プロジェクトを運営し、物事を円滑に進めるためには、そのプロセスを理解する必要があります。自分が何をしているのかよくわからないまま何年もプロジェクトを管理してきた人も、新しい仕事を始めたばかりの人も、自分が正しい道を歩んでいることを確認する必要がある。それがチームを助け、クライアントやあなた自身をも助けることになるのです。それでは、 プロジェクトマネジメントについて知っておくべきことを見ていきましょう。
他のことをする前に、プロジェクトに飛び込もう。どんなことでもプロジェクトになる。あなたが家の周りの仕事をするとき、あなたはプロジェクトを完了している。家族のために次の休暇を計画するときや、仕事で大きな勘定をするときの予算を立てるとき。これらはすべてプロジェクトだが、形式的なものではない。本当の意味で正式なプロジェクトを作ろうと思ったら、いくつかの重要なことが必要になる：
これらすべてが揃っているのであれば、あなたは真のプロジェクトを持っていることになるが、そのプロジェクトを管理するとなると、まだ何をやっているのかわかっていない可能性が高い。そこで、このプロセスの次のステップが必要になる。
プロジェクトマネジメントについて語るとき、私たちは行動について話している。誰か（プロジェクトマネージャー）が、他の全員がやるべきときにやるべきことをやっていることを確認するのだ。マネージャーは、すでに話したプロジェクトのさまざまな側面がすべてスムーズに進むようにする人たちだ。マネジメントとは、実際に監督を行うプロセスである。
マネジメント』という言葉を、上位の上司を表す言葉としてよく耳にする。管理職がその面倒を見る』。しかし、それはこの言葉を使うべき方法ではない。マネジメントは実践であり、人ではない。プロジェクトの管理について語るとき、私たちは物事があるべきように行われることを保証するために何が行われているかについて話している。マネジャーは適切なマネジメントを実行する責任はあるが、マネジメントそのものではない。
プロジェクト管理プロセスは、ビジネスやプロジェクトの種類によってかなり異なる。例えば、生産工場とソフトウェア・ハウスでは、異なるプロジェクト管理手法が必要になるかもしれない。その背景には、ビジネスの性質の違いがある。しかし、プロジェクトマネジメントに関しては、常に標準的な4つの主要要素がある。だから、プロジェクトマネージャーは常にそれらに集中することから始める必要がある。以下、その詳細を紹介しよう。
プロジェクトの最初の要素は、そのスコープである。スコープには、プロジェクトの規模に関する目標や目的が含まれる。スコープはまた、さまざまなプロジェクト要件、利害関係者、ユーザーベース、主な特徴と機能要件などにも焦点を当てます。
プロジェクトマネジャーが次に注目しなければならないのは、リソースである。リソースはプロジェクトによって異なるが、主なカテゴリーとしては、プロジェクトに使用する資材やツール、そしてマンパワーが挙げられる。これらはすべて、プロジェクトの実行要件に応じて管理しなければならない。
どのプロジェクトにも一定の期間があります。例えば、ウェブサイト制作のプロジェクトでは、20～30日という期間が設定される。しかし、プロジェクトマネージャーにとって、この期間には以下のような多くのことが含まれる：
- プロジェクト全体の期間
- 納品物とタスクの期限
- プロジェクトのクリティカル・パス設計と実施
- 成果物とマイルストーンを考慮したプロジェクトのスケジュール
- 依存関係
プロジェクトの最後の要素はお金である。この要素には、コスト、経費、収益、不測の事態、利益などすべてが含まれる。プロジェクトマネージャーは通常、タイムラインとプロジェクトのクオリティを維持しながら、これらすべての目標を達成しなければならない。
スコープは、プロジェクトが完成したときに最も効果を発揮するため、これらすべての要素の中で最も重要である。完全なプロジェクトは、利害関係者にとっての有効性と効率性によって重要であり、そのスコープは利害関係者のニーズをすべてカバーする。
