アジャイルミーティングは、効率的な協力と迅速な意思決定の原則を用いるため、アジャイルマネジメントの重要な要素の1つである。正しいアジャイルミーティングによって、チームは共通の基盤にとどまり、プロジェクト目標の達成に向けて取り組むことができる。このチームには、スクラムマスター、プロダクトオーナー、開発チームが含まれる。
アジャイルミーティングには、スプリントプランニング、デイリースクラム、スプリントレビュー、スプリントレトロスペクティブなど、さまざまな種類がある。すべてのミーティングは、チームの足並みをそろえ、新しい状況に迅速に対応し、一貫した絶え間ない進歩を適用するのに役立つ。もしあなたがプロジェクトマネジメントに携わっているのであれば、アジャイルミーティングについて知っておく必要があるだろう。
すべてのアジャイルミーティングには複数のメンバーがいる。誰がアジャイルミーティングに参加するかを知り、それに応じてアジェンダを準備することで、ミーティングをより効果的なものにすることができる。それは、それらのメンバーがそれぞれ異なる役割を果たすからである。そこで、ここではアジャイルミーティングの主要メンバーとその役割について説明する。
アジャイルミーティングにおける開発チームは、製品の開発に携わる専門家で構成される。各スプリントで計画通りに何が作られたかを他の人が示すのは、これらの成果物を前提にしている。ミーティングでは、プロジェクトを最も深く理解し、何が行われ、何が改善され、何が問題であるかを理解している彼らの意見が不可欠である。
スクラムマスターはアジャイルミーティングのプロセスを監督し、プロセスの流れを妨げたり、対処されないまま放置されたりするものがないことを保証する。これらのチェックリストは、議論が現在のスプリントの枠内で行われることを想起させるので、チームにとって有用である。
通常のマネージャーとは対照的に、スクラムマスターは人々の自主性とプロセスの最適化を促す。彼らの機能は、ミーティングをより的確なものにし、チームが成功や失敗を振り返るために座る場所として最も必要なものにする上で極めて重要である。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体の進捗と、時間、資産、範囲の関係を管理する責任がある。チームが日々タスクを実行する中で、プロジェクトマネージャーは戦略的な活動に責任を持ち続ける。ミーティングでは、より広い抽象的な内容やその他の問題に関心を持つ。
これらの問題には、開発の問題よりも、他の利害関係者とのコミュニケーション戦略の実施スケジュールなどが含まれる。ある意味ゲートキーパーであり、プロジェクトを推進しながらもアジャイルの原則に忠実であることを意味する。
プロダクトオーナーは、顧客のニーズとプロダクトバックログに責任を持つ。プロジェクトがチームにとって価値あるものであることを確認するために、スプリントプランニングやレビューなど、多くのミーティングで役に立ちます。
また、開発中の製品が自社のビジネスニーズに合っているかどうかを確認するために必要な意見を述べるために、レビューに出席する顧客や経営幹部もいる。彼らは、プロジェクトがスケジュール通りに進行し、その約束を果たしていることを確認する。
プロジェクトマネジメントの仕事をしていると、4つの異なるタイプのアジャイルミーティングで仕事をすることができる。これらのタイプはそれぞれ、そのゴールと実施方法が微妙に異なる。以下に、知っておくべき4種類のアジャイルミーティングの詳細を示す。
スプリントプランニングでは、次のスプリントで達成すべきプロジェクトの目標を設定することに重点を置く。各開発チーム、スクラムマスター、プロダクトオーナーが優先順位を交渉する。これらを組み合わせて、スプリント内で達成できるすべてのことに境界線を設定する。
プロダクトバックログを洗練させるのはプロダクトオーナーの責任であり、それに関わる労力を見積もる活動はチームが行う。このミーティングは、スプリントの作業を開始する前に、そのスプリントの焦点と目標を全員に認識させるためのものである。
毎日行われるスタンドアップは、わずか15分の短いものだ。チームの各メンバーは、何が終わったか、今日何をすべきか、どんな問題に出くわしたかを簡潔に報告しなければならない。スクラムマスターは、問題があれば確実に対処する。
