あるプロジェクトを任されたとき、突然のことで精神的な準備ができていなかったとしても、パニックになったり、焦ったりしてはいけない。組織で仕事をしている間、あるいは自分の仕事やプロジェクトを持っている間、どんな状況にも対応できるよう、精神的な準備をしておくべきです。
クライアントや一緒に仕事をする組織との強いコミュニケーションが必要だ。第二に、どのようなプロジェクトを扱おうとしているのか、その詳細や以前の組織のワークスタイルをすべて把握しておく必要がある。
以下の手順に従ってください。
プロジェクトの優先順位を決めるには、会社の目標と、その目標を達成するために会社がとっている戦略に目を通す必要がある。
会社の目標を把握することで、プロジェクトの目標をより明確に設定し、その目標に向けて取り組むことができる。明確なビジネス目標があれば、ビジネスプロジェクトの優先順位のトップにどのタスクを据えるかを決めることができる。
相手の組織の過去と現在の戦略を研究することなしに、その組織の目的とミッション・ステートメントを知ることはほぼ不可能である。
目標の重要性：
企業の目的には2種類ある：
これらは企業や組織のミッション・ステートメントである。これらは長期的な目標であり、組織の評判や公共イメージを作り上げるために設定される。
これらは通常、ビジネス・プロジェクト中にのみ策定される一時的な目標である。
プロジェクトを開始する前に、プロジェクトの完了に必要なすべての可能なタスクを含むToDoリストを作成する必要があります。ToDoリストは、山積みの仕事を時間内に終わらせるための正しい方向性を示す、仕事のベースとなるものだ。
通常、To Doリストはプロジェクトを始める前に作成する。 ToDoリストは、プロジェクトの優先順位を決める方法を見つけるのに役立つ。ToDoリストには2つのタイプがある：
このリストはプロジェクト開始時に作成され、チーム全体で合意する。
チームの各メンバーは、目標を達成するためのToDoリストを作成する。
ToDoリストの重要性：
ToDoリストは以下の点で重要である：
カテゴリー分けは、プロジェクトの優先順位のつけ方の指針になる。仕事を分類することで、最初にやることを優先させることができる。山積みになった過重な仕事から、1分も無駄にすることなく効率的に完了させなければならない、最も重要な目標を示す大きな石を切り離すのだ。
これからやろうとしているタスクやイベントを次々に整理していくことで、タスクの優先順位を4つのカテゴリーに大別することができる：
これらのタスクはリストの中で最優先される。これらのタスクは最も重要であり、こなさなければならない。批判的に考えることは、戦略を練るストレスにつながるかもしれないが、これらのタスクを完了する間に直面する問題に対処する方法を見つけることによって、積極的にならなければならない。
既成概念にとらわれず、穏やかな心で思考を広げることで、これらの目標を簡単に達成することができる。
この種の仕事は重要だが緊急ではない。だから、タイムラインに従う必要はない。この仕事に時間を費やすには、自分のビジョンや使命を含み、時間に制限されることなく自分がコントロールできることに集中すればいい。
このカテゴリーには、緊急ではあるが重要ではない仕事、例えば、コミュニケーション・ギャップを埋めるため、あるいはディスカッションをするためだけにクライアントと緊急ミーティングをするような仕事も含まれる。このカテゴリーは危機管理に属すると言えるかもしれない。
このカテゴリーには、価値観はないが、重要な目標を達成するためにやらなければならない仕事や責任が含まれる。例えば、ウェブ閲覧やソーシャルメディアの利用は、トレンドや他の人がプロジェクトに採用している方法をチェックするためだけだ。
チームマネジメントのスキルアップにもなる。新しいことを学び、スキーを向上させることができる。もちろん、仕事の責任に関わる小さなことを無視してはならない。この姿勢は、どんな状況でも、より大きな重要な課題に取り組む助けとなるからだ。
ガント・チャートは、プロジェクトの優先順位の付け方をよく定義している。例えば、あなたが土木技師で、プロジェクトの完了まで何度も繰り返さなければならない重要なタスクのリストが含まれている。
ガントチャートを使えば、1週間や1ヶ月に何回訪問するのか、訪問日を予定することができる。
ガントチャートは、タイムラインとステータスを表示する水平のバーです。プロジェクトにかかる時間や、その遂行に必要なツールの種類を分析するのに役立つ。
Googleシートやエクセルを使って作成することもできるし、「共同プロジェクト管理ソフトウェア」を使って構築することもできるが、最適な機能を選べるかどうかはニーズ次第だ。
ガントチャートは、プロジェクト計画へのアプローチに役立ちます。プロジェクトを成功させるためには、コラボレーションとコミュニケーションが必要である。
チーム全員をプロジェクトに招待することで、各自が担当するタスクのチャートをフィルターにかけることができ、時間の優先順位をつけやすくなる。
それを顧客と共有することで、常にフィードバックをする必要性を最小限に抑えることができ、ロジスティクスの問題もなく継続的に仕事をすることができる。
膨大な仕事を抱えて重要なプロジェクトに取り組んでいるときに、クライアントや上司から効率的にこなせない別のプロジェクトを命じられたら、新しいプロジェクトは断ったほうがいい。
それはキャリアの問題であり、不完全で質の低い仕事を納品すれば、将来のキャリアに暗雲が立ち込めるかもしれない。はっきりとノーと言いたくないのであれば、クライアントが持ってきた新しいアイデアをブレインストーミングする時間を取ることだ。
新しいプロジェクトについてクライアントの話を聞いた後、礼儀正しく、適切な言葉を使って、多忙を理由に新しい仕事を始めることを断りましょう。クライアントの新しいプロジェクトが進行するには適切な時間が必要であり、あなたの多忙なスケジュールではそれが不可能であることを説得しなければならない。
期限は、いつまでにプロジェクトに取り組まなければならないかを思い出させるために設定される。期限は、限られた時間内に正確に仕事を完了させるために、自分自身を管理する鍵となる。
期限管理：
通常、人はプロジェクトの完了にかかる時間を過小評価し、それを考慮せずに承諾してしまう。締め切りを管理するには次のような方法がある：
Keeping in mind all the above steps you can learn how to prioritize projects surely.プロジェクト・マネージャーにとって、このデータは、最初にやるべきことを優先し、データを整理し、期限を守り、重要なタスクを週次、月次で繰り返しスケジューリングする場合に役立つだろう。
常にスイッチが入っていないと、物事を台無しにしてしまう可能性があるからだ。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
