Scrivere un riassunto esecutivo convincente può fare la differenza tra la vita o la morte della proposta del tuo progetto. Perché? Perché è il primo documento che gli stakeholder leggeranno prima di approvare il tuo progetto. Per questo motivo, i riassunti esecutivi devono fornire una visione d'insieme in grado di riassumere efficacemente la tua visione del progetto.
Un riassunto esecutivo può essere definito come una breve relazione che evidenzia i punti più importanti del piano di un progetto. Deve essere in grado di fornire informazioni sufficientemente dettagliate affinché i lettori possano conoscere in modo rapido ed efficace la visione e gli obiettivi del progetto, riassumendo i punti principali. ¡
I riassunti esecutivi sono un importante strumento di comunicazione per i tuoi progetti perché, fornendo le giuste informazioni ai lettori di riferimento, possono essere responsabili dell'approvazione e dell'avvio dei progetti.
Lo scopo di un riassunto esecutivo è quello di catturare positivamente l'attenzione dei clienti e degli stakeholder, soprattutto perché quando presenti un progetto potresti avere una sola occasione per convincerli del fatto che il tuo progetto dovrebbe avere il via libera.
Cosa considerare quando si scrive un sommario esecutivo
Il sommario esecutivo deve essere come una tabella di marcia per il piano d'azione del tuo progetto. Deve essere in grado di fornire la giusta quantità di informazioni, pur mantenendosi conciso e coinvolgente.
Pensa che è la prima interazione che le tue idee avranno con chi prende le decisioni e quindi le informazioni che fornisci devono essere potenti, significative e interessanti al punto da meritare il loro tempo e il loro investimento finanziario.
Ma hai già fatto le tue ricerche e hai documentato i tuoi sforzi e i tuoi risultati. Sei certo che il tuo progetto abbia un impatto profondo e particolare, quindi cosa bisogna considerare nel riassumere il tuo piano?
Un'introduzione forte, che faccia sentire il tuo pubblico in sintonia e che spieghi come questo particolare progetto abbia un impatto sull'organizzazione nel suo complesso.
Un indice sotto forma di elenco puntato.
I ruoli sono chiari e i punti di forza possono essere facilmente identificati.
Il motivo che ti ha portato qui. Spiega l'esigenza e la sua importanza.
Una soluzione al problema e il motivo per cui l'hai scelta.
Una conclusione efficace, in grado di riassumere l'importanza del progetto e di spiegare ancora una volta perché dovrebbe essere approvato.
Cosa includere in un sommario esecutivo
Ci sono diverse sezioni chiave che devono essere incluse nel tuo riassunto esecutivo. Segui i passi successivi per realizzare un sommario esecutivo conciso, ben scritto e accattivante.
Autore. Usa questa sezione per includere informazioni relative alla tua azienda, il nome del progetto proposto, chi ha scritto il riassunto esecutivo e le informazioni di contatto di questa persona.
Dichiarazione di visione. Questa sezione è fondamentale per il tuo lavoro perché è qui che devi catturare l'attenzione dei lettori in modo che continuino a leggere nella pagina successiva, dove troveranno informazioni più dettagliate sulla tua proposta. Includi la tua visione e i tuoi obiettivi per questo progetto.
Introduzione. Spiega l'impatto del progetto sulla tua azienda. Fornisci un motivo per investire nel tuo progetto. Sii specifico e spiega perché si tratta di un'opportunità di investimento che avrà un ritorno.
Ruolo dell'azienda. Fai riferimento alle competenze specifiche che la tua azienda possiede per affrontare questo progetto. Spiega perché sarebbe vantaggioso per tutti.
Problema e soluzione. Quale particolare problema o questione stai risolvendo? Indica come stai risolvendo il problema e specifica in che modo l'azienda ne trarrà vantaggio.
Documentazione. Questa sezione deve contenere le prove di come affronterai il problema. Includi i documenti di supporto e le ricerche che hai fatto, ma sii conciso. Mostra diligenza.
Risorse. Elenca tutte le risorse di cui avrai bisogno per portare avanti questo progetto. Include software, hardware, attrezzature e membri del team.
Ritorno sull'investimento. Questa sezione deve specificare come l'azienda trarrà profitto dal completamento del tuo progetto. Spiega perché vale la pena investire tempo, fatica e denaro.
Strategia e marketing. Il tuo progetto richiede una strategia di vendita o di marketing? Se sì, inserisci queste informazioni qui.
Budget. Utilizza questa sezione per stabilire l'importo di cui avrai bisogno per portare a termine il tuo progetto. Sii scrupoloso.
Tempistica. Specifica il tempo necessario per completare il progetto. Includi le tappe fondamentali.
Conclusione. Fino a questo punto hai elencato le informazioni più rilevanti. Usa questa sezione finale per riassumere l'importanza del tuo progetto e il motivo per cui sei la persona giusta.
Come usare il modello di riassunto esecutivo di Instagantt
I riassunti esecutivi aiutano a comunicare gli aspetti più importanti di un piano di progetto e a dimostrare perché dovrebbero essere approvati e portati avanti.
Software di gestione dei progetti, come Instaganttpuò essere utilizzato per preparare e delineare i riassunti esecutivi, soprattutto perché offre spazio per elencare i compiti, le tempistiche, le tappe fondamentali e per allegare le informazioni rilevanti trovate durante il periodo di ricerca.
Modello di sommario esecutivo
Con Instagantt, potrai creare e gestire progetti in pochi minuti. Soprattutto, potrai tenere traccia di tutte le diverse attività e dell'avanzamento generale del tuo piano. Grazie al suo design a diagramma di Gantt , non solo potrai aggiungere compiti e assegnare responsabilità, ma potrai anche gestire una chiara tempistica del tuo lavoro.
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