Qu'est-ce qu'un plan de travail ?
Tout d'abord, voyons ce qu'est un plan de travail. Ces plans représentent essentiellement les objectifs spécifiques du projet et la façon dont les personnes responsables de ce projet pourront l'exécuter. Bien que ces plans soient également efficaces pour le travail personnel, ils sont principalement utilisés pour ceux qui s'engagent dans une mission de travail et ils sont généralement destinés aux projets qui nécessitent beaucoup de contributions de la part de différentes personnes et beaucoup d'étapes pour les rendre complets.
Avec le plan de travail, tu peux prendre un seul objectif ultime et le décomposer en petites étapes qui doivent être réalisées pour que cet objectif global soit couronné de succès. Cela fonctionne généralement mieux si tu décomposes les choses en étapes aussi petites que possible et si tu attribues chacune de ces étapes à une personne qui sera chargée de s'assurer que cette étape est exécutée et prête pour la personne à qui revient l'étape suivante. Voyons donc de plus près ce qu'il faut pour créer un plan de travail.
Lancer ton premier plan de travail
Étape 1 : Déterminer l'objectif/le résultat final
La toute première chose que tu dois savoir, c'est exactement ce que tu espères obtenir avec ton plan. Tu as besoin d'un résultat spécifique et mesurable que tu cherches à atteindre, sinon tu ne sauras jamais si tu as atteint ton objectif. Maintenant, c'est à toi de décider s'il s'agit d'un objectif énorme et global ou d'un objectif un peu plus modeste. Les plans de travail (bien qu'ils soient généralement réservés aux grands projets) peuvent tout à fait être utilisés pour des projets plus petits. L'essentiel est d'avoir un objectif qui peut être atteint en plusieurs étapes et qui est SMART. Ces objectifs sont ceux qui seront réalisables.
Un objectif SMART est spécifique, mesurable, réalisable, pertinent et limité dans le temps. Cela signifie que tu dois savoir ce qui est fait et pourquoi. Tu dois aussi pouvoir mesurer les résultats et savoir que l'objectif a été atteint. Tu dois également être en mesure d'atteindre l'objectif. Est-il réaliste d'y parvenir de la façon dont tu t'y prends ? Il doit être pertinent, ce qui signifie que chacune des étapes de l'objectif doit s'ajouter au résultat final que tu recherches. Enfin, il doit être limité dans le temps, ce qui signifie qu'il doit y avoir un délai précis pour l'atteindre.
Étape 2 : Décomposer
Ensuite, tu devras décomposer l'objectif global en étapes plus petites qui pourront facilement être prises en charge par une seule personne ou une équipe plus restreinte. Chacune de ces étapes doit être spécifique et mesurable afin que chaque membre de l'équipe puisse savoir quand elle a été atteinte. Si les étapes sont trop grandes ou trop variables, il peut être difficile de déterminer si l'étape est terminée et si l'équipe ou la personne suivante peut commencer à travailler sur ses propres étapes pour faire avancer le projet. Il peut également être difficile pour la personne qui travaille sur cette étape de comprendre ce qu'elle essaie de réaliser.
L'utilisation d'un diagramme de Gantt et la définition de tes objectifs SMART te permettent d'y parvenir facilement.
Étape 3 : Attribuer des rôles
Examine chacune des différentes étapes qui doivent être franchies pour que ton objectif final se réalise. Maintenant, jette un coup d'œil à chacune des petites étapes que tu as déterminées comme devant être accomplies. Enfin, jette un coup d'œil à l'équipe dont tu disposes pour lui confier ces tâches. Quels sont leurs points forts ? Dans quels domaines pourraient-ils contribuer à faire avancer le projet ? Quelles sont les tâches dans lesquelles chaque membre excellerait le plus ? C'est ainsi que tu veux prendre l'initiative et répartir les tâches pour que chacun travaille dans un domaine où il sera le plus performant.
Étape 4 : Fixer des échéances
Chacune de tes tâches doit être assortie d'une date limite afin que chaque membre sache à quoi il travaille et combien de temps il lui reste pour le faire. S'il n'y a pas de date limite, il sera très difficile d'obliger qui que ce soit à accomplir ses tâches. Après tout, ils ont tout le temps qu'ils veulent, n'est-ce pas ? Ce n'est pas le cas, alors prends le temps de fixer les délais que tout le monde doit respecter et assure-toi que chaque membre de l'équipe connaît son délai. Ils doivent connaître la date limite pour leur tâche, pour la tâche qui précède immédiatement la leur et pour l'ensemble du projet (au minimum) afin qu'ils puissent s'assurer que leurs tâches sont exécutées à temps et qu'elles respectent le calendrier général que tu souhaites.
Étape 5 : Suivi avec tout le monde
Tu dois t'assurer que tu fais un suivi auprès de chaque membre de l'équipe pour vérifier que tout le monde respecte les règles et les délais qui leur ont été fixés. Cela ne veut pas dire que tu dois entrer dans chaque bureau pour voir ce qui se passe. Avec le bon plan de travail et le bon diagramme de Gantt, tu pourras vérifier les progrès des employés sans jamais avoir à te rendre dans ces bureaux. Ces diagrammes te permettent de définir des tâches et de voir qui suit le plan et le calendrier. Tu pourras aussi voir où ton équipe a des difficultés.
