最後に仕事でプロジェクトを立ち上げなければならなかったのはいつですか？おそらく、それほど昔のことではないだろう。おそらく、クライアントや上司、チームのために文書を作成したり、あらゆる情報を整理したりしなければならなかったはずだ。しかし、もし同時に「業務指示書」を作成しなければ、その過程で自分自身やチームの他のみんなを傷つけてしまうことになる。なぜなら、この文書はあなたが成し遂げようとしていることの核心であり、魂となるからだ。
作業記述書は、あなたが取り組んでいるすべてのことを定義するのに役立つ一つの文書です。タスク、タイムライン、成果物などの情報を探すために、何種類もの書類やフォームに目を通す必要はありません。
これは、他のスプレッドシートや追跡システムを作るよりも、まず最初に取り組むべきことです。あなたがクライアントに何を提供することに同意し、クライアントが納期や期待する仕事に関して何に同意しているのかを理解するためには、作業明細書が必要です。何が来る予定なのかが分かれば、関係者全員にとって物事がずっと楽になる。必要なときに参照できるものが常にあるからだ。
ここで、プロジェクトとそれに携わる人たちを紹介し、書類とにらめっこするだけで、すべての概要を把握できるようにします。
なぜこのプロジェクトを立ち上げるのか？プロジェクトの全体的な目標を知り、そこに到達するために何をするのかを知る必要があります。目的がなければ、次のステップやチームの取り組み方を知ることは難しい。
プロジェクト内で完了させる必要のあるタスクは何か？プロジェクトがどの程度の広がりを持つのか（あるいは持たないのか）を知りたい。実際に必要なことからはみ出さないようにするのだ。
プロジェクトはどこで行われますか？クライアントと一緒にオンサイトで行うのか？リモートワークですか？このプロジェクトはあなたの施設で行われ、その後クライアントに引き渡されるのですか？どこで作業が行われるか説明してください。
ここで、あなたがクライアントのために取り組むさまざまな仕事を、ひとつひとつ分解していきます。たくさんのタスクに分けなければならないかもしれませんし、いくつかのタスクに分けなければならないかもしれません。サブタスクやサブサブタスクが必要な場合もあるでしょう。どれでも構わない。
プロジェクトが順調に進んでいることを確認するために、 達成すべきマイルストーンは何ですか？プロジェクトが順調に進んでいることを確認するために、達成しなければならないマイルストーンは何ですか？
プロジェクト期間中、あるいはプロジェクトが終了した時点で、クライアントに何を提供する必要があるのか。これらは成果物であり、あなたが何を提供することを期待しているのか、またクライアントが何を提供することを期待しているのかを常に把握しておく必要がある。
予定通りに進むように、イベントややるべきことのスケジュールを立てましょう。いつさまざまな仕事をするのか、成果物の期限はいつなのか、マイルストーンはいつまでに達成する必要があるのか。これらすべてを書き留めておく必要がある。
プロジェクトが完了したとみなされるために、あるいは特定の成果物が完了したとみなされるために必要な基準とは何か？また、その基準や規格に適合していることを確認するためには、どのようなテストが必要でしょうか？
何をもって成功とするのか？チーム全体だけでなくクライアントも このプロジェクトが成功したと感じ 別のプロジェクトを続行したり プロジェクト全体を完了と呼ぶためには 何をしなければならないのでしょうか？
このプロジェクトに必要な機材は何ですか？すべてが適切に行われ、仕様通りに完成していることを確認するためには何が必要でしょうか？すべての機材が揃っていることを確認したい。
プロジェクトに対する報酬は？いつ支払われるのか？支払いがマイルストーンで行われる場合、そのマイルストーンはいつ送られるのか？支払いはどのように行われるのか？支払いが行われるためには何が必要か？
ここでは、すでに述べた他のカテゴリーに当てはまらないような、プロジェクトについて記録しておく必要のある追加情報を追加します。このセクションには、あなたやクライアントが知る必要のある情報を追加してください。
ここで締めくくります。エッセイと同じように、話し合ったこと、クライアントへの情報提供や成果物の渡し方、プロジェクトの完了時期などを簡潔にまとめたい。そうすることで、全員が物事を把握しやすくなります。
