Qué es un gestor de programas
¿Tiene actualmente un gestor de programas en su empresa? Tal vez esté pensando, claro que sí, pero en mi empresa los llamamos gestores de proyectos. Los dos son muy diferentes y es importante entender cómo puede utilizar cada uno dentro de su empresa. Un gestor de proyectos se encarga de necesidades o proyectos específicos a corto plazo. Un gestor de programas, sin embargo, es responsable de hacerse cargo de un programa, que generalmente es una agrupación de diferentes proyectos que trabajan juntos para crear un todo mayor. Esto significa que, si sólo utiliza gestores de proyectos, se está perdiendo una pieza vital de su equipo.
Comprender los proyectos:
¿Qué es exactamente un proyecto? Un proyecto es una pequeña tarea que hay que ejecutar, generalmente una sola vez. Por ejemplo, si estuviéramos construyendo una casa, un proyecto sería la instalación eléctrica. Tiene unos límites de costes, recursos, tiempo y presupuesto. Suele haber una fecha límite en la que debe estar terminado y unos objetivos generales que hay que alcanzar para tener éxito. Pero este tipo de encargo es de menor envergadura. Así que, como el eléctrico, es solo una pieza del puzzle para construir la casa.
La idea aquí es centrarse en el corto plazo y, concretamente, en los entregables. Las tareas que se completan suelen ser muy técnicas y bastante específicas. En general, el éxito o el fracaso de un proyecto se mide en función de la calidad del producto y de si se ha completado a tiempo, se ha ajustado al presupuesto y ha cumplido las normas, así como de si ha satisfecho los requisitos o las expectativas del cliente. Estos proyectos son sólo pequeñas piezas de un rompecabezas más grande que hay que completar, en lugar de ser un rompecabezas completo por sí mismo.
¿Qué es un gestor de proyectos?
En cambio, un gestor de proyectos es responsable de los proyectos individuales dentro del programa general. Tienen un área más pequeña de la que son responsables, pero dentro de esa área, son los que vigilan a todo el equipo y se aseguran de que todo se desarrolle correctamente. También son los que informan al director del programa. Dentro del proyecto, son a los que el equipo informará o preguntará. Son más bien las personas tácticas dentro del proceso porque tienen que mantener todo funcionando sin problemas.
Algunas de las tareas de un director de proyecto podrían incluir:
- Cumplir los plazos
- Respetar el presupuesto preestablecido
- Delegar tareas en los miembros del equipo
- Realización de tareas entregables
- Coordinar el tiempo y los recursos
- Informar al director del programa
- Organización de todo el equipo
- Estimación de costes y presupuestación de proyectos
- Trabajar con los clientes para garantizar el alcance del proyecto
- Seguimiento de los progresos del equipo
- Responder a las preguntas e inquietudes de los miembros del equipo
- Desarrollo de tareas y plazos
- Gestión del riesgo global del proyecto
- Gestión y actualización de informes y documentación
- Aclarar el alcance y el plan del proyecto
- Desarrollar políticas y procedimientos para alcanzar los objetivos generales
Los jefes de proyecto deben ser buenos comunicadores y grandes líderes. Además, deben ser adaptables, analíticos, resolutivos, estratégicos y estar dispuestos a asumir responsabilidades. Deben asumir riesgos, ser capaces de realizar varias tareas a la vez y comunicarse tanto oral como por escrito. Tienen que saber delegar tareas y, aunque necesitan tener conocimientos prácticos en su campo, principalmente asignan tareas a otros, en lugar de ejecutar la mayoría de esas tareas por sí mismos. En consecuencia, estas personas deben ser capaces de reconocer el talento y utilizarlo bien.
Un gestor de proyectos eficaz es un pensador crítico, capaz de prestar mucha atención a los detalles y de gestionar el tiempo con eficacia. Debe saber negociar, tomar decisiones excelentes incluso bajo presión y estar automotivado. La mayoría de los gestores de proyectos son licenciados en administración de empresas, pero hay otras formas de acceder a este campo. También existen certificaciones para demostrar aún más las capacidades que posee una persona, aunque tampoco son necesarias en todas las situaciones. Si está interesado, PMP es una de las formas más populares de certificación que puede obtener.