では、プロジェクトマネージャーとは何なのか？プロジェクト・マネージャーは、すべての人とコミュニケーションを取らなければならない。プロジェクト・マネージャーは、さまざまな部門がパズルの一部分として協力し合うようにしなければならない。彼らはパズルそのものを把握し、チームが何を望んでいるのか、そしてクライアントが何を望んでいるのかを認識する必要がある。彼らは、スコープクリープやプロジェクト内での失敗、プロジェクトがどのように達成されるかについての大きな決断を下す責任者である。その他の仕事には、以下のようなものがある：
プロジェクトマネジメントの実際の実行に関しては、チームやプロジェクトによって異なる。重要なのは、組織とプロセスの各段階を担当する人々にとってうまくいくバランスを見つけることである。しかし、プロジェクトを遂行するとなると、ほとんどの組織はこの3つの基本ステップに従う。
プロジェクトで達成したいことを記述するには、2つの方法がある：
1. プロジェクト・マネジメントの目標であるハイレベル・ステートメント
2. プロジェクト管理目標である低レベルの記述
これらは、ビジネスの目標に沿ったハイレベルなステートメントである。従って、プロジェクトがより高いレベルで達成したいことの概要を示している。コストと品質の改善を通じて、ビジネスのパフォーマンスと収益性に多くの焦点を当てる。
プロジェクトの目標には以下のようなものがある：
- より良い顧客体験
- 増収
- 顧客満足度の向上
- コスト削減
- データ収集
プロジェクト・マネジャーは、これらすべての目標だけでなく、ビジネスの他のすべての目標を管理する責任がある。一方で、すべてはビジネスの質と顧客の全体的な体験を高めることに焦点を当てる。プロジェクトの目標を達成するためには、プロジェクトのステークホルダーを特定する必要がある。ステークホルダーを特定した後は、そのステークホルダーのニーズを調査しなければならない。
最後に最も重要なことは、それらを最も重要なものから最も重要でないものへと分類することである。次に、それに従ってプロジェクトマネジメント計画を設計すればよい。こうして、プロジェクトマネジメントの目標を達成することが容易になる。
これらの下位レベルのステートメントは、プロジェクトゴールの実現をサポートする。プロジェクトマネジャーがプロジェクトのライフサイクルを通じて進捗状況を把握するのに役立ちます。目的には通常、プロジェクトが提供しなければならない成果物や具体的な製品が含まれる。ゴールは異なるプロジェクトでも同じである可能性がありますが、オブジェクトは、時間、コスト、スコープ、管理、および他のいくつかの要因によって異なります。
目的はさまざまですが、どの目的もSMART（Specific、Measurable、Attainable、Relevant、Time-Bound）でなければなりません。このような目標の例としては、以下のようなものがある：
- プロジェクト・サイトのトラフィックを50％増加
- 1週間のトレーニングセッションによるチームコミュニケーションの向上
- 顧客満足ツールを1ヶ月以内に納品
- 次回の更新後、ウェブサイトの読み込みを以前の2倍速くする。
プロセスの最初の段階は、プロジェクトを成功させるために何が必要かをリサーチすることである。これには通常、市場調査、競合分析、クライアントが何を求めているかの徹底的な理解が含まれる。何かを始めるずっと前に調査を行い、プロセスを計画することで、適切な目標を確実に設定することができる。また、要件を完全に理解し、開発することで、チームの全メンバーがそれぞれの役割を適切にこなせるようになります。究極のガントソフトウェアを通じて、優先順位付けと委任を適切なレベルにすることです。
プロセスの次の段階は、作成した計画を実行することである。これは、ウォーターフォールやアジャイル（これについては後で説明する）など、多くの一般的な種類の中から、従うべき道と方法を選択することを意味する。全体として、ここであなたはチームの一員となる全員と協力し、全員が途中で実行する必要があるタスクを持っていることを確認したい。その結果利益を得る（あるいは得られない）利害関係者や顧客とも話し合う必要がある。全員が、この瞬間から最終製品が納品されるまで、どのようなプロセスがあり、どのように進んでいくのかを知る必要がある。これには、綿密な計画と多くの仕組みが必要になるだろう。