この種の情報が重要であり、そのすべてを一か所にまとめておくことで、さらに重要性が増すことには、さまざまな理由がある。業務記述書（Statement of Work）があれば、必要な情報を一箇所にまとめることができます。それでも、（すべてとは言わないまでも）いくつかの情報は他の場所でも管理する必要があるだろうが、物事があるべき方向に進んでいるかどうかを確認するために、いつでも見ることができる場所を1つ知っておくことができる。
作業指示書は、プロジェクトに関わるすべての人が、最高レ ベルで話し合い、合意すべきものです。つまり、プロジェクトマネージャー、クライアント、そしてあなたの上司やボスに至るまでが、このステートメントに関与する必要があります。全員が一緒に確認し、何をどのように行う必要があるかを正確に表現していることを確認する必要があります。もしそうであれば、あなたは素晴らしく、残りの仕事を問題なく進めることができる。もしそうでなければ、必要なものを得るために図面に戻る時が来たとわかるだろう。
全員が合意し、すべての情報が記載された文書が完成すれば、いつでも取り 出すことができるようになります。クライアントが何か質問したいとき、あるいはチームが何をすべきかわからないとき、いつでもその作業明細書を取り出して参照することができる。その文書に記載されている各セクションやすべての情報を指摘し、どこに答えがあるのか、実際に何をすべきなのかを確認することができる。
もしあなたがプロジェクトマネージャーなら、「作業指示書」があれば、プロジェクトに必要な詳細や情報を、より簡単にまとめることができます。プロジェクト内で完了しなければならないさまざまなタスクやサブタスクを具体化し、誰もが把握しやすい形式にまとめることができます。結局のところ、作業明細書は基本的なことを記録するのに適していますが、単一の文書ではなく、より簡単に管理できる方法が必要なのです。
この文書を書き上げるのは難しいことではありませんが、時間がかかるかもしれません。結局のところ、あなたはプロジェクトに関するすべての情報を含む一つの文書を書き上げることになります。それは長く、綿密で、かなり広範囲なものになるでしょう。もちろん、それを正しく仕上げるためには、かなりの量のリサーチを行い、何人かの異なる人々と協力する必要があることは言うまでもない。そして願わくば、プロセスをスピードアップするために、初回から正しい情報を得ることができればいいのだが。
書き始めたら、できるだけ具体的に書くようにしましょう。持っている情報をすべて（そして持っていない情報については答えを）すぐに書き出すこと。そうすることで、関係者全員にとって書類作成がより完全で効率的なものになる。言うまでもなく、この先誰も混乱することなく、プロジェクト概要に書かれていた（あるいは書かれていなかった）ことを後から言い返すこともできなくなる。すべてがそこにあるのだから。
しかし、この文書を一連のエッセイやパラグラフで書き出す必要はありません。表やグラフ、図表、画像など、多くの情報を盛り込むこともできます。実際、そうするのは良い考えです。なぜなら、そうすることで情報が分断され、読みやすくなるからです。また、情報を参照しやすくなります。必要な図表が見つかれば、やるべきことにすぐに取りかかることができる。
最後に、「作業指示書」は必ず承認を受けてください。自分がこうあるべきと思うやり方や、クライアントが望んでいると思うやり方ですべてを書き上げても、それを承認してもらわなければ、自分が正しいかどうかを知ることはできません。少なくとも、成果物や最終的なプロジェクトを提出し始めて、クライアントが満足しない限りは。長い目で見れば、それはあなたにとってもクライアントにとっても良いことではありません。ですから、完成したら必ず作業明細書を見せ、クライアントが期待していたもの、あるいはクライアントが必要としているものであるかどうかを一緒に確認するようにしましょう。
クライアントのためにあらゆる種類のプロジェクトに取り組んでいるとき、あなたはそれが正しく行われていることを確認したいと思う。正しい方向に向かっていること、同じ考えを持っていることなどを確認したいものです。そのためには、できるだけ早い段階で「作業指示書」を作成することだ。そして、その作業指示書をもとに、ガントチャートで各メンバーのタスクと進捗状況を追跡するシステムを構築する。
ガントチャートを作成する準備ができたら、Instaganttをチェックしてみてください。プロセスは簡単で、すぐにやるべきことすべてを素早く簡単にレイアウトできるようになります。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
