Modèle de plan d'action utilisant les diagrammes de Gantt

Qu'est-ce qu'un plan d'action ?

Un plan d'action peut être défini comme un document qui énumère une stratégie proposée sous la forme d'un plan d'étapes nécessaires pour atteindre un certain objectif. Il s'agit, essentiellement, d'une liste de tâches qui doivent être accomplies pour atteindre un objectif, en clarifiant le plan d'action spécifique, les ressources nécessaires, le calendrier et les membres de l'équipe ou les services qui seront nécessaires pour y parvenir.
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En gestion de projet, les plans d'action peuvent être extrêmement utiles car de nombreuses équipes les utilisent comme cadre de réflexion, de brainstorming et de définition de la façon de mener à bien un projet -ou une étape d'un projet- de manière efficace.
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L'un des grands avantages de travailler avec des plans d'action est qu'en posant et en listant chaque étape, cela assure aux équipes que rien n'est oublié et qu'aucune étape ne passe à travers les mailles du filet. De plus, en documentant et en listant le plan d'action, tu définiras le calendrier, les ressources dont tu auras besoin, ainsi que les personnes qui devront être impliquées pour mener à bien la stratégie.

Comment concevoir un plan d'action

Lors de la conception ou de la création d'un plan d'action, tu dois garder à l'esprit que ton but est de diviser le processus de réalisation de l'objectif en tâches ou en étapes réalisables basées sur un calendrier. Le but de chaque objectif doit être identifié, ainsi que les étapes réalisables. En identifiant les étapes précédentes, tu pourras déterminer clairement quel service ou quel membre de ton équipe est responsable de l'exécution et de l'achèvement de ces tâches spécifiques.

En d'autres termes, les plans d'action doivent comprendre :

• Qui sera chargé de quoi - Ce qui renvoie aux responsabilités spécifiques et à l'obligation générale de rendre des comptes.
• Quand - Le calendrier, l'échéancier et la durée de l'ensemble du plan.
• L'ordre - Qui fait référence à la séquence et à la dépendance des tâches.
• Le comment - Ou plutôt les aspects techniques et financiers du plan.
• La raison - Qui se réfère à l'identification des objectifs et aussi à la sélection des indicateurs qui peuvent être utilisés pour suivre les progrès de l'action.

Lors de la conception et de la création d'un plan d'action, tu dois prendre en compte les éléments suivants : tout d'abord, concentre-toi sur les priorités et écris-les. Ensuite, prends le temps de réfléchir à la personne qui doit s'attaquer à la tâche et assigne chaque activité à cette personne. Demande à chacun de rester impliqué et de marquer les tâches terminées afin que tu sois pleinement conscient du résultat et de la progression. N'oublie pas de discuter des tâches en suspens ou en retard, de cette façon, tu pourras prévoir tout retard sur ton plan.

Quels sont les principaux éléments d'un plan d'action ?

Un plan d'action bien exécuté peut s'avérer être un instrument exceptionnel pour les équipes, car il peut aider les gens à se concentrer sur des tâches et des décisions détaillées et spécifiques qui sont orientées vers la réalisation d'objectifs plus importants. Ils peuvent aider les équipes en leur permettant de rester ancrées et fonctionnelles.
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Ainsi, pour préparer un plan d'action efficace, il faut tenir compte des éléments suivants :

• Fais la liste des principales activités, des éléments les plus importants.
• Décompose ces activités en tâches gérables.
• Clarifie l'ordre et les dépendances entre ces tâches.
• Estime le coup d'envoi, la durée et l'achèvement complet des tâches.
• Établis un calendrier précis.
• Définis les étapes importantes.
• Analyse les capacités et les ressources existantes et détermine s'il manque quelque chose.
• Répartis les tâches au sein de ton équipe.
• Marque les tâches accomplies.
• Surveille tes progrès.

Créer un calendrier pour ton plan d'action

Travailler avec des plans d'action présente de multiples avantages. Ils aident les équipes à définir un plan d'action et à exécuter des projets. En organisant les informations et en fixant des objectifs, il devient plus facile de suivre les instructions et de se concentrer sur la réalisation des objectifs.
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Les logiciels de gestion de projet, tels que Instagantt(Gantt Chart Maker), peuvent être utilisés pour préparer des plans d'action, principalement parce qu'ils offrent de la place pour les étapes, les tâches, les calendriers et le suivi des progrès. De plus, ils améliorent le travail d'équipe en permettant la collaboration en ligne.
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Avec Instagantt, tu pourras créer et gérer des plans d'action en quelques minutes. Plus important encore, tu pourras suivre les différentes activités, ainsi que l'avancement global de ton plan. Grâce à sa conception sous forme de diagramme de Gantt, non seulement tu ajouteras des tâches et attribueras des responsabilités, mais tu géreras également un calendrier précis pour ton travail.

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