プロジェクトを運営するとなると、他の人たちよりも さらに深く関わり、責任を負う人たちがいることを知っているはずだ。プロジェクトがどうなるかということだけに、実際に利害関係を持つ人たちがいることをご存じだろう。それがプロジェクトのステークホルダー だ。
彼らがどんな人物で、どんな仕事をしているのか、もう少し詳しく見てみよう。そして、プロジェクトを成功させるために、なぜ彼らが必要なのか。結局のところ、あなたは自分のビジネスのために可能な限りのことをしていることを確認したいのだ。
まず、プロジェクトのステークホルダーとは、何らかの形でプロジェクトに投資している人々のことである。ステークホルダーというと、何かに金銭的な投資をしている人というイメージがあるかもしれない。しかし、プロジェクトマネジメントに関しては、実はそうではない。その代わり、ステークホルダーとは、あなたのビジネスの各部門、クライアント、プロジェクト遂行を支援するチームなどを指します。これらの人々は、あなたが今いる場所からプロジェクトが完了するまでの手助けをする責任者なのです。
ステークホルダーの実際の定義を見てみると、プロジェクトに積極的に関与している人のことだ。それは個人かもしれないし、組織全体かもしれない。そして、プロジェクトが完了するかどうか、完了する方法によって影響を受ける人物や組織であることを意味する。つまり、（通常は）金銭的な利害関係はないが、何か問題が起きれば失うものがある。また、物事がうまくいけば得るものもある。彼らはプロジェクト全体に対して利害関係を持っているのだ。
ステークホルダーのなかには、極めて明白なものもあることを心に留めておいてほしい。また、少し目立たない人もいる。それだけでなく、プロジェクトに大きな利害関係を持つ人もいる。プロジェクトでは重要な役割を担っているが、意思決定では小さな役割しか担っていない人もいるかもしれない。あるいは、プロジェクトでは脇役だが、意思決定では大きな役割を担っている人もいるかもしれない。そのような人たちが誰なのか、そしてチーム全体に対して実際にどのような責任を負っているのかを知っておきたい。そうすることで、全員を仕事に集中させ、必要なところに配置することができる。
私たちは、あなたが取り組んでいるプロジェクトにおいて、2つの異なるタイプのステークホルダーを見ることができます。ひとつは社内のステークホルダー、もうひとつは社外のステークホルダーだ。これらは非常に重要な人々であることを覚えておいてほしい。どのタイプのステークホルダーであっても、あなたはそれぞれのステークホルダーに注意を払い、彼らが何を必要としているのか、どうすればそれを達成できるのかを理解する必要がある。また、彼らがチームの他のメンバーとどのように関わっているかを考え、すべてを円滑に進められるようにする必要がある。
社内のステークホルダーとは 、あなたのビジネスの内部にいる人たちのことである。プロジェクトであなたと一緒に働いているチームメンバーです。また、プロジェクトを確実に遂行する責任者でもある。つまり、プロジェクトマネジャー、組織マネジャー、リーダー、エグゼクティブなどだ。基本的に、プロジェクト全体に何らかの利害関係を持つビジネス関係者であれば、誰でも社内のステークホルダーとみなされる。これらの人々は、あなたが最も協力しやすく、彼らがこのプロセスから必要な利益を得ていることを確認しやすい人々である。
社外のステークホルダーとは、組織の外部にいるが、起きていることに利害関係を持つ人々のことである。顧客や投資家などである。また、支払いを待っているサプライヤーや、あなたの製品やサービスを利用する人々も含まれる。これらの人々は、社内の利害関係者とその行動によって影響を受けることになる。あなたの製品やサービスを購入したり利用したりする人が必要であり、あなたやあなたが提供したいものに投資してくれる人が必要だからだ。
もしあなたがプロジェクトマネージャーなら、あなたの仕事はプロジェクトが正しく進行していることを確認することだ。これには、すべてのステークホルダーがプロセス全体を通して何が起こっているかを知るようにすることも含まれる。彼らは十分な情報を得るべきであり、あなたが取り組んでいるプロジェクトに（どこまでであれ）関わるべきである。彼らは、起きていることすべてに賛同し、いつまでに何をしなければならないかを知っているべきです。しかし、彼らは幸せであるべきでもある。
ステークホルダーが誰であるかが分かれば、ステークホルダー分析のプロセスに進むことができる。ここで、誰がどのように関与しているのかをより深く理解することができる。これは間違いなく重要なステップであり、あなたのチーム全体がすべてのステップで正しい見解を持つようにするものだ。では、どのようにして完全なステークホルダー分析を行うのか？これから詳しく見ていこう。
