिया के दौरान पालन करना आसान है। तो, आप इस प्रकार की व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्रण को आसानी से लागू कर सकते हैं और विश्लेषण कर सकते हैं।

डेटा प्रवाह आरेख बनाना 

यह एक साधारण फ़्लोचार्ट के समान है लेकिन इससे अधिक जटिल है क्योंकि यह प्रक्रिया के परिणामों का पालन करने के लिए अलग-अलग रास्ते अपना सकता है। यह डेटा प्रवाह आरेख न केवल कार्यों के अनुक्रम पर नज़र रखने में मदद करता है, बल्कि तीरों के माध्यम से ब्लॉकों को पूरा करके अनावश्यक चीजों को आवश्यक से निकालने में भी मदद करता है। 

वैल्यू स्ट्रीम मैप का उपयोग करना 

इस प्रकार की प्रक्रिया मानचित्रण जटिल प्रक्रियाओं के लिए सबसे अच्छा है, जिसमें अन्य चीजों के सहयोग से करने के लिए कई चीजें हैं जो समानांतर संरेखित हो सकती हैं या उनकी बारी की प्रतीक्षा कर सकती हैं। आप प्रक्रिया विषयों का पता लगाने के लिए एक मूल्य सुव्यवस्थित मानचित्र का उपयोग कर सकते हैं। इस मानचित्र की सुंदरता इसका लचीलापन है जो आपको जानकारी या चरणों को शामिल करने या बाहर करने की कोई भी कार्रवाई करने की अनुमति देता है। 

SIPOC आरेख द्वारा प्रक्रिया को तोड़ना 

SIPOC आरेख सभी प्रकार की मानचित्रण प्रक्रियाओं में सबसे अधिक लचीला है। यह प्रक्रिया को आसान बनाने के लिए बहुत मददगार है क्योंकि आप प्रत्येक पर नज़र रखने के लिए प्रक्रिया को चरणों में विभाजित कर सकते हैं। SIPOC में आपूर्तिकर्ता, इनपुट, प्रक्रियाएं, आउटपुट और ग्राहक जैसे विभिन्न चरण शामिल हैं। 

क्या हमें व्यवसाय मानचित्रण प्रक्रिया के लिए जाना चाहिए?

व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्रण व्यवसाय का एक अनिवार्य हिस्सा है क्योंकि यह आपको प्रत्येक जानकारी और आवश्यक डेटा को परिभाषित करने में मदद करता है। इसलिए, कई कारण आपको व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्रण का पालन करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं जैसे 

• व्यावसायिक परियोजनाओं को आगे बढ़ाने की योजना बना सकते हैं
• आप अपने ज्ञान और कुंजी योजना को सरल और आसान तरीके से अपनी टीम में स्थानांतरित भी कर सकते हैं
• यह आपको व्यावसायिक परियोजनाओं की बड़ी चट्टानों की पहचान करने में मदद करता है 
• यह आपको सर्वोत्तम दस्तावेज़ीकरण लाने का सबसे अच्छा तरीका खोजने में भी मदद करता है 
• आप अपनी टीम के साथ अच्छा संचार और सहयोग कर सकते हैं। 

न केवल व्यक्तिगत बल्कि टीम के लक्ष्यों को प्राप्त करना आसान हो जाता है यदि आप संगठित तरीके से ऊपर दी गई रणनीति का पालन करते हैं। आपको इस प्रक्रिया का पालन करके, अपनी जिम्मेदारियों को गंभीरता से लेते हुए, और अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को लाने के लिए आपके द्वारा उठाए गए कदमों पर पछतावा नहीं होगा। 

व्यापार मानचित्रण प्रक्रिया के मुख्य सिद्धांत 

आप व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्रण पद्धति लाकर और महत्वपूर्ण सिद्धांतों का पालन करके अपनी व्यावसायिक रणनीतियों को काफी बेहतर बना सकते हैं। ये सिद्धांत हार्ड फाइल या सॉफ़्टवेयर पर एक प्रभावी योजना या दस्तावेज़ीकरण बनाने के लिए आवश्यक हैं जिनका आप अनुसरण कर सकते हैं और फलदायी परिणाम ला सकते हैं जैसा कि आप समझ रहे थे। आपकी व्यावसायिक प्रक्रिया मैपिंग में सर्वोत्तम परिणाम को खींचने के लिए बुनियादी सिद्धांत होने चाहिए, जैसा कि नीचे बताया गया है।

• सबसे पहले, आपके पास अपने व्यवसाय या किसी विशेष परियोजना के लिए एक परिभाषित लक्ष्य होना चाहिए जो आप करने वाले हैं
• आपको अपने साथ एक मजबूत, अच्छी तरह से संवाद करने वाली टीम और कुशल टीम वर्क बनाने के लिए जाना चाहिए। 
• इससे पहले कि आप अपनी चाय का निर्माण करें, आपको उन मापदंडों या गुणों को सेट करने की आवश्यकता है, जिन पर आप उन कर्मचारियों की खोज करेंगे जो आवश्यकताओं पर ठीक से आते हैं। 
• आपको अपनी व्यावसायिक परियोजना की आवश्यकता के अनुसार सरल और आसान प्रकार और व्यवसाय मानचित्रण प्रक्रिया के लिए जाने की आवश्यकता है।
• इसके बाद, इस दस्तावेज़ीकरण के माध्यम से आप जिस भी कदम की योजना बना रहे हैं, उसके बारे में बहुत स्पष्ट और आश्वस्त रहें।
• कभी भी इनपुट से आउटपुट पर न जाएं। अपने लक्ष्य को अपने स्टार्टर के रूप में रखें
• कुछ टेम्प्लेट का उपयोग करके एक प्रभावी रणनीति बनाने के लिए विभिन्न सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना एक प्लस पॉइंट होगा।

