Quali sono le migliori pratiche?
In sostanza, le best practice sono modi specifici di fare le cose che fai ogni volta in modo da ottenere sempre lo stesso risultato. Fanno risparmiare tempo e sono più efficaci perché le hai già testate e sai che funzionano. Quando utilizzi le best practice ti assicuri che le cose siano fatte esattamente come dovrebbero essere ogni volta. Inoltre, ti assicuri che tutti sappiano quali sono queste pratiche e come devono essere fatte, in modo da non creare confusione. Puoi accelerare il processo e allo stesso tempo assicurarti che sia fatto bene.
Le tue migliori pratiche
Quindi, quali sono le migliori pratiche che dovresti mettere in pratica? Ne elencheremo 10 che dovrebbero essere presenti nella tua lista, ma tieni presente che potresti voler inserire altre best practice nella tua attività. Queste dovrebbero funzionare indipendentemente dal tipo di attività che gestisci, ma a seconda delle esigenze della tua azienda potresti anche iniziare a implementare altre pratiche specifiche per ogni settore, in modo da assicurarti che tutti i membri del team portino a termine il lavoro nel modo e nei tempi giusti.
Diamo un'occhiata ad alcune delle migliori pratiche di gestione dei progetti disponibili, in modo che tu possa scegliere quella più adatta a te e al tuo team:
1. Scrivi tutto
La prima cosa che devi fare è assicurarti di scrivere tutto ciò che riguarda il progetto a cui lavorerai. Se riesci a scrivere tutti i dettagli, tra cui la portata del progetto, chi è responsabile di quali parti, cosa deve essere fatto lungo il percorso e così via, ti preparerai al successo. In questo modo tutti i soggetti coinvolti sapranno cosa si sta facendo, dalle persone responsabili dei compiti effettivi a quelle che riceveranno il prodotto finale una volta terminato.
Per scrivere le cose è possibile utilizzare un diagramma di Gantt, che ti aiuterà a definire tutti i requisiti, le dipendenze e le scadenze. In più, hai la possibilità di personalizzare tutto per ogni progetto.
2. Ottieni un contributo di stima da parte di tutti
Quando crei una stima dei costi e delle tempistiche non dovresti mai farlo da solo. Anche in qualità di project manager è essenziale ottenere il contributo di tutti coloro che possono all'interno del team. Parla con le diverse persone che saranno responsabili di ogni aspetto del progetto e assicurati che ognuna di loro sappia cosa deve fare. In questo modo potranno darti un'idea più precisa di quanto tempo ci vorrà per ogni pezzo del puzzle e di quali saranno i costi dei materiali e della manodopera.
Più coinvolgi l'intero team in una situazione per assicurarti che sappia cosa sta succedendo, più accurati saranno i preventivi che farai. Questo sarà molto più bello quando si tratta delle persone con cui stai lavorando e di far sapere al cliente cosa sta succedendo.
3. Sii specifico sulle responsabilità
Quando dici a qualcuno cosa deve fare, devi essere il più specifico possibile. Non vuoi rischiare che i progetti o le fasi del progetto vengano eseguiti in modo errato e questo significa che devi dire a ogni membro del team esattamente di cosa è responsabile. Se dici loro cosa devono fare e chiarisci tutti i diversi aspetti, puoi assicurarti che vengano eseguiti correttamente. In questo modo sarà più facile per loro darti delle tempistiche precise.
Inoltre, fornire loro le giuste istruzioni, il più dettagliate possibile, significa che faranno le cose per bene al primo colpo. L'assistente di programmazione AI può aiutare a specificare la tabella di marcia con le scadenze per ogni fase e ad assegnare i singoli lavori al compagno di squadra più competente in base alle competenze e alla disponibilità di tempo. Ciò significa che il lavoro del tuo team sarà meno ripetuto. Inoltre, il cliente sarà più soddisfatto del prodotto finale.
4. Rimanere consapevoli dei progressi
In qualità di project manager sei responsabile della realizzazione del progetto nei tempi previsti. Anche se vuoi assicurarti che ogni membro del tuo team sia responsabile della propria parte e che ognuno si attenga ai migliori standard, alla fine sarai tu il responsabile. Devi assicurarti di sapere cosa sta succedendo in ogni momento. Questo significa essere consapevoli dei progressi che il tuo team sta facendo e delle aree in cui potrebbe essere indietro. Da qui potrai incoraggiarli a mantenere il loro ritmo, ad accelerare il passo o a fare qualsiasi altra cosa sia necessaria.
Essendo sempre al corrente dei progressi compiuti, imposterai te stesso e il tuo team verso migliori livelli di successo. Infatti, saprai quando le cose non funzionano come dovrebbero e potrai intervenire immediatamente, invece di trovarti spiazzato in un secondo momento.
5. Attenzione allo Scope Creep
Quando si tratta di gestire un team e di realizzare un progetto, è facile trovare cose che non fanno parte del brief e che hanno senso aggiungere. Magari inizi ad aggiungere una piccola sezione al progetto perché ha senso averla. O magari il cliente ti chiede di aggiungere qualcosa che non sembra un grosso problema e così lo fai. Tutte queste cose fanno parte dello scope creep. Invece di fare solo quello che ti era stato chiesto originariamente, stai facendo molto di più di quello che avevi concordato inizialmente e non vieni più pagato.