最終段階は、プロジェクトがすべて終わるときである。少なくとも、プロジェクトの創造が終わるところだ。ここで、すべてがあるべき形で機能しているか、期待通りの結果が得られているかを確認する必要がある。物事をテストし、計画通りにいかない場合は調整しながら進める必要があるかもしれない。最終的な結果を得るまでには、調整とテストの段階がいくつかあるかもしれないが、この段階が終われば、プロジェクトは完了したことになる。
では、これらの段階をもう少し詳しく見て、あなたの計画が効果的、効率的で実行可能なものであることを確認するために何が起こるのかを考えてみましょう。ここでは、作業計画の作成方法と、その計画を実行するためのさまざまなプロセスについて見ていきます。また、各自が何をすべきなのか、どのようにすれば最初に達成すべきタスクがわかるのかを、全員に確認する方法についても詳しく見ていきます。では、さっそく始めよう。
目標を設定することは、そのプロセスの第一歩となる。なぜなら、自分がどこへ向かっているのかわからなければ、いつそこにたどり着けるのか、どうやって知ることができるだろうか？ルイス・キャロルやヨギ・ベラのこの言葉のバリエーションを聞いたことがあるかもしれない。彼らは二人とも、どこかに到達するためには、単なる最終目標ではなく、実際に最終目標を設定する必要があることを知っていた。SMARTな最終目標を設定する必要があるのだ。いや、SMARTなゴールというのは、単に賢いゴールを設定することとも違う。確かに、目標に考えを込める必要はあるが、それ以上のものも必要なのだ：
ー目標がーこのーこのー達成することーーーー目標がー達成するためにー。ーSMARTゴールはー達成するためにー。目標を設定するのは、そこに到達したいからです。By making sure you stick with each of these points you’re encouraging yourself (and your organization) to do just that.
次はプランの作成だ。これは3段階設計の最初の段階であると述べたが、それだけでなくもう少し説明が必要だ。計画を立てるということは、プロジェクトをステップに分けるということです。最終的なゴールを念頭に置いてスタートし、最終的なゴールに到達するまでの道のりで何を達成する必要があるのかを考え始める必要があります。そのプロセスには何人かの人が関わることになるが、その人たち一人ひとりが、あなたが期待するとおりのタスクを遂行しているかどうかを確認する必要がある。
チームと個人的に連絡を取り合うのは常に良いアイデアだが、1日のあらゆる瞬間に、彼らのタスクのすべてを把握することは不可能だ。あなたのチームがどれくらいの規模なのか、彼らが達成すべきことは何なのかを考えてみよう。彼らは1つのプロジェクトだけに取り組んでいるわけではないはずだ。そのため、彼らに割り当てられた各タスクで何が起こっているのかを把握する必要があるが、彼らの一日（あるいはあなたの一日）を邪魔したくない。全員に指示を与える計画を立て、それをシステムに落とし込むのだ。
そうすることで、各自がチェックインし、自分がやるべきことを確認し、作業中のプロジェクトや完了したプロジェクトに印をつけることができる。プロジェクト・マネージャーであるあなたは、システムにチェックインして、どのプロジェクトが完了し、何がまだ必要で、全員がどこで仕事をしているかを確認できる。そこから、どのようなミーティングやチェックインをスケジュールする必要があるかがわかり、必要のない人と話すことに多くの時間を費やすことなく、そこに集中することができる。
プロジェクトを計画し実行する最も一般的な2つの方法を見てみよう。アジャイル計画とウォーターフォール計画である。どちらを選んでもプロジェクトは成功し、優れた結果を出すことができるが、どちらにも利点と欠点があり、特定の組織や組織内の特定のプロジェクトでは、どちらか一方を選択した方がよい場合もある。全体として、 アジャイル計画は、計画をより小さなステップに分解することに重点を置いている。
