プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトマネジメントチームは熟練した プロフェッショナルでなければならない。プロジェクト・マネジャーが効果的な計画を立て、チームの協力を得ながらそれに従って行動することで、ほとんどのプロジェクトは実りある結果を得ることができる。
プロジェクトマネージャーは、予算、成果、顧客からのフィードバックなど、さまざまな側面を同時に考慮する必要がある。プロジェクト・マネジメントは、顧客の要求を満たすために、プロジェクトをさまざまなステップに分けて管理するスキルであり、ビジネスが市場で持続可能性を得るための大きな理由である。
以下に、プロジェクトマネジメントの5つのフェーズについて紹介する。
プロジェクトの計画を最終決定する前に、いくつかの必要なスタート地点に立つ必要がある。経営陣、オーナー、利害関係者が一堂に会してアイデアを出し合い、プロジェクトのゴール、名称、目的を最終決定する。
書面による契約は、企業と利害関係者の間の合意として締結され、プロジェクトの取引を保証する。設定された目標を達成し、利害関係者の要求を満たすための正しい戦略を決定するために、必要な調査が行われる。
これから始めようとしているプロジェクトが実現可能かどうか、利益を得られるかどうか、世間的に良い評判を得られるかどうかを証明するために、いくつかのテストが行われる。プロジェクトを時間通りに完了させるために、強力で熟練したチームが雇われる。プロジェクトマネジメントのこの最初の、そして非常に重要な段階は、プロジェクトを成功させるための様々な鍵を扱う。
プロジェクトの開始フェーズでは、このプロジェクトを開始する理由とチームにとっての重要性を説明する。重要かつ必須の文書を作成し、ステップの整合性を設定する。ビジネス面については、経営陣や利害関係者、財務リスクも含めて詳細に議論する。
その後、その国の法律と利益の可能性に関して、プロジェクトの適合性を見積もる。これは、このプロジェクトが実りあるものになるかどうかを、市場における現代のビジネス需要と比較することによって見積もるのに役立つ。
この見積もりの後、プロジェクトの目標を明確に定義する文書の一種であるプロジェクト憲章が作成され、正式なタスクのリストが作成され、チームメンバー全員のプロジェクトに取り組む時間もスケジュールされる。
次のステップはチームメンバーの選定だ。プロジェクトを正しく遂行するために、熟練した経験豊富な人材が選ばれる。
熟練したチームを選出した後、プロジェクト・マネージャーはスケジュールを共有し、各メンバーに具体的な職務を割り当てることで、それぞれのタスクを特定する。
プロジェクトマネジメントの5つのフェーズの中で、非常に重要かつ基本的なフェーズである。
取締役会レベルで温かく話し合い、プロジェクトを承認した後、プロジェクトマネジメントの次の重要な段階がやってくる。
プロジェクトを機能させる前に、プロジェクトの目標を達成するための計画を立てる必要がある。この目的のために、以下のようなさまざまなステップが踏まれる。
プロジェクトに取り組み始めたら、定期的に行う日々のタスクを明確にする必要がある。ビジネス学者によれば、計画書は必須であり、タスクを思い出させ続けることが成功の鍵だという。
だからまず、ToDoリストを文書とソフトの両方で作成すること。そして、チームメンバーとのコミュニケーションを大切にし、正しい方向へ導いてください。
週や月の目標を達成できたかどうかを分析するために、自分自身に責任を持つ必要がある。自分の仕事を明確に分析するには、仕事を始める前にガントチャートを作成し、毎日または週に1回実行するタスクをスケジュールする。
プロジェクトマネジャーは、チーム全体と個々のガントチャートを作成し、毎週または毎月チェックすることで、タスクの完了状況を明確に分析し、不足しているタスクがあれば必要なことを行うべきである。
ToDoリストとガントチャートを作成すれば、仕事を分類するのはとても簡単だ。最も重要で緊急な仕事を見つけ、それに集中する。大きな石は、恒久的ではないが、期限を守る前に実行することが重要なタスクを表している。
大きな岩はそれぞれ完成後に変更される可能性があり、プロジェクトの異なる大きな岩に対処するためにパラダイムをシフトする必要がある。
