Rassembler ton matériel
Avant de commencer à essayer de créer un tableau, quel qu'il soit, tu devras connaître la réponse à quelques questions cruciales. Celles-ci vont t'aider à présenter toutes les informations nécessaires à la création d'un tableau de qualité dont toute l'équipe aura besoin.
1. Quels sont les produits à livrer ?
Quels sont les éléments que tu dois créer et remettre au client ? Ce sont les produits livrables de ton projet, et tu dois t'assurer de suivre chacun d'entre eux. S'il y a plusieurs produits livrables que tu dois soumettre, tu dois tous les enregistrer.
2. Que devons-nous faire pour obtenir les produits livrables ?
Quels sont les éléments que tu dois créer et remettre au client ? Ce sont les produits livrables de ton projet, et tu dois t'assurer de suivre chacun d'entre eux. S'il y a plusieurs produits livrables que tu dois soumettre, tu dois tous les enregistrer.
3. Que devons-nous faire pour respecter la date limite ?
Que faut-il faire pour respecter le délai fixé ? Devras-tu faire quelque chose de plus important pour respecter ce délai ? Faut-il que tu te pousses un peu plus loin ou que tu collabores avec une autre entreprise ou une autre équipe pour y parvenir ?
4. Quelles étapes devrons-nous franchir en cours de route ?
Comment vas-tu répartir les produits à livrer pour respecter des étapes précises ? Qu'est-ce que tu dois livrer au client en cours de route pour atteindre les résultats attendus ? Il s'agit de jalons, et tu dois t'assurer que tu sais quand ils sont dus.
5. Quelles sont les dépendances qui permettent de réaliser le projet correctement ?
Quelles sont les tâches qui doivent être accomplies avant qu'une autre tâche puisse être réalisée ? Les ingénieurs doivent-ils créer un diagramme avant que l'équipe suivante puisse créer un prototype ? Faut-il qu'un autre membre de l'équipe se procure des matériaux avant que tu puisses commencer à créer un barème de prix ? Ce sont les dépendances.
6. Qui est impliqué dans la réalisation du projet ?
Quelles sont les personnes de ton entreprise qui feront partie de ton équipe ? Qui va t'aider à tout mener à bien ? Tu as besoin d'une liste complète de toutes les personnes qui travailleront sur ton projet afin de savoir comment répartir les différentes tâches.
7. Que doivent faire tous les membres de l'équipe pour mener à bien le projet ?
Enfin, qu'est-ce que tu vas assigner à chacun des membres de ton équipe ? Tu dois t'assurer qu'ils ont chacun une tâche ou que tu sais ce que sera chacune de ces tâches. C'est de cette façon que tu vas présenter ton diagramme de Gantt au fur et à mesure.
Démarrer le processus
Une fois que tu as répondu à toutes les questions, il est temps de commencer à assembler ton tableau. Mais il y a plusieurs façons de procéder. Alors, comment t'assurer que tu assembles ton dossier de la bonne façon ? Tout dépend du type de service ou de système que tu choisis d'utiliser.
Crée ton diagramme de Gantt avec Excel ou Google Sheets
Pour l'essentiel, Excel et Google Sheets sont presque identiques. Tu auras un peu plus de fonctionnalités avec Excel, mais tu auras toujours les bases qui te permettront de créer un diagramme de Gantt de qualité. Cela signifie que tu seras en mesure de définir les grandes lignes de ce à quoi ton diagramme complet devrait ressembler, et tu pourras te faire une meilleure idée de la pertinence de ce type de diagramme par rapport à tes besoins. Voyons donc ce qu'il faut faire pour que tout commence.
Première étape : créer un tableau
La première chose à faire est de créer un cadre pour le graphique. Tu ne trouveras pas d'option de création de diagramme de Gantt dans les graphiques Excel, mais tu peux faire en sorte que cela fonctionne. Tu dois plutôt créer un diagramme à barres empilées, qui se trouve dans la section des colonnes des graphiques. Tu veux que le diagramme à barres empilées occupe un total de trois colonnes dans ta feuille de calcul lorsque tu commences, bien que tu puisses augmenter ce nombre si tu as besoin de plus de tâches.
Deuxième étape : créer tes informations
C'est ici que tu vas décider du titre réel de ton tableau complet ou plutôt du titre du projet que tu es en train de créer. Chaque feuille sera un projet différent, et tu peux les nommer ainsi. Tu pourras également personnaliser tes tâches sur le côté du tableau pour t'assurer que chaque tâche est représentée par une barre. Cela signifie que tu peux créer autant de tâches que tu le souhaites. Tu peux également définir les dates que tu souhaites surveiller de l'autre côté du tableau.
Troisième étape : Fixer les dates
Pour cette section, tu devras faire quelques calculs. En effet, l'enregistrement des dates n'est pas aussi simple que l'inscription d'une date réelle. Tu devras entrer des valeurs numériques. Et pour obtenir des dates, ces valeurs numériques commencent au 0 janvier 1900. Si tu veux représenter une autre date, tu devras déterminer le nombre de jours qui séparent ta date de celle-ci. Puis représente cette date sous la forme d'une valeur numérique dans la case. Tu mettras ensuite la valeur numérique de la date de fin à la fin de chaque barre de ton graphique.
Quatrième étape : Ce que tu n'obtiendras pas
La dernière chose que tu dois savoir à propos de la création de tes diagrammes de Gantt dans Excel ou Google Sheets, c'est que ces formats ne t'offriront pas toutes les fonctionnalités que tu pourrais souhaiter. Tu n'auras pas la même possibilité de créer des dépendances, et tu n'auras pas autant de liberté pour personnaliser le diagramme. Tu n'auras pas non plus autant de possibilités pour présenter les différents membres de l'équipe qui sont responsables ou les colonnes que tu pourrais vouloir enregistrer. Tu n'auras que deux colonnes distinctes, et il te faudra plus de compétences et d'aptitudes mathématiques pour établir les dates.
