¿Qué es un pliego de condiciones?
La Declaración de trabajo es un documento único que te ayuda a definir absolutamente todo en lo que estás trabajando. En lugar de tener que revisar una docena de formularios y documentos diferentes para encontrar información como las tareas, el calendario y los entregables, se trata de un documento único que lo reúne todo en un solo lugar. Esto hace que sea mucho más fácil para usted y todo su equipo volver atrás y ver lo que está pasando cuando lo necesite, o para comprobar las cosas si usted siente que ha perdido un poco.
Esto es en realidad la primera cosa que usted necesita para trabajar, en lugar de crear cualquiera de las otras hojas de cálculo o sistemas de seguimiento. Necesitas una Declaración de Trabajo para entender lo que estás de acuerdo en proporcionar a tu cliente y lo que ellos están de acuerdo en cuanto a plazos y el trabajo que esperan. Una vez que todos tengan una idea de lo que se supone que va a venir, va a hacer las cosas mucho más fácil para todos los involucrados, ya que siempre tendrá algo que usted puede referirse de nuevo si es necesario.
¿Qué contiene su declaración de trabajo?
Introducción :
Aquíes donde harás exactamente eso, presentarás el proyecto y a las personas que van a trabajar en él para que siempre tengas una visión rápida de todo con sólo echar un vistazo a tu documentación.
Propósito
¿Porqué estás creando este proyecto? Tienes que saber cuál es el objetivo general del proyecto para saber qué vas a hacer para conseguirlo. Sin un propósito, es difícil saber los pasos siguientes o la forma en que tu equipo puede trabajar en él.
Ámbito de aplicación
¿Cuálesson las tareas que hay que completar dentro del proyecto? Aquí no es donde vas a exponerlas individualmente, pero vas a querer saber hasta qué punto el proyecto va a ser amplio (o no). No querrás salirte de lo que realmente se necesita.
Donde
¿Dóndese va a realizar el proyecto? ¿Va a realizarlo in situ con el cliente? ¿Va a trabajar a distancia? ¿Se trata de un proyecto que se realiza en sus instalaciones y luego se entrega al cliente? Explique dónde se realizará el trabajo.
Tareas
Aquíes donde vas a desglosar cada una de las diferentes tareas en las que vas a trabajar para el cliente. Puede que tengas que desglosar muchas tareas o sólo unas pocas. Puede que necesites subtareas o incluso subtareas. Todo esto está bien.
Hitos
¿Cuálesson los hitos que tienes que alcanzar para asegurarte de que vas por buen camino con el proyecto? ¿Dónde te gustaría realizar algunas de las tareas más importantes o los puntos más importantes del proyecto y marcarlos en un calendario?
Prestaciones
¿Quétienes que proporcionar al cliente durante el transcurso del proyecto o incluso cuando hayas terminado? Estos son los entregables y tienes que saber lo que esperas proporcionar, así como lo que el cliente espera que le proporciones en todo momento.
Horario
Diseña un calendario de eventos y todas las cosas que tienes que hacer para asegurarte de que vas por el buen camino. ¿Cuándo vas a hacer las distintas tareas, cuándo hay que entregar los productos, cuándo hay que cumplir los hitos? Todo esto debe estar por escrito.
Normas
¿Cuáles son las normas que se exigen para que el proyecto se considere terminado o para que determinados productos se consideren terminados? ¿Qué pruebas hay que hacer para asegurarse de que todo cumple esas normas o los requisitos del código?
Éxito
¿Qué va a constituir el éxito? ¿Qué hay que hacer para que todo el equipo y el cliente consideren que el proyecto ha sido un éxito y que se puede continuar con otro proyecto o dar por concluido el proyecto en su conjunto?
Requisitos
¿Cuáles son las necesidades de equipamiento y de otro tipo que conlleva la realización de este proyecto? ¿Qué se necesita para asegurarse de que todo se hace correctamente y de que se cumple con las especificaciones? Hay que asegurarse de tener todo ese equipo.
Pagos
¿Cuánto le van a pagar por el proyecto? ¿Cuándo se le pagará? Si los pagos se realizan por etapas, ¿cuándo se enviarán? ¿Cómo se efectuarán los pagos? ¿Qué hay que hacer para que se efectúe el pago?
Otros
Aquí es donde vas a añadir cualquier información adicional que necesites tener en cuenta sobre el proyecto y que no encaje en las otras categorías que ya hemos mencionado. Añade cualquier otra cosa que tú o el cliente necesitéis saber en esta sección.
Cierre
Aquí es donde vas a cerrar el proyecto. Al igual que con un ensayo, debes hacer una breve recapitulación de lo que habéis hablado, cómo entregarás la información o los resultados al cliente y cuándo terminará el proyecto. Así será más fácil para todos estar al tanto de todo.