व्यवसाय मानचित्रण प्रक्रिया करते समय पालन करने के चरण 

किसी भी प्रक्रिया या यहां तक कि कुछ बनाने की एक सरल विधि, यहां तक कि एक कप चाय, इसे स्वादिष्ट और प्रभावी बनाने के लिए कुछ नुस्खा का पालन करने की आवश्यकता होती है, अन्यथा, यह आपके मुंह और दिमाग के स्वाद को बर्बाद कर देगा जैसा कि आप उम्मीद कर रहे थे। तो, वाह फैक्टर रेसिपी बनाने के लिए महत्वपूर्ण चरणों की तलाश करें और अपनी उम्मीदों को सच करें। आपके व्यवसाय के लिए एक प्रभावी व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्रण रणनीति बनाने के लिए निम्नलिखित चरण आपके लिए सहायक हो सकते हैं। 

• उस प्रक्रिया की पहचान जिसकी आप योजना बनाना चाहते हैं 

सबसे पहले, आपको गहराई से देखने और उस प्रक्रिया को खोजने की आवश्यकता है जिसे आप वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए अपनी टीम के लिए योजना बनाना और मैप करना चाहते हैं। इसका मतलब है कि आपको पहले आउटपुट के बारे में सोचना होगा, फिर इनपुट के बारे में। आपको अपने ज्ञान और इरादों को लाने की आवश्यकता है ताकि आप उस प्रक्रिया की घोषणा कर सकें जिसे आपको मैप करने की आवश्यकता है। 

• एक साहसी और कुशल टीम बनाएं 

उसके बाद, उन कार्यों की एक सूची बनाएं जिन्हें आप अपनी टीम के सदस्यों को सौंपना चाहते हैं और वांछित परिणाम एकत्र करना चाहते हैं और मिलान कौशल सेट वाले कर्मचारियों या टीम की तलाश करें। मिस-मैचिंग स्किल सेट वाली टीम के लिए न जाएं जो उन कार्यों के लिए बेकार है जिन्हें आप उन्हें सौंपेंगे। 

• आवश्यक जानकारी एकत्र करें 

अब, उस प्रक्रिया के बारे में डेटा और जानकारी एकत्र करें जिसे आप शक्तिशाली रणनीति बनाने के लिए मैप कर रहे हैं। 

• ग्राहकों की पहचान करना न भूलें।

जब आप कोई उत्पाद तैयार कर रहे होते हैं, उदाहरण के लिए, आप उन खरीदारों या ग्राहकों की उपेक्षा कैसे कर सकते हैं जिनके लिए आप वह उत्पाद बना रहे हैं? यह बेकार है जब आप उपभोक्ताओं को लक्षित नहीं करते हैं और कोई उत्पाद या सेवा योजना तैयार करते हैं। 

• उन कार्यों की एक सूची बनाएं जिन्हें आप अपनी टीम के सदस्यों को सौंपेंगे 

अपनी टीम के सदस्यों के बीच कार्यों को उनके कौशल के अनुसार वितरित करें और उन्हें पूरा करने की समय सीमा दें।

• उन चरणों पर नज़र रखें जिनका आप और आपकी टीम अनुसरण कर रहे हैं 

प्रक्रिया को एक स्वचालित प्रणाली पर न छोड़ें, बल्कि इसके पूरा होने से पहले और बाद में प्रत्येक गतिविधि या कार्य का गहन और गहरा दृष्टिकोण रखें, 

व्यवसाय मानचित्रण प्रक्रिया आपके लिए कैसे फायदेमंद है?

व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्रण सभी तरह से बहुत फायदेमंद है यदि आप इसके सिद्धांतों को छोड़ नहीं रहे हैं और सही प्रकार के दस्तावेज़ीकरण का पालन कर रहे हैं। व्यवसाय प्रक्रिया को मैप करने के कुछ बुनियादी और सामान्य लाभ यहां दिए गए हैं।

• यह प्रबंधक और कर्मचारियों के बीच अंतराल को पाटने में मदद करता है ताकि उन्हें संचार में अच्छा बनाया जा सके। 
• यह आपको नेतृत्व गुणों पर पकड़ बनाने में मदद करता है। 
• यह दस्तावेजों को पढ़ने और समझने में भी आसान बनाता है लेकिन सभी के द्वारा नहीं। इस मैपिंग स्टाइल से केवल बिल्डर और पार्टनर ही डिटेल प्राप्त कर सकते हैं। 
• यह आपकी टीम के साथियों के बारे में आपके लिए आत्मविश्वास और संतुष्टि लाता है क्योंकि आप सभी के प्रदर्शन पर नज़र रख रहे हैं।
• यह आपको किसी विशेष कार्य को पूरा करने के लिए समय सीमा निर्धारित करने में भी मदद करता है।

समाप्ति 

बिजनेस प्रोसेस मैपिंग एक ऐसी चीज है जो न केवल किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए आपके द्वारा अनुसरण किए जाने वाले चरणों को सूचीबद्ध करने में सहायक होती है, बल्कि टीम को सहयोग में रखने के लिए भी फायदेमंद होती है, यदि कुछ बेकार लगता है तो कोई उपयुक्त मार्ग लेने के लिए लचीली व्यावसायिक मानचित्रण का निर्माण करना।