まず最初にすべきことは、あなたのビジネスにおいて利害関係者とみなされるさまざまな人々のリストを書き出すことだ。社内外のステークホルダーがいることを忘れないでほしい。また、プロセス全体を通してステークホルダーがいることも忘れてはならない。プロジェクトの最後まで物資を持ち込まない人がいたとしても、彼らはステークホルダーであり、リストに加えることが重要である。その人物を見逃したり、その人物がプロジェクトに与える影響を理解できなかったりすると、後々、プロジェクトがうまくいかなくなる可能性があるからだ。
あなたが特定した利害関係者のうち、最も重要になりそうなのは誰ですか？プロジェクトの結果にとって最も重要な人物から、それほど重要でない人物まで、何らかの順序で並べましょう。最も重要な意思決定者、あるいは重要視される意思決定者はリストの一番上に来るはずです。プロジェクトに責任はあるが、それほど重要な意思決定者ではない人たちは、リストの一番下に置く。彼らはプロジェクトでそれほど大きな役割を果たすわけではないが、それでも重要であることには変わりないので、彼らをリストに加える必要がある。
ステークホルダーが誰なのかだけでなく、彼らがこのプロジェクトに何を期待しているのかも十分に理解しておきたい。彼らはプロジェクトについて目標や基準を設定しているのか？それらはあなたのものと似ているのか、それとも違うのか？彼らはどのような疑問や懸念、期待を持っているのか？この投資に関して、あなたが何を望み、何を必要としているのか、あなたと各ステークホルダーが同じ考えであることを確認するにはどうすればいいのだろうか？
まず最初にすべきことは、各利害関係者と話し合うことだ。プロジェクトがうまくいくように、これらすべてを知っておきたい。利害関係者の全員が、あなたのプロジェクトに対して同じ関心や同じ期待を抱いているわけではないことを覚えておいてほしい。プロジェクトマネージャーであるあなたの仕事は、期待を管理し、全員が同じ目標に向かっていることを確認することです。あなたが得ようとしている結果がどのようなものかを理解し、その結果に向かって努力することを確認したい。
これらのことをすべて行った後も、チームを管理する方法を知る必要がある。ビジネスやプロジェクトのどの段階でも、何をすべきかを理解する必要がある。そして、ステークホルダーを満足させ、彼らの意見を尊重しながらも、全体として正しい決断を下せるようにしたい。時にはそれは、チームの他のメンバーを無視したり、皆に好まれない決断をしたりすることを意味する。プロジェクトマネージャーとして、たとえ不評であっても正しい決断を下すようにしなければならない。
真の意味でチームを管理するためには、全員の責務を書き出しておくとよい。そうすることで、誰がいつまでに何をすべきかを知ることができます。また、チームや関係者全員に、あなたが真剣に物事に取り組んでいること、仕事をやり遂げられる人材を求めていることを伝えることができる。言うまでもなく、これは各個人に自分の責任を知らせることになるので、誰が何を担当したかをめぐって人間同士が混乱することもない。
ルーティンに流され、自分の仕事であるはずのことを見逃してしまうのは、とても簡単なことだ。各人が負っている責任をすべて書き出すことで、自分に与えられた任務も把握しやすくなる。リストに優先順位をつけておけば、どの仕事を最も早く終わらせる必要があるのか、あるいは最も注意深く細部にまで気を配る必要があるのかがわかる。そこから、彼らが完了する責任のある残りの小さな仕事をリストアップして、物事を常に把握できるようにすることもできる。
利害関係者と仕事をする場合、1回きりで終わりというアプローチはとれない。つまり、1度会っただけで別の方向に向かい、物事がうまくいくと思い込んではいけないということだ。そうではなく、彼らと一緒に仕事をし、彼らと交流できる定期的な時間を設け、彼らのタスク（そして彼らもあなたのタスク）を守るようにするのだ。チームと定期的に交流することで、問題が大きくなる前に見つけることができる。
大きなプロジェクトでも小さなプロジェクトでも、コミュニケーション不足は大きな問題になりやすい。仕事を一緒にやってくれると信頼している人たちと話をしないのであれば、実際にどうやって物事を成し遂げるつもりなのだろうか？そうではなく、そのような人たちと定期的に話し合い、全員が同じ考えを持っていることを確認してください。そうすることで、仕事をより早く終わらせることができ、プロジェクト管理システムに従っていることを確認することができる。
プロジェクト管理システムを開始する準備には、役立つプログラムが必要です。Instaganttは、あなたとあなたのチーム全体がタスクにとどまるのを助けるガントチャートを提供します。このサービスは、スケジュール、タスク、期限などをレイアウトするために必要なすべてのチャートとタイムラインを提供します。これは、ステークホルダーのためにベストを尽くす上で重要なことです。
もし利害関係者がいなければ、一人でやることになり、それは特に新興企業にとっては決して良い考えではない。だから、プロジェクトマネジメントのまったく新しい方法を試すことに興味を持ってくれそうな人（あるいは数人）を探そう。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
