プロジェクトの優先順位の付け方。究極のガイド

クライアントや一緒に仕事をする組織との強いコミュニケーションが必要だ。第二に、どのようなプロジェクトを扱おうとしているのか、その詳細や以前の組織のワークスタイルをすべて把握しておく必要がある。

より良い方法でプロジェクトの優先順位を決定するためのステップ：

以下の手順に従ってください。

1.ビジネス目標を特定する

プロジェクトの優先順位を決めるには、会社の目標と、その目標を達成するために会社がとっている戦略に目を通す必要がある。

会社の目標を把握することで、プロジェクトの目標をより明確に設定し、その目標に向けて取り組むことができる。明確なビジネス目標があれば、ビジネスプロジェクトの優先順位のトップにどのタスクを据えるかを決めることができる。

相手の組織の過去と現在の戦略を研究することなしに、その組織の目的とミッション・ステートメントを知ることはほぼ不可能である。

目標の重要性：

• 企業の目標は非常に明確かつ具体的であるべきであり、成功への進捗状況を測定し、具体的なビジョンを設定することができる。
• 目標は、組織のミッション・ステートメントを定義し、従業員のパフォーマンスがミッションに合致しているかどうかを分析するのに役立つ。

目的/使命の種類：

企業の目的には2種類ある：

• 公式目標

これらは企業や組織のミッション・ステートメントである。これらは長期的な目標であり、組織の評判や公共イメージを作り上げるために設定される。

• 運営目標

これらは通常、ビジネス・プロジェクト中にのみ策定される一時的な目標である。

2.ToDoリストを作る

プロジェクトを開始する前に、プロジェクトの完了に必要なすべての可能なタスクを含むToDoリストを作成する必要があります。ToDoリストは、山積みの仕事を時間内に終わらせるための正しい方向性を示す、仕事のベースとなるものだ。

通常、To Doリストはプロジェクトを始める前に作成する。 ToDoリストは、プロジェクトの優先順位を決める方法を見つけるのに役立つ。ToDoリストには2つのタイプがある：

• チームToDoリスト

このリストはプロジェクト開始時に作成され、チーム全体で合意する。

• 個人的なToDoリスト

チームの各メンバーは、目標を達成するためのToDoリストを作成する。

ToDoリストの重要性：

ToDoリストは以下の点で重要である：

• ToDoリストは、山積みの仕事に対処し、プロジェクトの優先順位をつけるのに役立つ。
• ToDoリストは、チームリーダーとして、どのメンバーにどのタスクを割り当てるかを期限付きで決めるのに役立つ。
• これらのリストはまた、あなたを自立させ、次に何をすべきかを他人に尋ねる必要がなくなる。あなたは自分自身のリーダーになるために、自分自身の計画を持っているのだ。

3.目標を分類する（ビッグ・ロックス）

カテゴリー分けは、プロジェクトの優先順位のつけ方の指針になる。仕事を分類することで、最初にやることを優先させることができる。山積みになった過重な仕事から、1分も無駄にすることなく効率的に完了させなければならない、最も重要な目標を示す大きな石を切り離すのだ。

これからやろうとしているタスクやイベントを次々に整理していくことで、タスクの優先順位を4つのカテゴリーに大別することができる：

• 重要かつ緊急の中華鍋

これらのタスクはリストの中で最優先される。これらのタスクは最も重要であり、こなさなければならない。批判的に考えることは、戦略を練るストレスにつながるかもしれないが、これらのタスクを完了する間に直面する問題に対処する方法を見つけることによって、積極的にならなければならない。

既成概念にとらわれず、穏やかな心で思考を広げることで、これらの目標を簡単に達成することができる。

• 重要だが緊急ではない仕事

この種の仕事は重要だが緊急ではない。だから、タイムラインに従う必要はない。この仕事に時間を費やすには、自分のビジョンや使命を含み、時間に制限されることなく自分がコントロールできることに集中すればいい。

• 重要ではないが緊急の仕事

このカテゴリーには、緊急ではあるが重要ではない仕事、例えば、コミュニケーション・ギャップを埋めるため、あるいはディスカッションをするためだけにクライアントと緊急ミーティングをするような仕事も含まれる。このカテゴリーは危機管理に属すると言えるかもしれない。

