Qu'est-ce qu'un calendrier de gestion de projet ?
Tout d'abord, voyons ce qu'est un calendrier de gestion de projet. Ce type d'échéancier signifie que tu vas prendre toutes les informations dont tu disposes sur ton projet, y compris la date de début, les produits livrables et la date de fin, et que tu vas établir un calendrier indiquant quand tout sera terminé. Bien sûr, il y a un peu plus que cela, mais quand nous simplifions les choses au maximum, c'est tout ce que tu auras à faire. Et quand tu le feras, cela fera une énorme différence pour toute ton équipe.
Pourquoi as-tu besoin d'un calendrier de gestion de projet ?
Alors, quelle est la grande différence que cela va faire d'avoir un calendrier ? Eh bien, tout le monde saura exactement ce qu'il fait et quand il doit le faire. Ils sauront quelles sont les différentes tâches et comment une tâche doit être terminée pour qu'ils puissent passer à la suivante. Et ils pourront voir de combien de temps ils disposent pour les différentes étapes. Grâce à tout cela, il sera plus facile pour ton équipe de terminer un projet dans les délais (et dans le budget).
Élaborer ta ligne du temps
Examinons de plus près les différentes étapes de la création de ton calendrier. Tu dois t'assurer de créer quelque chose qui fonctionnera pour l'ensemble de l'équipe. Tu veux t'assurer qu'il fonctionnera aussi pour le client. Cela signifie que tu devras probablement collaborer à l'élaboration de ton calendrier. Mais commençons par examiner ton processus et assurons-nous que tu es sur la bonne voie. Ainsi, tu pourras avancer encore plus vite.
1. Rassemble ton matériel
Lorsque tu es prêt à créer un calendrier, tu dois t'assurer que tu as tout le matériel dont tu as besoin. Comme il s'agit d'un document que tu vas rédiger pour un projet spécifique, tu dois avoir tout ce qui se rapporte à ce projet pour pouvoir commencer à travailler. Tu as aussi besoin du système que tu vas utiliser pour tout noter, n'est-ce pas ? C'est par là que tu veux commencer et nous allons te donner une idée de certaines de tes options lorsqu'il s'agit de cette partie du processus.
Lorsque tu enregistres ta chronologie, tu as la possibilité de l'écrire et de tout consigner dans un planificateur. Tu pourrais l'écrire dans ton calendrier de bureau ou dans un calendrier que tu emportes avec toi. Cela peut être très bien pour toi personnellement, à condition que tu aies le calendrier avec toi à tout moment. Mais cela signifie que personne d'autre ne connaîtra l'emploi du temps, à moins que tu n'en fasses des copies. Sans compter que tu n'auras pas ce calendrier sur toi en permanence et que tu n'auras aucun moyen de vérifier ce qui est fait ou ce qui doit être fait et à quelle date.
La meilleure façon de t'assurer que tout est bien écrit est d'utiliser ton ordinateur et d'utiliser le bon type de logiciel de diagramme de Gantt. Un diagramme de Gantt est un excellent moyen pour toi de le faire parce qu'il te permet de tout enregistrer, d'apporter des modifications quand et comme tu en as besoin et de partager le diagramme et la chronologie avec toutes les personnes qui ont besoin de les voir. Cela facilite grandement l'implication de tous et te permet de ne pas avoir à t'inquiéter de savoir qui est au courant d'un changement ou d'une exigence quelconque.
Tu voudras aussi t'assurer qu'à ce moment-là, tu as toutes les informations de l'exposé du projet, les notes de tes clients, les échéances, les objectifs, les produits à livrer et tout ce dont ton équipe doit être responsable. Si tu as tous ces éléments en un seul endroit, tu seras mieux préparé pour créer le calendrier que tu vas suivre. Si tu dois chercher ces informations ou si tu ne les as pas encore reçues du client, tu risques de mettre encore plus de temps à faire les choses et à créer le calendrier général.
