Che cos'è il PMO nella gestione dei progetti?

Che cos'è il Project Management Office?

Partiamo dall'inizio. Se non ne hai mai sentito parlare prima, PMO è l'acronimo di Project Management Office. L'ufficio di gestione del progetto è una parte specifica della tua organizzazione che ha il compito di decidere cosa sia la gestione del progetto. Può sembrare un po' strano. Se hai lavorato a lungo nella gestione dei progetti senza questo ufficio, potresti chiederti perché sia importante o come funzioni davvero.
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Quindi, per essere più chiari, questo ufficio è un reparto separato della tua azienda. Proprio come hai un reparto di contabilità e un reparto di marketing, hai un reparto di gestione dei progetti. Questo gruppo è responsabile della creazione di una migliore comprensione del significato della gestione dei progetti per la tua azienda. Si occupa degli standard che circondano la gestione dei progetti per la tua azienda e si assicura che tali standard siano sempre rispettati.
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In pratica, hanno il compito di assicurarsi che le attività e i progetti vengano svolti nel modo giusto. Potrebbero aiutarti a capire meglio i progetti quando stai creando i piani che li riguardano o potrebbero stabilire le regole di base per capire esattamente cosa devi fare per rispettare le norme e i regolamenti aziendali.

Perché hai bisogno di un ufficio di gestione dei progetti

Ora che sai di cosa si tratta, ti starai chiedendo perché è così importante che esista. Perché hai bisogno di un dipartimento per gestire i tuoi progetti? Dopo tutto, questo è il tuo lavoro di project manager, giusto? Ti occupi di pianificare le cose e di assicurarti che tutto sia fatto correttamente. Ma avere un gruppo separato responsabile delle norme e dei regolamenti generali può essere una parte importante del processo.
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L'ufficio di gestione del progetto può essere qualcosa di più di un semplice gruppo di regolamentazione per i tuoi progetti. Può anche essere responsabile di aiutarti in ogni fase del processo di esecuzione di un progetto. Quindi, può aiutarti a facilitare il progetto con cui stai lavorando. Potrebbero anche occuparsi della gestione dei progetti o del portfolio per l'intero team. Potrebbero essere responsabili del monitoraggio dei diversi progetti in corso all'interno della tua azienda e della compilazione di report sullo stato di ciascuno di essi.
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Inoltre, potrebbero aiutarti a ricevere il supporto di cui hai bisogno per realizzare i tuoi progetti. Quanto più vuoi che si occupino di loro, tanto più possono essere autorizzati a lavorare. In generale, più si aprono le loro responsabilità e il loro controllo, meno dovrai preoccuparti dei progetti e più il processo sarà centralizzato. Inoltre, questo farà in modo che tutti i tuoi progetti seguano lo stesso sistema ogni volta che li eseguirai. Questo può rendere il tuo team più efficiente nell'esecuzione dei progetti.
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Quindi, quando l'ufficio di gestione dei progetti ha terminato un progetto, ti ha aiutato a prendere le decisioni giuste e a farle prendere alle persone che devono prenderle (che si tratti di te o dei dirigenti). Inoltre, si assicurano che tutti gli audit siano completati e che tutti siano ritenuti responsabili. Inoltre, si assicurano che tutti coloro che devono sapere cosa sta succedendo lo sappiano e che tutti gli aspetti importanti di un progetto siano completamente trasparenti. Questo aiuta a far sì che tutti si sentano ascoltati e compresi nel modo giusto.
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Sono loro che si assicurano che ci sia un sistema e che tutti sappiano quale sia. In questo modo, la prossima volta che dovrai realizzare un progetto, saprai già come procedere. Hanno già progettato tutto e l'hanno organizzato in modo da renderlo più semplice per te. Questo è anche il luogo ideale per realizzare il tuo diagramma di Gantt. La creazione di un modello di diagramma ti permetterà di inserire le specifiche e di iniziare a inserire le singole persone e le date man mano che vai avanti, senza dover ricominciare da zero ogni volta.
Da lì, si assicurano che chiunque abbia bisogno di aiuto venga indirizzato a tale aiuto in modo rapido ed efficiente, in modo che il progetto non ne risenta. Possono trovare il modo di ottenere un tutoraggio o una formazione per alcune persone del team (o per l'intero team quando si è agli inizi). E si assicurano che il progetto sia completato correttamente, eseguendo il giusto livello di controllo della qualità e assicurandosi che tutto sia documentato e organizzato in modo da poter essere recuperato in caso di necessità.