これらの各ステップはスプリントと呼ばれ、およそ1～3週間分の作業となる。スプリントに分けることで、各プロジェクトをより管理しやすいステップに分けることができる。数ヶ月以上かかるような大きなプロジェクトよりも、小さな断片を見ることができれば、実行するのはずっと簡単に感じられる。このプロセスは、各ステップが正しい方法で行われていることを確認し、その過程で見落とされるものがないようにする。また、最もポピュラーな手法でもあり、約71％の組織がこの手法を採用していると回答している。その理由は、柔軟性があり、変更に寛容で、チームのメンバーにとって非常にシンプルだからだろう。一方、ウォーターフォール・プランニングは、かなり構造的で厳格だ。
プロジェクトマネジャーの多くは、この方法をあまり好まない。柔軟性がないように感じられ、従うのが少し難しい人もいるだろう。一方、あるステップから次のステップへ直線的に進むことに興味があるのであれば、プロジェクトを遂行するための効果的な方法となる。実際、1つ1つのステップの後にすべてを計画する。最初のステップが完了したら、次のステップに進み、そして最終的なゴールが達成されるまで続けることができる。
プロジェクト実施中、そして上記で説明したステップの間、最も重要な側面のひとつは、全員に仕事を与えることである。チームの各メンバーは、自分が物事の大枠の中でどこに位置づけられ、何をする責任があるのかを知る必要がある。積極的かつ効果的に役割を割り当てる方法のひとつに、 RACIチャートがある。これは、仕事を割り当てる際の4つの重要な側面に焦点を当てたチャートである。
- 責任
- 説明責任
- 相談
- インフォームド
これらの異なる役割ごとに、異なるチームメンバーを割り当てることで、プロジェクトをより効率的にし、全員が確実に仕事をこなせるようにするのだ。RACIがどのようにあなたやあなたのチーム全体の仕事を終わらせるのに役立つか、さらに詳しく知りたい方は上のリンクをチェックしてください。
さて、プロジェクトを計画するもうひとつの重要な側面は、プロジェクトの各側面が正しい方法で行われていることを確認することだ。タスクを割り当てるだけでなく、どのタスクを最初に完了させるべきかを全員が把握していることを確認したい。リストから何かを消すために、一番簡単なタスクを最初に完了させようとするサイクルに巻き込まれがちだ。
アイゼンハワーマトリクスを使えば、達成すべきタスクを示すだけでなく、優先順位を確認することもできる。アイゼンハワーの言葉を借りれば、どれが緊急の仕事なのか、ということだ。一般的に、項目は4つの象限のいずれかに分けられる。
これらは以下の通りである：
1. 緊急かつ重要
2. 緊急かつ重要ではない
3. 緊急かつ重要ではない
4. 緊急でも重要でもない
タスクが割り当てられ、スケジュールが立てられたら、それがきちんと達成され、実行されているかを確認することが重要だ。ここからは、前のセクションで話したように、プロジェクトの第2フェーズに入る。タスクを管理するには、Trello、Wrike、Asana、Mondayなどいくつかの方法を使うことができますが、Instaganttはタスクを割り当てるだけではありません。
Trello、Asana、Mondayでは、タスクを割り当てたり、メモを書いたり、タスクにチェックマークをつけたりすることはできても、管理プロセスのより高度な側面を提供することはできない。ベースライン、クリティカルパス、依存関係、マイルストーンなどの管理はできない。ガントチャートソフトウェアが必要です。ガントチャートソフトウェアについて、その背景や始まり、そしてどのように進化してきたかなどに興味がある方は、こちらをご覧ください。
この種のソフトの素晴らしいところは、プロジェクトが完了したかどうかだけでなく、進捗状況をチェックできることだ。また、特定の組織やチームのニーズに合わせてプログラムを完成させることもできる。リソースの管理、ワークロードの管理、予算の追跡などもできるようになる。全体的に、非常に詳細かつ詳細指向のプロジェクト管理システムであるため、プロジェクトマネージャーであれば誰でも簡単に活用することができる。また、あなたが管理しているプロジェクトの第2フェーズに必要なコンセプトのほとんどを引き受けてくれます。
