¿Qué hace un director de proyectos? Guía definitiva

Papel de los gestores de proyectos:

Hablando de Qué hace un gestor de proyectos, las funciones exactas de los gestores dependen de la organización, del flujo del mercado y de la industria, y del tipo de proyecto que esté gestionando el gestor. Pero hay algunos deberes que son comunes, y todo gestor de proyectos tiene que cumplirlos. Sus deberes son los siguientes.

- Planificar lo que hay que hacer para completar el proyecto con éxito y cuál es el papel de cada uno

- Calcular los riesgos del proyecto y encontrar soluciones para reducirlos al máximo.

- Asegurarse de que la calidad del proyecto está a la altura de las normas

- Motivar al equipo para que trabaje duro y con eficacia

- Asegurarse de que el proyecto se ajusta al calendario

- Controlar el proyecto y proporcionar ayuda si alguien la necesita

- Asegurarse de que el proyecto se completa con el resultado deseado

Estos son los procesos del gestor de proyectos a los que los gestores deben volver varias veces durante el ciclo de vida del proyecto. El gestor de proyectos realiza tantas tareas que, en lugar de preguntar qué hace el gestor de proyectos, la pregunta correcta sería qué no hace el gestor de proyectos.

Funciones y responsabilidades del director de proyecto

A continuación se enumeran algunas de las funciones que debe desempeñar el director de proyecto. Puede ser una respuesta adecuada a la pregunta ¿Qué hace un director de proyecto?

Planificación del proyecto

Un director de proyecto es responsable de planificar todo el proyecto de acuerdo con los resultados definidos por todas las partes interesadas. El gestor de proyectos se asegura de que la realización del proyecto esté vinculada al objetivo estratégico mayor y obtiene dinero de todos los inversores y partes interesadas garantizando el éxito del proyecto.

El director de proyecto realiza la gestión del proyecto de acuerdo con los plazos e instrucciones dados. Define el papel de cada uno y asigna tareas a su equipo. Determina cómo van a alcanzar los distintos objetivos a lo largo de todo el proyecto. Esta planificación es muy crucial, ya que todo el proyecto se basará en ella.

Reunir los recursos

Después de planificar todo el proyecto, necesitas los medios para llevarlo a cabo según tu plan finalizado. Necesitas dinero, tiempo y mano de obra para completar el proyecto.

- El director del proyecto tiene que gestionar los recursos y debe ser inteligente al respecto.

- Todo el éxito del proyecto depende de una buena gestión de los recursos. El software de diagrama de Gantt ayuda a conseguirlo.

- La gestión de recursos es muy difícil y delicada porque los recursos siempre van a ser limitados.

Debes trabajar con lo que se te da y los directores de proyecto tienen que idear formas de utilizar los recursos de la manera más eficaz. Si toman una decisión equivocada sobre la utilización de los recursos, todo el proyecto puede fracasar.

Buena gestión del proyecto

Mucha gente responde a la pregunta de qué hacen los gestores de proyectos que gestionar el proyecto. Gestionar el proyecto es una de las muchas funciones del gestor de proyectos.

- Por muy inteligentemente que hayas planificado un proyecto, van a surgir problemas a medida que avanzas en él.

- Las cosas se desviarán de tu programa en un momento u otro.

Pero los buenos gestores saben cómo manejar estas situaciones porque ya esperan lo inesperado. Han investigado lo suficiente sobre la gestión de riesgos y saben qué tipo de complicaciones pueden surgir, y ya tienen la respuesta para ello. Son los responsables de mantener el barco navegando en la dirección correcta. Así pues, éste es el núcleo de la respuesta a la pregunta: ¿Qué hace un gestor de proyectos?

Motivar al equipo del proyecto

El director de proyecto también debe motivar a su equipo para que dé lo mejor de sí mismo, además de centrarse únicamente en los plazos, los presupuestos y los recursos.

El director de proyecto debe conocer bien a los miembros de su equipo para motivar a cada uno de ellos a trabajar con eficacia. Debe controlar los conflictos que surjan entre los distintos miembros del equipo y asegurarse de que todos están contentos con lo que hacen y se sienten valorados.

Si el equipo no está bien motivado, surgirán varios problemas innecesarios y el ritmo del proyecto será muy lento. Por tanto, es muy importante motivar a tu equipo de vez en cuando.

Realización del proyecto

La principal responsabilidad del director de proyecto es entregar el proyecto a tiempo.

- Puede parecer fácil, pero hay muchos factores de los que depende el éxito del proyecto.

- El gestor debe asegurarse de que la planificación, la dotación de recursos y la gestión de todos los resultados del proyecto se completan a tiempo.

