Comprendere e definire le tappe del progetto
Quando si tratta di gestire un progetto con successo, devi sapere come arrivare dall'inizio alla fine. Anche se può sembrare semplice o se pensi che si tratti solo di attività, la verità è che le pietre miliari sono la parte più importante. Certo, devi completare i compiti all'interno del progetto. E devi concentrarti sulla scadenza finale. Ma se non crei delle pietre miliari nel corso del progetto, ti troverai in difficoltà a mantenere il ritmo necessario o a capire se sei sulla strada giusta. È qui che entrano in gioco le pietre miliari del progetto.
Cosa sono le pietre miliari del progetto?
Le pietre miliari del progetto sono cose specifiche che devi fare per il progetto entro un determinato periodo di tempo. Sono i punti della timeline in cui ti aspetti che venga completato un livello misurabile di lavoro che possa essere consegnato alla direzione del progetto o al cliente. Le pietre miliari devono essere piuttosto importanti, invece di essere solo compiti minori che si completano giorno per giorno. Questo perché il loro scopo è quello di aiutarti a capire se riuscirai a terminare il progetto nei tempi previsti.
Ora, l'importante è che tu faccia sapere agli altri come stai procedendo nel progetto. Queste pietre miliari possono aiutarti a mostrare quanto hai fatto e quanto ancora devi fare. Guardando le pietre miliari raggiunte, il tuo team può vedere i progressi e anche il cliente. Possono vedere che stai andando avanti e che stai dedicando molto tempo e impegno al loro progetto, invece di aspettare fino all'ultimo minuto. Queste pietre miliari possono essere dei risultati o semplicemente dei segnali che utilizzi lungo il percorso per segnare i tuoi progressi.
Perché hai bisogno di pietre miliari del progetto
Quando stabilisci delle pietre miliari del progetto, decidi quando alcune cose specifiche devono essere completate. Una volta raggiunta la scadenza fissata per quella tappa, puoi verificare a che punto sei con lo scopo del progetto e se hai raggiunto gli obiettivi che volevi raggiungere. Se lo hai fatto, significa che probabilmente sei in linea con la scadenza generale. Se non l'hai fatto, significa che dovrai accelerare o modificare la scadenza finale per riuscire a completare tutto ciò che deve essere fatto.
Potresti aver bisogno di pietre miliari del progetto solo per assicurarti di essere in regola. Potresti averne bisogno per tenere il cliente al corrente di ciò che sta accadendo con il suo progetto. Potresti averne bisogno anche per mostrare al tuo capo che tutto procede o che il tuo team sta davvero portando a termine il lavoro. Queste pietre miliari aiuteranno tutti a mantenere la responsabilità e ti permetteranno di tenere sotto controllo tutto. Tutto ciò che devi fare è stabilire le tappe necessarie per il tuo progetto.
Come impostare le tappe del progetto
Come si fa a stabilire le tappe del progetto? Per farlo, devi esaminare attentamente l'obiettivo generale del progetto e le attività che lo compongono. Cosa deve essere completato per considerare il progetto un successo? Scrivi la consegna finale che devi fornire e la scadenza che è stata decisa. Potresti voler scrivere una scadenza anticipata rispetto a quella concordata, in modo da avere un margine di sicurezza in caso di problemi.
Poi, scrivi tutte le cose principali che devono essere fatte lungo il percorso per raggiungere la scadenza. Quali sono i compiti principali che ti fanno capire che sei sulla buona strada? Queste sono le pietre miliari del tuo progetto. Devi assicurarti che siano distanziate tra loro per tutta la durata del progetto. Potresti averne una ogni mese per un progetto a breve termine o una ogni trimestre per un progetto a lungo termine. L'obiettivo è avere un'impostazione che vada bene per il tipo di progetto a cui stai lavorando.
Tieni presente che una pietra miliare non deve essere necessariamente una singola attività. Può trattarsi di una serie di compiti, oppure può essere la conclusione dell'aspetto grafico del progetto o la finalizzazione dei progetti. Ci sono diversi tipi di cose che possono essere considerate una pietra miliare. L'aspetto più importante è che sia essenziale per il completamento del progetto e che ti faccia capire se sei sulla buona strada o meno. Inoltre deve avere una scadenza precisa, in modo da sapere se riuscirai a portare a termine il resto del progetto entro il tempo stabilito.
