プロジェクトを成功させるためには、プロジェクト・マネジメントが不可欠である。しかし、プロジェクト・マネジャーとは何をする人なのか、成功するプロジェクト・マネジャーになるためには何を学ばなければならないのか、という疑問を持つ人も多いだろう。プロジェクト・マネジャーは、企業の特定のプロジェクトを計画し、組織化し、管理する役割を担っている。プロジェクト・マネージャーは、様々なプロジェクトを監督し、成功裏に完了させることで、会社の軌道を変える 可能性を秘めている。
プロジェクトマネジャーの具体的な仕事内容は、組織、市場や業界の流れ、どのようなプロジェクトを担当するかによって異なる。しかし、共通する職務もあり、どのプロジェクトマネジャーもその職務を果たさなければならない。その職務とは次のようなものである。
- プロジェクトを成功させるために何をすべきか、全員の役割は何かを計画する。
- プロジェクトに関わるリスクを計算し、できる限りリスクを下げる解決策を見つける。
- プロジェクトの品質が基準に達していることを確認する。
- チームのモチベーションを高め、効率的に仕事をさせる
- プロジェクトをスケジュール通りに進める
- プロジェクトを管理し、必要な人がいれば手助けをする。
- プロジェクトが望ましい結果で完了することを確認する。
これらは、プロジェクトのライフサイクルの中で、マネジャーが様々な場面で立ち戻らなければならないプロジェクトマネジャーのプロセスである。プロジェクトマネジャーは非常に多くの職務をこなすので、「プロジェクトマネジャーは何をするのか」と問うのではなく、「プロジェクトマネジャーは何をしないのか」と問うのが正しいだろう。
以下は、プロジェクトマネジャーが行わなければならない業務である。プロジェクトマネジャーは何をするのか」という質問に対する適切な答えになるかもしれない。
プロジェクトマネージャーは、すべての利害関係者によって定義された成果に従って、プロジェクト全体を計画する責任がある。プロジェクトマネジャーは、プロジェクトを成功させることで、プロジェクトの完了がより大きな戦略的目標とリンクしていることを確認し、すべての投資家や利害関係者から資金を得る。
プロジェクトマネージャーは、与えられた期限と指示に従ってプロジェクトマネジメントを行う。プロジェクトマネジャーは、各人の役割を明確にし、チームにタスクを割り当てる。プロジェクト全体の中で、どのように様々な目的を達成するかを考える。プロジェクト全体がこのプランニングに基づいて進められるため、このプランニングは非常に重要である。
プロジェクト全体を計画した後、最終的な計画に従ってプロジェクトを遂行するための手段が必要になる。プロジェクトを完了させるためには、資金、時間、人手が必要だ。
- プロジェクト・マネージャーはリソース管理をしなければならない。
- プロジェクトの全体的な成功は、優れたリソース管理にかかっている。ガントチャートソフトウェアは、それを行うのに役立ちます。
- リソースは常に限られているため、リソース管理は非常に難しく、厄介である。
プロジェクトマネージャーは、与えられたリソースを最も効率的に活用する方法を考えなければならない。リソースの活用について判断を誤れば、プロジェクト全体が失敗に終わる可能性もある。
プロジェクトマネジャーは何をするのか、という問いに、多くの人はプロジェクトを管理することだと答える。プロジェクトの管理は、プロジェクトマネジャーの数ある職務の一つである。
- どんなに賢くプロジェクトを計画しても、プロジェクトを進めていくうちに問題は生じるものだ。
- 物事が予定から外れることはあるものだ。
しかし、優秀なマネージャーは、すでに想定外の事態を想定しているため、このような状況に対処する方法を知っている。彼らはリスク管理について十分に研究しており、どのような複雑な事態が起こりうるかを知っていて、それに対する答えもすでに持っている。彼らは船を正しい方向に航行させる責任がある。これが、「プロジェクトマネージャーは何をするのか」という質問に対する答えの核心である。
プロジェクトマネージャーは、スケジュール、予算、リソースに集中するだけでなく、チームが最高の仕事をするように動機付けなければならない。
プロジェクトマネージャーは、各メンバーが効率的に働けるようモチベーションを高めるために、チームメンバーのことをよく知らなければならない。プロジェクトマネージャーは、異なるチームメンバー間に生じるあらゆる対立をコントロールし、全員が自分の仕事に満足し、評価されていると感じられるようにしなければならない。
チームのモチベーションが適切でなければ、さまざまな不必要な問題が発生し、プロジェクトのペースは非常に遅くなる。だから、ときどきチームのモチベーションを高めることがとても重要なのだ。