プロセスの最後の側面は、成功を測定することである。プロジェクトの成功を測る方法はいくつかあり、プロジェクトの内容によって異なります。クライアントにとっての投資対効果や、クライアントが節約できる全体的な時間の長さなどを見る必要があります。成功を測定するということは、プロジェクトが実施される前の指標をいくつか知り、プロジェクトが完了した後の同じ指標と比較する必要があるということです。
Instaganttは、これらのステップの一部を支援することができます。また、特定のプロジェクトが成功し、追加の変更や改善が可能な場所をクライアントやチームが測定できるようにする他のタイプの追跡ソフトウェアを探すこともできます。これにより、誰もが結果に満足し、求めているレベルの成功を確実に達成することができます。
もしあなたがプロジェクトマネージャーなら、仕事をしやすくするために以下のことをすべて考慮しなければならない：
- 良い文書作成は、良いマネジメントのベースとなるものである。
- リアルタイムでのコミュニケーション、コラボレーション、調整
- 混乱を避けるため、常に主目標に集中すること
- リソースとテクニックを常に最新の状態に保つ
- 安全で確実なプロジェクト管理方法に従う
プロジェクトマネジメントの原則の中には、下級社員から上級管理職まで、チーム全体がビジネスゴールに集中し、より良いパフォーマンスと効率性を発揮できるようにするものがある。以下は、それらすべての原則の詳細である。
アカウンタビリティは第一の原則であり、特定のタスクに取り組む人に、そのタスクの成否に対する責任を負わせるものである。アカウンタビリティは、アサインされた人、プロジェクトマネージャー、そしてチーム全体に大きなプレッシャーを与える。こうして、要件がよりよく満たされ、プロジェクトマネジメントもよりよく行われ、プロジェクトの目標が効率的に達成される。
次の原則は、明確な目標と目的を持つことである。あいまいなままでは、プロジェクトのライフサイクル全体を通して、パフォーマンスの勢いが途切れてしまう。ゴールと目的が明確であれば、ステップを簡単に完了することができる。プロジェクトマネジャーがSMARTガイドラインに従ってプロジェクトのゴールと目的を設定するのはそのためだ。
チームでプロジェクトに取り組む場合、効果的な協力関係を築くにはコミュニケーションが重要だ。悪いコミュニケーションは、チーム全体の進歩や効率の妨げになる。さらに、チームのコミュニケーションが良好であれば、全員が自分の任務と責任を重要な詳細まで把握している。
効果的なコミュニケーションは、プロジェクトに取り組んだ初日から最終成果物を納品する日まで、チームのパフォーマンスを向上させる。
プロジェクト・マネージャーは、プロジェクトのすべての基準と期限を守りながら、品質とコストを管理するために例外なく働かなければならない。プロジェクトマネージャーは、他のチームメンバーにタスクやその他の責任を委譲し、自分の下で働く従業員を指揮することで、効率を最大化しなければならない。
上級管理職と下級管理職のモデルである。最高のパフォーマンスを発揮するためには、すべてのレベルの労働者のストレスをできるだけ少なくする必要がある。
プロジェクトマネジメントの最も重要な原則のひとつは、主目標に集中することである。プロジェクトのある部分を小さなタスクや成果物に分割し、管理しやすくするのは良い方法である。しかし、すべての成果物やタスクの主な焦点は主目標でなければならない。常に主目的を視野に入れることで、とりあえずその問題を解決するのではなく、主目的のためになる解決策を導き出すことができる。
プロジェクトマネジメントのプロセスには、あるレベルにおいて非常に多くのリスクが伴う。実際、プロジェクトによっては、リスクを管理することが他の仕事よりも重要な場合もある。そのため、リスクマネジメントの計画と資質を持つことは、プロジェクトマネージャーにとって必要なことである。リスクには2種類ある：
1. 予想できるもの
2. 予測できないもの