Dove aggiungere le tappe del progetto
Abbiamo detto che le pietre miliari del progetto dovrebbero essere punti chiave del tuo progetto. Ma dovrebbero anche essere aree in cui potresti avere difficoltà o problemi. Potresti trovare un'area specifica del progetto che richiede il completamento di un'attività da parte di un reparto per consentire al reparto successivo di fare ciò che deve fare. In questo caso, potrebbe essere un buon punto in cui inserire una pietra miliare del progetto. Dopo tutto, si tratta di un importante passaggio di consegne che deve avvenire per completare il progetto. Se il primo reparto non ha finito in tempo, il reparto successivo non sarà in grado di iniziare.
Un'altra area in cui aggiungere le pietre miliari del progetto è quella in cui devi ottenere l'approvazione del cliente o di un superiore all'interno dell'azienda per poter continuare. Se il cliente vuole valutare i progressi ogni due mesi, allora avrai bisogno di una pietra miliare ogni due mesi per mostrargli i progressi fatti. Se vuole approvare una parte del progetto prima di continuare, anche questa è una pietra miliare. Lo stesso vale per un capo che vuole fare una di queste cose. Devi assicurarti di avere una pietra miliare per fornire loro le informazioni aggiornate.
Ora, cosa succede se hai impostato i diagrammi di Gantt per il tuo progetto e vuoi aggiungere le pietre miliari? Si tratta di un processo molto semplice, e questo è un altro motivo per cui i diagrammi di Gantt sono un ottimo modo per tenere traccia di tutto. Quando imposti per la prima volta il tuo progetto, avrai la possibilità di inserire tutti i compiti, le consegne e le dipendenze che desideri. Questo ti permette di creare facilmente il tipo di progetto di cui hai bisogno per qualsiasi aspetto della tua attività.
Una volta fatto questo, puoi aggiungere facilmente anche le pietre miliari. Aggiungile ai deliverable e alle attività oppure aggiungile come aspetti separati del progetto. Devi decidere tutto per assicurarti che la tempistica del progetto funzioni per la tua azienda. Questo significa che devi assicurarti di avere la possibilità di tracciare le tappe per ogni pietra miliare che hai. Inoltre, dato che le milestone possono essere impostate indipendentemente da tutto il resto, puoi controllare le milestone anche senza guardare le altre attività del tuo grafico.
Chi crea le pietre miliari del progetto?
Ci sono diverse persone che dovrebbero partecipare al processo di creazione delle tappe del progetto. In primo luogo, devi parlare con il cliente di ciò che vuole effettivamente dal progetto. Sarà lui a stabilire il risultato finale e voi due (e potenzialmente un capo o un manager) deciderete la scadenza per quel risultato finale. Questo ti permette di definire i piani per tutto ciò che deve essere completato nel frattempo e ti consente di iniziare il processo di definizione delle milestone.
Dovrai anche discutere con il cliente di eventuali deliverable intermedi che desidera. Potrebbero volere che tu fornisca piccoli aggiornamenti nel corso del progetto. Potrebbero avere altre consegne che vogliono vedere mentre lavori al progetto. In entrambi i casi, questi tipi di documenti e aggiornamenti saranno delle pietre miliari che dovrai segnare e assicurarti di rispettare per rendere felice il tuo cliente. Queste potrebbero avere delle scadenze che tu e il cliente o tu e il tuo manager concordate in anticipo.
Una volta che hai lavorato con queste persone, è il momento di guardare al tuo team. Si spera che tu abbia già parlato con il tuo team durante il processo di definizione della scadenza del progetto, ma in ogni caso dovrai parlare con loro adesso. Devi tracciare una mappa di tutti i compiti che devono essere svolti e scoprire quanto tempo impiegano per portare a termine i diversi tipi di compiti. Il tuo team sarà in grado di aiutarti a definire una tempistica realistica per ogni compito. Una volta fatto questo, sarai in grado di tracciare una mappa sul tuo diagramma di Gantt online e vedere dove tutto rientra.
