ビジネスにおいて、タスクやプロジェクトを管理する方法は様々です。過去に他のタイプのチャートを作成したことがある人も、初めての生産性向上の方法を探している人も、バーンダウンチャートはまさにあなたに必要なものかもしれません。バーンダウンチャートの仕組みと活用法を知っていればいいのです。そこから、あなたのプロジェクトとチーム全体が大きな利益を得ることができる。
バーンダウンチャートは、ガントチャートやカンバンボードに比べると、少し範囲が狭い。バーンダウンチャートは、非常に具体的で、すべてのタスクと関係者を詳細に記述する代わりに、特定のプロジェクトにどれだけの時間が残されているかに焦点を当てます。バーンダウン・チャートは、プロジェクト完了までに残された作業量と、作業完了までに残された時間という2つの異なる要素に注目します。そして、グラフによって、これらの質問に対する答えをシンプルかつ簡単に見ることができます。
これらのチャートも、2つの微妙に異なる方法で情報を見ます。例えば、スプリントのバーンダウンチャートを見て、完了する必要のあるタスクや測定したいタスクにどれだけの作業が残っているかを判断することができます。これによって、あなたやチームの他のメンバーは、短いスプリントでどのようなパフォーマンスをしているかを把握することができる。これはプロセスの非常に重要な部分となり、チーム全体がそのスプリントで可能な限り懸命に働いていることを確認することができる。短期間で完了させる必要がある大規模なプロジェクトに目標を設定する傾向があるなら、これは良い方法かもしれない。
また、製品バーンダウンチャートを作成することで、取り組んでいるプロジェクト全体の作業量を把握することができます。大規模なプロジェクトかもしれないし、小規模なプロジェクトかもしれませんが、あなたとあなたのチームは、進捗状況や完成までにあとどれくらい必要なのかを知りたいものです。製品バーンダウンを使えば、それが可能になり、プロジェクトを進めながら、すでにどれだけ完成したかを比較することができます。そうすることで、さらに多くの仕事を素早く終わらせることができます。
前のセクションで少し触れましたが、これももう一度見ておくべきことです。一般的に、バーンダウンチャートは、カンバンボードやガントチャートのような、他の生産性チャートの作成に最適です。これらのチャートのような詳細な情報は得られないが、進捗状況や、スピードを上げる必要があるのか、現状を継続する必要があるのかについて、適切な量の情報を得ることができる。
このようなボードを使うことで、プロジェクトが予定通りに進んでいるかどうかがわかります。カンバンボードでは、タスクがスケジュールのどの位置にあるのか、ガントチャートでは、期限までの期間や完了率までがわかりますが、それでもプロジェクト内で何が起きているのかを理解するのは難しいものです。バーンダウンチャートを使えば、開始時にどれだけやる必要があったのか、これまでにどれだけやったのか、期限までにどれだけやる必要があるのかを絵で見ることができる。
このタイプのグラフを使えば、自分の仕事のペースと、時間内に仕事を完了するために必要なペースを簡単に見ることができます。これによって、それを達成するのがより簡単になります。ペースを詳しく見て、それをチームの他のメンバーとも共有することで、全員がタスクやプロジェクトを最後までやり遂げるために何がまだ必要かを確認することができます。
デザインがとてもシンプルでわかりやすいので、誰でも簡単にチェックできる。短時間で見ることができ、何がまだ必要なのか、どれくらい前進しているのか、すぐにフィードバックを得ることができる。少なくとも1日1回はチェックし、1日の始まりか終わり（あるいはその両方）に、自分がどのような状況にあるかを確認したいものだ。そうすることで、あなたとあなたのチームは、軌道に乗ったり軌道に留まったりするために次に何をすべきかを考えることができる。
特定のプロジェクトのバーンダウンチャートを作成すると、2つの異なる線が表示されます。グラフのY軸は、残っている仕事の量です。X軸は、作業を完了するまでの時間です。この2つがグラフの作成に役立ち、読みやすくなります。また、追跡する内容によって時間軸が長くなったり短くなったりしますが、仕事の量は100％から0％まで細かく表示することができます。
グラフそのものを手に入れたら、そこには2本の線が存在する。1本目は理想的な仕事の線。これは100％から0％までの作業を結んだ線である。つまり、プロジェクトを開始してから終了するまでに、どのようなペース配分で進めれば、つまづきを最小限に抑えられるかを示している。もし最適なレベルで仕事をするのであれば、このペースですべてを完了させることになる。しかし、常にそうなるとは限らない。そうやって物事が進むことはほとんどない。
