ガントチャート（Gantt chart）は、横棒グラフを使ったタイムライン上のプロジェクトの追跡、スケジューリング、モニタリングによく使われるプロジェクト管理ツールです。ガントチャートは、各タスクの開始日と終了日、およびタスク間の依存関係を含むプロジェクトのグラフィカルな表現を提供します。しかし、なぜガントチャートと呼ばれるか知っていますか？ガントチャートの作り方は？どこで ガントチャートのテンプレート?Excelで エクセルでまたは Google Sheetsで作成できますか？ここでそのすべてを学びましょう。
ガントチャートというと、昔ながらのスプレッドシートのカオスを思い浮かべる人がいるかもしれない。しかし、それは大きな間違いだ。なぜか？ガントチャートは素晴らしいからだ。
ガントチャートは、プロジェクトのスケジュールを追跡するために一般的に使用され、プロジェクト管理では特に便利です。簡単に言うと、ガントチャートは、いつまでに何をしなければならないかを、図解して教えてくれるものです。
ガントチャートの優れた点は、非常に視覚的であることです。チャートの左側には、プロジェクトに必要なタスクのリストがあり、上部には時間スケールがあります。各タスクはバーで表され、その長さはタスクの期間を表す。同時に、各バーには、完了する必要のあるアクティビティのタイトルと、それを完了させるのに役立つ関連情報が表示されます。
これは簡単な質問です。なぜなら、あなたが知る必要があるのは、完了させる必要のあるプロジェクトがあるかどうかだけだからです。完成させるために取り組んでいるプロジェクトがある場合、特に何らかのチームで取り組んでいる場合は、ガントチャートが必要です。実際、完全に一人でプロジェクトに取り組んでいる場合でも、ガントチャートが必要な場合があります。
これらのチャートはもともと、プロジェクトの計画と実行を簡単にするために設計されたもので、進化を続けるにつれて、そのプロセスはより簡単になり続けている。ガント・チャートは、どのようなタイプのプロジェクトであっても、またどのようにビジネスの改善に取り組んでいるかに関係なく、使うことができます。正しい方法でプロジェクトを作成し、実行することは、あなたにとって大きな違いをもたらすでしょう。
もしあなたが、このような種類のチャートを使い始める準備ができていたり、このようなチャートがあなたのためにどのように機能するのか、もう少し知りたいと思っているのであれば、このまま読み進めてください。役割と責任の明確化、プロジェクトの進捗管理、完了すべきマイルストーンの特定など、このタイプのチャートの使い方を学ぶことができます。ガント・チャートの活用法を学べば、今取り組んでいることや計画していることが何であれ、プロジェクトの進め方が改善されるはずです。
プロジェクトでガントチャートを作成する場合、チャート設計に入る前にやるべきことがたくさんあります。すべてを正しく行うことで、プロジェクトの規模やチームメンバーの人数に関係なく、効果的なガントチャートを設計することができます。そこで、ガントチャートを作成する前に知っておくべきことをご紹介します。
まず最初にすべきことは、プロジェクト全体を、適切な成果物を伴う小さなタスクに分割することだ。あなたが取り組んでいるプロジェクトがモバイルアプリケーションであるとします。トップページ、インナーページ、さまざまな機能、バックエンドの機能、データベース、ファイルストレージなど、多くのものがあるでしょう。計画を立てずに始めるのはあまり効果的ではありません。計画を立てずに始めるのはあまり効果的ではありません。そこで、例えば、プロジェクト全体を小さなタスクに分割することができます：
これらはすべて、プロジェクトの範囲と要件に依存する。プロジェクトの規模がそれほど大きくなく、複雑でもないため、複数の成果物を作る必要がない場合もある。
プロジェクトを小さなタスクに分けたら、それらのタスクのタイムラインを決める必要がある。より良いパフォーマンスと効率を求めるのであれば、期限を長く設定することはできない。タスクの難易度によって、時間がかかるものとそうでないものがあることを覚えておいてほしい。そのため、タイムラインは常にそれに合わせて決めること。
次のステップは、誰がどのタスクに取り組むかを決めることだ。チームメンバーによって、誰がどのタスクを担当するかを決めなければなりません。
計画全体において、修正とミーティングを念頭に置かなければならない。戦略的に計画を立てることが重要である。同様に、すべてのミーティングに全員が参加するのは効率的ではないかもしれない。ここで最も重要なことは、プロジェクトの範囲にもよるが、このようなミーティングを非常に頻繁に／または稀にスケジュールする必要があるということだ。適切なミーティングと修正がなければ、最終的な成果物は完成しません。