Assicurati di tenere conto di ogni attività che deve essere completata quando stai cercando di creare delle milestone. Fai sapere al team se ci sono delle pietre miliari che sono già state stabilite dal cliente o se ci sono cose specifiche che devono essere fatte in tempi prestabiliti (alcuni documenti finanziari devono essere presentati entro certe date per legge). Queste sono pietre miliari su cui non hai il controllo e che devi essere in grado di rispettare.
Collabora con il tuo team per stabilire altre pietre miliari e utilizza le tempistiche che ti aiutano a creare per farle raggiungere. È giusto spingere un po' il tuo team e cercare di farlo lavorare un po' più velocemente. Non è una buona idea accettare delle milestone che li spingono troppo in là perché potrebbero non essere in grado di completare un lavoro di alta qualità in quel lasso di tempo. Peggio ancora, se ci fosse un problema lungo il percorso o una battuta d'arresto in qualche modo, potrebbe causare problemi alla consegna finale.
Pietre miliari comuni del progetto
All'interno di un progetto, ci sono diverse cose che possono essere considerate pietre miliari, ma ce ne sono alcune che sono più comuni di altre. Queste sono le cose che devi tenere sotto controllo per assicurarti di seguire il progetto nel modo giusto e per assicurarti che il tuo team stia eseguendo i propri compiti. Inserendo queste pietre miliari del progetto nei tuoi piani sarai più preparato lungo il percorso.
Date di inizio e fine - Queste sono due delle pietre miliari più importanti perché ti permettono di sapere quando le cose inizieranno e quando il tuo primo team o i singoli dovranno iniziare a lavorare sui loro compiti. Ti permettono anche di sapere l'ultimo giorno possibile in cui dovresti lavorare al progetto e quando il cliente si aspetta la consegna finale.
Revisione esterna - Se hai bisogno che qualcuno al di fuori di te o di un membro diretto del tuo team riveda qualcosa, allora è un'altra volta che avrai bisogno di una milestone. In questo caso dovrai interrompere alcune delle tue attività e qualsiasi cosa tu stia lavorando per attendere l'approvazione di un livello superiore.
Controlli del budget - Se hai bisogno di verificare con il cliente o con il project manager o il capo prima di spendere al di fuori di un limite specifico, questa è un'altra area in cui avrai bisogno di una milestone. Dovrai interrompere il tuo lavoro fino a quando non avrai valutato il budget e ottenuto l'approvazione per continuare.
Consegne importanti - Se il cliente ha richiesto delle consegne al di fuori della consegna finale, ognuna di queste consegne è considerata una milestone. Dovrai completare tutti i compiti che portano a quella deliverable e poi consegnare l'oggetto, il documento o qualsiasi altra cosa al cliente. La cosa più importante è che tu ti informi con le persone più in alto rispetto a te e al tuo cliente per capire cosa si aspettano tutti. Lavorando su queste basi, sarai in grado di ottenere un successo migliore e di assicurarti che tutti i tuoi compiti siano portati a termine nel modo giusto. A quel punto sarà più facile stabilire le tappe fondamentali.
A cosa fare attenzione quando si creano le pietre miliari di un progetto
Quando si tratta di stabilire le tappe del progetto, ci sono alcuni aspetti che devi tenere sotto controllo. Devi assicurarti di tenere sotto controllo ognuno di questi aspetti per essere sicuro di rimanere in linea con gli obiettivi e i compiti. Se non pensi a tutti questi aspetti quando crei il tuo grafico e la tua tabella di marcia, potresti trovarti in grossi guai quando dovrai realizzare il progetto finale. Potresti scoprire che le cose non sono state fatte nei tempi previsti e questo non farà una bella figura con i tuoi manager o con i tuoi clienti.
Dipendenze
Una delle prime cose che devi considerare quando si tratta di creare le tempistiche e le tappe del progetto sono le dipendenze. Ogni volta che uno dei membri del tuo team o uno dei tuoi team più piccoli dipende da un altro è un luogo in cui si possono verificare dei problemi. Potrebbe verificarsi un ritardo nel passaggio di consegne, il che significa che il team o l'individuo successivo non è in grado di completare il compito che gli è stato assegnato. Questo è un aspetto da tenere a mente quando si imposta una pietra miliare.
