Modèle de planification d'événement et comment le construire

Bienvenue au centre de commandement de ton événement

Pour de nombreuses équipes, faire face à la réalité écrasante du processus de planification pourrait s'avérer être un échec. Cependant, l'utilisation d'un outil de planification d'événements peut être la solution idéale lorsque vient le moment effrayant d'organiser le dernier événement de l'entreprise.

Quel que soit le type d'événement que tu prépares, il est essentiel d'être organisé. Qu'il s'agisse de l'organisation de la réunion annuelle de ton entreprise, d'une convention sur les technologies de pointe ou même du mariage de ton meilleur ami, un outil de planification d'événements peut être ton meilleur allié.

Commence par écrire tes tâches

Tu loues un canon à confettis ? Je l'ai. Commander 100 pizzas ? Vérifié. Engager le groupe de musique ? C'est fait. L'un des nombreux avantages de l'utilisation d'un outil de planification d'événements est que tu n'oublieras pas ce qui doit être fait ensuite. C'est toujours une bonne idée de diviser ton événement chronologiquement en étapes ou en phases.

La planification d'un événement implique généralement plusieurs membres du personnel et plusieurs tâches. En séparant tes tâches par étapes, tu auras une idée claire des étapes critiques et des périodes les plus chargées. Planifie ton action étape par étape et concentre-toi sur la réussite du grand jour en faisant vraiment les choses, de la manière la plus efficace.

Obtenir une vue d'ensemble de tous les petits détails.

La bonne nouvelle ? Un puissant logiciel de diagramme de Gantt tel qu' Instagantt te permettra de rester au courant de qui fait quoi, et de ce qui doit être abordé ensuite. Reste toujours au courant des moindres détails lorsqu'il s'agit d'organiser l'événement de l'année dans un diagramme de Gantt; du repérage des lieux à l'envoi des invitations à tes invités.

Utilise des couleurs différentes pour chaque type de tâche ou pour identifier facilement lequel de tes coéquipiers est assigné à la tâche. C'est toujours une bonne idée de préciser les rôles et de garder tout le monde informé et au top (ce que tu peux facilement réaliser en utilisant les options de mentions et de notifications d'Instagantt). Organise toutes tes choses à faire en tâches: de cette façon, tu n'auras plus qu'à te soucier de les mener à terme.

Garde toujours ton budget sous contrôle

Ne perds pas de vue ton budget : fais-toi une idée réelle de ce que tu dépenses pour chaque tâche afin de ne pas tomber dans l'excès. Le suivi et le respect de ton budget sont essentiels lorsqu'il s'agit de planifier un événement. Utilise les champs Coût estimé et Coût réel pour suivre tes dépenses et respecter ton budget. Conseil utile : note chaque dépense, même la plus petite ! Comparer ce que tu pensais dépenser et ce que tu as finalement dépensé t'aidera grandement à planifier tes futurs événements.

De plus, en suivant le risque et la priorité de chacune de tes tâches principales, tu auras toujours une idée claire des tâches les plus importantes et les plus compromettantes. Après tout, respecter un budget exige une participation active à ton projet.

‍Parce que quel que soit le type d'événement que tu organises, l'objectif reste le même : planifier à l'avance et suivre, pour que tout se passe bien le jour même.

Voici comment mettre en place un diagramme de Gantt de planification d'événements efficace avec le meilleur ... créateur de diagrammes de Gantt. Vois-le en action.

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