Comprendere la teoria del triplo vincolo
La componente principale della teoria dei tre vincoli è che l'ambito, il tempo e il costo sono aspetti interconnessi di qualsiasi progetto a cui si sta lavorando. Quando uno di essi cambia, anche gli altri due devono essere modificati. Ciò significa che se il budget del progetto cambia, anche la tempistica e l'ambito devono cambiare immediatamente. Se la tempistica cambia, devono cambiare anche l'ambito e il costo e se l'ambito cambia, devono cambiare anche il costo e la tempistica. È impossibile cambiare uno qualsiasi dei fattori senza modificare gli altri. In qualità di project manager, devi gestire ciascuno di questi aspetti e le concessioni o i cambiamenti che avvengono in ognuno di essi.
Triplice vincolo o Triangolo della gestione del progetto
Poiché sono presenti in tutti i progetti, i tripli vincoli vengono anche definiti il triangolo della gestione del progetto , con ciascuno dei tre diversi aspetti che si riferiscono a un angolo o a una linea del triangolo. Insieme, rappresentano i fattori più importanti per portare a termine il progetto in modo corretto, poiché tutto il resto rientra in queste tre grandi categorie. Ma ognuno di questi aspetti è un po' più complesso di quanto tu possa pensare, quindi diamo un'occhiata più da vicino a ciò in cui ti stai imbattendo.
Ambito di applicazione
Il primo aspetto di questo triangolo è l'ambito. Lo scopo di un progetto è ciò che deve essere completato per arrivare dall'inizio alla fine. Lo scopo è quello che tu e il cliente concordate quando iniziate a lavorare al progetto e deve rimanere lo stesso dall'inizio alla fine. Se vengono apportate modifiche all'ambito, ciò comporterà inevitabilmente modifiche alla tempistica e ai costi, o almeno dovrebbe mantenere un equilibrio equo per il cliente e il team del progetto.
L'ambito è generalmente delineato in un documento che definisce tutti gli obiettivi e i requisiti del progetto. Questo assicura che tutti i partecipanti al progetto sappiano cosa ci si aspetta da loro e siano in grado di eseguirlo. Aiuta il cliente a capire che cosa farai o non farai per lui nell'ambito del progetto e fa in modo che il team sia consapevole di tutto ciò che è necessario per eseguire il progetto in modo corretto per il cliente. Inoltre, assicura che non si cada nell'abitudine dello scope creep, che può diventare dannoso per tutti gli aspetti del progetto.
Lo scope creep è quando si iniziano ad aggiungere al progetto degli extra o altri compiti che non erano stati concordati all'inizio. Forse si aggiungono degli extra perché sembrano far parte del progetto anche se non erano richiesti. O forse il cliente ti chiede del lavoro aggiuntivo mentre sei in fase di elaborazione. Entrambe le cose possono contribuire allo scope creep e l'aspetto negativo dello scope creep è che alla fine potresti ritrovarti con un progetto molto più grande senza nemmeno rendertene conto. Questo significa che potresti anche non essere ricompensato adeguatamente.
Tempo
Il programma o la tempistica che seguirai per portare a termine il progetto è un altro aspetto importante che devi considerare. Devi considerare il tempo necessario per completare il progetto nel modo in cui il cliente si aspetta. Devi considerare tutte le cose che il cliente desidera (l'ambito del progetto) e poi consultarti con i membri del tuo team che saranno responsabili del completamento del progetto per sapere quanto tempo ci vorrà.
Realizzare un progetto in tempi brevi sarà più costoso di un progetto che ha una tempistica lunga. Almeno, se si tratta dello stesso tipo di lavoro. Anche un progetto più ampio, con una tempistica adeguata ma con molto lavoro da completare, avrà un costo più elevato. Tutto questo deve essere valutato e devi prestare molta attenzione a come funziona e a quale tipo di tempistica puoi rispettare con la portata del progetto e il costo.
Tieni presente che non si tratta solo della quantità di tempo che il progetto stesso richiede. Si tratta anche del tempo necessario per completare altre parti del progetto. Devi sapere quanto tempo ci vorrà per fare le ricerche o quanto tempo dovrai dedicare alle riunioni con il cliente o con chiunque altro. Tutto questo ti consentirà di pianificare il tuo tempo in modo più efficace e di assicurarti che tu e il tuo team possiate fare ciò che dite di poter fare.
Costo
Il costo del progetto è il budget che presenterai al tuo cliente. Questo è il prezzo che gli farai pagare per portare a termine il progetto e deve rappresentare accuratamente ciò che farai e tutti i soggetti coinvolti. Il costo deve bilanciare la quantità di tempo che hai a disposizione per completare il progetto con la portata del progetto stesso. Tutti questi fattori ti aiuteranno a determinare una tariffa equa per l'intero team.
