¿Qué es la planificación de recursos y su importancia para los gestores de proyectos?

Antes de iniciar el proyecto, el director de proyecto debe elaborar un plan en el que destaque dónde va a empezar el proyecto, cuántos miembros del equipo necesita y cuántos puede permitirse. El gestor también tiene que ver cuál es el presupuesto de las partes interesadas, qué recursos necesita, incluidos los salarios de los empleados, el transporte y el material utilizado para el proyecto. En pocas palabras, es necesario entender qué es la planificación de recursos. 

Planificación de recursos: En qué consiste

Al aprender qué es la planificación de recursos y la asignación de recursos, llegará a conocer la identificación, estimación y asignación de los diferentes recursos que necesita para el proyecto. La planificación de recursos no es una tarea sencilla, sino que requiere tiempo, una creación mental sana y dotes de liderazgo para que puedas gestionar mejor todo dirigiendo a tu equipo de forma proactiva.

Al llevar a cabo esta tarea, un director de proyecto no sólo planifica los recursos, sino que decide cómo va a utilizar eficazmente los recursos definidos.

En la planificación de recursos, los jefes de proyecto utilizan programas informáticos para clasificar al equipo en función de las competencias y los recursos que van a utilizar. El calendario también es un gran obstáculo si no se establece antes de empezar el proyecto. De este modo, puede asignar fácilmente el trabajo a cada miembro del equipo en función de sus competencias.

¿Qué elementos forman parte de la planificación de recursos?

Para entender claramente qué es la gestión de recursos, un nuevo gestor de proyectos debe conocer los componentes importantes de la planificación de recursos. Los principales elementos sin los cuales es imposible completar el proyecto son un equipo capacitado y con capacidad de respuesta, un registro de tiempos, datos precisos sobre los recursos, predicciones exactas, categorización del equipo según su conjunto de habilidades y gestión del presupuesto.

Aquí aprenderemos a abordar todos estos componentes con mayor eficacia para que el efecto del proyecto sea un éxito.

Creación de equipos para un proyecto

Sin un equipo, una sola persona no puede gestionar y entregar el proyecto a tiempo. No es posible que un gestor de proyectos tenga un conjunto de habilidades demasiado amplio. Los conjuntos de habilidades son limitados, y la capacidad de trabajo de una persona también lo es. Por eso, un gestor de proyectos necesita crear un equipo de respuesta para su proyecto.

Debe elaborar un mapa mental sobre las tareas que asigna a los distintos miembros del equipo y definir las habilidades necesarias para llevarlas a cabo. El director de proyecto seleccionará a los empleados de la organización y contratará a otros nuevos si lo considera necesario. Así pues, la formación de equipos es el componente necesario, largo y costoso de la planificación de recursos.

Registro del tiempo

El tiempo también es un elemento importante de la planificación de recursos, ya que permite decidir el tiempo previsto para tareas específicas, sus plazos y también su entrega. De este modo, el gestor de proyectos puede seguir fácilmente el trabajo de su equipo y el progreso del proyecto ajustándose al plazo previsto que fijó al principio. El registro del tiempo ayuda a organizar reuniones periódicas con el equipo y las partes interesadas. El gestor de proyectos puede adelantar el calendario si encuentra algunas horas o minutos extra, de modo que nunca llegará tarde a la entrega del proyecto.

Datos correctos

Los datos de proyectos anteriores también ayudan al gestor de proyectos a prever un mejor uso de los recursos y el tiempo. Como los datos son una parte importante de la planificación de recursos, deben ser correctos y comprensibles.

Anticipación correcta

A la hora de planificar los recursos, no se puede saber la cantidad exacta de material que se va a utilizar, el tiempo que se va a emplear y los miembros del equipo que le van a ayudar. No puede decir las cifras exactas, pero puede predecir las más próximas.

Por lo tanto, asegúrese de conocer el trabajo, el tiempo y la mano de obra para la realización de un proyecto. Cree una lista estimada de todas estas cosas importantes y planifique en consecuencia. Si hace una previsión correcta, tendrá mucho tiempo para competir con los obstáculos que se le presenten en el camino hacia su proyecto.

Diseñar grupos de empleados en función de sus competencias y disponibilidad.

La organización es la mejor clave para abordar tu equipo y tus tareas con facilidad. Como gestor de proyectos, debes conocer el perfil de cada miembro del equipo para poder identificar su conjunto de competencias. Si conoce las habilidades de todos los miembros del equipo, podrá asignar mejor las tareas según sus especialidades. Y

También debe conocer la disponibilidad de los empleados, ya que algunos están disponibles durante más horas y otros sólo durante algunas horas concretas.

Gestión presupuestaria

La última parte de la planificación de recursos, aunque no la menos importante, es el presupuesto, sin el cual una empresa no puede ni siquiera iniciar su proyecto. Para fijar el presupuesto, el director de proyecto puede ayudarse del proyecto anterior. 