2. Décris ce qui doit être fait
Maintenant que tu as tout rassemblé, c'est le bon moment pour en donner les grandes lignes. Présente les détails de ton objectif final (quel est le résultat final qui indique que tu as terminé le travail ?) Présente également tous les objectifs qui doivent être atteints avant le résultat final. En créant un plan, il te sera plus facile de tout insérer dans le calendrier lorsque tu commenceras à travailler, alors n'oublie pas de prendre des notes sur chacun des différents objectifs et produits livrables.
Ce plan peut également servir d'exposé du projet. Cela signifie que tu peux le mettre en page avec les objectifs que tu as en interne pendant que tu travailles sur le projet et les objectifs que tu as en externe, comme le résultat du projet lui-même. Tout cela te permettra de comprendre plus facilement quel sera ton résultat global. Détermine également qui sera impliqué dans le projet, à la fois l'équipe qui y travaillera et les personnes qui doivent être tenues au courant ou informées tout au long du processus.
Lorsque tu créeras ton plan, tu pourras y mettre autant de détails que tu le souhaites et vraiment, ajouter plus de détails sera meilleur pour toi. Écrire les choses au fur et à mesure que tu y penses et qu'elles sont mentionnées t'aidera à créer quelque chose de cohérent. Si tu oublies quelque chose maintenant, tu auras peut-être le temps de le retrouver plus tard, mais il vaut mieux que tout soit prêt. En gardant une trace, même s'il ne s'agit que d'une courte note pour te rappeler d'examiner quelque chose, tu auras un meilleur aperçu préparé pour plus tard.
3. Enregistre les étapes
Ensuite, tu dois regarder ton plan et commencer à réfléchir aux différentes étapes à suivre. Quelle est la dernière chose à laquelle tu dois aboutir ? Parfois, il est préférable de partir de là à rebours. Ainsi, si l'étape finale est un rapport de 100 pages, écris-le. S'il s'agit d'un prototype fonctionnel pour un projet de client, écris-le. Quoi qu'il en soit, c'est la première chose qui doit figurer sur ta feuille de papier. À partir de là, tu vas travailler à rebours.
Quelles sont les étapes que tu dois franchir pour passer de l'endroit où tu te trouves à cette dernière étape ? Écris les principales étapes à franchir, comme créer un prototype, faire une étude de marché, etc. À partir de là, décompose tes étapes principales en étapes plus petites, puis en étapes plus petites, jusqu'à ce que tu aies un processus étape par étape super simple à comprendre qui t'aidera à aller de là où tu es maintenant jusqu'à l'objectif final et ultime que tu cherches à atteindre. Tu pourras ainsi voir comment tu peux passer d'un endroit à l'autre dès maintenant.
N'oublie pas chacune des différentes choses de ton schéma. Il se peut que plusieurs objectifs finaux différents doivent être atteints. Peut-être que tu dois écrire ce rapport mais que le véritable objectif final est le prototype. Même si le rapport sera terminé à un moment différent du prototype, cela ne veut pas dire que tu peux l'oublier. Tu dois aussi tenir compte de toutes les tâches secondaires et des objectifs supplémentaires dans ce processus. Cela signifie que tu pourrais avoir un ensemble d'instructions étape par étape pour plusieurs tâches différentes afin de mener à bien l'ensemble du projet.
4. Créer un cadre temporel
Examine chacune de tes étapes et décide du temps qu'il te faudra pour les franchir. Pour toutes les étapes sur lesquelles tu ne travailleras pas directement, tu devras peut-être consulter d'autres membres de ton équipe. Prends contact avec le service de recherche ou le service de fabrication et plus particulièrement avec les personnes qui se verront confier les tâches. De quoi ont-ils besoin pour mener à bien la tâche ? Combien de temps leur faudra-t-il pour réaliser exactement ce que tu recherches ? Dis-leur de prendre leur temps pour trouver un délai raisonnable.
Tu ne veux pas enregistrer quelque chose sur ton calendrier ou ton planning et te rendre compte que c'était beaucoup trop optimiste. Assure-toi qu'ils savent exactement ce que tu attends d'eux et qu'ils créent un calendrier très solide à respecter. Ils ne seront pas obligés de s'en tenir à ce calendrier. Comme pour toute chose, il faut une certaine marge de manœuvre, mais tu veux savoir ce qui est réaliste pour ce type de projet et les étapes qu'ils doivent suivre pour y parvenir. Une fois que tu sais cela, tu peux noter tous tes temps pour chaque étape.
