Come gestire un'efficace riunione post-mortem

Cos'è una riunione post mortem?

Una riunione post-mortem viene condotta raccogliendo informazioni rilevanti dalle persone coinvolte in un progetto dopo che questo è stato completato e valutando i diversi aspetti del progetto. Durante questo processo, si analizzerà ciò che è andato bene e ciò che non è andato bene. 

Spesso, quando si realizza un progetto, alcune cose non vanno come previsto. E anche se riesci a concludere il progetto nei tempi e nei costi previsti, c'è sempre la possibilità che alcuni aspetti del progetto possano essere migliorati. Il modo migliore per valutare il tuo lavoro è organizzare una riunione post-mortem del progetto, in cui si analizzano tutti i diversi aspetti, per assicurarsi che le cose che sono andate bene continuino ad accadere la prossima volta e che quelle che non sono andate bene vengano migliorate per la prossima volta.

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Quali sono i vantaggi di una riunione post mortem?

I post-mortem possono apportare notevoli benefici al tuo team, ai tuoi stakeholder e ai tuoi clienti perché ti aiutano ad analizzare e migliorare tutti gli aspetti di un progetto dopo la sua conclusione. Per questo motivo, non dovrebbero essere trattati come un lusso. Anche se richiedono tempo e risorse, la verità è che le riunioni post-mortem sono una parte cruciale del ciclo di vita del progetto e la scelta di saltarle può danneggiare i risultati futuri del tuo team e della tua azienda.

Alcuni dei vantaggi più comuni delle riunioni post-mortem sono:

• Migliorare l'efficienza: Rivedendo il tuo lavoro, potrai trarre beneficio dalla discussione del progetto e dei diversi aspetti che hai dovuto affrontare. Potrai assicurarti di essere più efficiente e più efficace quando si presenterà un progetto simile o addirittura un progetto diverso la volta successiva, identificando le aree di miglioramento. 

• Aumenta la comunicazione di squadra: Parlando e ascoltandoti a vicenda, contribuirai ad avvicinare il tuo team e a migliorare la consapevolezza di ciò che gli altri stanno facendo.

• Migliora il morale del team: discutendo dei punti in cui hai avuto successo, celebrerai lo sforzo del tuo team. Il tuo team si sentirà meglio in merito a ciò che è stato realizzato e sarà più felice di tornare in campo e rifare tutto da capo.

• Imparare dagli errori: La revisione del progetto ti aiuterà a capire cosa è andato storto e a fare in modo che non si ripeta. Discutendo dei problemi, tu e il tuo team potrete trovare modi più creativi ed efficaci per affrontare i problemi e per evitarli in futuro. Che si tratti di piccoli o grandi problemi, è importante valutare le cose che non sono andate bene e trovare miglioramenti e opportunità migliori per il futuro. 

• Chiudere: organizzare una riunione post-mortem è anche un modo collaborativo per concludere ufficialmente un progetto e dare a tutti un'ultima possibilità di dire la propria. Ma questo è anche un ottimo momento per festeggiare: una volta che tutto è stato discusso, prenditi il tempo per goderti i risultati raggiunti.

• Condividi le informazioni: Condividere l'esito della riunione con il resto del team e dell'azienda aiuterà tutti gli altri a capire perché il progetto è andato bene (o perché non è andato bene). Essere trasparenti con il resto dell'azienda ha un ruolo cruciale nel migliorare la comunicazione organizzativa e aiuta a costruire un rapporto e ad aumentare il morale.

Componenti di un'autopsia

Quando si conduce una riunione post-mortem efficace, una buona organizzazione è la chiave del successo. Quindi, è un'ottima idea tenere a mente i seguenti punti chiave da discutere in anticipo, in modo da avere sempre una direzione e un ordine del giorno. Affronta le seguenti domande:

• Cosa è andato bene durante il progetto e che possiamo ripetere in futuro?
• Cosa è andato storto e come possiamo evitarlo in futuro?
• Cosa dovremmo fare di diverso la prossima volta?

Inoltre, tieni presente che i dati analizzati durante l'incontro post-mortem includeranno input provenienti da diverse fonti, tra cui il feedback del team di progetto e una valutazione dei risultati del progetto. I risultati dell'analisi dovrebbero contenere i seguenti elementi:

• Un elenco completo dei problemi da affrontare 
• Problemi cruciali che hanno frenato il progetto
• Successi che hanno aiutato il progetto 
• Lezioni che richiedono un'azione
• La persona responsabile dell'implementazione di ciascun punto d'azione

Modello post-mortem

Organizzare una riunione post-mortem dovrebbe essere facile e puoi personalizzare il tuo piano man mano che vai avanti, ma ecco un buon punto di partenza.

• Scegli un giorno in cui tutto il team sia presente con orari chiari. L'obiettivo è che tutti possano essere visti e ascoltati.
• Consenti a tutti i membri di esprimere le proprie opinioni su come è andato il progetto o su cosa potrebbe essere migliorato in futuro. 
• Presentare e discutere le analisi raccolte. I dati raccolti possono includere scadenze, budget, impressioni, ecc.
• Stabilite insieme gli obiettivi per il prossimo progetto. Prendete spunto da quanto appreso durante il lavoro su questo progetto e discutete su cosa fare per applicare le nuove scoperte e rendere il prossimo progetto ancora migliore.
• Segui l'incontro. È importante condividere con tutti i partecipanti ciò che è stato appreso e discusso.

Un post-mortem del progetto ben fatto può davvero aiutare qualsiasi team. E la buona notizia è che non deve essere così difficile come potresti pensare. Devi solo assicurarti di avere un modo per riunire le persone giuste e di organizzare al meglio le informazioni da raccogliere. Naturalmente, uno dei modi migliori per pianificare ed eseguire i lavori è quello di costruire un diagramma di Gantt. 

Ilsoftware per i diagrammi di Gantt può essere di grande aiuto quando si conducono riunioni post-mortem. Un software di gestione progetti online come Instagantt può aiutarti a pianificare, condurre e archiviare quanto discusso durante le riunioni post-mortem. Potrai facilmente classificare i tuoi successi e i punti di miglioramento. Soprattutto, potrai collaborare e seguire il tuo team, consentendogli di partecipare attivamente al processo. In questo modo, le informazioni saranno disponibili per tutti, ora e in futuro.

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Esempio di riunione post mortem