プロジェクトマネージャーとして、リスク評価セッションを設定し、それらのリスクをスケジュールし解決するバックアップチームを持つことは必要である。確かに、リスクマネジメントを計画し実行するには、余分な時間と労力がかかる。しかし、リスクマネジメントが正しく行われれば、最終的な成果物は最も有益な結果をもたらす。
プロジェクトマネジメントは、一見したところ、成果物やプロジェクトのスケジュールを定義するものである。しかし、細かく見ていくと、プロジェクトマネジメントによって、プロジェクトに携わるチーム全体にプロジェクトのゴールが明確になり、その結果、的確な実行が可能になる。適切なプロジェクトマネジメントが行われなければ、プロジェクトの目標やゴールは、プロジェクトに携わるすべての人にとって不明確なままである。こうして、プロジェクトは失敗に終わるかもしれない。
プロジェクト・マネジメントの仕事の大半は、効果的なプロジェクト・ドキュメントの作成である。というのも、ほとんどのプロジェクトは、マネジャーにとっては単なるステートメントに過ぎないからだ。しかし、効果的なドキュメントを作成するために、プロジェクトのユースケース、要求事項、機能性、技術性に取り組む。このように、このドキュメンテーションは、プロジェクトのライフサイクル全体を通して役立ち、チーム全体がそれに従って仕事をするのを助けてくれる。プロジェクトマネジメントを通じて、プロジェクトの重要な要素や要件を明確にする上で重要な役割を果たす、優れたドキュメントが作成される。
プロジェクト・マネジャーは、プロジェクトのライフサイクルのすべてのレベルにおいて、パフォーマンスのモニタリングに重点を置く。プロジェクトマネージャーは、より迅速で効果的なプロジェクトの進め方を定義することができる。また、チーム間の連携も強化できる。そのため、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトで働く全員のパフォーマンスを、以下のことを考慮してモニタリングすることができる：
- タイムラインとスケジュール
- 納品物とその期限
- 結果
- リスク
- タスクオーナー（個人および複数）
プロジェクトの範囲、種類、資金、時間、その他あらゆることに関係なく、優れたプロジェクト管理は常にプロジェクト成功の基盤である。適切なプロジェクト・マネジメントを行うことで、マネジャーはそのプロジェクトに携わる全員が効率的に働けるよう、徹底した環境とタイムラインを作り上げる。こうして、そのプロジェクトの処理が容易になる。さらに重要なことは、そのプロジェクトがユーザーにとって展開しやすく、使いやすくなることである。
プロジェクト・マネジメント、特に効果的で質の高いプロジェクト・マネジメントは、そうでなければ達成することが難しい、あるいは不可能ないくつかの主要な側面を提供するため、どの企業にとっても有益である：
- 効率的なチーム
- 幸せな顧客
- 適切な組織
- チームの成長と発展
- 全体的な柔軟性
- プロジェクトの質
- プロジェクト数量
こうしたさまざまな側面にそれぞれ取り組むことで、どのようなビジネスも収益を改善し、提供する仕事のレベルを上げることができる。適切なプロジェクト・マネジメント・スタイルを用いることで、チームが効果的に作られ、チームがそれぞれの得意分野で仕事をするようになる。プロジェクト・マネジメントは、タスクを完了するために必要な組織構造、成長、開発、そして全員が必要なことを達成するために必要な柔軟性を提供する。
このプロセスを通じて効果的なマネジメント・チームと協力することで、従業員やチーム・メンバーは、よりよく話を聞き、理解されていると感じることができる。プロジェクト・マネジメントは、各段階で適切に実施する方法さえ知っていれば、どのようなビジネスにとっても大変革をもたらす可能性がある。
これからプロジェクトを始めようとしている人、あるいはすでに始動しているプロジェクトのプロジェクトマネジャーであるなら、プロジェクトを成功させるためのさまざまな側面をそれぞれ見ていかなければならない。あなたのチームはあなたにリーダーシップと成功への支援を求めており、それを達成するためには適切なマネジメントが必要なのだ。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