En general, los gestores de proyectos ganan entre 50.000 y 100.000 dólares al año como salario. Los sueldos varían en función del lugar de residencia (los que trabajan en grandes ciudades suelen ganar más que los que viven en zonas más pequeñas) y también del campo específico en el que trabajan. Los jefes de proyecto de TI suelen ganar más que los que trabajan en cualquier otro campo. Además, los que se consideran gestores de proyectos especializados (como los de TI frente a los gestores de proyectos generales) tienden a ganar más. La media de este puesto en Estados Unidos es de unos 75.000 dólares.
Comprender los programas
En el otro lado están los programas. Si volvemos a la idea de construir una casa, el programa sería la totalidad de la empresa. Sería construir la casa. Cada aspecto de la casa que hay que completar sería más proyectos. Esto significa que el programa es una serie de proyectos agrupados para lograr un objetivo, una casa terminada. Con un programa vas a tener beneficios y crecimiento con el resultado, en lugar de sólo una pequeña pieza del rompecabezas, vas a tener un rompecabezas completo.
La idea aquí es centrarse en el largo plazo y más específicamente en los beneficios que se lograrán cuando todo esté terminado. Las tareas que se están ejecutando son bastante estratégicas y, por lo general, serán relativamente globales. El objetivo es el resultado y el éxito o el fracaso se medirán en función de si se han logrado las necesidades y los beneficios que se pretenden obtener. Todos los proyectos más pequeños se unirán para crear este programa completo y sin todos los proyectos completados correctamente, el programa no será un éxito.
¿Qué es un Gestor de Programas?
Vamos a profundizar un poco más en lo que significa ser un gestor de programas. Un director de programa es responsable de comprender el programa completo en el que está trabajando la empresa y cómo va a afectar a la empresa en general. Es responsable de reconocer y evaluar todos los proyectos que deben llevarse a cabo para completar el programa general. En consecuencia, son a ellos a quienes los jefes de proyecto deben dirigirse para pedir ayuda o informar. A partir de ahí, pueden asegurarse de que cada proyecto se está llevando a cabo correctamente.
Algunas de las tareas de un gestor de programas podrían incluir:
- Alistamiento de equipos
- Aplicación de estrategias
- Medición del ROI
- Supervisión de la colaboración entre equipos de proyecto
- Definir las métricas del éxito
- Evaluación de las métricas de éxito
- Coordinar y seguir el progreso de los proyectos
- Analizar las políticas, metas y objetivos del programa
- Servir de enlace entre los distintos jefes de proyecto
- Evaluar el éxito general del programa y del proyecto
- Desarrollar estrategias para seguir avanzando en el programa
- Definir las métricas del éxito
Los directores de programa tienen que ser líderes fuertes, porque van a estar al mando de los directores de proyecto y, por extensión, de los equipos a cargo de esos directores de proyecto. Deben ser excelentes negociadores y tener capacidad de pensamiento crítico y de comunicación. Los directores de programa serán responsables de comunicarse tanto verbalmente como por escrito y deben ser capaces de interactuar con personas de todos los niveles de la organización. Del mismo modo, deben ser capaces de entrenar a todos los miembros de su equipo de todos los niveles de la organización, proporcionando un refuerzo positivo en cada paso del camino.
En la mayoría de los casos, se necesitará sentido del humor para poder superar todo el trabajo duro y la coordinación que requiere la ejecución eficaz de un programa. El director del programa también es responsable de una gran cantidad de planificación y delegación, lo que significa que deben ser capaces de cada una de estas tareas de manera justa y equitativa. En la mayoría de los casos, estas personas tendrán un título en administración de empresas o pueden tener certificaciones y formación avanzada que les prepare para este tipo de función de liderazgo.
Los directores de programas suelen ganar un sueldo de entre 80.000 y 125.000 dólares al año. Este salario es más alto en las grandes ciudades y más bajo en los mercados más pequeños, donde los directores de programa pueden trabajar para empresas más pequeñas. También varía en función de la descripción del proyecto y del cargo. Por ejemplo, un director de programa general gana más cerca del extremo inferior de esta horquilla, mientras que los directores de programas técnicos o de TI ganan más. En general, la media de los directores de programas en Estados Unidos es de unos 87.000 dólares al año.