Creare un PMO

Sei pronto a creare il tuo ufficio di project management ma non sai come fare? In realtà non è così difficile come potresti pensare. Avrai bisogno di una certa autorità nel tuo ufficio perché dovrai inserire nuove persone o riassegnare alcune di quelle che già fanno parte dei tuoi team. Ma il processo per prepararli ad assumere questi incarichi sarà molto più semplice di quanto tu possa pensare e renderà le cose molto più facili per tutti i partecipanti quando avrai finito.
Considera questo processo molto simile alla gestione del progetto di cui si occuperanno quando avrai finito. Devi assicurarti di seguire tutte le fasi necessarie per scegliere le persone giuste per questo team e per assicurarti che sappiano di cosa saranno responsabili nel momento in cui saranno finalmente incaricati. Dopotutto, creare un PMO che non sa fare nulla o non sa fare nulla non ti aiuterà di certo.
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Per prima cosa, assicurati di sapere esattamente cosa sta succedendo nella tua azienda di cui si occuperà l'ufficio di gestione dei progetti. Su quali tipi di progetti stai lavorando in questo momento? Come stanno andando questi progetti? Di cosa sono responsabili tutti? Se disponi già di un software di diagrammi di Gantt per questi progetti, sarai in anticipo sulla curva e sarai più che pronto a trasferire queste informazioni a un'unica entità o gruppo che se ne occupi.
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Successivamente, dovrai stabilire chi sarà il responsabile dell'ufficio di gestione del progetto e chi sarà il responsabile dell'ufficio di gestione del progetto. Stabilisci le regole di base che devono seguire e di cosa è responsabile l'organizzazione. Devi assicurarti che chiunque faccia parte di questo team sappia esattamente qual è il suo compito. Devono sapere se si limitano ad applicare le norme e i regolamenti vigenti o se hanno il potere di crearne di propri (ad esempio).
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Forse sono responsabili della formazione o della gestione dell'intero progetto dall'inizio alla fine. O forse vuoi solo che si assicurino che le politiche siano rispettate. Tu e la tua organizzazione dovete stabilire le regole per questo team prima di iniziare a inserire le persone. Se non sanno cosa devono fare, causeranno solo problemi a loro e a tutti gli altri membri dell'azienda che non capiscono per cosa sono lì.
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Infine, mettilo in pratica. Devi assumere persone per questo gruppo o team. Devi assicurarti di averli formati adeguatamente in modo che possano effettivamente svolgere tutti i loro compiti e che sappiano cosa comporta. Devono sapere tutto il possibile sul loro lavoro prima che gli altri sappiano che sono lì. Se devono iniziare a rispondere alle domande o ad aiutare gli altri prima di sapere come farlo, questo causerà solo problemi e non è certo quello che vuoi.
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Una volta che tutti i membri del team sanno cosa stanno facendo e come devono farlo, sarà il momento di presentarli al resto del team. Inizia a spiegare a tutti gli altri membri dell'organizzazione chi sono queste persone e cos'è questo nuovo dipartimento. Vuoi che tutti sappiano cosa faranno e perché sono una parte importante del team. Quanto più agevole sarà la transizione verso l'utilizzo di un team di project management al massimo delle sue potenzialità, tanto meglio sarà per tutti. Ecco perché devi spiegare cosa sta cambiando e cosa no.
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Assicurati che tutti i membri dell'organizzazione siano a proprio agio con il nuovo modo di procedere. Devi fare in modo che tutti comprendano le regole, i regolamenti, i processi e tutto ciò che riguarda la gestione dei progetti. Se all'inizio il team di gestione del progetto dovrà assumere solo alcuni ruoli, allora stabilisci le regole. Inoltre, assicurati di spiegare tutto ciò che cambierà. Se il nuovo reparto inizierà con un ruolo limitato, ma con il tempo acquisirà altri ruoli, assicurati di comunicarlo a tutti i membri dell'organizzazione. E assicurati di tenerli aggiornati durante il percorso.

Sfruttare al meglio i PMO

Quando si tratta di implementare effettivamente il processo e di mettere in pratica il PMO, inizierai a vedere differenze e miglioramenti nella tua azienda. Centralizzare questo processo può rendere più facile per tutti sapere cosa sta succedendo in ogni momento. Non solo, ma può anche garantire che tutti i tuoi progetti vengano portati avanti esattamente nello stesso modo ogni volta. Tutto ciò di cui hai bisogno ora è un sistema software che ti aiuti a tenere traccia di tutti i progetti di cui i tuoi PMO sono responsabili.
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I creatori di diagrammi di Gantt sono un ottimo modo per te e per il tuo PMO di tenere traccia di tutto ciò che devono fare. Con questo tipo di diagramma possono creare un foglio separato per ogni progetto che stanno monitorando e possono creare attività individuali all'interno di ognuno di questi progetti. In questo modo possono tenere traccia di ogni pezzo del puzzle che deve essere completato e di chi ne è responsabile, quando deve essere fatto e da cosa può dipendere il suo completamento. Con questi grafici, tutti possono tenere traccia di ciò che accade nei singoli progetti in modo molto più semplice.
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Impostare questi grafici è un gioco da ragazzi, sia che tu sia il project manager di un singolo progetto sia che tu sia a capo del PMO e debba gestirne diversi. Ognuno di questi grafici renderà più facile tenere traccia di tutto ciò che accade intorno a te, il che, dopo tutto, è lo scopo del PMO. Quindi, cosa farai? Hai intenzione di creare un PMO nella tua azienda? E comincerai a mettere insieme i diagrammi di Gantt di cui hai bisogno per tenere le cose in ordine o continuerai a fare le cose come sempre? Se stai pensando di implementare un PMO nella tua azienda, o se ci hai mai pensato prima, può fare un'enorme differenza. Se non hai mai preso in considerazione un PMO o non hai mai saputo di cosa si occupano, speriamo che ora tu abbia una conoscenza più approfondita e sia pronto a iniziare il processo di implementazione di un PMO nella tua azienda. Non c'è alcun motivo per cui non si possa avviare un nuovo dipartimento, soprattutto quello che renderà le cose molto più semplici ed efficienti nella tua organizzazione.