Dovrai considerare quante ore impiegherai per completare direttamente il progetto, oltre a tutte le ore supplementari per la ricerca, le riunioni o il controllo con il cliente o con gli altri membri del team. Devi tenere conto delle ore che ogni membro del team dedica al progetto. Devi anche considerare il costo dei materiali necessari per completare il progetto dall'inizio alla fine, che potrebbero essere semplici come lo spazio sui tuoi computer o grandi come il legno, l'acciaio o altri oggetti fisici. Dovrai anche considerare l'attrezzatura che dovrai utilizzare, che potrebbe subire usura a causa del progetto.
Assicurati di essere aperto e onesto con il cliente riguardo al budget fin dall'inizio. Devi assicurarti di dirgli tutto quello che gli stai facendo pagare e perché le varie cose costano di più. In questo modo sarà più facile per il cliente capire cosa gli stai facendo pagare o di cosa è responsabile. Inoltre, questo renderà chiaro a te e al tuo team cosa hai già preventivato e cosa no, nel caso in cui ti servano materiali aggiuntivi o lo scopo cambi e richieda costi aggiuntivi.
Come puoi gestire meglio il tuo lavoro grazie a una migliore comprensione del triplo vincolo
Potresti anche non accorgerti che il triplo vincolo è presente nei tuoi progetti, ma se sei più aperto all'idea e inizi a prestare un po' più di attenzione, puoi cambiare il modo in cui il tuo team reagisce a questo e al resto del progetto che stai cercando di completare. È molto più facile portare a termine i tuoi progetti quando hai una migliore comprensione di cosa aspettarti lungo il percorso.
Conoscere l'ambito
Parla con il tuo team di cosa comporta il progetto. È estremamente facile farsi prendere dallo scope creep e se non spieghi nel dettaglio a ogni membro del tuo team quali sono i diversi aspetti del progetto, è estremamente probabile che possano andare oltre le aspettative perché credono che sia incluso qualcosa che non lo è. Maggiore è la chiarezza nella comunicazione sull'effettiva portata e su ciò che viene pagato, migliore sarà la situazione per tutto il team e minore sarà la possibilità di incorrere nel fenomeno dello scope creep.
Conoscere la scadenza
Sapere quando tutto deve essere completato o quando deve essere iniziato è un altro importante tassello del puzzle che aiuterà te e il tuo team a mantenere al minimo tutti e tre questi aspetti. Se riesci a rispettare le scadenze concordate ti costerà meno. E se riesci a rispettare i tempi, l'aspetto temporale del tuo triplice vincolo sarà migliore. Tenere traccia di tutto utilizzando un diagramma di Gantt, come quelli disponibili su Instagantt, ti aiuterà a mantenere le tempistiche necessarie e a non perdere la rotta.
Conoscere il budget
Dovresti sempre sapere non solo qual è il budget, ma anche quanto lo stai rispettando. Quando fornisci un budget al tuo cliente, sarai in grado di dettagliare tutto ciò che viene addebitato e questo ti aiuterà a tenere traccia di quando rischi di sforare il budget. Devi assicurarti di tenere il team al corrente del budget e di come lo stai rispettando, in modo da capire dove tagliare o modificare per assicurarti di rispettare il più possibile il budget e i costi originali.
Utilizzare un diagramma di Gantt come aiuto
Se vuoi tenere traccia di tutto ciò che accade nella tua azienda e nei progetti che stai realizzando, allora devi prendere in considerazione i diagrammi di Gantt. Questi grafici ti permettono di tenere traccia di tutte le diverse attività e parti del tuo progetto in modo da sapere sempre cosa è in corso, cosa deve ancora essere fatto e cosa non è ancora stato fatto. Non solo, ma saprai anche quando deve essere iniziato o completato.
I tuoi diagrammi di Gantt possono essere utilizzati per tenere traccia di tutto, dalle diverse persone responsabili dei compiti alle dipendenze tra i diversi compiti, fino alla durata del progetto rispetto a quella prevista. Puoi anche confrontarti con i membri del tuo team e discutere dei diversi aspetti del progetto per far sì che ogni attività venga portata a termine nel modo che desideri. Il tuo diagramma di Gantt ti consentirà di tenere sotto controllo tutto ciò che accade all'interno dell'azienda, compresi più compiti e più progetti contemporaneamente.
La cosa migliore è che questi grafici sono semplicissimi da impostare e da usare, indipendentemente dalla tua familiarità con essi o con qualsiasi altro programma del tuo computer. Basta dare un'occhiata per rendersi conto di quanto sia facile il processo grazie alle funzioni di trascinamento e alle opzioni personalizzabili. In questo modo potrai creare l'esatto grafico che desideri e il miglior metodo possibile per monitorare le esigenze del tuo team e le aspettative dei tuoi clienti.
Tutto sul vincolo triplo
Quando gestisci un progetto è importante tenere traccia dello scopo, del tempo e dei costi associati. E tieni sempre presente che anche un piccolo cambiamento in una di queste aree causerà un cambiamento in ognuna delle altre. Tenendo traccia di tutti questi aspetti e lavorando sodo per mantenere gli standard che hai stabilito all'inizio del progetto e stabilendo il processo con il cliente, sarai in grado di mantenere il triplo vincolo. Quindi collabora con il tuo team per assicurarti che ogni aspetto del progetto funzioni per te.
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