Matrice d'Eisenhower Définition, guide et exemples
Lorsque les projets prennent plus d'ampleur et de temps que prévu, tu te retrouves vite dans une boucle infernale. Soudain, tu dois éteindre des incendies toute la journée : corrections de bogues, soutien à la clientèle, problèmes entre équipes. Tu réponds à des courriels urgents ou tu joues le rôle de médiateur entre différents services sur des questions plus mineures. Chaque jour, toutes ces tâches sont urgentes, nécessaires et obligatoires. Mais lorsque toutes les tâches sont prioritaires, comment savoir laquelle est LA plus importante ? Eh bien, nous te proposons une réponse à cette énigme.
Pourquoi tout ce que tu sais sur la productivité est faux
La situation décrite ci-dessus est également connue sous le nom d'effet de simple urgence, selon lequel nous avons tendance à accepter des tâches dont les délais sont plus courts et les fenêtres d'achèvement plus petites. Pourquoi ? Tout simplement parce qu'elles doivent être accomplies le plus rapidement possible. Nous les préférons aux tâches moins urgentes, même si ces dernières sont plus importantes et plus gratifiantes.
Nous faisons ainsi une fixation sur la durée de la tâche plutôt que sur le bénéfice à long terme. Et lorsque ce problème se pose dans la gestion de projet, aucune question importante à long terme ne peut passer au premier plan. Nous les négligeons jusqu'à la dernière minute. Une fois leur tour venu, elles deviennent soudain urgentes et ne causent que du stress et des heures supplémentaires inutiles.
Rory Vaden, auteur et stratège de l'autodiscipline, affirme que les listes de choses à faire et les techniques de gestion du temps se concentrent trop sur l'efficacité. La plupart des méthodes de productivité visent à te rendre plus rapide, en optant pour un rendement plus lucratif. Mais elles ne font que te donner plus de temps dans la journée pour prendre des décisions à plus court terme. Pour t'aider à combattre ce problème et t'enseigner une nouvelle façon de résoudre les problèmes, nous voulons te présenter la matrice d'Eisenhower.
"J'ai deux sortes de problèmes, les urgents et les importants. Les urgents ne sont pas importants, et les importants ne sont jamais urgents."
Dans les termes les plus simples, la matrice d'Eisenhower est une ligne directrice pour une prise de décision efficace. Sa brillance réside dans le fait d'apprendre à différencier les tâches qui sont importantes de celles qui sont urgentes. Comme l'a dit Vador, concentre-toi sur : "Que puis-je faire aujourd'hui pour me faciliter la tâche demain ?"
La matrice te permet d'élaborer des plans stratégiques à long terme. Tu apprends à te concentrer sur la situation dans son ensemble plutôt que sur des tâches qui semblent urgentes mais qui n'ont pas d'avantage primordial pour le projet.
Accepte tes faiblesses
Avant de décomposer la matrice d'Eisenhower, nous tenons à souligner :
Ne sois pas trop dur avec toi-même .
Comme pour toute nouvelle méthode de productivité que tu veux adopter, le perfectionnement de la Matrice d'Eisenhower va demander beaucoup d'essais et d'erreurs. Trouve un moyen de rendre les premières semaines ou les premiers mois plus faciles. Télécharge des ressources documentaires, procure-toi un bullet journal ou compte sur une application de feuille de temps comme Clockify (à la fois hors ligne et en ligne) pour suivre tes progrès.
Si tu gères une équipe, planifie les tâches et les échéances avec les membres de ton équipe à l'aide d'un logiciel de diagramme de Gantt pour t'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les priorités. Instagantt pourrait t'aider à commencer à créer des diagrammes de Gantt.
Utilise tous les outils à ta disposition pour que la transition se fasse le plus facilement possible. Nous apprenons tous différemment, et s'adapter à un nouveau flux de travail n'est pas différent d'apprendre une nouvelle langue. Même la méthode Agile, très appréciée, a besoin de plus d'un an ou deux pour être mise en œuvre correctement.
Comment fonctionne la matrice d'Eisenhower
Comme le résume John Green, de la populaire chaîne Youtube Vlog brothers :
"La productivité n'a pas besoin d'être liée au travail, ou à la maximisation du rendement ou quoi que ce soit d'autre. Il existe de nombreuses façons d'être productif. Pour moi, la productivité consiste surtout à reconnaître que le temps est ce que nous avons."
Arrête de penser à la vitesse et commence à penser à l'objectif. Pour commencer à faire des choix vraiment plus intelligents et plus conscients lorsqu'il s'agit de tâches liées à un projet, tu dois faire la différence entre l'important et l'urgent.
L'important - Une façon de différencier les tâches importantes de celles qui ne le sont pas consiste à se demander : "Le projet va-t-il souffrir si cette tâche n'est pas accomplie ?". Les tâches importantes sont celles qui ont des conséquences ou des résultats durables.Si le travail des autres dépend de sa réalisation, ou si elle a un impact majeur sur le projet, la tâche ne doit pas être sautée.