- También debe contar con los problemas inesperados que surgen y tiene que resolverlos muy rápidamente.

Una vez finalizado el proyecto, los buenos gestores celebran reuniones para asegurarse de que todo ha ido según lo previsto y de que el proyecto ha sido un éxito. También repasan las cosas que podrían haber hecho mejor y las aplican en futuros proyectos.

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Tareas de las que deben ocuparse los gestores de proyectos:

A continuación se enumeran algunas tareas que los gestores de proyectos tienen que realizar regularmente.

Presupuestos

Presupuestar es una de las tareas más importantes del director de proyecto. Debe asegurarse de que el proyecto se completa dentro de un presupuesto determinado.

- Para los proyectos a pequeña escala, tienes que revisar el presupuesto semanalmente o, en algunos casos, mensualmente, para asegurarte de que no estás gastando por encima del límite dado.

- Los proyectos a pequeña escala son fáciles de manejar con cualquier tipo de presupuesto.

- Pero en los grandes proyectos, el director del proyecto debe revisar su presupuesto a diario para asegurarse de que no se está pasando con el dinero.

Hay muchas cosas que tienes que tener en cuenta para asegurarte de que el proyecto no supere las asignaciones.

Creación de equipos

Los gestores de proyectos conocen la importancia del equipo adecuado para cualquier proyecto específico y crean el equipo más adecuado para el proyecto.

- Cada persona tiene sus puntos fuertes y débiles, y elegir el mismo equipo para cada proyecto no es la solución ideal.

- Debes pensar en cada miembro del equipo para hacer el trabajo lo mejor posible.

Después de elegir al equipo adecuado, tienes que asegurarte de que están debidamente motivados y contentos. Los buenos jefes hacen diferentes ejercicios para aumentar la moral del equipo y asegurarse de que están dispuestos a esforzarse al máximo en su trabajo. Ofrecerles incentivos también es una muy buena opción.

Comunicarse entre equipos

Los gestores de proyectos también actúan como enlaces para asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo y el proyecto avanza en la misma dirección.

- Si hay algún conflicto entre distintos equipos o miembros, los jefes de proyecto suavizan las situaciones y se aseguran de que todos se centran en completar el proyecto con éxito en el plazo establecido.

- Si hay mala comunicación entre el equipo o hay problemas entre los miembros del equipo, esto puede afectar enormemente al rendimiento de los equipos y la calidad del proyecto también disminuirá.

Por lo tanto, es una tarea muy crucial para el director del proyecto mantener a todo el mundo en el proyecto.

¿Qué hace a diario un gestor de proyectos?

El trabajo del director de proyecto es muy rápido, y cada día es diferente. Debe enfrentarse a nuevos problemas cada día y asegurarse de que nada afecte al calendario del proyecto. Dependiendo de las distintas fases del proyecto, éstas son las responsabilidades diarias del director de proyecto.

- Decidir el alcance del proyecto reuniéndose con los líderes y todas las partes interesadas

- Decidir el presupuesto del proyecto y si el proyecto requiere más dinero pedirlo al equipo financiero

- Planifica todo el proyecto de antemano y establece hitos y objetivos para completarlo en el tiempo previsto.

- Comunicarse con los miembros del equipo y supervisar el estado del proyecto y asegurarse de que se cumplen los objetivos y los hitos en plazos determinados

- Ten en cuenta los problemas que pueden surgir durante las distintas fases del proyecto y ten a mano las soluciones a estos problemas

- Realiza reuniones diarias o con la mayor frecuencia posible para comprobar el progreso del proyecto

- Reasignar tareas entre los miembros de tu equipo y asegurarte de que nadie trabaja por encima o por debajo de su capacidad

- Ayudar a los miembros del equipo que tienen dificultades con su trabajo.

Así pues, ésta es la respuesta a la pregunta de qué hacen los gestores de forma habitual. Los gestores de proyectos realizan varias tareas en un proceso diario y si estás pensando en convertirte en gestor de proyectos o en gestor de cualquier tipo, debes saber que es un trabajo muy exigente y que serás responsable de todo el proyecto y también de tu equipo.

Conclusión

¿Qué hace un gestor de proyectos? Ya lo hemos visto en detalle más arriba. En el éxito de toda organización, los gestores de proyectos desempeñan un papel vital. Supervisan todo el proyecto y se aseguran de que se completa con éxito en el plazo establecido. Los diagramas de Gantt son excelentes herramientas para gestionar los plazos. Las organizaciones no sobrevivirán si no cuentan con el gestor de proyectos adecuado.