Struttura di ripartizione del lavoro
Quando si tratta di realizzare un progetto, uno degli aspetti più importanti è la struttura di ripartizione del lavoro. Si tratta di un processo che permette di suddividere il progetto e di comprenderlo meglio, oltre che di eseguirlo meglio. Ma sai bene cos'è e come funziona questo tipo di struttura? Ti spiegheremo tutti i passaggi e il processo che li accompagna. Se saprai come sfruttare al meglio il processo di scomposizione del lavoro, sarai in grado di portare a termine i progetti della tua azienda in modo molto più semplice.
Che cos'è la Work Breakdown Structure
Per prima cosa, approfondiamo un po' cos'è la struttura di ripartizione del lavoro. Questo tipo di struttura consiste nel dare un'occhiata più da vicino al tuo progetto e lavorare da lì. Una volta che sai qual è il progetto in sé, devi capire cosa serve per considerarlo un successo. È qui che entra in gioco la suddivisione. Devi suddividere il progetto in fasi più piccole. Devi sapere cosa deve essere completato, in quale momento e come deve essere fatto. Quindi, creerai dei compiti all'interno del tuo progetto e poi, se necessario, creerai dei sottocompiti.
All'interno di questa struttura dovrai anche sapere esattamente quando tutto dovrà essere portato a termine, ed è qui che entra in gioco la parte della struttura. Stai anche creando un calendario. Inoltre, dovrai sapere quanto costerà fornire ciascuno dei diversi passaggi, compiti e risultati che accompagnano il progetto. Una volta terminata la creazione di questa struttura, dovresti avere una solida comprensione di tutto ciò che serve per completare il progetto secondo le specifiche richieste.
Chi ha bisogno della Work Breakdown Structure?
La risposta è che chiunque voglia ottimizzare il processo di esecuzione di un progetto ha bisogno di una struttura di ripartizione del lavoro. Questo tipo di sistema renderà le cose più facili a chiunque abbia bisogno di creare un progetto e non deve essere usato solo da chi è responsabile dell'intero sistema. Mentre i manager, i capi, i team leader e altre persone di alto potere possono usare questa struttura per delegare i compiti e interagire con il team, anche i singoli individui possono usare questi processi.
I team leader, a qualsiasi livello dell'organizzazione, possono usare questa struttura per determinare ogni compito e sottocompito di un progetto. Da lì, possono usare questa struttura per delegare ogni compito e stabilire chi ne sarà responsabile. Questa è una parte importante del processo di presentazione di un progetto a un cliente o a una persona di livello superiore all'interno dell'organizzazione. Ma che dire dei singoli dipendenti dell'azienda? Come può funzionare per loro?
La struttura di scomposizione del lavoro può essere utilizzata per scomporre qualsiasi cosa su cui stai lavorando. Se ti viene assegnato un compito da portare a termine, è probabile che tu abbia diversi compiti più piccoli da svolgere per raggiungere l'obiettivo finale. Se devi progettare un bagno per un progetto di ristrutturazione, devi innanzitutto fare delle ricerche e conoscere le dimensioni dello spazio e la disposizione dell'impianto idraulico ed elettrico. Devi conoscere il budget a disposizione e stimare i costi dei materiali da costruzione e dei pezzi che dovranno essere inseriti nella struttura. Anche la definizione delle varie fasi può essere utile per non perdere nessun passaggio.
Chiunque può utilizzare questo tipo di struttura per creare un sistema più coeso e per assicurarsi di non perdere nessun passaggio quando lavora a un progetto. Anche i freelance possono lavorare con questa struttura per assicurarsi di mettere a bilancio il proprio tempo in modo appropriato. Puoi creare un diagramma di ciò che serve per creare il contenuto o il deliverable su cui stai lavorando. Da lì, puoi valutare il valore di ogni compito e creare delle offerte per il tuo tempo e i tuoi sforzi.
Perché funziona
Allora, perché questa è una fase importante del tuo processo? Ci sono alcune cose che devi sapere e alcuni importanti motivi per cui dovresti utilizzare questo processo. La prima è che devi essere sicuro di sapere esattamente cosa deve essere fatto. Quando crei una struttura di ripartizione del lavoro, parti dal pezzo più importante, il risultato finale, e lo suddividi in risultati più piccoli fino ad arrivare ai singoli compiti e sottocompiti che devono essere completati. Ciò significa che, quando usi questo sistema, non potrai dimenticare nessuno dei passaggi coinvolti.
Successivamente, avrai una migliore comprensione delle tempistiche di cui avrai bisogno. Dato che stai suddividendo ogni singola fase, saprai quanto tempo dovranno impiegare le fasi e saprai quali compiti possono essere completati simultaneamente e in quali casi il tuo team dovrà aspettarsi l'un l'altro. In questo modo avrai una migliore comprensione di ciò che sta accadendo e ti assicurerai di non essere sopraffatto da una scadenza che pensavi fosse realistica fino a quando non sarai nel bel mezzo del progetto.
Avrai anche una migliore comprensione del budget specifico di cui hai bisogno perché, ancora una volta, avrai una migliore comprensione delle attività necessarie. Se riesci a considerare ogni compito e a valutare le forniture e le attrezzature necessarie, nonché le dimensioni del team che stai creando, avrai maggiori possibilità di creare un budget realistico. In questo modo la tua azienda sarà più felice e il cliente sarà più felice.
Dopotutto, se hai un'idea più precisa del prezzo da pagare, non ti farai fregare da nessuno.