L'urgent - L'urgence met l'accent sur le temps et l'efficacité. Il s'agit de tâches avec des échéances précises. Le caractère urgent ou non d'une chose dépend de diverses circonstances (en fonction de ce que le projet implique). Cependant, garde à l'esprit que la flexibilité de ton emploi du temps et les objectifs du projet jouent également un rôle.
Une fois que tu as déterminé la différence entre l'urgence et l'importance, la deuxième étape consiste à trier tes tâches en quatre groupes en fonction de ce qui suit :
Les mentions IMPORTANT et URGENT (FAIRE) Green ont illustré cela avec l'exemple simple de ta maison en feu. C'est quelque chose que tu DOIS faire immédiatement. De façon moins catastrophique, ces tâches sont généralement celles que nous laissons jusqu'à la dernière minute ou qui proviennent de circonstances imprévues.
Les tâches IMPORTANTES mais NON URGENTES (DÉCIDER) Un autre exemple simple serait celui des objectifs personnels et professionnels à long terme, tels que l'avancement de la carrière, l'écriture d'un livre ou la pratique d'une activité physique (à moins qu'il n'y ait un grave problème de santé, auquel cas, c'est urgent). La règle générale pour ce groupe est de prévoir du temps pour travailler sur ces tâches. Les remettre à plus tard ne fera que les faire remonter jusqu'à ce qu'elles deviennent urgentes, ou qu'elles ne soient jamais abordées.
Les tâches NON IMPORTANTES mais URGENTES (DÉLÉGUER) Il peut s'agir de tâches quotidiennes plus petites et subalternes, comme faire les courses, payer les factures ou parcourir les courriels. Tu peux facilement les déléguer ou les automatiser. Pense aux parents qui envoient leurs enfants chercher des œufs et du lait au magasin pendant qu'ils préparent le déjeuner. Ou dans notre cas, tenir une réunion de mise à jour sur un projet, par exemple. Si tu as un travail plus important, confier la tenue de cette réunion à une personne tout aussi informée t'aidera à long terme.
Les activités ou les tâches NON IMPORTANTES et NON URGENTES (SUPPRIMER) Les activités ou les tâches qui entrent dans cette catégorie sont généralement des distractions. Par exemple, remanier la page du site Web parce que l'agencement des couleurs ne convient pas. C'est sans importance et non urgent car cela n'affectera pas la fidélisation des clients.
Pour ceux d'entre vous qui sont du genre visuel, la matrice d'Eisenhower peut être représentée par une simple boîte.
Ce qu'il faut retenir, c'est que le filtre important/urgent change en fonction de tes projets et de tes objectifs. La matrice d'Eisenhower est une recette pour résoudre les problèmes à long terme et éviter le piège de la simple urgence dans lequel chaque projet est voué à tomber.
La magie du "NON"
En plus d'apprendre à utiliser la Matrice, tu devras rafraîchir tes compétences en matière de rejet. Par exemple, si tu es PDG d'une startup en pleine ascension, alors tu auras les mains pleines de projets et de tâches qui s'y rapportent. Quelques amis ou connaissances pourraient te contacter via LinkedIn pour que tu les présentes à certains de tes nouveaux partenaires, ou que tu les embauches.
Si nous appliquons la matrice d'Eisenhower à ce scénario, cette activité n'est ni importante ni urgente pour toi ou ton projet. Alors, au lieu de leur dire que tu les contacteras, ou de passer des heures à leur envoyer des courriels ou à leur parler, tu réponds simplement "non". En fait, tu rédiges plutôt un courriel très poli pour lui faire savoir que, pour l'instant, tu ne peux pas l'aider car tu as beaucoup trop de choses à faire.
Le rejet est un élément important du processus de filtrage. Les activités qui se retrouvent dans le quatrième groupe d'Eisenhower sont celles qui ont le plus de chances d'être rejetées (par exemple, supprimer ton courrier indésirable au lieu de le trier). Et si tu continues à faire passer une tâche dans le quatrième groupe semaine après semaine, c'est qu'elle n'était pas importante ou urgente au départ.
Au fur et à mesure que les tâches montent et descendent dans l'échelle des priorités, n'oublie pas de tenir tout le monde au courant des changements et de la façon dont ils affectent le projet dans son ensemble.
En conclusion
Lorsqu'elle est maîtrisée, la matrice d'Eisenhower est un outil puissant. C'est une méthode conçue pour ceux qui ont des objectifs qu'ils ne semblent jamais atteindre parce qu'il n'y a pas assez d'heures dans la journée. Avec la matrice, tu réévalues tes priorités et, comme le soulignent Green et Vaden, tu apprends à te concentrer sur ce qui est important plutôt que sur les fausses urgences. Dis au revoir à l'idée d'éteindre les incendies au fur et à mesure qu'ils se déclarent et de t'épuiser sur des projets. En plaçant la situation dans son ensemble au premier plan, la matrice d'Eisenhower s'avère être l'une des meilleures méthodes d'autogestion pour les projets et les équipes en difficulté.
Écrit par Marko Maric : Marko Maric est un spécialiste du marketing et un blogueur. Il couvre principalement des sujets tournant autour des affaires, du marketing et de la productivité. Marko travaille actuellement chez Clockify - un outil gratuit de suivi du temps.