Tu n'as pas nécessairement besoin d'avoir tout ce qui est spécifique. Tu peux arrondir les choses comme un délai de 5 jours peut être écrit comme une semaine et demie. Un délai de 8 jours peut être écrit en deux semaines. N'oublie pas que le nombre de jours que t'indiquent les membres de ton équipe ne tient pas compte du fait qu'ils travaillent le week-end. Ainsi, 5 jours représentent une semaine de travail complète, ce qui ne laisse aucune marge de manœuvre en cas de problème. Tu dois avoir une marge de manœuvre intégrée pour ne pas avoir à t'inquiéter de manquer une échéance.
5. Calendrier des dépendances
Tu as déjà établi les grandes lignes de ce qu'il faut faire et du temps que cela prendra. Mais qu'en est-il des projets et des étapes qui dépendent les uns des autres ? Qu'en est-il du fait que l'équipe de fabrication ne peut rien faire tant que les ingénieurs n'ont pas créé la conception ? Eh bien, tu dois t'assurer qu'il est inscrit dans ton calendrier que la fabrication dépend de l'ingénierie. N'oublie pas de marquer toutes les autres dépendances que tu pourrais avoir afin de savoir qui doit faire quoi et quand.
Tu dois examiner l'ordre dans lequel les différentes étapes doivent se dérouler afin de créer un véritable calendrier. Lorsque tu commenceras à travailler sur les dépendances, tu pourras même trouver des étapes supplémentaires qui doivent être accomplies et différentes personnes qui sont responsables de ces étapes. Assure-toi de tout noter et d'enregistrer les étapes dans l'ordre. Il se peut que tu aies différentes lignes de choses à faire. Par exemple, tu peux avoir une ligne de tâches qui concerne la façon dont tu vas créer un rapport pour ton client. Tu peux ensuite avoir une deuxième ligne de tâches qui concerne la façon dont tu vas créer le prototype.
Avec le bon système et le bon logiciel, tu n'auras aucun problème à enregistrer chacune de ces lignes séparément et à les rassembler chaque fois que tu en auras besoin. Il est cependant important de les enregistrer correctement, car tu veux être sûr que chacun sait quelle est sa tâche et comment il devra s'intégrer dans le processus et le système de création du produit final. À ce stade, tu devrais avoir tout ce qu'il te faut pour commencer ce que tu es venu faire ici, c'est-à-dire créer le calendrier.
6. Créer une ligne de temps de base
Il est maintenant temps de commencer à créer le calendrier que tu vas utiliser. Prends toutes les informations que tu as recueillies au cours des étapes précédentes et commence à travailler sur ce que tu devras faire et quand. Ton calendrier doit être exhaustif et inclure toutes les étapes à franchir, même si elles sont insignifiantes. Ne pars pas du principe que quelqu'un est au courant d'une étape si elle n'est pas inscrite sur la chronologie.
À ce stade également, tu peux mettre en place toutes les différentes parties du processus. Tu pourras créer toutes les dépendances qui existent. Tu peux créer des étapes ou des jalons plus importants, puis des étapes plus petites à l'intérieur de chacun d'entre eux. Tu peux assigner différentes tâches à différentes équipes, à différents groupes ou même à des personnes individuelles. Tu peux également définir la date limite exacte pour chacune des étapes. Assure-toi d'utiliser les informations qui t'ont été données par chacune de ces équipes pour fixer les échéances. Ce n'est pas pour rien que tu as obtenu leur avis sur cette partie du processus.
Comme tu vas partager ce calendrier avec d'autres personnes, tu peux aussi te ménager une petite marge de manœuvre. Prévois un peu plus de temps pour permettre à chacune de tes équipes d'accomplir des tâches et pour que le projet soit mené à bien dans son intégralité. Assure-toi que tout est pris en compte et que tout le monde est informé pour qu'il sache sur quelles tâches il travaille. Chaque tâche, affectation ou élément de ton diagramme de Gantt doit être assigné à une personne ou à une équipe afin que l'élément soit accompli.