En qué se parecen
Ahora bien, a pesar de que trabajan en áreas diferentes, los gestores de proyectos y los gestores de programas son muy parecidos en general. En general, un gestor de programas realiza las mismas tareas que un gestor de proyectos, pero a mayor escala. Se asegura de que los jefes de proyecto realicen sus tareas de la misma forma que un jefe de proyecto se asegura de que los miembros del equipo realicen sus tareas. Es un proceso que permite a todos saber lo que están haciendo y asegurarse de que cuentan con el apoyo adecuado para sus proyectos en todo momento.
Las habilidades que requieren estas dos funciones también son bastante similares. Ambos deben ser líderes fuertes y saber comunicarse con personas de distintos niveles dentro de la organización. Ambos tienen que ser capaces de hacer planes y delegar tareas, y ambos tienen que ser capaces de pensar críticamente y llevar a cabo negociaciones. En muchos aspectos, estas personas van a ser bastante similares, siendo la principal diferencia simplemente el alcance de las tareas que ejecutan, no tanto las tareas en sí. Ambos necesitarán una buena cantidad de formación y experiencia para poder ejecutarlas correctamente.
A la hora de la verdad, tanto los gestores de proyectos como los de programas van a necesitar algunas herramientas importantes. Como son responsables de tantas tareas diferentes y gestionan a tantas personas distintas, necesitan mejores formas de hacer un seguimiento que limitarse a recordarlo todo. Necesitan formas de supervisar el progreso de los diferentes aspectos del proyecto o programa y necesitan poder controlar a los empleados sin tener que hablar físicamente con ellos todos los días. Las herramientas adecuadas facilitan que esto ocurra de forma eficaz y eficiente.
Instaganttes una forma estupenda de hacer un seguimiento de todo lo que estos dos líderes necesitan saber. Permite crear equipos y diferentes tareas que luego se pueden asignar a cada individuo. A cada tarea se le pueden asignar subtareas y diferentes plazos e información. A partir de ahí, todo el mundo sabe en qué se supone que debe trabajar y cómo interactúan sus tareas entre sí. También pueden informar de los progresos que han hecho para que los jefes de proyecto y de programa puedan comprobar estas etapas a lo largo del camino. Todo esto facilita las cosas a todos los implicados.
Seguimiento de las tareas: En primer lugar, los gestores necesitan una forma de realizar un seguimiento de todas las diferentes tareas necesarias para un proyecto y el programa en general. Con este sistema, puede crear tantas tareas como necesite dentro de cada fase. Esto le permite agrupar tareas y asegurarse de que cada fase sabe lo que se supone que debe hacer y con quién debe trabajar para completar la fase específica. Saben quiénes son sus "compañeros de equipo".
Asignación de tareas - Dentro de cada tarea, también podrás establecer quiénes son las personas responsables de ejecutarla.
Puede haber una persona encargada de una tarea específica o varias personas que deben trabajar juntas dentro de esa tarea. Todos los que tengan acceso al sistema podrán ver quién está asignado a qué tareas y, por tanto, a quién deben dirigirse si tienen algún problema o necesitan alguna aclaración. Esto facilita la colaboración y garantiza que nadie se quede sin saber cómo completar una tarea. Siempre saben a quién pueden recurrir.
Asignación de fechas: Puedes establecer la fecha de inicio y la fecha de vencimiento para cada tarea y también para las fases generales. Esto garantiza que cada persona sepa cuándo tiene que empezar su tarea, cuándo tiene que terminar su tarea específica y también cuándo tiene que terminar la fase global. Tener este tipo de plazos fijados y fácilmente visibles para todos los miembros del equipo hace que sea mucho más fácil para todos responsabilizarse de sí mismos y de los demás. También podrán presionarse unos a otros porque saben lo que cada miembro del equipo debe hacer.