Créer ton diagramme de Gantt avec InstaGantt
D'accord, tu es prêt à commencer à construire ton tableau et tu veux t'assurer que tu fais tout correctement. Que dois-tu faire en premier ? Tu vas devoir rassembler toutes les réponses aux questions que nous avons posées plus haut. Ensuite, tu vas commencer à suivre les différentes étapes que nous allons décrire ici. La bonne nouvelle, c'est qu'il est facile de créer ton premier diagramme de Gantt avec InstaGantt. Ensuite, tu pourras commencer à passer à des caractéristiques et des fonctions plus avancées.
Première étape : créer ton compte
La première chose à faire est tout simplement de créer ton compte. Tu peux même commencer par un compte gratuit pour t'assurer que les diagrammes de Gantt sont exactement ce dont tu as besoin pour réussir. Le compte est lié à Asana, donc si tu as déjà un compte là-bas, tu peux tout réunir. À partir de là, le système t'accompagne même dans les étapes à suivre pour créer ce premier diagramme. Ainsi, même si tu n'as pas ce guide avec toi, tu sauras toujours quoi faire.
Deuxième étape : créer ton projet
Ensuite, tu vas créer le projet. Il s'agit simplement de créer une vue d'ensemble du projet, donc tu sélectionnes un projet qui est actuellement répertorié dans ton compte Asana, ou tu peux choisir d'en créer un entièrement nouveau. La création d'un projet est simple. Il te suffit de sélectionner créer, de décider où le projet sera stocké dans ton compte Asana, puis de choisir le nom que tu veux lui donner. Comme ça, tu auras ton premier projet prêt à être personnalisé.
Troisième étape : Créer des tâches
L'étape suivante consiste à créer les tâches au sein du projet, et c'est assez simple. Tout ce que tu as à faire, c'est de sélectionner le bouton pour ajouter une tâche. Une fois que tu l'as fait, tu peux nommer la tâche comme tu le souhaites. Cela te permet de personnaliser ton diagramme pour représenter toutes les tâches du projet. Si tu as plusieurs projets, tu peux aussi le faire et assigner des tâches à chacun d'entre eux. Tu peux même copier et reporter les tâches qui se produisent fréquemment dans tes différents projets, afin qu'elles soient toujours disponibles lorsque tu en as besoin.
Quatrième étape : Personnalise tes tâches
C'est à cette étape que tu vas personnaliser chaque tâche pour qu'elle corresponde à tes besoins. Tu pourras ajouter des sous-tâches, et tu pourras aussi leur donner un nom. Tu peux également définir le nom de la personne responsable de la tâche. Tu pourras même déterminer quelles tâches dépendent des autres tâches qui doivent encore être accomplies. Cela t'aidera à décider de la manière dont les tâches seront accomplies, et tu seras alors prêt à créer la tâche suivante.
Cinquième étape : Fixe les dates
C'est ici que tu vas définir les dates associées à tes tâches. Tu peux définir chaque date toi-même, et tu le fais dans un format très simple. Tout ce que tu as à faire, c'est de cliquer sur le tableau pour la date de début, puis de cliquer à nouveau pour la date de fin. C'est aussi simple que ça. Si tu décides ensuite que la date que tu as fixée est trop longue ou trop courte, tu peux l'ajuster, ou tu peux même déplacer l'ensemble du cadre temporel vers une plage de dates différente si nécessaire. C'est très simple à mettre en place.
Sixième étape : Personnalise la table
C'est ici que tu vas commencer à travailler avec le tableau et à le concevoir pour qu'il corresponde exactement à ce que tu veux. Tu peux personnaliser les colonnes qui s'affichent en fonction de ce qui est le plus important pour ton entreprise, ton projet spécifique ou les tâches que tu effectues. Tu peux même configurer la façon dont tu veux que l'affichage se fasse, que les tâches soient triées et qu'elles soient regroupées de façon appropriée. Tous ces éléments t'aideront à faire en sorte que la table réponde à tes besoins.
Septième étape : Personnaliser l'apparence de la table
La dernière étape consiste à tout personnaliser en fonction de tes préférences. Tu peux décider de la couleur que tu veux pour tout, par exemple. Tu peux aussi déterminer comment tu aimes tout organiser et mettre en place tes tâches. Tout ce que tu fais te permettra de créer les diagrammes de Gantt que tu veux utiliser. C'est la meilleure façon de créer ce type de diagramme. Même si tu peux utiliser des feuilles de calcul Excel et aussi Google Sheets, tu obtiendras une option beaucoup plus détaillée et personnalisable si tu optes plutôt pour le système de diagramme InstaGantt. Tu obtiendras quelque chose de bien plus haut niveau.
Conclusion
En fin de compte, il ne sera pas difficile pour toi de créer tes diagrammes de Gantt. Que tu aies un logiciel de diagramme de Gantt ou que tu cherches à te lancer, tu dois t'assurer que tu connais le processus. Tu dois aussi t'assurer que tu optimises tout ce qui concerne le processus. Un diagramme de Gantt pourrait être la meilleure chose possible pour mettre ton équipe sur la bonne voie et s'assurer que tes projets sont exécutés de façon appropriée. Alors, qu'est-ce que tu vas faire ? Vas-tu commencer à utiliser les diagrammes de Gantt ? Ou vas-tu continuer à essayer d'utiliser les vieux systèmes qui n'ont jamais fonctionné ?
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