• 重要でも緊急でもない仕事

このカテゴリーには、価値観はないが、重要な目標を達成するためにやらなければならない仕事や責任が含まれる。例えば、ウェブ閲覧やソーシャルメディアの利用は、トレンドや他の人がプロジェクトに採用している方法をチェックするためだけだ。

チームマネジメントのスキルアップにもなる。新しいことを学び、スキーを向上させることができる。もちろん、仕事の責任に関わる小さなことを無視してはならない。この姿勢は、どんな状況でも、より大きな重要な課題に取り組む助けとなるからだ。

4.ガントチャートの作成

ガント・チャートは、プロジェクトの優先順位の付け方をよく定義している。例えば、あなたが土木技師で、プロジェクトの完了まで何度も繰り返さなければならない重要なタスクのリストが含まれている。

ガントチャートを使えば、1週間や1ヶ月に何回訪問するのか、訪問日を予定することができる。

ガントチャートは、タイムラインとステータスを表示する水平のバーです。プロジェクトにかかる時間や、その遂行に必要なツールの種類を分析するのに役立つ。

• ガントチャートの作成方法

        Googleシートやエクセルを使って作成することもできるし、「共同プロジェクト管理ソフトウェア」を使って構築することもできるが、最適な機能を選べるかどうかはニーズ次第だ。

• プロジェクト管理におけるマニフェスト

ガントチャートは、プロジェクト計画へのアプローチに役立ちます。プロジェクトを成功させるためには、コラボレーションとコミュニケーションが必要である。

• プロジェクトの浄化方法

チーム全員をプロジェクトに招待することで、各自が担当するタスクのチャートをフィルターにかけることができ、時間の優先順位をつけやすくなる。

   それを顧客と共有することで、常にフィードバックをする必要性を最小限に抑えることができ、ロジスティクスの問題もなく継続的に仕事をすることができる。

5.新しいプロジェクトにノーと言うことを学ぶ

膨大な仕事を抱えて重要なプロジェクトに取り組んでいるときに、クライアントや上司から効率的にこなせない別のプロジェクトを命じられたら、新しいプロジェクトは断ったほうがいい。

それはキャリアの問題であり、不完全で質の低い仕事を納品すれば、将来のキャリアに暗雲が立ち込めるかもしれない。はっきりとノーと言いたくないのであれば、クライアントが持ってきた新しいアイデアをブレインストーミングする時間を取ることだ。

新しいプロジェクトについてクライアントの話を聞いた後、礼儀正しく、適切な言葉を使って、多忙を理由に新しい仕事を始めることを断りましょう。クライアントの新しいプロジェクトが進行するには適切な時間が必要であり、あなたの多忙なスケジュールではそれが不可能であることを説得しなければならない。

6.期限厳守

期限は、いつまでにプロジェクトに取り組まなければならないかを思い出させるために設定される。期限は、限られた時間内に正確に仕事を完了させるために、自分自身を管理する鍵となる。

期限管理：

通常、人はプロジェクトの完了にかかる時間を過小評価し、それを考慮せずに承諾してしまう。締め切りを管理するには次のような方法がある：

• まず第一に、自分がどのようなプロジェクトで雇われ、それを完了するために何が必要なのかを理解する必要がある。 納期が複雑なタスクの場合は、タスクを割り当てた人にその旨を伝えましょう。
• 次に、チーム、ツール、トレーニング、素材、そして十分な時間といった適切なソースを手に入れる必要がある。
• このような状況では、クライアントとコミュニケーションをとり、新しい納期を要求し、次回はこの納期を守ることで解決するのがよい。

結論

Keeping in mind all the above steps you can learn how to prioritize projects surely.プロジェクト・マネージャーにとって、このデータは、最初にやるべきことを優先し、データを整理し、期限を守り、重要なタスクを週次、月次で繰り返しスケジューリングする場合に役立つだろう。

常にスイッチが入っていないと、物事を台無しにしてしまう可能性があるからだ。

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