7. Envoie-le
Une fois que tu as tout créé, il est temps pour toi de l'envoyer aux personnes qui en auront besoin. Toutes les parties prenantes, ton client, tes équipes et tes responsables vont avoir besoin de voir ce qu'il y a sur le tableau. Ils ont besoin de savoir ce qui est fait, quand c'est fait et qui va le faire. Ils voudront peser dans la balance, après tout, et s'assurer que tout est pris en charge de la bonne manière. Si tu peux présenter le plan efficacement et simplement, ils pourront l'examiner et s'assurer que tout fonctionne pour eux.
De plus, l'envoi de ton plan permet de s'assurer que tout le monde va faire les tâches qui lui ont été assignées. Cela permet aux clients et aux autres de voir quelles tâches ont été accomplies ou sont encore en cours de réalisation, car ton tableau permet à chaque membre de l'équipe de marquer ses tâches. Cela permet également de s'assurer que les clients ne téléphonent pas ou ne passent pas trop souvent parce qu'ils savent quand les différentes étapes du processus doivent être terminées. Il n'est pas nécessaire de deviner ou d'essayer de vérifier si les choses se déroulent comme prévu.
Demande également aux personnes concernées de t'aider et de te faire part de leurs commentaires. Elles n'ont pas besoin de se contenter de regarder le calendrier et d'en être satisfaites. Ils peuvent vouloir que tu accélères certains domaines ou un membre de ton équipe peut te dire qu'il a besoin de plus de temps pour une tâche spécifique. Quoi qu'il en soit, tu dois les inviter à te donner leur avis et à te faire savoir ce qui fonctionne dans le calendrier et ce qui ne fonctionne pas. Cela te permettra d'apporter les changements nécessaires ou d'être au courant des problèmes potentiels en cours de route. Cela évitera à tout le monde bien des tracas.
8. Modifier au besoin
Parfois, ton tableau sera parfait du premier coup. Mais la plupart du temps, il faudra l'ajuster et le modifier en cours de route. Dans la plupart des cas, tu trouveras des endroits où tu as oublié quelque chose. Tu as peut-être oublié une tâche qui doit être accomplie avant que quelque chose d'autre puisse avoir lieu. Peut-être que tu n'as pas tenu compte de suffisamment de temps pour quelque chose qui doit être fait. Peut-être qu'il y a eu un retard pour une autre raison, comme des matériaux manquants ou des difficultés à obtenir l'approbation d'un client. Quoi qu'il arrive, il y aura des moments où tu devras faire des changements.
Garde à l'esprit qu'il est normal de faire des changements et que c'est quelque chose qui se produit dans presque tous les projets. Mais tu veux être sûr de suivre ces changements de la meilleure façon possible. La première chose à faire est d'apporter les changements dans le tableau pour que tout le monde puisse voir que quelque chose est différent. Ils seront en mesure d'évaluer le changement qui a été effectué et pourront ensuite faire des commentaires ou te faire part de leurs réactions à ce sujet. Cela peut améliorer le processus de modification.
Une autre étape importante consiste à s'assurer que tu informes tout le monde du changement. Ne pars pas du principe que c'est parce que tu as fait le changement dans le logiciel ou le tableau et que tout le monde y a accès qu'ils vont le voir. Tu dois t'assurer qu'ils savent que le changement a été fait, ce qui a été changé, pourquoi cela a été changé et tout ce qu'ils pourraient demander. Plus tu seras ouvert et honnête avec eux, mieux ce sera pour toi et ce sera une étape importante.
Pour conclure
Si tu cherches à créer un calendrier de gestion de projet, tu dois t'assurer que tu le fais de la bonne façon. Tu veux t'assurer que tout le monde est au courant des différentes tâches et que toutes ces tâches sont effectuées correctement. Un calendrier te permettra de t'assurer de tout cela et de bien d'autres choses encore. Alors, comment vas-tu t'assurer que tu es sur la bonne voie ? En suivant toutes les étapes décrites ici, tu prendras un bon départ et tu t'assureras que ton équipe accomplit son travail.
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