このミーティングはチームを同じページに保つのに効果的で、1日に少なくとも1回はコミュニケーションのやりとりがあり、すべての問題がその場で解決されるようにする。こうすることで、1つのスプリントの期間中に、長い議論を使ってチームが選択した方向性から逸脱することを防ぐことができる。
スプリントレビューは、選択した各スプリントの終わりに行われるプロセスである。ステークホルダーは、開発チームが行った作業の進捗を見せられる。プロダクトオーナーは、結果がゴールを提供するものであるか、単に期待に応えるものであるかを検証する。
読者はコメントを提供し、変更の可能性について話す。この会議が行われることで、企業は透明性のおかげで進展したことについて意見を述べることができる。
スプリントレトロスペクティブは、チームのプロセスに関するすべてである。スクラムマスターがスプリントの終わりにこのミーティングの司会をする。チームメンバーは成功と失敗の観点から考えることができる。
現在のスプリントを終えた後、彼らは次のスプリントに向けてどのように準備するかを話し合う。このミーティングによって、常に見通しが強化され、将来問題を解決する際にチームがより効果的になる。
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ガントチャートを使うことは、プロジェクト管理タスクを改善する効果的な方法である。しかし、アジャイルミーティングを行う際には、すべてのステップを正しく行う必要がある。以下に述べる専門家のヒントは、効果的なアジャイルミーティングを実施するための正しい決断をするのに役立つだろう：
アジャイルミーティングは、参加者が集中して効果的に作業できるように、短時間に行うべきである。ふらふらせず、スケジュールの目的を守り、必要なタスクだけを完了させる。そうすることで、短いミーティングは意思決定の時間を最小限にすることにも貢献する。
プロジェクトマネージャーは、ミーティングを進める前に、プロダクトバックログの進捗をフォローしておく必要がある。また、チームがいくつかの優先順位を検討し、どのように作業を整理するのがベストかを考えることができる。準備されたバックログは、より効率的な会議と、次にすべきことの理解を深める結果になる。
会議の流れをコントロールするためにアジェンダを設定する必要がある。プロジェクトの範囲内であれば何でも議論するような委員会を作らないためにも、アジェンダは有効だ。それゆえ、会議の目的について人々に情報を提供し続けることができる。
会議の目的に特に関連した議論を維持する。計画を立て、見直し、あるいは何らかの問題を解決するために、目的を見失わない。これはまた、会議が変化を導くため、物事の方針を前進させるために活用されることを意味する。
プロジェクトマネージャーとして、ミーティング中に頻繁にフィードバックを行うようにする。強調された項目を確認し、さらなる議論とその後の修正に役立てる。チームメンバーは、チームが直面している問題を自由に共有することができ、状況への迅速な対応を助けます。
チームメンバー全員に、アイデアや疑問を述べるよう指導する。有益な解決策を得るためには、メンバーから意見を聞くことは非常に有効である。全員が平等に意見を聞き、考慮されていることを確認する。
会議の最終段階で行動と決定をまとめ、答えられなかったかもしれない質問に答える。こうすることで、すべての人が次に何をしなければならないかを理解し、後の混乱を防ぐことができる。
これらのポイントを実践することで、プロジェクトマネージャーは誰でもアジャイルミーティングをより効果的なものにすることができる。
現代のプロジェクトマネジメントの世界では、アジャイルミーティングという手法が広く使われている。すべてのアジャイルミーティングは、厳密な構造を持っているわけではない。しかし、伝統的なプロジェクトのようにガントチャートに従うことが役に立つこともある。
こうすることで、ミーティングは短く、直接的なものとなり、プロジェクトマネージャーは生産性を保証することができる。問題点についてのフィードバックとそれへの対処、そして明確な議題は、問題解決につながり、ひいてはプロジェクトの進展につながる。実際、チームのミーティングを成功させることで、プロジェクトの効率化と理想的なフローを実現することができる。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