Infine, saprai come creare il team di cui hai bisogno per eseguire i compiti. Se conosci tutti i compiti e gli incarichi che devono essere svolti per il tuo progetto, saprai chi, all'interno della tua organizzazione, deve essere responsabile di tali compiti. In questo modo potrai assegnare ogni compito alla persona giusta e assicurarti che venga svolto nel modo in cui ti aspetti. Il risultato sarà migliore per tutte le persone coinvolte, perché saranno informate del progetto fin dall'inizio, anche se il loro compito non sarà necessario per un po' di tempo.
Come eseguire la Work Breakdown Structure
Ok, ora sappiamo che è importante e che ci sono diverse aree in cui ti renderà la vita più facile, ma come puoi iniziare? Per fortuna, iniziare è facile e prima che tu te ne accorga potrai farlo ad occhi chiusi. Dopotutto, è proprio questo lo scopo di ottimizzare la tua struttura lavorativa, no? Vuoi essere sicuro di non avere problemi a seguire lo stesso processo in futuro, a prescindere dal prossimo lavoro.
1. Conoscere l'obiettivo finale
Il primo passo è sapere qual è l'obiettivo finale del tuo progetto. Parla con il tuo cliente o con il tuo capo (se è lui che interagisce con il cliente al posto tuo) e definisci qual è l'obiettivo del tuo progetto e come ci arriverai. Poi, inizia a discutere con il tuo team e cerca di capire quali sono le diverse cose che il tuo team deve fornire per raggiungere l'obiettivo finale. Quali sono gli elementi o i servizi necessari per arrivare a quel punto?
2. Conoscere i compiti richiesti
Successivamente, parlerai con il tuo team dei diversi compiti necessari per assicurarti che vengano forniti tutti gli articoli o i servizi per raggiungere l'obiettivo finale. A questo punto dovrai suddividere ulteriormente le cose e creare compiti e sottocompiti. Tu e il tuo team dovrete essere in grado di capire quali sono i compiti, come svolgerli correttamente e cosa renderà l'intero processo il più semplice possibile. Cerca di essere il più realistico possibile sulle tempistiche, quindi assicurati di includere tutto ciò che puoi per avere un'idea precisa.
3. Saper eseguire le attività
Da lì, dovrai suddividere ulteriormente le cose. Dovresti avere almeno tre livelli di punti in tutta la lista. Il tuo obiettivo finale dovrebbe essere in cima. Sotto di esso dovrebbero esserci le consegne che devono essere fornite per raggiungere l'obiettivo finale. Sotto ognuno di questi obiettivi dovrebbero esserci i compiti da svolgere per raggiungerli. E sotto di essi dovrebbero esserci delle sottoattività, ed è qui che entra in gioco questa fase. Dovresti avere dei sottocompiti che vanno alla base di ciò di cui il tuo progetto ha bisogno per avere successo.
4. Configurazione
Ora devi assicurarti che tutto sia facile da leggere e da capire per tutto il tuo team. Se lo lasci nel primo modulo, potrebbe non esserlo. È qui che InstaGantt può aiutarti. Quando sarai pronto a definire tutti i compiti di cui il tuo progetto ha bisogno, potrai farlo con questi grafici che non solo ti permetteranno di creare tutti i compiti e i sottocompiti che desideri, ma ti aiuteranno anche ad assegnare i compiti e le scadenze necessarie a ogni persona per raggiungere l'obiettivo finale.
5. Discutere con il cliente
Una volta che hai capito tutto e sai quanto tempo ci vorrà, quanto costerà e cosa bisogna fare, è il momento giusto per parlare con il cliente. Definisci un piano che includa il budget e le tempistiche per realizzare tutto ciò che desidera. Da qui potrai capire se tutto si adatta a ciò che il cliente desidera. Potrai assicurarti di aver compreso l'obiettivo finale e che il budget e la tempistica siano adatti alle sue esigenze. In caso contrario, passa alla fase 6. In caso affermativo, passa alla fase 7.
6. Rivedere il piano
Se il cliente ha bisogno di un budget inferiore o di una tempistica più breve, dovrai tagliare alcune aree del tuo piano. Se invece è disposto a prolungare il budget o la tempistica per ottenere di più o per ricevere di più, allora dovrai aggiungere alcune aree del piano. Questa è la fase in cui dovrai iniziare a fare degli aggiustamenti e dovrai discutere ancora un po' con il cliente. Devi essere sicuro di aver definito tutto in modo che vada bene sia per loro che per te.
7. Esaminare i dettagli
Se il cliente è d'accordo su tutto, a questo punto dovrai stabilire le tempistiche e le scadenze. Dovrai anche stabilire un budget per ogni singolo compito da svolgere. Devi anche assicurarti di assegnare ogni compito a una persona in modo che tutti sappiano di cosa sono responsabili. Quindi, parla con ogni persona individualmente e falle sapere di quali compiti sono responsabili e quanto tempo hanno a disposizione per portarli a termine. Mostra loro la tabella e assicurati che sappiano come utilizzarla in modo da poterla controllare man mano che completano i vari compiti.
Conclusione
In definitiva, una struttura di ripartizione del lavoro fa una grande differenza in qualsiasi organizzazione e in qualsiasi sistema di lavoro. Eseguendo il processo in modo corretto, è possibile creare un sistema di diagrammi di Gantt ideale che aiuta davvero a portare a termine il lavoro nel modo giusto. In questo modo non dovrai preoccuparti di sottostimare le tempistiche o il budget, il che rende il team e il cliente più felici. Dopo tutto, nessuno vuole sentirsi dire che il proprio progetto è fuori budget o che non c'è modo di rispettare la scadenza. Ed è proprio questo che questa struttura ti aiuterà a evitare.