プロジェクトで適切な作業を行った後、これらの情報をすべてガントチャートの形で実装することができます。このために、ガントチャートを設計するためにさまざまな方法を使用することができますが、最良のものは、以下の利点のためにオンラインでテンプレートを使用することです：
1890年代半ば、ポーランドの技術者であったカロル・アダミエツキが、この種の道具を初めて利用したことで知られている。しかし、それが出版されたのは数年後のことで、しかもポーランド語であったため、彼の著作権や知名度は限定的なものであった。実際、彼はこれをハーモノグラムと呼んでおり、実際に彼のバージョンのチャートを出版するのに1931年までかかった。
次に、1912年にヘルマン・シュルヒが、建設プロジェクトのためにガントチャートに似たものを作った。当時は、ガントチャートは特別なものではありませんでした。彼がいたドイツでは、ガントチャートは比較的一般的なものだった。もちろん、今日のようなものではなかったし、まだ比較的単純なものだった。例えば、相互依存関係はなかった。
1910年から1915年頃、アメリカのエンジニア、ヘンリー・ガントがチャートのバージョンを設計した。欧米諸国で普及したのはこのバージョンであったため、ヘンリー・ガントという名前は今日、この広く知られたチャートで認知されるようになった。しかしそれでも、これらのチャートは今日私たちが使っているものの基礎であり、現在の新しいバージョンとは全く違っていた。
当時、ガントチャートは手で描かれ、作るのが難しかった。変更があれば、何時間もかかることもあった。手描きなので、変更が必要なときはいつでも、チャート全体を描き直さなければならなかった。
1980年代になると、状況は変わり始めた。パソコンが登場し、チャートをカスタマイズしたり、より複雑なバージョンを作成できるようになったのだ。プロジェクトマネジャーは、自分のコンピュータでこれらのシステムを使い、新しい方法で調整・操作できる独自のチャートを作り始めた。しかし、インターネットが再びガントチャートの分野に革命を起こしたのは、それから10年後のことだった。
しかし今日、特化したガントチャート・プロジェクト管理ツールは、人々の生活を楽にするためにここにあります。これらのチャートは、あなたが持つかもしれないあらゆるニーズに最適で、ユニークで、あなたが持つかもしれないあらゆるビジネスに最適な多くのカスタマイズ可能なオプションを提供します。
ガントチャートは、誰が何に取り組んでいて、次に何を完成させる必要があるのかをチームメンバーが簡単に確認できるため、チームのコラボレーションや、全員がプロジェクトに貢献するためにも特に素晴らしいものです。ガントチャートは、過去数十年の間に、さまざまに成長し、進化してきた。
重要なのは、これらのチャートを、自分自身のプロジェクト管理を把握し、改善するためのユニークな方法として見るようにすることだ。ガントチャートを新しいものに進化させ続けるために何が必要かを決めるのは、あなたかもしれません。
これらの機能により、あなたのビジネスや現在取り組んでいる特定のプロジェクトに関連するすべてを最もコントロールすることができます。タスクや作業量を把握することで、物事を迅速かつ正確に遂行できる可能性が高まります。あなたは、進行中のすべてのことを追跡する能力を持つことになり、各タスクが説明されていることを確認することができます。それだけでなく、誰がどのタスクを担当しているのか、その人がタスクを抱えすぎているのか、それとも追いつくことができるのかがわかるようになる。
次に、プロジェクト全体の中で、さまざまなタスクやカテゴリーについて、タイミングや進捗状況を把握できるようになります。こうすることで、プロジェクト全体の期限を守ることが非常に容易になります。重要なのは、各タスクに適切な期限を設定し、チームメンバー各自が担当するタスクの進捗状況を更新することです。
次に、依存関係とマイルストーンを追跡できます。この2つを設定することで、いつまでにどこまで進めたいかを全員が把握できる。また、自分のタスクに取りかかる前に、プロジェクトのさまざまなタスクや断片を終わらせるために、誰を待っているのかもわかる。
最後に、このタイプのチャートを使えば、チームコラボレーションが可能になります。全員が特定の場所でコミュニケーションをとることができ、異なるプロジェクトや異なるタスクについてコメントをすることができます。こうすることで、チームは自分たちが正しい道を歩んでいることを確認し、他のメンバーが何をしているのかを理解することができる。