Étape 6 : Faire en sorte que tout le monde reste concentré sur sa tâche
Si tu fais le suivi de toutes les personnes impliquées dans ce projet, tu devrais immédiatement savoir si quelque chose ne va pas. Tu devrais également être en mesure de modifier immédiatement le processus, les personnes impliquées ou les étapes si tu t'aperçois que c'est le cas. Plus important encore, tu peux voir où les gens s'égarent ou ne font pas leur part du travail. Grâce à ces aspects, il te sera plus facile de réaliser le projet dans les délais et dans le respect du budget, car tu seras au courant de tout.
Étape 7 : Fixer des rendez-vous de contrôle
Il y a de fortes chances qu'au sein de l'équipe avec laquelle tu travailles, plusieurs personnes aient besoin de travailler avec d'autres. Elles n'ont peut-être pas besoin de travailler directement ensemble tout le temps, mais elles ont probablement au moins quelques étapes du projet au sujet desquelles elles doivent communiquer. Fixe des moments de vérification pour que les membres de l'équipe complète se réunissent et discutent de ce qui se passe et posent toutes les questions qu'ils peuvent avoir à toi ou aux autres membres de l'équipe. Cela permet au projet de rester dans les temps et à chaque membre de ton équipe d'interagir positivement avec les autres, face à face.
Maintenant, lorsqu'il s'agit de faire le point, tu dois t'assurer que tu le fais de manière efficace. Même s'il ne s'agit pas seulement pour toi de prendre des nouvelles de tes employés, mais aussi pour tout le monde de prendre des nouvelles les uns des autres, il y a quelques conseils et tu peux en tirer des avantages. Tout d'abord, tu dois respecter le fait que leur temps est précieux et que tu ne veux pas en prendre trop. Tu ne dois pas non plus avoir peur de demander de l'aide ou des éclaircissements pour comprendre certains aspects du plan de travail et du projet. Si tu ne comprends pas, c'est très bien, mais si tu essaies de dire à quelqu'un d'autre ce qu'il doit faire alors que tu ne sais pas de quoi tu parles, cela ne fera que causer plus de problèmes à long terme.
Étape 8 : Réviser le travail
Une fois le projet terminé ou même après chaque étape du projet, tu voudras peut-être regarder de plus près si tout le monde suit le plan de travail. Il est tout à fait possible que les tâches ne soient pas effectuées correctement ou que le plan de travail doive être modifié parce que quelque chose d'autre a changé. Peut-être qu'ils n'ont pas accompli la tâche au niveau que tu attendais ou que tu exigeais. Quoi qu'il en soit, c'est toi qui es responsable. C'est toi qui dois t'assurer que tout est conforme aux normes.
Si tu trouves une partie du projet qui ne répond pas aux normes établies, c'est le moment de creuser un peu plus et de chercher à comprendre pourquoi cela n'a pas fonctionné comme prévu. Il se peut que tu doives faire refaire certaines parties du projet et plus tôt tu le reconnaîtras, mieux ce sera pour toi et pour l'ensemble du projet. Tu n'auras pas autant de temps d'arrêt où rien ne se passe comme prévu.
Étape 9 : Évaluer le résultat final
Lorsque le projet est entièrement terminé et qu'il t'est présenté, cela ne signifie pas que tout est fait. Cela signifie que l'équipe pense avoir franchi toutes les étapes du plan de travail, mais il se peut que le processus ne soit pas terminé. Ton travail, en tant que responsable final du projet, consiste à jeter un coup d'œil sur le résultat fini. Que ton projet soit un document, un objet physique ou quelque chose d'entièrement différent, tu dois t'assurer que le résultat correspond à ce que tu voulais (ou si ce que tu voulais n'était pas possible, c'est un résultat efficace).
Si tu es satisfait du résultat ou si tu reconnais que ton résultat n'était tout simplement pas possible, alors tu as terminé. Il est temps de terminer le projet de la façon dont tu le souhaites. Il se peut que le projet doive être présenté à un client ou qu'il doive être exécuté d'une autre manière. Il se peut aussi qu'il doive simplement être rangé quelque part. Par contre, si tu n'as pas obtenu le résultat que tu voulais ou si tu n'as pas trouvé de raison satisfaisante pour expliquer pourquoi tu ne peux pas obtenir le résultat que tu veux, il est temps de reculer de quelques pas. C'est là que tu dois remettre ton équipe au travail pour obtenir un meilleur résultat la prochaine fois
Étape 10 : Passe à autre chose
Il est maintenant temps pour toi de te lancer dans le prochain projet. Si tu as déjà prévu quelque chose, il est temps de te lancer et de voir ce que tu peux en faire. Si tu n'as encore rien, tu n'auras peut-être pas besoin de ton équipe pour faire quoi que ce soit. Au lieu de cela, tu peux simplement t'asseoir, te détendre et attendre que l'on ait à nouveau besoin de l'équipe. C'est l'étape où, quoi qu'il arrive, tu vas éteindre le plan de travail que tu as créé et en finir une bonne fois pour toutes. Si tu as un autre projet à mener à bien, tu auras besoin d'un nouveau plan de travail, après tout. Alors, regarde bien, assure-toi que ton plan de travail est complet, puis occupe-toi du reste de ton emploi du temps.
En fin de compte, tu as besoin d'un plan de travail qui te convienne, et c'est possible si tu sais ce que tu fais. Tu dois t'assurer que tu accomplis chaque tâche de manière efficace et efficiente. Tu dois t'assurer que tu planifies chaque étape de la meilleure façon possible, et tu dois aussi t'assurer que tout le monde fait le travail qu'il est censé faire. Tout cela peut être fait avec le bon plan de travail et certainement avec l'utilisation d'un logiciel de diagramme de Gantt.