La cosa più importante quando si tratta di scope creep è riconoscere quello che stai facendo. Riconosci quanti "extra" hai inserito nel progetto e assicurati di essere compensato adeguatamente per questi. O almeno assicurati di essere consapevole degli extra che stai facendo senza alcun compenso aggiuntivo.
6. Valutare dopo il progetto
Una volta completato il progetto, devi assicurarti di valutare l'intero processo. Valuta come è stato realizzato il progetto, come ha funzionato ogni fase del processo e così via. Assicurati di prestare attenzione a tutte le fasi del processo e di sapere come ognuna di esse ha funzionato o meno. Devi valutare se hai fatto una buona stima dei tempi e del budget o se hai sforato uno o entrambi i fattori.
Valutando dopo ogni progetto avrai maggiori possibilità di vedere dove sono stati commessi errori e dove invece le cose sono state fatte bene. In questo modo, sarà molto più facile procedere con le modifiche (di cui parleremo tra un minuto).
7. Tieni tutti informati
È sempre importante tenere informato tutto il tuo team su ciò che accade. Potresti scoprire che qualcuno del team non era presente a una riunione in cui si è discusso un concetto importante o che qualcuno è stato accidentalmente dimenticato in un'e-mail di gruppo. O forse qualcuno non ha notato o non ha prestato attenzione a qualcosa che stava accadendo. Tenendo tutti informati e assicurandoti che tutti siano sempre sulla stessa lunghezza d'onda, puoi assicurarti che il progetto a cui stai lavorando sia realizzato correttamente. Se non presti attenzione o se qualcuno non è informato, potrebbero esserci degli errori lungo il percorso.
Tenere tutti informati significa informarli sul progetto iniziale, su ogni fase del progetto, su come tenere traccia di ciò che sta accadendo e altro ancora. Significa aggiornarli sui cambiamenti, sulle tappe fondamentali, sulle scadenze e su tutto ciò che è importante per portare a termine la propria parte del progetto e per completare l'intero progetto nei tempi previsti.
8. Avviare un team di risposta ai rischi
Avere un team di risposta ai rischi ti rende molto più facile rimanere al corrente di ciò che sta accadendo. Se si verifica un problema, hai un team che può intervenire e prendere subito il controllo. Si tratta di persone addestrate a gestire le emergenze e in grado di intervenire a prescindere da ciò che sta accadendo e di dare un senso al problema per risolverlo. Avere un team di risposta ai rischi può richiedere un po' di impegno perché la sua creazione richiede formazione e tempo, ma una volta che l'avrai creato ne riconoscerai i vantaggi.
Vorrai che questo team sia disponibile per aiutare te e il resto del tuo team in qualsiasi momento durante un progetto. Tieni presente che sono loro che devi chiamare se c'è qualcosa da fare o se viene commesso un errore che deve essere corretto.
9. Tieni tutto insieme
Quando si tratta di gestire un progetto è necessario che tutta la tua attrezzatura sia conservata insieme. Quindi, se hai documenti e documentazione per un progetto specifico, assicurati che siano tutti in un'unica posizione. Se hai prototipi e modelli per il progetto o disegni, schizzi, diagrammi o qualsiasi altra cosa, devi tenerli il più possibile in un unico posto. Ora, ci saranno diversi team che avranno bisogno di accedere a questi materiali, il che significa che alcuni potrebbero essere conservati in diversi reparti o aree della struttura. Anche questo è accettabile, a patto che tutti sappiano dove si possono trovare gli articoli.
Tenere gli articoli insieme il più possibile rende molto più facile per te e per il team rimanere al corrente di ciò che accade nel progetto. Se devi continuamente cercare parti diverse del progetto o documenti diversi, ti ritroverai sopraffatto e non riuscirai a portare a termine le cose nel modo desiderato.
10. Aggiornare il processo
Infine, una volta concluso il progetto e dopo aver affrontato tutte le altre fasi, compresa la valutazione del tuo processo attuale, è il momento di iniziare a considerare le modifiche che possono e devono essere apportate. Considera quello che stai facendo attualmente e come ha funzionato o non ha funzionato quando hai seguito questo processo. Considera dove potresti apportare dei miglioramenti e che tipo di miglioramenti dovresti apportare. Vuoi assicurarti di essere al corrente di tutte le varie fasi.
Apportare modifiche e aggiornare il tuo processo dovrebbe renderti più efficace ed efficiente. Potresti anche trovare delle best practice completamente diverse da mettere in pratica. La cosa più importante è essere esaustivi sui tuoi obiettivi e sui tuoi piani a partire da questo momento.
Tempo di conclusione
Mettendo in moto ognuna di queste tecniche e piani, potrai iniziare a costruire e migliorare la tua attività. Potrai realizzare i tuoi progetti in modo più completo e sicuramente con standard più elevati. Inoltre, potrai assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda dall'inizio alla fine. Non dovrai preoccuparti di chi deve fare cosa o di come deve essere completato un processo. Puoi utilizzare le best practice in tutti gli aspetti della tua attività. Infatti, non devono riguardare solo il modo in cui vengono eseguiti i progetti. Puoi impostare questo tipo di pratiche per tutto ciò che fai.
Avere un modo specifico per rispondere al telefono, prendere i messaggi, contattare i clienti e altro ancora aiuterà tutti i membri del tuo team e della tua azienda a capire cosa sta succedendo da un momento all'altro. Aiuterà tutti a non perdere il controllo e a portare a termine i propri compiti nel modo giusto. E questa è la parte più importante del processo. È l'unica ragione per avere delle best practice.