もし、あなたが見ているチャートが、これらのことをすべてやってくれなけれ ば、それはあなたには適していません。結局のところ、あなたは自分の生活を楽にし、プロジェクトをより速く、より効率的に実行できるシステムを求めている。それは、可能な限りすべてを一箇所で行う場合にのみ実現することだ。そしてそれは、適切なソフトウェアがあって初めて実現する。すべての仕事をこなせないようなソフトウェアに妥協してはいけません。
Instaganttのようなツールは、あなたのオンラインガントチャートメーカー構築のニーズにぴったりです。なぜか？なぜなら、1つの場所ですべてが手に入るからです！Instaganttは、あなたのリソース、仕事量のスケジュール、予算、そして最も重要な、あなたのチームを管理することができます。
あなたのビジネスで使用するガントチャートをセットアップする準備ができたら、あなたが望むようにすべてをカスタマイズすることができます。すべてのルールを作成し、チャートのすべてがあなたやあなたのチームにとって理解しやすく、一緒に従うことができるようにします。
ガントチャートは、実行したいプロジェクトを作成することから始めます。そのプロジェクトに名前をつけ、最終的な完了日を設定します。次に、プロジェクトを成功させるために達成すべきさまざまなアクティビティやタスクを作成します。つまり、究極のプロジェクトを小さなステップに分解するのだ。目標を達成し、プロジェクトを完了させるために必要なタスクがすべて揃うまで、それぞれのステップを何度も何度も分解していく。
各タスクを作成したら、それぞれに期限を設定します。どのタスクにどれだけの時間がかかるかを選択できるようになり、ガントチャート上のバーの長さに影響します。そこから、依存関係などを選択できます。次のタスクが完了する前に完了しなければならない特定のタスクがある場合、それをチャートに設定することができます。
もちろん、チャート上の各タスクを割り当てる必要があります。チームを構成する人を選び、その人たちの中から、作成した各タスクを割り当てる人を決めるのです。すべてを具体化し、すでに期限を決めているのだから、各項目を最もうまく処理できる人に割り当てても問題はないだろう。
ガントチャートの大きな利点は、すべてを割り当て、全員が自分の仕事を把握し ていれば、すべてを把握するのに困らないということです。実際に、全員にチャートへのアクセス権を与えることで、やるべきことすべてを継続的にチェックすることができます。どのタスクが完了し、どのタスクがまだ残っているかを確認することができる。また、自分のタスクがどのように進んでいるのか、そのタスクの完了に向けてどの程度進んでいるのかをマークすることもできる。
もし他の誰かのサポートが必要な場合は、このシステムを使ってその場で他の人とコミュニケーションをとることができる。そのため、ミーティングを追加したり、メールで誰かと連絡を取ったりする必要はない。すべてのコミュニケーションはシステム内で完結するため、すべてがより簡単になり、全員が責任を持ち、すべてのやり取りを一元管理することができる。そうすることで、あなたやあなたのチームが仕事を終わらせ、正しい方法で終わらせることがより簡単になります。
さらに、プロジェクトやプロジェクト全体に関連する各ステップやサブステッ プのコストを追跡することができます。チーム内の各自がこのプロセスで協力することで、プロジェクトで進行しているすべてのことを正確に把握することができます。そうすることで、すべての請求が正確に行われ、すべての人に本来の報酬が支払われていることを確認することができる。また、すべてがソフトウェア・システム内で完結するため、外部のソフトウェアを使用する必要もありません。
正しいことをしても、ガントチャートの効果を台無しにする間違いがあるかもしれません。ガントチャートは、一目でタイムラインとメッセージを伝えなければなりません。そこで、もしあなたのガントチャートがそうできないのであれば、ここにいくつかのヒントとトリックがあります：
これらのヒントやコツをすべて重視することで、あなたやチーム全体にとってガントチャートがさらに効果的になります。
いくつかの要因によって、ガントチャートのユースケースは人によって異なります。それらの要因には、通常、チームのサイズ、プロジェクトのマイルストーン、ハードネススケール、管理基準が含まれます。しかし、ほとんどすべてのプロジェクトに有効なユースケースもある。ガントチャートは、プロジェクトのライフサイクルを通しての報告をよりわかりやすくします。そこで、以下にガントチャートのユースケースをいくつか紹介する。