プロジェクトマネジャーの主な責任は、プロジェクトを期限内に納品することだ。
- 簡単なことのように聞こえるかもしれないが、プロジェクトの成功は多くの要因に左右される。
- マネージャーは、プロジェクトにおけるすべての結果の計画、調達、管理が時間内に完了するようにしなければならない。
- 彼はまた、予期せぬ問題が発生することも計算に入れておかなければならず、非常に迅速に解決しなければならない。
プロジェクト終了後、優れたマネージャーはミーティングを開き、すべてが計画通りに進み、プロジェクトが成功したことを確認する。また、もっとうまくやれたはずのことを検討し、今後のプロジェクトに反映させる。
以下は、プロジェクトマネジャーが定期的に処理しなければならない仕事である。
予算管理はプロジェクトマネージャーの最も重要な仕事の一つである。プロジェクトが決められた予算内で完了するようにしなければならない。
- 小規模なプロジェクトの場合、毎週、場合によっては毎月、予算を見直し、決められた限度額以上の支出をしていないかを確認する必要がある。
- 小規模なプロジェクトなら、どんな予算でも対応しやすい。
- しかし、大規模なプロジェクトでは、プロジェクトマネージャーは毎日予算を見直して、予算を使いすぎていないかを確認しなければならない。
プロジェクトが割り当てを超えないようにするには、留意しなければならないことがたくさんある。
プロジェクトマネージャーは、特定のプロジェクトに適したチームの重要性を熟知しており、プロジェクトに最も適したチームを構築する。
- 人によって長所も短所も違うので、すべてのプロジェクトに同じチームを選ぶのは理想的な解決策ではない。
- 最高の仕事をするためには、チームのメンバー一人ひとりのことを考えなければならない。
適切なチームを選んだ後は、彼らのモチベーションが適切に保たれ、幸せであることを確認しなければならない。優秀なマネージャーは、チームの士気を高め、彼らが仕事に全力を注げるようにするために、さまざまなエクササイズを行う。インセンティブを与えるのも非常に良い方法だ。
プロジェクト・マネージャーはまた、全員が同じ見解を持ち、プロジェクトが前進していることを確認するための連絡役でもある。
- 異なるチームやメンバー間で対立が生じた場合、プロジェクトマネージャーは状況を和らげ、全員が与えられた時間内にプロジェクトを成功させることに集中できるようにする。
- チーム間のコミュニケーションが悪かったり、メンバー間に問題があったりすると、チームのパフォーマンスに大きく影響し、プロジェクトの質も低下する。
だから、プロジェクトマネージャーにとって、全員がプロジェクトに参加し続けることは非常に重要な仕事なのだ。
プロジェクトマネジャーの仕事は非常にペースが速く、毎日が違う。毎日新しい問題に対処し、プロジェクトのスケジュールに影響を与えないようにしなければならない。プロジェクトの各フェーズに応じて、プロジェクトマネジャーの日々の責任は次のようになる。
- リーダーやすべてのステークホルダーとミーティングを行い、プロジェクトの範囲を決定する。
- プロジェクトの予算を決定し、それ以上の資金が必要な場合は財務チームに資金提供を依頼する。
- 事前にプロジェクト全体を計画し、与えられた時間内にプロジェクトを完了するためのマイルストーンと目標を設定する。
- チームメンバーとコミュニケーションをとり、プロジェクトの状況を監視し、目標やマイルストーンが所定の期間内に達成されていることを確認する。
- プロジェクトの様々な段階でどのような問題が起こり得るかを念頭に置き、これらの問題に対する解決策を用意しておく。
- プロジェクトの進捗状況を確認するため、毎日、または可能な限り頻繁にミーティングを行う。
- チームメンバー間でタスクの配分を変更し、定員オーバーや定員割れを起こさないようにする。
- 仕事で悩んでいるチームメンバーを助ける。
これが、「マネージャーは普段何をしているのか」という質問に対する答えだ。プロジェクトマネージャーは、日々のプロセスで様々な仕事をこなします。もし、あなたがプロジェクトマネージャーや何らかのマネージャーになろうと考えているのであれば、それは非常に厳しい仕事であり、プロジェクト全体とあなたのチームにも責任を持つことになることを知っておかなければなりません。
プロジェクト・マネージャーとは何をする人なのか？まあ、それは上で詳しく見た。あらゆる組織の成功において、プロジェクトマネージャーは重要な役割を担っている。プロジェクト全体を俯瞰し、与えられた期限内にプロジェクトが無事に完了するようにするのだ。ガントチャートは、期限を管理するための素晴らしいツールだ。適切なプロジェクトマネージャーがいなければ、組織は生き残れない。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