Crear dependencias: A veces algunas tareas tienen que ser completadas para que la siguiente tarea sea completada. Cuando esto sucede se crean dependencias y esto es posible a través de este sistema. Las dependencias pueden establ ecerse de muchas maneras diferentes y cuando se realizan cambios en una pieza del rompecabezas, todos los elementos dependientes se ajustarán automáticamente para que todo funcione en conjunto. Esto facilita a cualquier gestor de proyectos o programas la realización de cambios en el sistema, ya que no es necesario pasar por cada tarea para realizar todos los ajustes. Sólo es necesario un ajuste.
User Review: Es fácil ver todas las tareas de las que es responsable un miembro específico del equipo y ver dónde se sitúan estas tareas en el espectro de tareas requeridas. Del mismo modo, es posible ver qué tareas ha completado esa persona y en qué tareas todavía tiene que trabajar. Hay diferentes maneras de ver estos gráficos para que sea más cómodo para el gestor y también hay diferentes características que puede buscar, como fechas, tipos de proyectos y más. También es súper fácil mover tareas a diferentes individuos a través de este proceso.
Personalización: Todo es personalizable. Así que cada tarea se puede configurar con colores personalizados para que sean más fáciles de ver. Se pueden añadir subtareas a las tareas generales para asegurarse de que no se olvida ningún paso y se pueden añadir hitos para establecer eventos especiales. También es posible establecer el progreso de cada tarea para que los miembros del equipo puedan mantener a todo el mundo al día sobre lo lejos que han llegado y lo que todavía tienen que lograr dentro de sus tareas. Esto hace que sea mucho más fácil para todo el mundo para mantenerse informado y saber lo que todavía tienen que hacer.Team Member
Colaboración: Todos los miembros del equipo deben poder colaborar de forma rápida y eficaz. Tienen que ser capaces de ver las diferentes tareas que deben ejecutarse dentro de la fase a la que han sido asignados y ponerse en contacto con las otras personas dentro de esa fase. Así podrán pedir ayuda, obtener aclaraciones y mucho más. También tendrán la posibilidad de comprobar el trabajo de los demás, lo que puede darles las respuestas que necesitan sin necesidad de ponerse en contacto entre sí. Esto puede ser más eficaz y mejorar la gestión de proyectos y programas.
Creación de plantillas: En muchos programas, habrá proyectos específicos que deban ejecutarse continuamente. Lo que esto significa es que usualmente hay proyectos específicos que deben ocurrir en cualquier programa (o al menos en la gran mayoría de los programas) que usted complete. Crear una plantilla le permite tener un proyecto ya configurado que puede añadirse a un programa cada vez que cree uno. Esto ahorra tiempo al tener que volver a crear ese proyecto y reasignar las tareas. Si las mismas personas se encargan siempre de las mismas cosas, resulta más fácil utilizar una plantilla para que esos proyectos estén listos más rápidamente.
Conclusión
En general, vas a necesitar muchas características diferentes para ser un gestor de proyectos o de programas eficaz. Tú eres el responsable de lo que todos los miembros del equipo llevan a cabo y, del mismo modo, eres responsable de hacer un seguimiento del proceso y de asegurarte de que el cliente está satisfecho con el resultado. Independientemente del tipo de proyecto o programa global que esté ejecutando, el objetivo es reunir a todos como una sola unidad y un solo equipo para lograr el objetivo. Con el software de gestión de proyectos adecuado y las estrategias de construcción de diagramas de Gantt correctas, eso es posible.
Si estás buscando iniciar una carrera como gestor de programas o de proyectos, lo mejor que puedes hacer es trabajar en las habilidades que hemos mencionado y empezar a mejorar dentro de tu equipo. Convertirse en un líder, incluso sin el título, puede ser una gran manera de empezar y puede demostrar a los que ocupan puestos de mayor nivel que estás listo para tomar el mando. A partir de ahí, asegúrese de que está ejecutando cada una de sus tareas lo mejor que puede y de que está fomentando el uso de herramientas y gestores de tareas eficaces para llevar un seguimiento de todo lo que hay que hacer. Puedes convertirte absolutamente en un mejor gestor de programas o proyectos con las herramientas adecuadas para apoyar tu proceso.
