Modèle de suivi des problèmes pour les chefs de projet

Suivi des problèmes 

Dans la gestion de projet, un problème est quelque chose qui pourrait nuire au projet dans son ensemble. Il peut s'agir de quelque chose qui se produit ou de quelque chose qui se produira dans un avenir prévisible, mais quoi qu'il en soit, un problème est quelque chose dont tu voudras t'occuper rapidement parce que si tu ne le fais pas, cela peut avoir un impact négatif sur ton projet.

Par définition, les problèmes sont différents des risques dans la gestion de projet. Et bien que les risques puissent avoir un impact sur un projet, un problème exige une attention immédiate. Les risques, en revanche, sont des problèmes futurs et potentiels qui peuvent être évités.

Avantages du suivi des problèmes

C'est la capacité à identifier et à suivre les problèmes qui va déterminer la réussite de ton projet. Une fois tes problèmes identifiés, tu pourras seulement procéder à la définition de la priorité de chacun de ces problèmes et les assigner aux bonnes personnes afin qu'elles puissent commencer à travailler dessus.

En suivant tous les problèmes entrants, tu permets également à ton équipe de créer un plan d'action pour résoudre ces problèmes, ce qui peut aussi aider à capturer tous les nouveaux scénarios et risques possibles qui pourraient potentiellement endommager ton projet.

Principaux éléments d'un modèle de suivi des problèmes

Les problèmes peuvent varier ; il peut y avoir différents types de problèmes et de gravité différente. Mais une chose est sûre : l'organisation des problèmes, l'établissement d'un ordre de priorité pour les plus critiques et la normalisation de ton processus de résolution peuvent avoir un effet bénéfique sur le résultat de ton projet. De plus, en utilisant un modèle pour suivre les problèmes, tu t'assures de documenter l'ensemble du processus.

Quels sont donc les éléments les plus importants que tu dois suivre ?

1. Numéro d'émission : tu devras suivre différentes émissions, et en les étiquetant, tu pourras les différencier des autres.
2. Description du problème : Ton équipe devra comprendre de quoi il s'agit, alors décris le problème dans son intégralité. Quel est l'impact potentiel du problème ?
3. Action requise : Décris l'action requise pour résoudre le problème. 
4. Statut : Ton problème est-il ouvert, en cours de traitement, bloqué ou résolu ? Fais en sorte que ce soit facile à comprendre pour tout le monde.
5. Catégorie : La catégorisation est essentielle, alors définis le type de problème auquel tu as affaire. 
6. Priorité : Ces questions sont-elles cruciales ? Marque-les comme hautement prioritaires. Peuvent-ils attendre que les problèmes les plus critiques soient réglés ? Attribue une priorité faible ou moyenne à chacun de ces problèmes.
7. Propriétaire : après avoir identifié un problème, il est essentiel de l'attribuer à un membre de l'équipe. Cette personne doit assurer le suivi du problème jusqu'à ce qu'il soit résolu. 
8. Date de création : La date à laquelle le problème a été signalé.
9. Date d'échéance : la date à laquelle le problème doit être résolu afin de respecter les livrables du projet.
10. Date de clôture : La date à laquelle le problème a été clos ou résolu.

Suivi des problèmes simple et efficace

Les modèles de suivi des problèmes sont un excellent moyen pour les chefs de projet de fournir aux membres de leur équipe un document qui comprend des informations importantes et qui permet de suivre des détails exhaustifs et essentiels. Lorsque des problèmes surviennent, il est essentiel de les traiter correctement pour pouvoir suivre l'itinéraire prévu du projet. Cela peut également avoir un impact direct sur l'issue du projet.

Le suivi des problèmes à l'aide d'Excel peut sembler très logique à de nombreux chefs de projet, mais la vérité est qu'il s'agit d'une option limitée et que son efficacité ne peut pas aller plus loin. Excel ne permet pas à l'utilisateur d'attribuer facilement les problèmes à différents propriétaires ou de visualiser les problèmes à côté de leurs échéances. De plus, comme il s'agit d'un document statique, la gestion des changements ou la mise à jour de leur progression peut s'avérer une tâche difficile. Et c'est exactement là qu'un logiciel de diagramme de Gantt comme Instagantt peut t'aider.

Instagantt se spécialise dans la création de diagrammes de Gantt visuellement frappants. diagrammes de Gantt en quelques minutes seulement. En quelques clics, tu seras prêt à créer et à suivre les problèmes, à leur attribuer des priorités et à les confier à ton équipe pour qu'elle les traite correctement. Et en établissant des échéances claires, tu t'assureras également que ton équipe ne prend pas de retard dans la clôture ou la résolution des problèmes.

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Modèle gratuit de suivi des problèmes