プロジェクトには大小さまざまな形がある。大規模なプロジェクトを管理する場合、様々な種類のタスクやステップに対処することは非常に難しく、圧倒されることがあります。そのため、タスクを複数のレベルに整理し、それらの要素を視覚的に表示することが常に良いアイデアとなります。プロジェクトマネジメントでは、このようなやり方はWork Breakdown Structure（作業分解構造）として知られている。
ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー（WBS）は、プロジェクトの成果物指向のブレークダウンと定義することができ、タスクを複数のレベルや小さなタスクに整理し、その結果をグラフィカルに表示することに重点を置いている。
プロジェクトマネジメントにおいて、作業内訳構造は重要な要素である。なぜなら、チームの作業を管理可能なセクションに整理し、プロジェクト完了までに達成しなければならないすべてのことを特定するのに役立つからである。
この成果物ベースのアプローチは、プロジェクトのライフサイクルを通じて達成すべきアクティビティ、成果物、マイルストーンをより詳細に把握することで、プロジェクトマネージャーを支援します。言い換えれば、ワーク・ブレイクダウン・ストラクチャーを作成することで、必要な作業をより小さく、より詳細な要素に分解することができる。
プロジェクトが大規模になる場合、WBSを作成することで、 多数のタスクやサブタスクを扱う複雑さを管理することができる。また、可視性を高めることで、すべてのタスクを適切なタイミングで完了させることができる。
ワーク・ブレイクダウン・ストラクチャーを作成する際には、プロジェクトのゴールと目的を明確に理解することが重要です。これにより、ハイレベルの成果物（親タスク）を特定し、それらの成果物をより小さく、実行可能なステージやタスクに分解することができます。
タスクを理解することで、各タスクを評価し、それぞれのタスクを完了するために必要なコストやリソースを見積もることができるようになる。また、ゴールとタスクを理解することで、あなたとあなたのチームがそれらを完了するのにかかる時間の見通しがつき、仕事のタイムラインとスケジュールを作成するのが非常に容易になり、成功の可能性が高まると同時に、現実的なアプローチを維持することができるようになります。
WBSは、仕事を整理し、目標を理解し、タスクをグラフィカルに表示するのに役立つリソースだと考えてください。
エクセルやパワーポイントを使って作業分解構造を作成するのは、一般的でシンプルなアプローチだが、それらのツールでできることは限られている。いくつかの欠点を挙げれば、異なる人にタスクを簡単に割り当てたり、タスクとその期限を視覚化したりする方法はないだろう。そこで ガントチャートソフトウェア Instagantt のようなガントチャートソフトウェアがお役に立ちます。
インスタガントは、視覚的に印象的なガントチャートをわずか数分で作成することに特化しています。数回クリックするだけで、タスクやサブタスクを作成し、タスク間の依存関係を作成し、チームメイトに割り当てることができます。また、明確な期限を設定することで、チームがタスクに遅れないようにすることもできます。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