Ritardi fuori dal tuo controllo
Quando si parla di ritardi al di fuori del tuo controllo, ci riferiamo a problemi nel reperire le forniture o nell'ottenere le cose che ti servono da fornitori esterni. Questo tipo di problemi può verificarsi per una serie di ragioni e in qualsiasi momento del processo di preparazione e realizzazione del progetto. Potresti ritrovarti con qualcosa che arriva male o che non arriva affatto. Potrebbero esserci problemi con i fornitori o addirittura con la spedizione dei prodotti alla tua sede. Devi tenere conto di tutti questi aspetti nella pianificazione delle tappe.
Ritardi della squadra
I ritardi del team sono cose che accadono all'interno del tuo team. Ad esempio, qualcuno si ammala o il tuo team entra in sciopero. Ci sono diversi modi in cui le persone che lavorano nel tuo team possono rallentare il processo, sia per volontà che per caso, e tu devi essere preparato a ogni eventualità. Ci saranno sempre cose al di fuori del tuo controllo all'interno del team o rallentamenti di cui non puoi tenere conto, ma per la maggior parte di essi puoi creare dei buffer per affrontarli.
Cambiamenti del cliente
Durante il processo di esecuzione di un progetto, è sempre possibile che il cliente richieda delle modifiche durante il percorso. Devi assicurarti di essere preparato a qualsiasi tipo di modifica e di aggiornare le tue milestone per tenerne conto. Se un cliente apporta una modifica a una pietra miliare, fagli sapere come questa influisce sulle altre pietre miliari e sulla tempistica complessiva. È meglio cercare di rispettare il più possibile le scadenze, ma non sempre è possibile. Sii sincero con i clienti su ciò che le loro modifiche comporteranno per il progetto.
Tempi più lunghi del previsto
Il tuo team ti fornirà le tempistiche e le idee su quanto tempo impiegheranno le varie cose all'interno del progetto. La cosa migliore che puoi fare è creare un cuscinetto in queste aree per assicurarti di essere preparato a eventuali ritardi. Potresti scoprire che qualcosa che pensavi potesse richiedere solo una settimana, improvvisamente ne richiede due o che qualcosa che pensavi potesse essere fatto in un giorno, richiederà diversi giorni o più. Prevedi un po' di tempo in più per ogni compito, in modo da non rimanere irrimediabilmente indietro se una cosa non va come ti aspettavi.
Esigenze non pianificate
Potresti iniziare a lavorare al tuo progetto per poi scoprire che sono necessarie altre cose che non avevi previsto. Forse pensavi di potertela cavare con il progetto che avevi, ma poi scopri che non funziona. O forse pensavi che il cliente avrebbe fornito un articolo specifico per il progetto, ma non l'ha fatto. Tutte queste esigenze impreviste influenzeranno la tua capacità di raggiungere i traguardi che ti sei prefissato e questo significa che dovrai prevedere più spazio.
Conclusione
In fin dei conti, le pietre miliari del progetto sono ciò che ti fa andare avanti e che fa andare avanti il tuo progetto. Sono quelle che ti aiutano a raggiungere gli obiettivi prefissati e a consegnare i risultati finali al cliente. Sono gli elementi che ti aiutano a capire se il tuo team sta facendo ciò che dovrebbe e ti permettono di rispettare tutte le scadenze. Ma è importante anche essere preparati ad affrontare i problemi lungo il percorso. Sapendo come impostare e pianificare le tappe fondamentali, preparerai te stesso e il tuo team al meglio.
Con le giuste pietre miliari ti sentirai un project manager migliore e tutto ciò che ti serve sono gli strumenti giusti per farlo. Dopo tutto, la creazione di pietre miliari è solo il primo passo. Devi anche avere un modo per tenere traccia di tutte le tappe e dei tuoi progressi. Lavorando con un diagramma di Gantt per il tuo progetto e impostando le tappe e i compiti in questo modo avrai maggiori possibilità di raggiungere tutti gli obiettivi importanti e di assicurarti di essere pronto quando il cliente vorrà la consegna finale.
