Come prendere appunti chiari ed efficaci per le riunioni

Cosa sono gli appunti delle riunioni?

Le riunioni sono un'attività necessaria, indipendentemente dal tipo di azienda che gestisci. Riuniscono le persone giuste in un'unica stanza e sono l'occasione perfetta per fare domande e chiarire dubbi. Se hai lasciato una riunione chiedendoti il significato di alcuni concetti o sentendoti confuso riguardo al piano, è probabile che tu abbia preso pochi o zero appunti. 

Le note di riunione sono semplicemente dei rapidi riferimenti a idee, obiettivi, decisioni, scadenze e dati. Possono essere definite come la registrazione scritta di tutto ciò che è accaduto durante una riunione e servono a tenere traccia dei punti chiave e di ciò che è stato deciso durante la riunione, in modo che tu e il tuo team possiate rivedere le informazioni e utilizzarle in seguito.

Gli appunti delle riunioni sono la stessa cosa dei verbali delle riunioni?

Gli appunti delle riunioni non sono la stessa cosa dei verbali delle riunioni. Anche se entrambi hanno lo stesso obiettivo (annotare le informazioni che si verificano durante una riunione), i verbali sono più formali e spesso includono dettagli diversi e più strutturati, come ad esempio:

• Data completa 
• Un elenco di tutti coloro che hanno partecipato alla riunione e un elenco degli assenti.
• Quando la riunione è iniziata e quando si è conclusa
• Argomenti principali trattati durante l'incontro e nomi dei relatori
• Azioni intraprese e/o decisioni prese durante la riunione

Come già detto, anche i verbali trattano gli argomenti chiave, ma seguono un formato più strutturato semplicemente perché fungono da documentazione legale di ciò che è stato trattato durante una riunione, mentre le note di riunione sono molto più informali e meno strutturate. 

Suggerimenti per scrivere le note delle riunioni

Anche se gli appunti delle riunioni sono più dinamici e aiutano a dare il via al processo creativo, per registrare le informazioni in modo efficace devono anche avere una certa struttura, altrimenti finiscono per essere disordinati, confusi e poco contestualizzati per il futuro lettore; ecco perché avere alcuni passaggi predefiniti può aiutarti a migliorare il tuo modo di prendere appunti.

Prima di partecipare alla riunione, ci sono alcune cose che è sempre bene sapere:

• Chi leggerà gli appunti? Pensa a chi sarà il lettore finale degli appunti. Colleghi o stakeholder? Si tratta di due pubblici diversi che possono aspettarsi due comunicazioni distinte dopo la riunione.
• Cosa c'è all'ordine del giorno? Sapendo esattamente qual è l'ordine del giorno, puoi evitare distrazioni (e puoi anche preparare le domande).
• Prevedere le aspettative. Per prevedere le aspettative, devi conoscere l'agenda. Quali sono gli spunti che il tuo team probabilmente richiederà dai tuoi appunti? Qual è l'informazione più importante che verrà trattata durante la riunione?

Ora, tenendo presente questo, diamo un'occhiata alle informazioni principali che devi scrivere quando prendi appunti per una riunione:

• Punti chiave dell'ordine del giorno: È importante tenere traccia delle informazioni chiave, quindi scrivi un riassunto di ogni punto all'ordine del giorno e dei risultati che sono stati discussi. Cambiamenti, piani e decisioni sono punti chiave importanti che dovrebbero sempre essere annotati.

• Punti d'azione: I punti d'azione si riferiscono all'elenco dei punti proposti durante la riunione e come tali devono essere molto dettagliati. Assicurati quindi di scrivere ogni incarico, a chi è stato assegnato e la data di scadenza.

• Idee e domande: Dovrebbero essere incluse e spiegate anche tutte le idee, le domande o i follow-up che sono stati affrontati durante la riunione. Assicurati di tenere traccia anche di queste.
  
  

Inoltre, una riunione ben pianificata di solito copre alcuni punti fondamentali che sarà importante includere negli appunti della riunione. Tieni d'occhio:

1. Visione, obiettivi e finalità.
2. Fattori critici di successo.
3. Indicatori chiave di prestazione.
4. Problemi chiave. 

Prendi appunti sulle riunioni come un professionista con Instagantt

Prendere appunti è davvero una forma d'arte e non ci sono regole quando si tratta di farlo. C'è chi preferisce prendere appunti sulle riunioni sul proprio computer portatile e chi invece preferisce affidarsi a carta e penna. Non è importante come lo fai, ma prendere appunti durante una riunione o chiedere a qualcuno di farlo lo è, soprattutto quando si tratta di progetti complessi o di grandi dimensioni. Perché? Perché di solito le riunioni sono il luogo in cui si discute o si prendono decisioni chiave e affidarsi solo alla memoria non è assolutamente sufficiente. 

Ma cosa succede quando ti prendi il tempo di scrivere appunti eccezionalmente buoni e questi finiscono comunque per essere persi o smarriti? È uno scenario comune, dopotutto tu e il tuo team potreste gestire e lavorare su più progetti contemporaneamente, ed è qui che le cose tendono a confondersi. Per fortuna, un software di gestione dei progetti come Instagantt può davvero fare la differenza aiutandoti a tenere traccia di tutte le informazioni relative al progetto in un unico posto. 

Instagantt ti aiuta a gestire la tua agenda, i tuoi compiti e i tuoi progressi. Ma può anche aiutarti a tenere traccia degli appunti delle tue riunioni, consentendoti di aggiungere informazioni ai tuoi compiti e di tenere traccia dei tuoi appunti su determinati punti o argomenti chiave allegando le informazioni come documenti Word o file PDF, oppure creando semplicemente dei diagrammi di Gantt con i punti di azione più rilevanti e i risultati delle tue riunioni più importanti. Inoltre, puoi assegnare questi punti d'azione a chi di dovere, in modo da tenere traccia dell'avanzamento di questi compiti. In questo modo, gli appunti delle riunioni non andranno più persi e potrai condividere queste informazioni con i membri del team e con gli azionisti, cambiando la dinamica e il fattore di successo di ogni riunione.

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Esempio di piano di progetto e note di riunione

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