プロジェクト・マネジメントが成功するのは、経費を賄う計画がしっかりしているときだ。財務マネージャーとそのチームは、実行中のプロジェクトに投資する予定の概算費用予算を提示する。このプロジェクトに設定されたコストによって、チームは限られたリソースを使いながら予算内に収まることを決意する。
プロジェクトの進行中に発生する可能性のあるリスクについて、チェック・アンド・バランスを取ることが重要である。予測可能なリスクとそうでないリスクを評価し、甚大な被害を避けるために直ちに解決策を見出す計画が必要だ。
計画を立て、多くの書類を作成した後、実務段階に入る。理事会レベルで策定された計画が実践に移される。この段階は、他のすべての段階に比べて長い期間を要する、実際の作業段階である。
このフェーズでは、プロジェクトマネジャーは、プロジェクトが実行された後に評価されることになるため、より注意深く、プロジェクトに関心を持つ必要がある。
この段階には、以下のようなプロジェクトマネージャーの責任が含まれる。
プロジェクトマネジャーの肩にかかる責任は大きくなり、チームメンバー全員が自分の職務を全うし、指示されたとおりに仕事をこなしているかどうかを確認し、チームメンバーのパフォーマンスに目を光らせるという効果的な行動が求められるようになった。
さて、実際の作業では、予算や品質などに関するいくつかのリスクに直面する可能性がある。プロジェクトマネージャーは、そのリスクを評価し、期限内に解決する責任がある。
プロジェクトマネージャーは、チームメンバーが緩和を超えることなく予算を守っていることを確認する。また、予算を変更する必要がある場合は、実施前に話し合う必要がある。
企業の製品の品質は、市場での地位を決定し、公衆の間で評判になります。そのため、製品の品質について最新情報を得ることは必須である。
良好なコミュニケーションはプロジェクトを成功させるために必要であり、それは信頼と、作業員の効率を高めるポジティブな環境を提供するからである。
プロジェクトマネジメントの5大フェーズのうち、もう1つの重要なフェーズである。
計画を実行し、自社製品を納品し、世に出た後は、結果を調査する時だ。そのためには
このフェーズでは、プロジェクトマネジメントチームは、自分たちがたどっている道が、開始フェーズで設定した実際の目的につながっているかどうかをチェックし続ける。もしそうでなければ、プロジェクトマネージャーはそれをコントロールし、正しい道に導く責任がある。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの計画コストとチームが行った費用を比較し、それが正しいかどうかを分析する。もし答えがノーであれば、それは憂慮すべき事態であり、プロジェクトマネジャーに問題を引き起こす可能性があるが、投資家や利害関係者と良好なコミュニケーションをとることで解決することができる。
実績を評価し、予算やその他の測定可能な事柄のチェックとバランスを保つことは、プロジェクト・マネジャーがプロジェクトを簡単かつ効果的に管理する上で有利である。
他のフェーズと同様に重要なプロジェクトの最終フェーズは、プロジェクトの結果通知である。プロジェクトマネジメントのフォローアップの段階である。このフェーズでは、結果を測定し、計画と比較する。
プロジェクトマネジャーの責任として、結果をチェックし、クライアントへの納期が守られているか、曖昧な点を見つけ、弱点があれば修正する方法を提案する。契約を完了し、プロジェクトの成功を祝う。最終的な書類手続きを行い、完了後に契約を終了する。
最終的なレビューは、プロジェクト・マネジャーがミーティングや祝賀パーティーをアレンジして発表し、プロジェクト・マネジメントを実施する前の最初の段階で設定された予算、スケジュール、目的を達成したことを示す重要なポイントを説明する。
以上、プロジェクトマネジメントの5つのフェーズを紹介した。プロジェクトを成功させたいのであれば、プロジェクト・マネジャーとして会社に入り、プロジェクト・マネジメントのスキルを身につけ、プロジェクト・マネジメントの5つのフェーズに従って望ましい結果を出すべきである。
ガントチャートを作成することで、あなたやあなたのチームが予定通り、時間通りに、質の高い結果を出すことができます。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
