Come scrivere un brief per un evento veramente efficace
Quando si organizza un evento, di solito si ha l'impressione che ci siano un milione di cose che potrebbero andare storte in qualsiasi momento. Un modello di brief per eventi è una risposta ai tuoi problemi perché ti aiuterà a organizzare e dettagliare le informazioni critiche che devi tenere a portata di mano quando pianifichi un evento. In sostanza, un brief per eventi servirà come mappa per guidare il percorso tuo e del tuo team dal punto A al punto B.
Un brief per eventi è una descrizione dettagliata di un evento che stai pianificando. Questo tipo di documento ti aiuterà a organizzare e dettagliare tutte le informazioni importanti di cui hai bisogno quando pianifichi un evento, dall'agenda dei relatori alla lista degli invitati, dalle preferenze per la location ai requisiti di budget.
I briefing dell'evento sono eccellenti strumenti di pianificazione che servono a fornire una panoramica completa e centralizzata del tuo evento, dettagliando gli elementi critici coinvolti, gli stati e le tempistiche, oltre a tutti gli elementi interni ed esterni necessari per realizzare con successo il tuo evento.
Perché scrivere un briefing di un evento?
Un briefing per eventi ti aiuta a ottenere una panoramica completa di tutti i passaggi critici che devi completare quando pianifichi un evento. Questo documento può aiutarti a identificare ciò che deve essere fatto e quando deve essere fatto per garantire che il tuo piano si svolga senza intoppi e senza problemi.
Indipendentemente dal tipo di evento che stai organizzando, la stesura di un brief per l'evento dovrebbe essere sempre la prima cosa da fare perché funge da base e da guida per lavorare.
Perché è importante il briefing di un evento?
I briefing per gli eventi sono importanti perché quando si organizzano eventi, le cose da fare sono davvero tante. Dedicare del tempo alla stesura di un brief per l'evento è fondamentale per non perdere il filo del discorso, per coinvolgere tutti nel processo di pianificazione e per tenere informati tutti su ciò che deve essere fatto. Inoltre, ti aiuta a garantire che nulla venga trascurato durante la fase di pianificazione ed esecuzione.
Inoltre, gli eventi possono costare molto in termini di tempo e denaro, quindi è fondamentale che gli organizzatori abbiano un facile accesso a tutte le informazioni necessarie per garantire che le cose vadano per il verso giusto, soprattutto per quanto riguarda il budget e le risorse.
Quali sono i passi per creare un brief per un evento?
Ora che abbiamo affrontato l'importanza di scrivere un brief per l'evento prima della sua realizzazione, scopriamo i passaggi che devi tenere a mente quando scrivi un brief per il tuo prossimo evento:
Descrivi l'evento
Per dare al tuo team o alla tua agenzia un quadro chiaro, è importante iniziare con una descrizione dettagliata dell'evento. Qual è lo scopo generale dell'evento? Qual è il tema? Chi sarà il pubblico di riferimento? Quante persone parteciperanno? Qual è il tono dell'evento? Queste domande chiave aiuteranno il tuo team a farsi un'idea chiara di cosa sarà l'evento.
Panoramica
La breve panoramica è il punto in cui vengono delineate tutte le informazioni. Descrivendo nel dettaglio tutti gli aspetti che il tuo evento richiederà, lo renderai molto più gestibile per il tuo team. Scrivi le informazioni più importanti sul tuo evento e delinea i dettagli critici come:
Titolo dell'evento
Data/e dell'evento e formato dell'evento
Tempo di esecuzione dell'evento
Luogo dell'evento
Descrizione dell'evento
Piattaforma di gestione degli eventi
Sito web dell'evento/ link di registrazione
Delinea i tuoi obiettivi
Gli eventi devono avere uno scopo, ma devono anche avere un impatto aziendale misurabile. In questa sezione devi identificare gli obiettivi raggiungibili del tuo evento. In base ai tuoi obiettivi, il tuo team dovrà prendere decisioni sul tema, sul formato, sul look and feel e su altri elementi chiave.
Delinea il budget e crea una tabella di marcia
Gli elementi critici che hai definito in precedenza durante la fase di panoramica aiuteranno te e il tuo team a determinare il budget. Sii attento e specifico e pianifica sempre il budget in base alle entrate previste per l'evento. Una volta che avrai un'idea chiara del tuo budget, potrai iniziare ad assegnare i costi ai tuoi compiti. Questo ti aiuterà a tenere sotto controllo il tuo team con le spese dettagliate.
Ora devi creare una tabella di marcia e stabilire le tappe fondamentali. Sii scrupoloso e non temere di creare tutte le sottoattività necessarie per assicurarti che ogni aspetto sia coperto.
Stabilisci i ruoli e le responsabilità del team
Se vuoi che l'evento si svolga senza intoppi, il tuo team deve avere ben chiari i propri ruoli e le proprie responsabilità. Quando scrivi e delinei questa sezione, assicurati di stabilire chiaramente il ruolo di ogni membro e le relative responsabilità per il tuo evento. In questo modo, tutti potranno essere al corrente di ciò che deve essere fatto e, soprattutto, tutti sapranno chi è responsabile di cosa.
Organizza il tuo prossimo evento con Instagantt
Indipendentemente dal tipo di evento che intendi realizzare, un brief per eventi semplifica il complesso processo di pianificazione. Organizzare le idee, creare una strategia, definire i ruoli e delineare un budget per le spese può davvero fare la differenza nel risultato del tuo evento.
Tuttavia, non è un segreto che la pianificazione di un evento sia impegnativa. Se vuoi un processo di esecuzione senza intoppi, avrai bisogno degli strumenti giusti. La buona notizia è che puoi pianificare, organizzare, scrivere e gestire il brief di un evento con Instaganttun software di diagrammi di Gantt online per la gestione dei progetti che aiuta i team di tutto il mondo a pianificare, coordinare, programmare ed eseguire i loro progetti, dall'inizio alla fine. Puoi affidarti a Instagantt per creare grafici di Gantt dall'aspetto professionale in pochi minuti.
