プロジェクトを管理する上で、ステークホルダーを常に把握し、進捗 状況を伝えることは非常に重要である。よく書かれたプロジェクト 状況報告 書は、マイルストーン、達成した作業、リスク、障害など、高レベルの情報を回答するプロセスを標準化するのに役立つ。
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プロジェクト・ステータス・レポート（Project Status Report）は、プロジェクト全体の進捗状況をまとめた文書である。プロジェクト状況報告書の目的は、プロジェクトの進捗状況を主要な人に知らせ、疑問や問題が発生する前に対処することです。一般的に、プロジェクト状況報告書は、予測されたプロジェクト計画に対する進捗状況を知らせるもので、これは、プロジェクトが指定された期間内に完了する予定であることを確認するために行われます。
プロジェクト・ステータス・レポートは、プロジェクト・ チーム、クライアント、ステークホルダーに定期的な最新情報を提供することで、健全で効果的なコミュニケーション戦略を維持するのに役立つため、プロジェクト・マネジメントにおいて 重要な役割を果たします。さらに、ステータスレポートは、プロジェクトのどのセクションに関しても、疑問や疑念を最小限に抑えることができるように、すべての人をループに保つ正式なレポートを標準化することで、コミュニケーションプロセスを簡素化することができます。
ステータス・レポートは、目標が計画通りに達成されていることを確認するための正式なコミュニケーション・チャネルを維持することで、クライアントや利害関係者に、プロジェクトが順調に進んでいることを示すものです。また、プロジェクトの履歴を文書化することで、将来のプロジェクトにも役立ちます。
よく書かれたステータスレポートは、ステークホルダーやチームメンバーにとって便利なガイドのように感じられるはずです。主な利点は以下の通りです：
プロジェクト状況報告書を定期的に送ることの重要性については、これまで述べてきた。しかし、報告書には何を書けばいいのでしょうか？構成と一貫性は、最も重要な側面の2つです。このガイドに従って、次回のプロジェクト状況報告書に含めるべき内容を理解しましょう：
おわかりのように、ステータスレポートは超詳細である必要はない。最も関連性の高い情報を要約して提供することで、ステークホルダーに対して、プロジェクトが軌道に乗っているのか、リスクがあるのか、あるいは軌道から外れているのかを示すのだ。
プロジェクト・ステータス・レポートは、プロジェクト・マネジャーが クライアント、チームメイト、ステークホルダーに要約した情報を伝えるための優れた方法 である。Microsoft WordやExcelテンプレート、PowerPointを使ってステータスレポートを作成するのは一般的な方法だが、これらのツールでできることは限られている。欠点をいくつか挙げるとすれば、特定のタスクの進捗状況をそれぞれの締め切りの横に簡単に表示したり、マイルストーンを簡単に作成して視覚化したりする方法はないだろう。そして、Instagantt の ようなガントチャートソフトウェアが 真に違いを生み出せるのは、まさにこの点なのです。
最高のガントチャートソフトウェアの1つであるInstaganttは、プロジェクト全体の管理を支援し、定期的なプロジェクトのステータスレポートを作成することもできます。エクスポート＆共有オプションにより、 プロジェクトのチェックポイントを作成し、クライアントや関係者と簡単に共有することができます。
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プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