Pasos de la planificación de recursos que debe conocer

Para comprender el significado exclusivo de lo que es la planificación de recursos, hay que conocer sus pasos fundamentales. Cada paso es de gran importancia, y hay que planificarlo cuidadosamente para que la ejecución sea sencilla. La planificación de recursos incluye los siguientes pasos importantes.

- Prepare una lista de tareas pendientes para tener un fin claro en mente.

¿Crees que si no sabes qué hacer hoy, mañana y toda la semana, o un mes, podrás completar un proyecto? Es imposible. El título del proyecto no basta para completarlo. Todo proyecto de apariencia sencilla tiene muchas partes complejas.

 Hay que identificar esas tareas y elaborar sus listas. Cuando conozcas las tareas, sabrás muy bien a quién se las asignarás y podrás desarrollar una estrategia adecuada.

- Incorporar a los miembros del equipo organizando una reunión introductoria

Es necesario desarrollar un bucle con tu equipo celebrando una reunión al principio en la que no sólo les asignarás sus tareas, sino que también sabrás más sobre ellos. Al celebrar esta reunión, compartirás todos los puntos importantes sobre el proyecto y el plazo de entrega.

Esta reunión es necesaria para que tu equipo entienda la forma correcta de trabajar siguiendo la pista correcta que vas a compartir.

- Agarrar los recursos según la naturaleza y la necesidad del proyecto

Mientras aprendes qué es la planificación de recursos, debes conocer los trucos para comparar los recursos y las necesidades del proyecto. Si eliges el recurso equivocado o no has creado un anteproyecto para el recurso del proyecto, te enfrentarás a muchos obstáculos.

Así que, durante la primera reunión con tu equipo, debes preguntarles qué material o recurso necesitan para completar las tareas que les estás asignando. De este modo, podrá elegir el recurso adecuado. De lo contrario, perderá tiempo y dinero.

- Definir el presupuesto del proyecto

Para contratar a un equipo, comprar recursos y entregarlos, hace falta dinero. El director financiero puede ayudarte a decidir el presupuesto de tu proyecto en función de la situación y la política financiera de la empresa. Por tanto, debes definir el presupuesto en las primeras fases del proyecto.

- Planificación mensual para diferentes recursos y equipos

Los líderes muestran a su equipo el camino correcto a seguir y les ayudan a seguirlo para saber si van en la dirección correcta o no. Así que asegúrate de convertirte en un líder y ayuda a tu equipo a desarrollar un plan para el mes. Elaborar un diagrama de Gantt sería un punto a favor, ya que nos ayuda a establecer la frecuencia de las pequeñas tareas semanales que realizamos para alcanzar un objetivo. El objetivo de cada miembro del equipo será diferente según la naturaleza de la tarea asignada por el jefe de proyecto.

- Gestión y seguimiento del tiempo

Ahora, puede dividir su cada semana en días y luego horas, como en un día cuánto tiempo va a pasar en

- Observación del lugar

- Organización de reuniones

- Información sobre el proyecto

- Análisis, etc.

El software de diagrama de Gantt para la fijación y el seguimiento del tiempo le ayudará a ver si ha realizado las tareas que fijó para el lunes, el martes y el miércoles.

- Comprobar y actualizar constantemente el plan de recursos en función de las necesidades del proyecto.

La planificación de recursos también incluye el desarrollo de estrategias para llevar un control del recurso utilizado y de la parte que le queda. Si mantienes su control y equilibrio, sabrás mejor que necesitas añadir más o eliminar de tu plan.

- Análisis de los resultados del proyecto

Así pues, ya sabe lo que es la planificación de recursos, pero no termina sólo con la planificación. Lleva además a su análisis de resultados. Te ayudan a elaborar un informe final en el que mides tu tasa de éxito y descubres las principales lagunas que tú y tu equipo dejáis y que es necesario cubrir con más competencia.

- Mantener informados a los interesados

Desde la planificación hasta la ejecución, hay que mantener al día a las partes interesadas para que sepan lo que se está haciendo y cuánta inversión se necesita. Pueden añadir o restar los pasos o elementos que consideren necesarios. De este modo, no podrán culparte si surge algún inconveniente. 

Razones por las que necesitamos utilizar la planificación de recursos.

La planificación de los recursos es tan necesaria como el oxígeno para respirar, de lo contrario se desperdiciarán todos los esfuerzos y el dinero. Tenemos que entender qué es la planificación de recursos y por qué la necesitamos.

- Un gestor de proyectos puede gestionar mejor los recursos

- Cumplirá los plazos y será puntual

- No supera el límite presupuestario

- Puede diseñar y seguir el calendario

- Puede hacer frente a las diferencias de capacidad

Observaciones finales:

Si quiere saber qué es la planificación de recursos, debe conocer cuál es su componente principal y cómo puede planificarla y ejecutarla un gestor de proyectos. y por qué la necesitamos.