プロジェクトのクリティカルパスを定義し、実行することは、プロジェクトマネジメントにおいて最も重要なことのひとつかもしれない。それは、プロジェクトのタイムラインに含まれる、最終的な成果物に最も時間がかかる原因となっているものすべてを考慮しなければならないからです。ガントチャートをデザインするときにクリティカルパス法を使うと、プロジェクトのクリティカルパスを簡単に定義することができます。こうして、プロジェクトは設計されたタイムラインに従って軌道に乗る。クリティカルパスを定義することで、すべての人がタイムラインとパスに従ってすべてのタスクに効率的に取り組むことができます。
プロジェクトの管理は、タスクを割り当て、開始日と終了日を定義するだけではない。ワークフローを管理しやすくするために、定義しなければならない技術的なことがたくさんある。それらには以下のようなものがある：
大規模なプロジェクトでは、これらを管理するのは大変で、ワークフローを把握するのはさらに大変です。しかし、ガントチャートを使えば、これらすべてがシンプルになり、プロジェクトのワークフローを最高のパフォーマンスと効率のために調整することができる。
大規模なプロジェクトを全体として扱うのは難しいだけでなく、効率も悪い。ガントチャートの助けを借りて、すべての大規模なプロジェクトを小さな部分に分割することができます。それらの部分は通常、成果物として知られている。そうすることで、管理委員会はプロジェクトを管理しやすくなる。同様に、プロジェクトに携わるチームにとっても、成果物を完成させることが容易になる。
締め切りが長いと、そのほとんどが間に合わないが、ガントチャートがあれば、締め切りの管理は改善できる。プロジェクト用のガントチャートをデザインすることで、小さな締め切りやスケジュールの変更を把握することができます。そのため、全員が自分の直近の期限とプロジェクト全体の最新情報を把握できる。ガントチャートはまた、修正と小さな編集の余地がある正確なプロジェクト計画に役立ちますので、期限は常に効率的に守られます。
締め切りとタスク管理が簡単なように、進捗管理もガントチャートで簡単になります。適切なスケジューリングと計画によって、最小の労力で最小の変更を監視することができます。その上、ガントチャートは、すべての情報を比較的簡単に等級付けし、理解しやすいグラフ形式で提供します。したがって、進捗状況を一目で監視することが簡単かつ効率的になります。
どのプロジェクトにもさまざまな課題や問題がある。プロジェクトの最初からわかっているものもあれば、プロジェクトの途中で明らかになるものも多い。いずれも、適切な時期に適切な方法で対処しなければ、大きな問題になりかねない。ガントチャートを通じて適切な計画を立てることで、初期段階で問題や課題を発見しやすくなります。ガントチャートを設計する際には、プロジェクトのあらゆる側面を意識する必要があります。ガントチャートを設計する際には、プロジェクトのあらゆる側面を意識する必要があります。そのため、設計中に、そのプロジェクトのライフサイクル全体を通して、さまざまな課題を知ることになるかもしれません。早期に発見することで、より良い計画を立てたり、それらの課題に対する解決策を探したりすることができる。こうして、そのプロジェクトの全体的なタイムラインを乱すことがなくなる。
ガントチャートをデザインするといっても、人によって考え方は様々です。Microsoft ExcelやPowerPointを使う人もいれば、ガントチャート作成専用ソフトにこだわる人もいます。ガントチャートの作成にテンプレートを使うことを良しとする人は少数派です。ガントチャートなしでタイムライン管理をデザインすることは、誰にとっても理解しやすく、消化しやすいものではないので、全く効率的ではありません。ガントチャートなしでタイムライン管理を設計することは、誰にとっても理解しやすく、消化しやすいものではないので、効率的ではありません。プロジェクトの範囲によっては、さらに非効率になる可能性のある手動ステップがたくさんあるでしょう。ですから、ガントチャートを使う方が、単純なタイムライン管理より優れているのは、以下の理由からです：
プロジェクトが開発段階に入ると、必ず多くの修正が必要になる。時にはすべての成果物に調整が必要なこともあり、適切な計画と期限管理がなければ、あまり効果的でないかもしれない。ガントチャートを設計するとき、すべての成果物の後に、それらの編集や調整のためのスペースを確保することができます。そのため、調整がプロジェクト全体のタイムラインに影響することはなく、チームはより効果的にプロジェクトに取り組むことができる。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
