I progetti attraversano varie fasi. I project manager si concentrano sulle proposte e si impegnano a fondo per portare a termine con successo i loro progetti, ma il processo che comporta la conclusione richiede la stessa attenzione del resto del ciclo di vita del progetto perché questa è la fase che aiuterà sistematicamente i team a comprendere i risultati del progetto rispetto agli obiettivi iniziali.
La chiusura del progetto si riferisce alla fase finale del ciclo di vita di un progetto. Consiste nel seguire una serie di processi predefiniti che portano alla finalizzazione formale del progetto, che possono includere pagamenti, firme, approvazioni e altro.
Una volta concluso il progetto, la documentazione formale viene utilizzata per indicare che il project manager ha ricevuto l'accettazione da parte del cliente o degli stakeholder in merito alle prestazioni complessive del progetto. Un documento di chiusura del progetto comunica anche l'andamento del progetto rispetto agli obiettivi, al piano, ai tempi e al budget iniziali.
Importanza della procedura di chiusura del progetto
La chiusura del progetto è una parte importante dell'intero ciclo del progetto e deve essere eseguita con attenzione, soprattutto perché, una volta completata l'analisi, aiuterà i project manager a chiudere le questioni in sospeso e consentirà ai team di imparare dalla loro esperienza, elencando i pro e i contro, gli alti e i bassi, i benefici e le carenze, e di utilizzare queste informazioni come riferimento, aumentando l'efficienza delle imprese future.
In altre parole, la chiusura di un progetto richiede una combinazione dei seguenti fattori quando viene applicata a un progetto:
Garanzia che il lavoro è stato completato per intero.
Affermazione che tutti gli obiettivi e i risultati concordati sono stati raggiunti ed eseguiti.
Accettazione formale del completamento di un progetto, che richiede la firma degli stakeholder.
Le fasi principali della chiusura del progetto
Prima di iniziare, tieni presente che l'obiettivo che stai cercando di raggiungere è quello di documentare i fatti importanti raccogliendo tutte le informazioni rilevanti che riguardano l'intero ciclo di vita del progetto. Questa fase comporta diversi passaggi che devono essere seguiti con attenzione per concludere correttamente un progetto. Ecco i principali elementi chiave:
Rivedere. Rivedere l'ambito del progetto, i requisiti e i deliverable è una pratica eccellente. Questo ti aiuterà ad assicurarti che ogni compito sia stato svolto in modo adeguato.
Documenti. Dovrai assicurarti le approvazioni e le firme degli stakeholder e delle terze parti coinvolte. Assicurati che i pagamenti siano stati saldati ed elabora eventuali fatture, spese o commissioni in sospeso. Questo garantirà la soddisfazione di tutti i soggetti coinvolti nel progetto e garantirà che il tuo budget e l'analisi dei costi siano corretti.
Risorse. Si tratta del processo formale con il quale rilasci il tuo team dal progetto. Può includere anche team esterni (nel caso in cui tu abbia esternalizzato attrezzature, tecnologia, hardware, ecc.)
Informazioni e documentazione. È il momento di documentare le tue scoperte e la tua esperienza. Archivia tutti i documenti e tutti i dati rilevanti che potrebbero rivelarsi utili dalle riunioni passate. Includi piani di progetto, proposte, verbali di riunione, requisiti aziendali, contratti, documenti finanziari e altro ancora. La tua documentazione fornirà spunti preziosi per i progetti futuri.
Conduci una riunione di chiusura del progetto. Questo è un passo importante per il tuo team, non trascurarlo. Riunisci il tuo team e invitalo a fornire un feedback sul progetto: gli aspetti positivi e quelli negativi. Coinvolgi tutti coloro che sono stati coinvolti e organizza una riunione finale del progetto in cui potrai discutere i risultati, analizzare le lezioni e riconoscere gli sforzi compiuti. Uno dei grandi vantaggi di condurre una riunione post mortem è che, alla fine, quando tornerai a esaminare i dati, avrai una comprensione completa di ciò che ha permesso il successo del progetto e di quali aspetti dovresti considerare di cambiare. Dopotutto, i progetti si susseguiranno e tu dovrai imparare da ogni esperienza.
Abbiamo discusso a fondo l'importanza della chiusura del progetto; la fase finale del ciclo di vita di ogni progetto che consente ai project manager e ai team di documentare, archiviare, analizzare e discutere i risultati e le prestazioni del loro percorso lavorativo.
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Esempio di diagramma di Gantt per la chiusura del progetto
La chiusura di un progetto può essere una strada difficile da percorrere se non si ha l'aiuto giusto. Ci sono molte risorse che devono essere raccolte per ricevere l'accettazione formale del completamento di un progetto. Il nostro modello di chiusura del progetto ti aiuterà a gestire il processo nel modo giusto.