¿Por qué lo necesita?
Hay varias razones por las que este tipo de información es importante y por las que tenerla toda en un sitio lo es aún más. Con una Declaración de trabajo, tendrás todo lo que necesitas en un solo lugar. Ahora bien, es probable que siga teniendo que hacer un seguimiento de parte de esa información (si no de toda) en otros lugares también, pero sabrá que hay un lugar en el que siempre puede mirar para asegurarse de que las cosas van como deberían.
Tu Declaración de Trabajo debe ser discutida y acordada por todas las personas implicadas en el proyecto al más alto nivel. Eso significa que el director del proyecto, el cliente e incluso tus supervisores o jefes deben participar en esa declaración. Todos debéis repasarla juntos para aseguraros de que es una representación exacta de lo que hay que hacer y de cómo hay que hacerlo. Si lo es, entonces estás muy bien y no tendrás ningún problema para seguir adelante con el resto de tu trabajo. Si no lo es, sabrás que es hora de volver a la mesa de dibujo para conseguir lo que necesitas.
Una vez que todo el mundo esté de acuerdo con el documento y toda la información esté recogida en él, tendrás algo que podrás consultar en cualquier momento. Si el cliente quiere preguntar algo o tu equipo no está seguro de lo que tiene que hacer, siempre puedes consultar ese plan de trabajo. Podrás señalar cada una de las secciones y toda la información que se ha incluido en ese documento y ver dónde están las respuestas y qué es lo que hay que hacer.
Si eres el gestor del proyecto, también te resultará mucho más fácil establecer todos los detalles y la información que necesitas para el proyecto si cuentas con un plan de trabajo para empezar. Esto le ayudará a dar cuerpo a todas las tareas y subtareas que deben completarse dentro del proyecto para que pueda ponerlas en un formato que sea un poco más fácil de seguir para todo el mundo. Al fin y al cabo, el plan de trabajo va a ser estupendo para registrar lo básico, pero necesitas una forma que pueda gestionarse más fácilmente en lugar de un documento único.
Redactar su declaración de trabajo
Redactar este documento no tiene por qué ser difícil, pero puede llevar mucho tiempo. Al fin y al cabo, vas a redactar un único documento que contiene toda la información sobre tu proyecto. Va a ser largo, profundo y bastante extenso. Por no hablar de que tendrás que investigar bastante y trabajar con varias personas para hacerlo bien. Y, con suerte, podrás hacerlo bien a la primera para acelerar el proceso.
Asegúrate de que, cuando empieces a escribirlo, seas lo más específico posible. Debes exponer toda la información que tengas (y obtener respuestas a cualquier información que no tengas) de inmediato. Así, el papeleo será mucho más completo y eficaz para todos los implicados. Por no hablar de que te asegurarás de que nadie se confunda más adelante y de que nadie pueda volver y decir que algo estaba (o no estaba) en las instrucciones del proyecto. Todo estará ahí.
Pero no hace falta que redactes este documento en una serie de redacciones o párrafos. De hecho, puedes redactarlo con mucha información en tablas, gráficos, cuadros, imágenes y más. De hecho, es una buena idea que lo hagas, ya que dividirán la información y facilitarán su lectura. También te facilitarán la consulta de parte de la información. Si puedes encontrar el gráfico que necesitas, es más fácil pasar directamente a lo que hay que hacer.
Por último, asegúrate de que siempre te aprueben el plan de trabajo. Si escribes todo como crees que debe hacerse o como crees que quiere el cliente, pero nunca lo apruebas, nunca sabrás si estás en lo cierto. Al menos, no hasta que empieces a entregar los entregables o el proyecto final y el cliente no esté contento. Eso no te ayudará a ti ni a tu cliente a largo plazo. Por lo tanto, asegúrate de mostrarles tu declaración de trabajo cuando esté completa y trabajen juntos para asegurarse de que es exactamente lo que estaban esperando o lo que necesitan.
Para terminar
Cuando trabajas en cualquier tipo de proyecto para un cliente quieres asegurarte de que se está haciendo bien. Quieres asegurarte de que vas por el buen camino, de que estáis de acuerdo y mucho más. Todo eso se puede hacer elaborando el plan de trabajo lo antes posible. A continuación, puede utilizar esa descripción del trabajo para crear un sistema de seguimiento de las tareas y los avances con cada miembro del equipo mediante un diagrama de Gantt. Este proceso te ayudará a asegurarte de que todo se está haciendo tal y como acordasteis.
Cuando estés listo para crear un diagrama de Gantt, asegúrate de consultar Instagantt para que te ayude en el proceso. El proceso es sencillo y podrás diseñar rápida y fácilmente todo lo que hay que hacer en muy poco tiempo.