2行目は、実際の残作業量です。これは、毎日締め切りのある仕事の量を見て、どれだけやり終えて、どれだけまだやる必要があるかを示すグラフを作成します。頻繁に更新されるため、正確であり、進捗状況を知ることができる。実働線が理想線より上にある場合は、予定通りに進めるにはもう少し仕事を増やす必要があることを意味します。理想的なラインより下にある場合は、予定より進んでいることを意味する。
あなたとあなたのチームがプロジェクトに取り組み続けることで、実際の作業ラインは変動し、残りの作業とのバランスを取ることに留意してください。つまり、プロジェクト完了までまだ時間が残っている場合は、現在いる場所を表示し、最後まで到達するための理想的な経路を示します。もしその道筋に従わなければ、作業を完了するたびに変化し、更新され続け、最善の道を示してくれる。重要なのは、頻繁にチェックすることだ。
バーンダウンチャートを使うと、いくつかの利点があります。重要なのは、バーンダウンチャートを適切に使うことと、スプリントやプロジェクトの早い段階からバーンダウンチャートを活用することです。そうすることで、タイムラインの終盤になって慌てることなく、最初からタスクを遂行しやすくなる。さらに、このような利点があれば、オプションもチェックしたくなるはずだ。
進捗状況を見る -このタイプのチャートで最初に気づくことのひとつは、情報がすぐに得られるということだ。何かを探したり、知りたいことを見るために長時間チャートを見たりする必要はない。すぐに見て、自分がどうあるべきかと比べてどうなのかを見ることができる。これにより、すぐにフィードバックが得られ、追加情報やアドバイスをすぐにチームの他のメンバーに伝えることができる。
See the Problems – If you and your team are running behind or in danger of running behind your burndown chart is going to let you know that in a very short amount of time.つまり、遅れをすぐに確認し、すぐに対策を講じることができるのです。実際の作業ラインが理想的な作業ラインより少しでも下がれば、それを見てすぐにほんの少しスピードアップして軌道に乗せることができる。もし問題に気づくのがずっと遅かったら、軌道に乗るにはそれだけスピードを上げなければならないことになる。
See What You Need –If you have members on your team that aren’t so great about reading some of the more complex charts or systems that you have then this is a great way to keep them informed.シンプルでわかりやすく、一目で読み取ることができます。必要なのは、2本の線を見て、それらが互いにどのような関係にあるかを比較することだけだ。そこから必要な情報はすべて得られる。これは、特に短期プロジェクトに取り組むときに最適なチャートだ。
バーンダウンチャートには素晴らしい可能性がありますが、注意したい点もあります。バーンダウンチャートがあなたのチームやプロジェクトマネジメントにとって正しい方法かどうかを判断するのに役立ちます。結局のところ、できることには限界がある。
スプリントを正確に計画し、残された時間と仕事を正確に把握する必要がある。スプリントを見誤ると、軌道を維持するのに苦労することになる。
チャートにすべてを記入し、すべてが正しく機能するようにする責任があるのはあなたです。もしあなたがタスクのバックログを完成させなかったり、タスクのバックログを入れなかったりすれば、不正確なチャートになってしまうかもしれません。
プロジェクトのスプリントを運営するときは、正しい道筋をたどり、すべてを正しく記録していることを確認したい。自分が何をしているのかを理解し、すべての基本的なルールを正しい方法で示す限り、このチャートがあれば、あなたとあなたのチームはずっとうまくいくでしょう。ただ、全員がこのチャートの設定方法と監視方法を理解していることを確認するだけだ。そして、すべてのタスクが適切に報告され、チャートが常に更新されるようにすること。
さまざまな種類のチャートや、完了しなければならない仕事をすべて追跡するさまざまな方法を検討し始める準備ができたら、バーンダウンチャートに目を向けるようにしよう。このタイプのチャートが、あなたやあなたのチームが完了させる必要のある仕事を見る方法を変えることができることに、あなたは驚くかもしれない。そして、迅速なシステムやトラッキングを考えるとき、バーンダウンチャートほど便利なものはない。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
